Toen we Portant bouwden, deden we een gok die de meeste documenttools fout doen. Ik vond nooit dat je team de tools die het al gebruikt zou moeten opgeven, alleen maar om zijn papierwerk te automatiseren. Vandaag kan ik die gok voor een hele kant van onze community waarmaken.
Portant is nu beschikbaar op de Microsoft Marketplace, wat betekent dat je HubSpot-gegevens direct bij je komen in Word en PowerPoint, zodat je het document maakt zonder het bestand te verlaten waarin je al bezig was. Stuur het vanuit Outlook en alles komt terug op de deal.
Haal de Microsoft-invoegtoepassing voor Word en PowerPoint
Voeg Portant toe vanuit de Microsoft Marketplace, verbind HubSpot en maak je eerste document op basis van een sjabloon dat je al hebt. Gratis te starten.
Wat we hebben gelanceerd
De invoegtoepassing zelf omvat Word en PowerPoint, de twee plekken waar je team echt schrijft: Word voor de documenten, PowerPoint voor de presentaties. Outlook sluit zich later aan bij de workflow, als de stap die het voltooide document verstuurt, en Portant genereert en volgt alles nog steeds vanuit HubSpot.
Word en PowerPoint staan nu naast Google Docs en Slides als volwaardige sjabloontypen, zodat een .docx of een .pptx een startpunt is in plaats van iets dat je moet converteren. Alles waarvoor je ons al kent, de HubSpot-gegevensinvoeging, eSignatures en het volgen van documenten, is inbegrepen. En het is gratis te starten.
Waarom dit voor mij telt
Ik heb te veel teams gezien die een documenttool kochten en vervolgens hun eerste week besteedden aan het herbouwen van sjablonen die ze al hadden in de editor van iemand anders. Dat heeft me altijd verkeerd geleken. Je team heeft al de Word- en PowerPoint-bestanden die het vertrouwt, de bestanden met je huisstijl, je clausules en je prijstabellen.
Onze taak was nooit om die te vervangen. Het was om je HubSpot-gegevens te koppelen aan de documenten die je elke dag al opent. Dat deden we voor Google Docs en Slides al lang geleden. Ik wilde altijd dat de Microsoft-kant van onze community hetzelfde zou hebben, native, niet als een achteraf toegevoegde oplossing. Nu is dat zo.
Hoe het er dag na dag uitziet
Begin waar je team al is. Open een deal in HubSpot en de Portant-kaart toont elk document dat al voor die deal is gegenereerd, inclusief de status, zodat niemand hoeft te zoeken in een schijf. Klik op Documenten genereren om een nieuw document te maken.
Portant vraagt welke workflow je wilt uitvoeren. Kies de Word-offerte en die komt terug ingevuld met de gegevens van die deal.
Die ene klik is het hele punt. Alles hieronder is de instelling die dat mogelijk maakt, en die doe je slechts eenmalig per sjabloon.
Hoe je het instelt
Vier stappen, met een offerte als voorbeeld. Een PowerPoint-presentatie werkt op elke stap hetzelfde als je begint vanuit een .pptx.
1. Verbind HubSpot
Voeg een bron toe aan je workflow, kies HubSpot en selecteer het object waaruit het document moet lezen. Deals is het gebruikelijke antwoord voor een offerte of een voorstel, maar Contacts, Companies, Tickets en je Custom Objects zijn allemaal beschikbaar, en alle aangepaste eigenschappen komen daar ook bij. Als je account nog niet verbonden is, vraagt Portant je dit te doen voordat je verdergaat, en dat doet het ook voor Microsoft en Outlook wanneer je die stappen bereikt.
2. Kies je Word- of PowerPoint-sjabloon
Klik op Workflow toevoegen en kies Microsoft Word, of Microsoft PowerPoint voor een presentatie. Portant vraagt de eerste keer toestemming om je bestanden te openen, waarna je de .docx kiest vanuit je OneDrive, of vanuit Gedeeld en SharePoint als het sjabloon bij je team hoort.
De documentatie behandelt de details voor Word-sjablonen en PowerPoint-sjablonen.
