Verträge sind das Ziel jedes Deals, aber für die meisten HubSpot-Teams sind sie auch der größte Engpass. Vertriebsmitarbeiter verbringen Stunden damit, Deal-Daten in Vorlagen zu kopieren, Genehmigungen per E-Mail einzuholen und tagelang auf Unterschriften zu warten. Bis der Vertrag fertig ist, hat der Schwung beim Käufer bereits nachgelassen.

Dieser Leitfaden zeigt Schritt für Schritt, wie Sie Verträge in HubSpot mit Portant automatisieren. Sie erstellen eine Vorlage mit Tags, die Live-CRM-Daten abrufen, richten Genehmigungs-Workflows ein, fügen eSignaturen hinzu und synchronisieren das unterzeichnete PDF zurück zum Deal.

Warum Verträge in HubSpot automatisieren?

Manuelle Vertragserstellung ist langsam, fehleranfällig und schwer skalierbar. Folgendes passiert, wenn Sie Verträge von Hand erstellen:

  • Mitarbeiter kopieren Deal-Daten aus HubSpot in Google Docs oder Word. Eine falsche Zahl, und der Vertrag muss überarbeitet werden.
  • Verträge warten in E-Mail-Threads auf die Genehmigung des Managers. Niemand weiß, wer was wann genehmigt hat.
  • Die Unterzeichnung bedeutet den Export in ein externes Tool wie DocuSign, was den Kontext verloren gehen lässt und zusätzliche Schritte hinzufügt.
  • Fertige Verträge liegen in E-Mail-Postfächern oder gemeinsamen Laufwerken, nicht in HubSpot. Die richtige Version zu finden bedeutet, sich durch Ordner zu wühlen.

Mit Vertragsautomatisierungwerden Verträge aus Ihren HubSpot-Daten generiert, durch Genehmigungen geleitet, elektronisch unterzeichnet und zurück in HubSpot gespeichert. Der gesamte Prozess dauert Minuten statt Stunden.

Schritt 1: Portant installieren und HubSpot verbinden

Installieren Sie zunächst Portant über den HubSpot Marketplace oder registrieren Sie sich kostenlos unter portant.co. Verbinden Sie Ihr HubSpot-Konto, damit Portant auf Ihre Deals, Kontakte, Unternehmen und Positionen zugreifen kann. Die Einrichtung dauert weniger als zwei Minuten und erfordert keinen Entwickler.

Nach der Verbindung ruft Portant Ihre HubSpot-Eigenschaften ab und stellt sie als Tags zur Verfügung. Sie sehen jedes Deal-Feld, jede Kontakteigenschaft, jedes Unternehmensattribut und jede Position, die in Ihrer Vorlage verwendet werden können.

Schritt 2: Ihre Vertragsvorlage erstellen oder hochladen

Verwenden Sie Ihre bestehende Vertragsvorlage in Google Docs, Word, PowerPoint oder einem anderen unterstützten Format. Wenn Sie von Grund auf neu beginnen, erstellen Sie ein neues Dokument mit Ihrer Standard-Vertragsstruktur: Parteien, Bedingungen, Leistungsumfang, Preisgestaltung und Unterschriftsfelder.

Fügen Sie Tags an den Stellen ein, an denen HubSpot-Daten erscheinen sollen. Zum Beispiel:

  • {{deal.name}} für den Deal-Titel
  • {{contact.firstname}} {{contact.lastname}} für den Namen des Unterzeichners
  • {{contact.company}} für den Unternehmensnamen
  • {{deal.amount}} für den Vertragswert
  • {{deal.closedate}} für das angestrebte Abschlussdatum

Ihr Corporate Design, Ihr Layout und Ihre Formatierung bleiben exakt so, wie Sie sie gestaltet haben. Portant füllt die Daten ein, ohne sonst etwas zu verändern.

Schritt 3: Ihre HubSpot-Felder zuordnen

Im Portant-Editor verbinden Sie jeden Tag mit der passenden HubSpot-Eigenschaft. Portant zeigt alle verfügbaren Felder aus Ihrem verbundenen HubSpot-Konto an, geordnet nach Deals, Kontakten, Unternehmen und Positionen.

Für Positionengeneriert Portant automatisch formatierte Preistabellen. Ordnen Sie Ihre Spalten für Produktname, Menge, Einzelpreis und Gesamtbetrag zu, und Portant erstellt die Tabelle Zeile für Zeile aus den Positionen des Deals.

