Portant を作ったとき、私たちは多くの書類ツールが見落としている賭けをしました。書類仕事を自動化するためだけに、チームがすでに使っているツールを手放す必要はない、と私は考えていました。今日、その約束をコミュニティの大きな一角に対して果たすことができます。

Portant が Microsoft Marketplace に登場しました。つまり、Office から離れることなく、Word、PowerPoint、Outlook の中で HubSpot の書類を作成できるということです。

リリース内容

Portant は Word、PowerPoint、Outlook 向けに Microsoft Marketplace で利用できるようになりました。一度追加すれば、チームがすでに働いている場所でそのまま動きます。作成する書類には Word、提案するスライドには PowerPoint、送付する商談には Outlook です。

HubSpot データの差し込み、eSignatures、書類のトラッキングなど、これまで使ってきた機能はすべてそのまま使えます。しかも無料で始められます。

なぜこれが私にとって大切なのか

あまりに多くのチームが書類ツールを購入し、最初の一週間を、すでに持っていたテンプレートを他社のエディタで作り直すことに費やすのを見てきました。私にはいつも本末転倒に思えました。あなたのチームには、すでに信頼している Word や PowerPoint のファイルがあります。自社のブランド、条項、価格表が入ったファイルです。

私たちの仕事は、それを置き換えることではありませんでした。あなたが毎日開いている書類に HubSpot のデータをつなぐことでした。Google Docs と Slides では、ずっと前にそれを実現しました。Microsoft を使うコミュニティの皆さんにも、後付けではなくネイティブに同じものを届けたいと、ずっと思っていました。今、それが実現しました。

実際にできること

すでにお持ちのテンプレート、.docx または .pptx から始めましょう。レイアウト、ヘッダー、表はそのままです。Portant は、Deals、Contacts、Companies、Tickets、カスタムオブジェクト、そしてすべてのカスタムプロパティなど、あらゆる HubSpot オブジェクトのデータで書類を埋めます。商談のわずかな項目に縛られることはありません。

そこからは、商談に合わせて広がる動的な明細表、合計や税額のリアルタイム計算式、条件に合うときだけ表示される条件付きセクション、そして毎回変わる部分のための AI 生成テキストが使えます。準備ができたら、複数署名者と承認ステップ付きの eSignatures をリクエストし、Word、PowerPoint、PDF として書き出します。詳しい仕組みは Microsoft Word と Microsoft PowerPoint の連携ページをご覧ください。

アドインはドキュメントの隣のサイドバーに表示されます。Marketplace からインストールしたら、Word の検索バーでアドインを検索して Portant コネクタを選んでください。ワークフローと HubSpot のマージタグがファイルのすぐ横に並ぶので、テンプレートの差し込み設定を Word の中で完結できます。

Microsoft Word で開いた Portant アドイン。左に見積テンプレート、サイドバーに HubSpot のワークフローが表示されています

HubSpot にネイティブなまま

Office アドインは、Portant を Portant たらしめているものを壊しません。生成したすべての書類は HubSpot の App Object として保存されるので、ほかのレコードと同じようにフィルターし、レポートを作り、自動化できます。

Portant は HubSpot ワークフローのアクションとして、また Breeze Tool として動作します。つまり、商談ステージの変更、フォームの送信、チケットの更新など、選んだトリガーで書類が自動生成されます。PandaDoc、DocuSign、Proposify とは違い、書類は本物のエンゲージメントシグナルを持つ HubSpot ネイティブのレコードであり、ダッシュボードに反映されます。誰かの受信トレイに埋もれるファイルではありません。

HubSpot の「取引」ソースから Microsoft Word テンプレートにデータを流し込む Portant ワークフロー

働く場所からそのまま送信

書類が完成したら、Outlook から直接、パーソナライズしたメール差し込みで送信できます。開封とクリックは HubSpot の商談に記録されるので、最適なタイミングでフォローアップできます。送信とトラッキングの仕組みの詳細は、メールトラッキング から見るのがおすすめです。

入手方法

Microsoft Marketplace で Portant を探して追加し、HubSpot アカウントを接続してください。無料で始められます。すでにご利用中の方は、ワークフローもテンプレートも以前のまま残っています。そして、もしチームの時間を節約できたなら、Marketplace への短いレビューが、ほかの Microsoft チームが私たちを見つける大きな助けになります。

毎朝開くツールは、置き換える必要などありませんでした。必要だったのは、そこに CRM をつなぐことです。今、Google Workspace でも Microsoft Office でも、それが実現しました。皆さんがこれで何を作るのか、楽しみでなりません。

James
Portant CEO