3. Personaliseer het in Word, met de invoegtoepassing
Dit is het onderdeel waarvoor de invoegtoepassing bedoeld is, en het onderdeel dat vroeger betekende dat je tags tussen twee vensters moest kopiëren. Open je sjabloon in Word, zoek naar invoegtoepassingen in de zoekbalk en kies de Portant-connector. Kies je workflow en het tabblad Samenvoegvelden toont elk veld van je HubSpot-bron.
Elk veld toont zijn tag, zoals {{Deal Amount}}. Klik op de plek waar je de waarde in je document wilt hebben, klik vervolgens op Invoegen en die tag verschijnt op de positie van je cursor, zoals de twee markeringen hieronder laten zien. Je kunt een tag ook kopiëren en ergens anders plakken. Hoe dan ook is het gewoon tekst in je eigen bestand, zodat je het opmaakt met de eigen opmaaktools van Word. Het tabblad Handtekeningvelden ernaast doet hetzelfde voor de plekken waar een ondertekenaar moet tekenen.
4. Voeg een goedkeuringsstap en handtekeningen toe
Contracten, NDA's en alles met een prijs erop hebben doorgaans een persoon in de lus nodig voordat ze het bedrijf verlaten, dus voeg daarvoor een blok toe. Documenten beoordelen onderbreekt de workflow totdat iemand goedkeurt, wat je wilt bij een korting, een niet-standaard clausule of een contract dat naar een nieuwe klant gaat. Handtekeningen aanvragen stuurt het voltooide bestand vervolgens ter ondertekening, met meerdere ondertekenaars en een volgorde als het akkoord die vereist, en de ondertekende kopie komt terug naar de deal.
Meer over eSignatures als dat het onderdeel is waar je om geeft.
Stuur het vanuit Outlook, en zodra het ondertekend of goedgekeurd is, wordt alles teruggesynchroniseerd naar HubSpot
Voeg een Microsoft Outlook-blok toe en het voltooide document gaat als een gepersonaliseerde e-mail vanuit je eigen postvak, met het bestand als bijlage of als gedeelde link. Opens en klikken worden bijgehouden op de deal, zodat je op het juiste moment opvolgt in plaats van te gokken. Portant helpt je Outlook te verbinden de eerste keer dat je het gebruikt.
Daarna hoef je niets opnieuw op te slaan. De ondertekende of goedgekeurde kopie, de documentstatus en de opens en klikken komen allemaal terug naar de deal zelf, zodat het dossier je vertelt waar het akkoord staat zonder dat iemand het handmatig bijwerkt. Elk document wordt opgeslagen als een HubSpot App Object, zodat je het kunt filteren, erover rapporteren en erop automatiseren zoals elk ander record, en het bestand zelf wordt opgeslagen in je OneDrive. Anders dan PandaDoc, DocuSign en Proposify is het document een native HubSpot-record met echte betrokkenheidssignalen die je dashboards voeden, geen bestand dat verloren gaat in iemands inbox. De documentatie behandelt waar je gemaakte documenten worden opgeslagen en e-mailtracking uitgebreider.
Maak het volledig automatisch
Zodra een sjabloon is ingesteld, hoeft niemand meer op Genereren te klikken. Portant werkt als een actie binnen HubSpot Workflows en als een Breeze Tool, zodat een document zichzelf kan genereren bij een wijziging van de dealfase, een formulierinzending of een ticketupdate, en vervolgens automatisch door beoordeling, ondertekening en verzending gaat. De documentatie laat zien hoe je het activeert vanuit een HubSpot-workflowen hoe je een document handmatig maakt vanuit een record .
Hoe je het krijgt
Zoek Portant op de Microsoft Marketplace, voeg het toe en verbind je HubSpot-account. Het is gratis te starten. Als je al bij ons bent, staan je workflows en sjablonen precies waar je ze hebt achtergelaten. En als het je team tijd bespaart, helpt een korte recensie op de Marketplace andere Microsoft-teams echt om het te vinden.
De tools die je elke ochtend opent hoefden nooit vervangen te worden. Ze hadden je CRM nodig die erin was gekoppeld. Nu is dat zo, in Google Workspace en in Microsoft Office. Ik kan niet wachten om te zien wat je ermee bouwt.
James
CEO bij Portant