Schritt 4: eSignatur-Felder hinzufügen

Fügen Sie eSignatur -Felder in Ihre Vertragsvorlage ein. Portant unterstützt Unterschrifts-, Datums-, Initialen- und Textfelder für die Eingabe durch den Unterzeichner. Platzieren Sie sie überall dort, wo Unterschriften im Dokument benötigt werden.

Wenn der Vertrag zur Unterzeichnung versandt wird, erhält der Empfänger eine E-Mail mit einem sicheren Link. Die Unterzeichnung erfolgt direkt im Dokument, ohne dass ein Konto erforderlich ist. Der Unterzeichnungsstatus wird in Echtzeit mit HubSpot synchronisiert, sodass Sie immer wissen, wo der Vertrag steht.

Schritt 5: Genehmigungs-Workflows einrichten

Für Verträge, die vor der Weitergabe an den Interessenten intern geprüft werden müssen, richten Sie Genehmigungs-Workflows in Portant ein. Sie können Verträge basierend auf dem Deal-Wert, dem Rabattniveau, der Produktlinie oder einer beliebigen benutzerdefinierten HubSpot-Eigenschaft weiterleiten.

Hier ist ein typisches Genehmigungsszenario:

  • Deals unter 10.000 $: Automatisch genehmigen und direkt an den Interessenten senden.
  • Deals von 10.000 $ bis 50.000 $: Zur Prüfung an den Vertriebsleiter weiterleiten.
  • Deals über 50.000 $: An die Rechtsabteilung und anschließend an den VP of Sales weiterleiten.

Jede Genehmigungsaktion wird in HubSpot protokolliert. Manager sehen ausstehende Genehmigungen in ihrem Dashboard und werden benachrichtigt, wenn ein Vertrag ihre Aufmerksamkeit erfordert.

Schritt 6: Automatisierungsauslöser konfigurieren

Legen Sie fest, wann Verträge generiert werden sollen. Sie haben zwei Möglichkeiten:

  • Automatischer Auslöser: Konfigurieren Sie Portant so, dass ein Vertrag automatisch generiert wird, wenn ein Deal eine bestimmte Phase erreicht (zum Beispiel "Vertrag gesendet" oder "Verhandlung"). Der Vertrag erscheint im Deal-Datensatz zur Überprüfung.
  • Manueller Auslöser: Behalten Sie die manuelle Kontrolle. Mitarbeiter klicken im Deal-Datensatz auf eine Schaltfläche, um den Vertrag zu generieren, wann immer sie bereit sind.

Die meisten Teams beginnen mit manuellen Auslösern, während sie den Workflow testen, und wechseln dann zu automatischen Auslösern, sobald sie von der Vorlage und der Feldzuordnung überzeugt sind.

Schritt 7: Testen und live schalten

Generieren Sie vor dem Live-Gang einen Testvertrag aus einem Beispiel-Deal. Prüfen Sie jedes Feld, überprüfen Sie die Formatierung und führen Sie den Vertrag durch Ihren Genehmigungs- und Unterzeichnungsprozess. Stellen Sie sicher, dass:

  • Alle HubSpot-Felder korrekt befüllt werden.
  • Positionen im richtigen Format und in der richtigen Reihenfolge angezeigt werden.
  • eSignatur-Felder korrekt platziert sind.
  • Die Genehmigungsweiterleitung an die richtigen Personen erfolgt.
  • Der unterzeichnete Vertrag zurück im Deal-Datensatz in HubSpot gespeichert wird.

Sobald alles überprüft ist, können Sie live gehen. Neue Verträge werden generiert, zur Genehmigung weitergeleitet und zur Unterzeichnung versandt, ohne manuelle Schritte.

Was nach der Unterzeichnung eines Vertrags passiert

Wenn ein Vertrag über Portant unterzeichnet wird, geschehen automatisch einige Dinge:

  • Das unterzeichnete PDF wird als Dokumentendatensatz zum Deal zurück in HubSpot gespeichert.
  • Die Deal-Phase wird aktualisiert, um den Vertragsstatus widerzuspiegeln (zum Beispiel der Wechsel zu "Closed Won").
  • Ein Zeitleisteneintrag protokolliert das Unterzeichnungsdatum, die Details des Unterzeichners und die IP-Adresse zur Compliance.
  • Nachfolge-Workflows können automatisch ausgelöst werden, etwa das Versenden einer Willkommens-E-Mail oder das Erstellen von Onboarding-Aufgaben.

Kein "Haben sie unterschrieben?" oder "Wo ist die aktuelle Version?" mehr. Alles befindet sich in HubSpot.