Quando criamos o Portant, fizemos uma aposta que a maioria das ferramentas de documentos erra. Eu não achava que sua equipe deveria abandonar as ferramentas que já usa só para automatizar sua papelada. Hoje posso cumprir essa aposta para toda uma parte da nossa comunidade.
O Portant está agora no Microsoft Marketplace, o que significa que seus dados do HubSpot chegam até você dentro do Word e do PowerPoint, para que você crie o documento sem sair do arquivo em que já estava. Envie pelo Outlook e tudo volta para o negócio.
Obtenha o complemento Microsoft para Word e PowerPoint
Adicione o Portant pelo Microsoft Marketplace, conecte o HubSpot e crie seu primeiro documento a partir de um modelo que você já tem. Gratuito para começar.
O que lançamos
O próprio complemento abrange o Word e o PowerPoint, os dois lugares onde sua equipe realmente escreve: Word para os documentos, PowerPoint para as apresentações. O Outlook entra no fluxo de trabalho depois, como a etapa que envia o documento finalizado, e o Portant ainda gera e rastreia tudo a partir do HubSpot.
Word e PowerPoint agora estão ao lado do Google Docs e Slides como tipos de modelos de primeira classe, portanto um .docx ou um .pptx é um ponto de partida em vez de algo a ser convertido. Tudo pelo que você já nos conhece, a mesclagem de dados do HubSpot, assinaturas eletrônicas e rastreamento de documentos, vem junto. E é gratuito para começar.
Por que isso é importante para mim
Já vi muitas equipes comprarem uma ferramenta de documentos e passarem a primeira semana recriando modelos que já tinham dentro do editor de outra pessoa. Isso sempre me pareceu absurdo. Sua equipe já tem os arquivos Word e PowerPoint em que confia, aqueles com sua identidade visual, suas cláusulas e suas tabelas de preços.
Nossa função nunca foi substituí-los. Foi conectar seus dados do HubSpot aos documentos que você já abre todos os dias. Fizemos isso para Google Docs e Slides há muito tempo. Sempre quis que a parte Microsoft da nossa comunidade tivesse a mesma coisa, de forma nativa, não como algo improvisado. Agora eles têm.
Como é no dia a dia
Comece onde sua equipe já está. Abra um negócio no HubSpot e o card do Portant lista todos os documentos já gerados para ele, com o status de cada um, para que ninguém precise ficar procurando em uma pasta. Para criar outro, clique em Generate Documents.
O Portant pergunta qual fluxo de trabalho executar. Escolha a cotação em Word e ela volta preenchida com os dados daquele negócio.
Esse único clique é o objetivo. Tudo abaixo é a configuração que o torna possível, e você só faz isso uma vez por modelo.
Como configurar
Quatro etapas, usando uma cotação como exemplo. Uma apresentação em PowerPoint funciona da mesma forma em cada etapa se você começar a partir de um .pptx.
1. Conecte o HubSpot
Adicione uma fonte ao seu fluxo de trabalho, escolha HubSpot e selecione o objeto que o documento deve ler. Negócios é a resposta habitual para uma cotação ou proposta, mas Contatos, Empresas, Tickets e seus Objetos Personalizados também estão disponíveis, e todas as propriedades personalizadas vêm junto. Se sua conta ainda não estiver conectada, o Portant solicitará que você a conecte antes de continuar, e fará o mesmo para Microsoft e Outlook quando você chegar a essas etapas.
2. Escolha seu modelo Word ou PowerPoint
Clique em Add Workflow e escolha Microsoft Word, ou Microsoft PowerPoint para uma apresentação. O Portant solicita permissão para acessar seus arquivos na primeira vez, depois você seleciona o .docx do seu OneDrive, ou de Shared e SharePoint se o modelo pertencer à sua equipe.
A documentação cobre os detalhes para modelos Word e modelos PowerPoint.
