Takeaways
In diesem Artikel zeige ich Ihnen:
- Wie Sie das Dokumentenchaos in HubSpot beheben
- Wie Portant jedes Dokument in einen sauberen, nachverfolgbaren Datensatz verwandelt
- Wie Sie Engagement-Signale erkennen, die Ihnen helfen, Deals schneller abzuschließen
- Wie Sie Dashboards und Workflows auf Basis echter Dokumentendaten nutzen
- Warum dieser Ansatz PandaDoc oder DocuSign innerhalb von HubSpot deutlich überlegen ist
Lesezeit: ~5 Min.
Seit Jahrzehnten kämpfen Vertriebsleiter und -mitarbeiter mit dem unübersichtlichen Prozess des Erstellens, Versands und der Nachverfolgung von Verträgen, Angeboten und Kostenvoranschlägen in HubSpot.
Egal ob Sie mit Google Docs, Slides, Word oder PowerPoint arbeiten: In der Regel ist es ein kompliziertes Labyrinth aus manueller Arbeit, verlorenen Versionen und unverbundenen Datensätzen. Ganz zu schweigen vom ständigen Wechsel zwischen verschiedenen Anwendungen.
Das hat dazu geführt, dass viele Deals verzögert wurden oder ganz verloren gingen. Der Mehraufwand wird immer kostspielig, wenn Vertriebsmitarbeiter gezwungen sind, Dateien, Notizen und Tabellen außerhalb des CRM zu jonglieren.
Und es ist wirklich toll wenn man unter Zeitdruck steht und verzweifelt versucht, einen Berg von Papierkram manuell zusammenzufügen (nicht!). Es ist Chaos, ganz ehrlich gesagt, und es untergräbt die Produktivität und Effektivität des Vertriebsteams vollständig. Ganz zu schweigen davon, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren... nämlich Deals abzuschließen.
Übrigens, falls Sie Portant gerade erst entdecken: Hallo! 👋 Portant automatisiert die Erstellung und Nachverfolgung von Angeboten, Verträgen und Kostenvoranschlägen, indem HubSpot mit Google Docs, Slides, Word und PowerPoint verbunden wird. Alles passiert nativ in HubSpot (kein App-Wechsel mehr!). So können Teams schneller, präziser und stressfrei arbeiten, ohne ihr CRM jemals verlassen zu müssen.
Deshalb sind wir sehr gespannt, ein großes Upgrade für die Verwaltung von Vertriebsdokumenten in HubSpot ankündigen zu dürfen.
Wir stellen vor: 'Document Objects' für HubSpot.
Dieses Release ersetzt die umständliche Methode, Dokumente als benutzerdefinierte Eigenschaften zu speichern, die über Deals, Kontakte oder Unternehmen verstreut sind, durch eine saubere, skalierbare und leistungsstarke Lösung, die ihresgleichen sucht.
Dieses Update bietet Ihnen Funktionen, die kein anderes Drittanbieter-Tool wie PandaDoc oder DocuSign bietet.
Warum dieses Update ein GROSSER WURF ist... und was ist enthalten?
Vorher
Bisher wurden Dokumente in HubSpot mithilfe benutzerdefinierter Eigenschaften verwaltet, die in Objekten wie Deals oder Kontakten eingebettet waren. Das beschränkte die Nutzer darauf, nur das jeweils neueste Dokument mit kaum Verlaufsinformationen zu speichern, übersäte das CRM mit übermäßig vielen Feldern und machte Automatisierung und Reporting zur echten Qual.
Die meisten Vertriebsteams, die Drittanbieter-Apps wie PandaDoc oder DocuSign verwenden, kämpfen nach wie vor mit diesem Problem.
Jetzt
Mit dem neuen Update von Portant für AppObject für Dokumente:
- Jedes erstellte Dokument wird zu einem eigenen, dedizierten Datensatz in HubSpot.
- Jedes Dokument speichert detaillierte Metadaten (Name, Link, Status, Zeitstempel und Aufrufzähler) und
- ist nativ mit Deals, Kontakten oder Unternehmen verknüpft (und ja, sie sind jetzt alle miteinander verbunden).
