Automatisieren Sie Ihre Verträge in HubSpot.

Ein falscher Unternehmensname in einem Vertrag ist nicht nur peinlich. Er kann die Vereinbarung ungültig machen. Ich habe erlebt, wie Abschlüsse wochenlang ins Stocken gerieten, weil die Rechtsabteilung einen veralteten Firmennamen entdeckte, der aus einer früheren Version kopiert worden war. Ich habe gesehen, wie Vertriebsmitarbeiter an Dynamik verloren, während sie auf eine Gegenzeichnung warteten und der CFO des Käufers sich längst anderen Prioritäten zuwandte. Und ich habe erlebt, wie die Versionskontrolle über MSAs, Bestellformulare und Nachträge zu einem operativen Risiko wurde, das niemand verantwortet, bis etwas schiefgeht.

Verträge stehen an der Schnittstelle zwischen Vertriebsgeschwindigkeit und rechtlicher Haftung. Das macht sie zur schwierigsten Dokumentenart, die sich gut automatisieren lässt, und zur lohnendsten, wenn man es richtig hinbekommt. Dieses Playbook zeigt Schritt für Schritt, wie man in HubSpot mit Portant einen Vertrags-Workflow aufbaut: Template-Design, CRM-Datenzusammenführung, interne Überprüfung, E-Signaturen, Compliance und Speicherung nach der Unterzeichnung. Dies ist dieselbe Architektur, die wir bei HubSpot-Vertriebsteams im Einsatz sehen, die MSAs, SOWs, NDAs und Bestellformulare abwickeln.

Zur Produktpositionierung siehe contract automation for HubSpot. Für den Pipeline-Kontext passt one thread from discovery to signed contract gut zu diesem Leitfaden. Und wenn Sie sich noch früher im Deal-Zyklus befinden, beginnen Sie mit automate your proposals in HubSpot oder automate your quotes in HubSpot.

Weitere Beiträge aus dem Blog: automating contract renewals in HubSpot, electronic signatures in HubSpot workflows, und eSignature fields in Google Docs contracts.

Warum Vertragsautomatisierung für HubSpot-Teams wichtig ist

Die meisten HubSpot-Teams haben kein einzelnes Vertragsproblem. Sie haben fünf Vertragsprobleme, die sich übereinander stapeln.

Das erste ist Datengenauigkeit. Wenn ein Vertriebsmitarbeiter einen Firmennamen aus einem HubSpot-Datensatz in ein Google Doc kopiert, greift er möglicherweise zum Handelsnamen statt zur rechtlichen Einheit. Oder er tippt die Adresse aus dem Gedächtnis. Oder er fügt die Preise aus dem letzten Quartal ein, weil das Template noch eine fest eingetragene Zahl aus dem vorherigen Deal enthält. Jede manuelle Übertragung birgt das Risiko, dass die Vereinbarung etwas aussagt, dem die Parteien nicht zugestimmt haben.

Das zweite ist Prüfungsaufwand. Verträge benötigen eine rechtliche Überprüfung. Aber Rechtsteams leben nicht in HubSpot und möchten kein weiteres Tool erlernen. Also wird der Vertrag als Anhang per E-Mail verschickt, Änderungen finden in einem separaten Thread statt, und wenn er zurückkommt, hat der Vertriebsmitarbeiter den Überblick verloren, welche Version aktuell ist. Das Pipeline-Reporting wird unzuverlässig, weil die Deal-Phase "Vertrag gesendet" anzeigt, aber niemand weiß, ob die gesendete Version die genehmigte ist.

Das dritte ist die Logistik der Unterzeichnung. Einen Vertrag unterzeichnen zu lassen bedeutet, das richtige Dokument zur richtigen Person mit der richtigen Unterzeichnungserfahrung zu bringen. Gegenzeichnungen fügen eine weitere Ebene hinzu. Die sequenzielle Unterzeichnungsreihenfolge ist wichtig, wenn Ihr Rechtsteam die Unterschrift des Käufers prüfen möchte, bevor der CEO gegenzeichnet. Jeder zusätzliche Schritt ist ein Punkt, an dem der Prozess ins Stocken geraten kann.