3. Personalize no Word, com o complemento
Esta é a parte para a qual o complemento existe, e a parte que antes significava copiar tags entre duas janelas. Abra seu modelo no Word, pesquise por complementos na barra de pesquisa e selecione o conector Portant. Escolha seu fluxo de trabalho e a aba Merge tags lista todos os campos da sua fonte no HubSpot.
Cada campo exibe sua tag, como {{Deal Amount}}. Clique onde você deseja o valor no seu documento, depois clique em Insert, e essa tag aparece no cursor, conforme mostram os dois destaques abaixo. Você pode copiar uma tag e colá-la onde quiser. De qualquer forma, é apenas texto no seu próprio arquivo, então você o formata com as próprias ferramentas de formatação do Word. A aba Signature fields ao lado faz o mesmo trabalho para os locais onde um signatário precisa assinar.
4. Adicione uma etapa de aprovação e assinaturas
Contratos, NDAs e qualquer documento com um preço geralmente precisam de uma pessoa no processo antes de sair, então adicione um bloco para isso. Review Documents pausa o fluxo de trabalho até que alguém aprove, o que é o ideal para um desconto, uma cláusula fora do padrão ou um contrato enviado a um novo cliente. Request Signatures então envia o arquivo finalizado para assinatura, com múltiplos signatários e uma ordem se o acordo exigir, e a cópia assinada volta para o negócio.
Mais sobre assinaturas eletrônicas se essa for a parte que mais interessa a você.
Envie pelo Outlook e, uma vez assinado ou aprovado, tudo sincroniza de volta ao HubSpot
Adicione um bloco Microsoft Outlook e o documento finalizado é enviado como um e-mail personalizado da sua própria caixa de entrada, com o arquivo anexado ou compartilhado. Aberturas e cliques são rastreados de volta ao negócio, para que você faça o acompanhamento no momento certo em vez de adivinhar. O Portant orienta você na conexão do Outlook na primeira vez que você o usa.
Nada precisa ser arquivado novamente depois. A cópia assinada ou aprovada, o status do documento e as aberturas e cliques voltam para o próprio negócio, para que o registro mostre onde o acordo está sem que ninguém o atualize manualmente. Cada documento é armazenado como um App Objectdo HubSpot, para que você possa filtrá-lo, criar relatórios sobre ele e automatizá-lo como qualquer outro registro, e o arquivo em si é salvo de volta no seu OneDrive. Ao contrário de PandaDoc, DocuSign e Proposify, o documento é um registro nativo do HubSpot com sinais reais de engajamento alimentando seus painéis, não um arquivo perdido na caixa de entrada de alguém. A documentação cobre onde seus documentos criados ficam armazenados e rastreamento de e-mail com mais detalhes.
Torne tudo automático
Depois que um modelo é configurado, ninguém precisa clicar em Generate. O Portant funciona como uma ação dentro dos HubSpot Workflows e como uma Breeze Tool, para que um documento possa se gerar automaticamente com uma mudança de etapa do negócio, um envio de formulário ou uma atualização de ticket, e depois seguir pelo processo de revisão, assinatura e envio por conta própria. A documentação mostra como acioná-lo a partir de um fluxo de trabalho do HubSpote como criar um documento a partir de um registro manualmente.
Como obtê-lo
Encontre o Portant no Microsoft Marketplace, adicione-o e conecte sua conta do HubSpot. É gratuito para começar. Se você já é nosso cliente, seus fluxos de trabalho e modelos estão exatamente onde você os deixou. E se isso economizar tempo para sua equipe, uma avaliação rápida no Marketplace genuinamente ajuda outras equipes Microsoft a encontrá-lo.
As ferramentas que você abre todas as manhãs nunca precisaram ser substituídas. Elas precisavam do seu CRM integrado. Agora têm, no Google Workspace e no Microsoft Office. Mal posso esperar para ver o que você vai criar com isso.
James
CEO do Portant