Damit entfällt der Bedarf an Dutzenden benutzerdefinierter Eigenschaften, und das häufige Problem veralteter oder überschriebener Daten gehört der Vergangenheit an.
Das Ergebnis ist eine saubere, flexible Datenarchitektur, die vollständige Dokumentenhistorie, Beziehungsmapping, Analysen und deutlich bessere Automatisierungs-Workflows unterstützt.
So funktioniert es
Dieses Update ist für alle Portant-Pläne verfügbar
Das erwartet Sie:
1. Jedes Dokument ist jetzt ein HubSpot-Datensatz 👀
Keine unübersichtlichen Daten oder verlorenen Dokumente mehr. Richtig gelesen: kein mühsames Durchsuchen von Deal-Notizen oder endlosem Scrollen in Aktivitätszeitachsen mehr. Jetzt lebt jedes Angebot, jeder Vertrag und jedes Proposal, das mit Portant erstellt wurde, als eigener Datensatz in HubSpot. Sie können einen Deal öffnen und sofort alle zugehörigen Dokumente mit ihren Namen, Status und Zeitstempeln direkt in der Seitenleiste sehen.
Um dies zu aktivieren, fügen Sie einfach die 'Portant Documents'-Karte in der HubSpot-Datensatzansicht hinzu und erhalten sofort Zugriff auf alle zugehörigen Dokumentdatensätze auf einen Blick.
Vertriebsteams erhalten eine vollständige Dokumentenhistorie, ohne Deals oder Kontakte mit all jenen lästigen Zusatzfeldern zu überladen. Manager und Mitarbeiter können endlich prüfen, nachverfolgen und berichten, ohne sich durch ein Meer von 'final_final_final.pdf'.
2. Vollständiges Aktivitätsprotokoll für jedes Dokument 📅
Sie müssen nicht mehr raten, ob ein Interessent oder ein Teammitglied ein Dokument geöffnet oder damit interagiert hat. Jeder Dokumentdatensatz verfolgt automatisch wichtige Details:
- Wann es erstellt oder aktualisiert wurde
- Wie oft es aufgerufen wurde
- Wann es zuletzt geöffnet wurde
Sie wissen genau, wann Interessenten ein Dokument erneut öffnen, wer es angesehen hat und wie sich das Interesse im Laufe der Zeit verändert. Kein Rätselraten mehr, nur klare, handlungsrelevante Signale, um zum richtigen Moment nachzufassen.
Mit anderen Worten: Vertriebsteams haben für jedes Dokument einen genauen Aktivitätsverlauf, ideal für Follow-ups, Compliance und Performance-Reporting. Es ersetzt Mutmaßungen durch echte Signale und hilft Teams, erneutes Engagement oder Inaktivität zu erkennen.
3. Dokumente werden jetzt mit Deals, Contacts & mehr synchronisiert 🔄
Endlich kein Tab-Wechsel oder Kontextverlust mehr beim Suchen von Dateien. Portant's AppObject verbindet jeden Dokumentdatensatz mit den zugehörigen Deals, Unternehmen und Kontakten. Von jedem Datensatz aus können Sie direkt zum Dokument navigieren oder alle Dokumente zu einem Kunden oder Deal an einem Ort sehen.
Sie können auch die Ansicht "All Portant Documents" in HubSpot öffnen, um alle jemals über alle Deals hinweg erstellten Dokumente zu sehen, inklusive Filter- und Sortieroptionen.
Tabs wechseln oder den Kontext verlieren ist so 2024. Jetzt bleibt alles in HubSpot verbunden, sodass Mitarbeiter schneller finden, was sie brauchen, und in Echtzeit reagieren können.
4. Dokument-Reports und Dashboards erstellen 📊
Ja, keine blinden Flecken in Ihrem Reporting mehr. Da Dokumente jetzt als eigenständige Datensätze gespeichert sind, können Sie Dashboards erstellen wie:
- Diesen Monat unterzeichnete Verträge
- Angebote, die mehr als fünfmal aufgerufen wurden
- Dokumente, die auf eine Unterschrift warten
- Durchschnittliche Zeit vom Versand bis zur Unterzeichnung
Sie können sogar Pipelines erstellen, die den Dokumentstatus verfolgen (Entwurf, Versendet, Unterzeichnet) und erhalten so vollständige Transparenz über den Vertragslebenszyklus, genau wie bei Deal-Phasen.