Das vierte ist Speicherung und Abruf. Sechs Monate nach Abschluss eines Deals muss jemand die unterzeichnete MSA finden. Wenn die PDF in einem persönlichen Drive-Ordner eines Vertriebsmitarbeiters mit einem Dateinamen wie "Contract_Final_v3_SIGNED(2).pdf" liegt, viel Erfolg. Verträge benötigen einheitliche Benennung, einheitliche Speicherung und eine Verlinkung zurück zum CRM-Datensatz.

Das fünfte ist Compliance. E-Signaturen sind in den meisten Rechtsordnungen rechtlich gültig, aber "meisten" trägt hier schweres Gewicht. Ihr Rechtsteam muss wissen, welche Gesetze gelten, was der Prüfpfad erfasst und ob Ihr Unterzeichnungsprozess den regulatorischen Anforderungen Ihrer Branche entspricht.

Vertragsautomatisierung löst diese Probleme, indem der gesamte Lebenszyklus im CRM verbleibt. Das Template zieht Live-Daten, sodass Namen und Konditionen stets aktuell sind. Die Prüfung findet dort statt, wo der Deal lebt. Unterschriften werden gesammelt, ohne ein weiteres Silo anzubinden. Und die unterzeichnete Kopie landet an einem vorhersehbaren Ort mit einem vorhersehbaren Namen. Das ist die Architektur, die dieses Playbook aufbaut.

Der Vertragslebenszyklus in HubSpot

Bevor es in die Einrichtungsschritte geht, ist es hilfreich, den vollständigen Lebenszyklus zu verstehen. Ein Vertrags-Workflow in HubSpot durchläuft sechs Phasen:

1. Template-Erstellung. Erstellen Sie das Vertrags-Template in Google Docs (für textlastige Verträge) oder Google Slides (für visuelle SOWs). Fügen Sie Merge-Tags für CRM-Eigenschaften hinzu.
2. CRM-Datenzusammenführung. Wenn ein Vertriebsmitarbeiter den Workflow aus einem Deal, einem Unternehmen, einem Kontakt oder einem Ticket auslöst, zieht Portant Live-Eigenschaftswerte in das Template. Das Ergebnis ist ein vollständiges, dealspezifisches Dokument.
3. Interne Überprüfung und Genehmigung. Recht, Finanzen oder die Führungsebene prüfen das zusammengeführte Dokument, bevor es an den Käufer geht. Das Dokument verbleibt im Status "Entwurf" im HubSpot-Datensatz, bis jemand es genehmigt.
4. E-Signatur-Sammlung. Nach der Genehmigung sendet Portant das Dokument zur Unterzeichnung. Unterzeichner werden aus Deal-Verknüpfungen zugeordnet. Gegenzeichnungen können sequenziell folgen.
5. Speicherung der unterzeichneten Kopie. Die unterzeichnete PDF wird in Google Drive mit einer einheitlichen Namenskonvention abgelegt. Ein Link erscheint im HubSpot-Datensatz.
6. Statusverfolgung und Verlängerung. Benutzerdefinierte Portant-Eigenschaften im Deal-Datensatz ermöglichen es Ihnen, den Vertragsstatus zu berichten, Verlängerungserinnerungen auszulösen und Dashboards für Legal Ops zu erstellen.

Diesen Lebenszyklus in HubSpot zu halten (statt ihn auf fünf Tools zu verteilen) ist aus drei Gründen wichtig. Compliance wird einfacher, weil es einen einzigen Prüfpfad gibt. Reporting wird zuverlässiger, weil Deal-Phasen den tatsächlichen Dokumentenstatus widerspiegeln. Und die Erfahrung der Vertriebsmitarbeiter verbessert sich, weil sie das CRM nie verlassen müssen, um einen Vertrag zu erstellen, zu prüfen oder zu senden.

