Flujo de trabajo de HubSpot
Plantilla de presupuesto HubSpot (Google Sheets)
Convierte cada negocio de HubSpot en un presupuesto en el que tu equipo financiero pueda confiar de verdad, con los cálculos realizados en Google Sheets. Portant fusiona los datos del negocio y las líneas de pedido en tu libro de precios y luego exporta un PDF que los clientes pueden firmar.
~5 min de configuración · Usado por más de 100 equipos
Con la confianza de más de 40.000 equipos
Descripción general
Genera presupuestos de HubSpot dentro de un libro de precios en Google Sheets
Los equipos de RevOps y finanzas que trabajan con hojas de cálculo conocen bien la rutina. El negocio se cierra en HubSpot, luego alguien exporta un CSV, vuelve a escribir las líneas de pedido y corrige la lógica de descuentos en un libro que ya tiene dos versiones desactualizadas. Cuando el presupuesto llega al cliente, los números no coinciden con lo que mostraba HubSpot.
Este flujo de trabajo envía los datos del negocio y las líneas de pedido de HubSpot directamente a tu hoja de precios, para que las fórmulas en las que ya confías hagan los cálculos.Fusión de datosse encarga del mapeo de campos, las líneas de pedido rellenan las filas de la tabla y los flujos de aprobación enrutan cualquier descuento no estándar antes de que el presupuesto salga de la empresa.
Es ideal para equipos de RevOps, finanzas y operaciones de ventas en empresas con precios escalonados, basados en uso o en múltiples monedas, donde la hoja de cálculo es la fuente de verdad. Combínalo con el resto de los flujos de trabajo de Portant parapresupuestoscuando ventas necesita un documento con marca y finanzas necesita el libro activo a partir del mismo negocio de HubSpot.
Para quién es
¿Es esta plantilla adecuada para ti?
Representantes de ventas y equipos de RevOps que generan presupuestos a partir de negocios del CRM.
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Los cálculos de precios se gestionan solos en Sheets.La fusión de datos de Portant rellena las filas que necesita el libro y las fórmulas existentes de Sheets gestionan los niveles, los descuentos y los totales, para que los representantes dejen de reconstruir la hoja de precios en cada negocio.
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Un modelo de precios, una única fuente de verdad.La función de líneas de pedido de Portant envía cada línea de pedido del negocio a las mismas filas que referencian tus fórmulas, para que finanzas y ventas nunca discutan sobre qué versión del libro es la correcta.
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Menos sorpresas con los descuentos.Los flujos de aprobación de Portant retienen cualquier presupuesto con un descuento no estándar hasta que el aprobador correspondiente dé el visto bueno, para que ningún precio no autorizado llegue al cliente.
Configuración
Cómo configurar el flujo de trabajo de presupuestos en Google Sheets
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01
Paso 1: Conecta HubSpot y Google Sheets
En Portant, vincula tu cuenta de HubSpot y el Google Drive que aloja tu libro de precios. Selecciona la plantilla de hoja que se ajuste a tu modelo de precios.
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02
Paso 2: Mapea los campos del negocio y las líneas de pedido
Etiqueta cada campo de HubSpot que quieras incluir en la hoja, incluyendo las filas de líneas de pedido, los totales del negocio, la moneda y cualquier propiedad de precios personalizada que referencien tus fórmulas.
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03
Paso 3: Configura el disparador y las reglas de aprobación
Elige el disparador de HubSpot (etapa del negocio, propiedad personalizada o indicador de presupuesto listo) y añade umbrales de aprobación para descuentos, tamaño total del negocio o condiciones no estándar.
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04
Paso 4: Prueba y actívalo
Ejecuta un negocio de prueba de principio a fin, confirma los totales en la hoja fusionada y ponlo en marcha para que los representantes puedan generar presupuestos desde cualquier negocio de HubSpot que cumpla los requisitos.
Preguntas frecuentes
Conecta HubSpot y Google Sheets en Portant, luego mapea la asociación de líneas de pedido del negocio a un rango de filas en tu hoja. Portant extrae cada línea de pedido con su SKU, cantidad, precio y descuento en la hoja cada vez que se ejecuta el flujo de trabajo.
No. La herramienta de presupuestos nativa de HubSpot genera presupuestos HTML con marca dentro de HubSpot, no un libro de trabajo funcional en Google Sheets. Esta plantilla de Portant cubre esa necesidad fusionando los datos del negocio y las líneas de pedido de HubSpot en una Google Sheet que tú controlas, para que tus fórmulas de precios calculen los totales.
Sí. Portant escribe los valores de HubSpot en los rangos con nombre y las filas de la tabla que elijas, para que tus fórmulas existentes para niveles, descuentos, impuestos y totales sigan funcionando sin cambios. Solo mapeas las celdas de entrada una vez y cada nuevo negocio de HubSpot fluye al mismo modelo.
Usa los flujos de aprobación de Portant para establecer umbrales de descuento, total o condiciones en el presupuesto. Cuando un negocio supera un umbral, el flujo de trabajo se pausa, envía la hoja fusionada al aprobador designado en HubSpot o por correo electrónico, y solo genera el PDF para el cliente tras la autorización.
Sí. Muchos equipos combinan este flujo de trabajo de Sheets con el flujo de trabajo de presupuestos de HubSpot de Portant que genera un Google Doc, usando el mismo negocio de HubSpot como fuente. Ventas envía el documento con marca al comprador mientras finanzas conserva el libro activo para revisión interna.
Los clientes ven un PDF, no la hoja activa. Portant exporta la Google Sheet fusionada como PDF usando tu diseño con marca, lo archiva en Drive y lo adjunta al negocio de HubSpot, de modo que el documento que recibe el cliente queda separado del modelo de precios de trabajo.
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