Vertriebsleiter erhalten endlich messbare Performance-Daten zu Dokumenten. Sie sehen, welche Mitarbeiter am schnellsten abschließen, wo Deals ins Stocken geraten und wie Engagement den Umsatz beeinflusst.
5. Erstellen Sie intelligentere automatisierte Follow-ups & Workflows ⚡
Bedeutet das keine manuellen Follow-ups mehr? Juhu! Jeder Dokumentdatensatz kann jetzt HubSpot-Workflows auslösen.
Sie können zum Beispiel jetzt:
- Mitarbeiter benachrichtigen, wenn ein Vertrag erneut aufgerufen wird
- Follow-up-Aufgaben erstellen, wenn ein Dokument seit einer Woche nicht geöffnet wurde
- Deals eskalieren, wenn ein Angebot fünf oder mehr Aufrufe erhält
- Verlängerungsaufgaben automatisch erstellen mithilfe benutzerdefinierter Felder wie Ablauf- oder Verlängerungsdaten, die im Dokumentdatensatz gespeichert sind.
Vertriebsteams können schneller agieren, ohne manuelle Statusprüfungen. Jedes Engagement-Signal wird zur Handlungsgrundlage und hilft, Deals von "Versendet" zu "Unterzeichnet" zu bringen, und zwar deutlich schneller.
Warum Teams zu Portant wechseln
Seit Jahren haben Vertriebs- und RevOps-Teams damit gekämpft, Tools wie PandaDoc, DocuSign und Formstack nahtlos in HubSpot zu integrieren. Das Problem liegt nicht darin, wie Dokumente versendet werden, sondern wie Daten gespeichert werden. Die meisten Integrationen übertragen Dokumentlinks und Status als benutzerdefinierte Eigenschaften oder Timeline-Ereignisse in HubSpot. Das führt zu unübersichtlichen Daten, eingeschränktem Reporting und Automatisierungen, die beim kleinsten Feldwechsel auseinanderfallen.
Bei Portant verfolgen wir jedoch einen völlig anderen Ansatz. Da jedes über Portant erstellte Dokument nun als eigener Datensatz in HubSpot gespeichert wird, unterstützt durch das neue Portant Documents AppObject, verhält es sich wie jedes native HubSpot-Objekt. Das bedeutet: Sie können Reports erstellen, Workflows ausführen und Datensätze verknüpfen, ohne Deals, Contacts oder Companies zu überladen.
„Portant ist die ultimative Lösung für eine echte Herausforderung in HubSpot, ich habe bisher keine vergleichbare Lösung gefunden. Kunden geben Tausende für DocuSign oder PandaDoc aus und tippen dann alles manuell in HubSpot ein. Wir empfehlen ihnen, zu wechseln.", Jamie Clifton, Managing Director bei Heyoo, Portant Partner
Portant vs. andere Dokumenten-Tools in HubSpot
| Funktion | Portant | PandaDoc, DocuSign, etc. |
|---|---|---|
| Speicherung | ✅ Als vollwertige AppObject-Datensätze direkt in HubSpot gespeichert | ❌ Nur als Links oder Status in benutzerdefinierten Eigenschaften gespeichert |
| Aktivitätsprotokoll | ✅ Vollständige Aufzeichnung jeder Version, jedes Status und jedes Aufrufs | ❌ Nur der aktuelle Dokumentenstatus ist sichtbar |
| Reporting | ✅ Native Dashboards und Analysen pro Dokument erstellen | ❌ Auf Deal- oder Kontakteigenschafts-Berichte beschränkt |
| Automatisierung | ✅ Workflows durch Dokumentereignisse auslösen (Aufrufe, Inaktivität usw.) | ❌ Automatisierung auf Eigenschafts- oder Phasenaktualisierungen beschränkt |
| CRM-Hygiene | ✅ Kein Durcheinander, Dokumente leben in ihrem eigenen Objekt | ❌ Fügt Dutzende von Feldern zu Deals und Kontakten hinzu |
| Skalierbarkeit | ✅ Saubere, zuverlässige Struktur, die mit Ihrem CRM wächst | ❌ Fragile Setups, die bei wachsenden Prozessen versagen |
Aber ist das wirklich relevant für Sie?
