Se a sua equipe de vendas ainda formata cotações manualmente ou copia dados de negócios em um modelo de proposta, você está perdendo tempo em cada negócio. Este guia mostra como automatizar cotações e propostas no HubSpot usando Portant.
Você vai criar um modelo de documento, conectá-lo ao HubSpot, adicionar tags que puxam dados reais dos negócios e configurar gatilhos de fluxo de trabalho para que os documentos sejam gerados automaticamente quando um negócio chega à etapa certa.
Para ter uma visão completa de como a geração de documentos, o preenchimento de dados e a assinatura eletrônica se integram no HubSpot, veja o guia completo de automação de documentos no HubSpot.
Uma visão rápida da cotação nativa do HubSpot
O HubSpot possui uma ferramenta de cotação integrada que permite criar cotações diretamente nos registros de negócios. Veja um resumo rápido:
Você abre um negócio, clica em "Create Quote", revisa ou adiciona itens de linha, aplica descontos e, opcionalmente, inclui assinatura eletrônica. O HubSpot guia você por uma interface simples para finalizar e compartilhar a cotação.
Funciona bem para cotações simples. Mas os modelos padrão precisam de ajuda de um desenvolvedor para personalizações avançadas, e não há uma forma nativa de acionar a geração de cotações automaticamente com base em mudanças de etapa do negócio. É aí que o Portant entra.
Automatizando cotações e propostas com Portant
O Portant se conecta ao HubSpot e permite gerar cotações e propostas automaticamente, usando modelos criados no Google Docs, Microsoft Word, PowerPoint, Sheets ou PDF. O Portant se integra ao PowerPoint, permitindo que as equipes aprimorem slides e agilizem revisões usando PowerPoint annotation tools para apresentações mais claras. Veja como configurar:
Etapa 1: Crie um modelo de documento
Comece com um Google Doc, um documento do Word ou qualquer um dos outros formatos compatíveis. Monte o layout da sua cotação ou proposta e use a barra lateral do Portant para inserir tags de propriedades do HubSpot diretamente no documento (por exemplo, {{ deal.name }} ou {{ deal.amount }}).
Se quiser ter um ponto de partida, experimente nosso HubSpot quote template ou HubSpot proposal template.
Etapa 2: Conecte o Portant ao HubSpot
Conecte sua conta do HubSpot no Portant e crie um fluxo de trabalho vinculado ao seu modelo de cotação ou proposta. O Portant importa contatos, empresas, negócios e line items do HubSpot para que você possa usá-los como tags no seu documento.
Etapa 3: Gere documentos a partir de negócios
- Abra um negócio no HubSpot.
- Acione o fluxo de trabalho do Portant a partir do registro do negócio.
- Escolha o destinatário e ative a assinatura eletrônica se precisar.
- O Portant importa os dados do negócio e preenche o documento automaticamente.
Etapa 4: Automatize com os fluxos de trabalho do HubSpot
Configure um fluxo de trabalho no HubSpot para acionar o Portant quando uma etapa do negócio mudar (por exemplo, quando a etapa avança para "Contract Sent"). O documento é gerado automaticamente e salvo no Google Drive ou no OneDrive. As atualizações de status são registradas na linha do tempo do negócio, mantendo seu CRM sincronizado.
Para mais detalhes, veja how to add a Portant action to a HubSpot workflow em nossa documentação.
Posso fazer isso com a API de cotações do HubSpot ou com código personalizado?
Tecnicamente, sim. O HubSpot disponibiliza uma API de cotações, e um desenvolvedor pode gerar cotações a partir de dados de negócios usando fluxos de trabalho, ações de código personalizado e objetos personalizados para armazenar o resultado. As equipes seguem esse caminho quando precisam de algo que o CPQ nativo do HubSpot não consegue expressar e têm tempo de engenharia disponível para manutenção.
As desvantagens são reais: cada alteração de modelo vira uma alteração de código, o arquivo gerado geralmente fica fora do HubSpot, e o pipeline quebra silenciosamente quando uma propriedade é renomeada. Esse custo de manutenção é o motivo pelo qual a maioria das equipes opta por uma camada sem código. O Portant lê os mesmos dados de negócios e itens de linha, preenche seu próprio modelo no Google Docs ou Word e salva o documento finalizado de volta no negócio como its own document object in HubSpot, sem nenhum código para manter.
O que isso oferece a você
- Formatação consistente em todas as cotações e propostas
- Menos tempo gasto copiando dados e corrigindo modelos
- Ciclos de vendas mais rápidos, porque os documentos são enviados assim que o negócio está pronto
- Um histórico de auditoria completo no HubSpot, com cada documento vinculado ao negócio
Para o guia completo de configuração, incluindo como conectar sua fonte, gerenciar propriedades e visualizar documentos criados, veja the HubSpot section in our docs.