Für die umfassendere Architektur, alle Deal-Dokumente an einem Ort zu halten, siehe the complete guide to document automation in HubSpot.

Template-Design für Verträge

Verträge unterscheiden sich strukturell von Angeboten und Preisanfragen. Ein Angebot ist überzeugend. Eine Preisaufstellung ist kommerziell. Ein Vertrag ist bindend. Das verändert, wie Sie das Template gestalten.

Rechtliche Formulierungen erfordern Präzision, die eine Datenzusammenführung übersteht. Definierte Begriffe (wie "Unternehmen" oder "Kunde") sollten im gesamten Dokument konsistent sein. Wenn Ihr Template "Unternehmen" als die Entität im ersten Absatz definiert, muss der Merge-Tag für diese Entität genau in dieser Definition erscheinen, und alle nachfolgenden Verweise sollten den definierten Begriff verwenden, keinen erneut zusammengeführten Wert.

Unterschriftsblöcke benötigen Struktur. Ein Vertragsunterschriftsblock enthält typischerweise den Namen der juristischen Person, den ausgeschriebenen Namen des Unterzeichners, seine Bezeichnung und eine Datumszeile. Jedes dieser Elemente kann ein Merge-Tag sein, aber das Layout ist entscheidend. Die E-Signatur-Funktion von Portant legt Unterzeichnungsfelder über das Dokument, daher benötigt das Template ausreichend Platz für diese Felder.

Anlagenverweise sind in MSAs üblich. Das Rahmenvertrag verweist auf "Anlage A" für die Preisgestaltung oder "Anlage B" für einen SOW. Wenn diese Anlagen separate Dokumente in separaten Workflows sind, sollte das Template sie namentlich referenzieren. Wenn sie Teil desselben Dokuments sind, sorgen Seitenumbrüche und klare Überschriften für Lesbarkeit.

Google Docs eignet sich gut für textlastige Vereinbarungen: MSAs, NDAs, Dienstleistungsverträge und alles, wo der Inhalt aus Absätzen rechtlicher Sprache besteht. Google Slides eignet sich besser für visuelle SOWs, bei denen Sie Diagramme, Zeitpläne oder gebrandete Layouts neben den Konditionen einfügen möchten.

Für die Mechanik der Einrichtung von Merge-Tags siehe template customization. Für Tag-Syntax und Formeln deckt tag formulas bedingte Logik und Formatierung ab.

Den Vertrag aus HubSpot generieren

Verbinden Sie Ihren Template-Workflow mit dem HubSpot-Objekt, das die Vereinbarung verwaltet. Bei Verträgen ist das in der Regel ein Deal mit zugehörigem Unternehmen (für die juristische Person) und Kontakt (für den Unterzeichner). Der Deal trägt die kommerziellen Konditionen: Preisgestaltung, Laufzeit, Wirksamkeitsdatum. Das Unternehmen trägt die rechtlichen Details: eingetragener Name, Adresse, Rechtsordnung. Der Kontakt trägt die Unterzeichnerdetails: Name, Titel, E-Mail.

Dieses Drei-Objekte-Muster ist wichtig, weil Verträge alle drei referenzieren. Ein Angebot benötigt möglicherweise nur den Deal und den Kontakt. Eine Preisaufstellung benötigt möglicherweise nur den Deal und die Positionen. Aber ein Vertrag benötigt die juristische Person vom Unternehmen, die kommerziellen Konditionen vom Deal und die Unterzeichnerdetails vom Kontakt. Portant zieht aus allen verknüpften Objekten in einer einzigen Zusammenführung.

