Als je verkoopteam offertes nog handmatig opmaakt of dealgegevens kopieert naar een voorsteltemplate, verlies je bij elke deal kostbare tijd. Deze gids laat je zien hoe je offertes en voorstellen in HubSpot kunt automatiseren met Portant.
Je maakt een documenttemplate, koppelt deze aan HubSpot, voegt tags toe die live dealgegevens ophalen, en stelt workflowtriggers in zodat documenten automatisch worden gegenereerd wanneer een deal de juiste fase bereikt.
Voor het volledige overzicht van hoe documentgeneratie, gegevenskoppeling en eSignature samenwerken in HubSpot, zie de complete gids voor documentautomatisering in HubSpot.
Een korte blik op de native HubSpot-offertestool
HubSpot heeft een ingebouwde offertestool waarmee je offertes rechtstreeks vanuit dealrecords kunt maken. Hier is een korte rondleiding:
Je opent een deal, klikt op "Create Quote," controleert of voegt regelitems toe, past kortingen toe en voegt optioneel een e-handtekening toe. HubSpot begeleidt je via een eenvoudige interface om de offerte af te ronden en te delen.
Dit werkt goed voor eenvoudige offertes. Maar de standaardtemplates hebben ontwikkelaarshulp nodig voor geavanceerde aanpassingen, en er is geen native manier om het genereren van offertes automatisch te activeren op basis van wijzigingen in de dealfase. Daar komt Portant om de hoek kijken.
Offertes en voorstellen automatiseren met Portant
Portant koppelt aan HubSpot en laat je automatisch offertes en voorstellen genereren, met behulp van templates die je bouwt in Google Docs, Microsoft Word, PowerPoint, Sheets of PDF. Portant integreert met PowerPoint, zodat teams presentaties kunnen verbeteren en beoordelingen kunnen stroomlijnen met PowerPoint annotation tools voor duidelijkere presentaties. Zo stel je het in:
Stap 1: Maak een documenttemplate
Begin met een Google Doc, Word-document of een van de andere ondersteunde formaten. Bouw de opmaak van je offerte of voorstel en gebruik vervolgens de Portant-zijbalk om tags uit HubSpot-eigenschappen rechtstreeks in het document in te voegen (bijvoorbeeld, {{ deal.name }} of {{ deal.amount }}).
Wil je een vliegende start maken, probeer dan onze HubSpot quote template of HubSpot proposal template.
Stap 2: Verbind Portant met HubSpot
Koppel je HubSpot-account in Portant en maak een workflow aan die gekoppeld is aan je offerte- of voorsteltemplate. Portant haalt contacten, bedrijven, deals en line items op uit HubSpot, zodat je ze als tags in je document kunt gebruiken.
Stap 3: Genereer documenten vanuit deals
- Open een deal in HubSpot.
- Activeer de Portant-workflow vanuit het dealrecord.
- Kies de ontvanger en schakel e-handtekening in als je dat nodig hebt.
- Portant haalt de dealgegevens op en vult het document automatisch in.
Stap 4: Automatiseren met HubSpot-workflows
Stel een HubSpot-workflow in om Portant te activeren wanneer een dealfase verandert (bijvoorbeeld wanneer de fase overgaat naar "Contract Sent"). Het document wordt automatisch gegenereerd en opgeslagen in Google Drive of OneDrive. Statusupdates worden gelogd in de dealtijdlijn, zodat je CRM gesynchroniseerd blijft.
Voor meer details, zie how to add a Portant action to a HubSpot workflow in onze documentatie.
Kan ik dit bouwen met de HubSpot quotes API of aangepaste code?
Technisch gezien wel. HubSpot biedt een quotes API, en een ontwikkelaar kan offertes genereren vanuit dealgegevens via workflows, aangepaste code-acties en aangepaste objecten om de uitvoer op te slaan. Teams kiezen voor deze route wanneer ze iets nodig hebben dat HubSpot's native CPQ niet kan bieden en de technische capaciteit hebben om het te onderhouden.
De afwegingen zijn reëel: elke templatewijziging wordt een codewijziging, het gegenereerde bestand bevindt zich meestal buiten HubSpot, en de pipeline breekt stilletjes wanneer een eigenschap wordt hernoemd. Die onderhoudslast is de reden waarom de meeste teams in plaats daarvan een no-code laag gebruiken. Portant leest dezelfde dealgegevens en regelitems, vult je eigen Google Docs- of Word-template in en slaat het voltooide document terug op de deal op als its own document object in HubSpot, zonder code om te onderhouden.
Wat dit je oplevert
- Consistente opmaak voor elke offerte en elk voorstel
- Minder tijd besteed aan het kopiëren van gegevens en het corrigeren van templates
- Snellere dealcycli, omdat documenten worden verzonden zodra de deal klaar is
- Een volledig auditspoor in HubSpot, met elk document gekoppeld aan de deal
Voor de volledige installatiegids, inclusief het koppelen van je bron, het beheren van eigenschappen en het bekijken van gemaakte documenten, zie the HubSpot section in our docs.