Denken Sie daran: Das ist nicht nur ein saubereres Datenmodell, sondern eine völlig neue Art, den gesamten Dokumentenlebenszyklus innerhalb von HubSpot zu verwalten. Es wird die Arbeitsweise von Vertriebsteams grundlegend verändern.
Vertriebsteams sehen jetzt jedes Angebot, jeden Vertrag und jede Offerte in einer einzigen Ansicht. Führungskräfte können endlich die Performance über Regionen, Pipelines oder Vertriebsmitarbeiter hinweg verfolgen. Und Operations-Teams können Nachfassaktionen, Verlängerungen und Benachrichtigungen auf Basis echter Engagement-Daten automatisieren, nicht manueller Aktualisierungen.
Diese Funktionalität ist zudem in allen HubSpot-Tarifen verfügbar, sogar in Free und Pro, ohne erforderliches Enterprise-Upgrade.
Kurz gesagt: Saubereres CRM, besseres Reporting, intelligentere Workflows, schnellere Deal-Zyklen.
In 60 Sekunden mit Portant loslegen
Mit unserem neuen Update können Sie:
- Angebote und Verträge sofort versenden , nach der Anmeldung erstellen Sie markengerechte Dokumente aus jedem Deal heraus und übernehmen automatisch HubSpot-Daten zu Kontakten, Unternehmen und Deal-Details.
- Engagement in Echtzeit verfolgen , sehen Sie genau, wann ein Interessent ein Angebot oder einen Vertrag öffnet, wie oft er aufgerufen wurde und von wem.
- Performance auf einen Blick erfassen , erstellen Sie Dashboards, die in diesem Monat unterzeichnete Verträge, ausstehende Angebote oder die durchschnittliche Genehmigungszeit anzeigen.
- Nachfassaktionen automatisieren , lösen Sie Erinnerungen, Slack-Benachrichtigungen oder Verlängerungsaufgaben aus, wenn Dokumente aufgerufen, ignoriert oder kurz vor dem Ablaufen sind.
- Alles an einem Ort einsehen , greifen Sie auf jedes jemals erstellte Angebot und jeden Vertrag zu, mit vollständigem Verlauf, Zeitstempeln und Engagement-Daten, die jedem Deal, Kontakt oder Unternehmen zugeordnet sind.
Sie können Ihre Dokumentdatensätze außerdem durch neue Eigenschaften anpassen, zum Beispiel Verlängerungsdatum oder Vertragslaufzeit, und diese sogar mit Deal-Feldern synchronisieren.
Das ist eine schnellere, sauberere und besser vernetzte Methode zur Verwaltung des gesamten Dokumentenlebenszyklus, nativ für HubSpot entwickelt. Benötigen Sie Hilfe beim Einstieg?
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Abschließende Gedanken
Das Portant Documents AppObject ist ein bedeutender Fortschritt für HubSpot-Nutzer, die mit unübersichtlichen Dokumenten-Workflows zu kämpfen haben. Indem jedem Dokument ein eigener Datensatz zugewiesen wird, die Datenqualität verbessert, leistungsstarke Analysen ermöglicht und die Automatisierungsmöglichkeiten erweitert werden, erhalten Vertriebsteams die Klarheit und Geschwindigkeit, die sie benötigen, um mehr Deals abzuschließen.
Und im Gegensatz zu anderen Tools funktioniert dies in allen HubSpot-Tarifen, Free, Pro oder Enterprise, ohne zusätzliche Kosten. Sind Sie bereit, eine einfachere und intelligentere Methode zur Verwaltung Ihrer Vertriebsdokumente auszuprobieren?
Wechseln Sie noch heute kostenlos zu Portant über den HubSpot App Marketplace und überzeugen Sie sich selbst.