Welche Eigenschaften am wichtigsten sind

Für die Vertragserstellung leisten diese HubSpot-Eigenschaften die meiste Arbeit:

• Unternehmen: Name der juristischen Person. Nicht das Feld „Unternehmensname", das Vertriebsmitarbeiter beiläufig ausfüllen. Der formal eingetragene Name. Falls Ihr HubSpot keine dedizierte Eigenschaft für die juristische Person hat, legen Sie eine an. Es ist das wichtigste einzelne Feld für die Vertragsgenauigkeit.
• Unternehmen: Rechnungsadresse. Vollständige Adresse einschließlich Land. Verträge verweisen auf geltendes Recht, und die Adresse bestimmt häufig die Zuständigkeit.
• Deal: Betrag und Währung. Der kommerzielle Wert der Vereinbarung.
• Deal: Abschlussdatum oder Wirksamkeitsdatum. Wann der Vertrag in Kraft tritt. Manche Teams verwenden statt des Deal-Abschlussdatums eine benutzerdefinierte Eigenschaft „Vertragswirksamkeitsdatum".
• Deal: Laufzeit. Wie lange die Vereinbarung gilt. Eine benutzerdefinierte Eigenschaft (z. B. „Vertragslaufzeit Monate") macht dies explizit.
• Kontakt: vollständiger Name und Titel. Für den Unterschriftenblock.
• Kontakt: E-Mail. Für die Anfrage zur elektronischen Unterschrift.

Wenn eine erforderliche Eigenschaft leer ist, fügt Portant eine Leerstelle ein. Das Dokument wird mit einer Lücke angezeigt, an der der Wert stehen sollte. Deshalb ist der Prüfschritt wichtig: Er erkennt leere Zusammenführungen, bevor der Vertrag den Käufer erreicht. Für Best Practices zur Datenhygiene beschreibt HubSpot-Daten für genaue Dokumente prüfen , was vor der Automatisierung zu überprüfen ist.

Öffnen Sie den Datensatz in HubSpot, verwenden Sie das Portant-Panel und starten Sie den Workflow. Wählen Sie zugehörige Kontakte aus, wenn das Modal danach fragt, damit die richtigen Unterzeichner und Rechnungskontakte in die Tags übernommen werden.

Schritt-für-Schritt-Referenz: Ein Dokument in HubSpot erstellen. Benutzerdefinierte Eigenschaften, die Portant zurückschreibt, können nachfolgende HubSpot-Workflows auslösen; siehe HubSpot-Workflows aus Portant auslösen.

Überprüfung und Genehmigung von Verträgen

Verträge erfordern eine strengere Prüfung als Angebote oder Kostenvoranschläge. Ein Angebot mit einem Tippfehler ist unangenehm. Ein Vertrag mit einer falschen Klausel schafft rechtliche Haftung. Ein Kostenvoranschlag mit veralteten Preisen kostet Marge. Ein Vertrag mit veralteten Preisen schafft eine verbindliche Verpflichtung zum falschen Betrag.

Deshalb ist der Prüfschritt in einem Vertrags-Workflow nicht optional. Er ist das Tor zwischen „Dokument generiert" und „Dokument zur Unterschrift versendet".

Warum Verträge Mehrfachgenehmigungsabläufe benötigen

Die meisten Verkaufsdokumente brauchen einen Prüfer. Verträge benötigen oft zwei oder drei:

• Rechtsabteilung prüft Formulierungen, definierte Begriffe, Haftungsklauseln und Compliance-Anforderungen.
• Finanzen prüft kaufmännische Konditionen: Preisgestaltung, Zahlungsbedingungen und Auswirkungen auf die Umsatzrealisierung.
• Vertriebsleitung prüft nicht standardmäßige Konditionen: Rabatte oberhalb der Schwellenwerte, individuelle SLAs und verlängerte Zahlungsziele.

Der Prüfblock von Portant unterstützt mehrere Genehmiger mit zwei Modi. „Alle erforderlich" bedeutet, dass jeder zugewiesene Genehmiger zustimmen muss, bevor der Workflow fortgesetzt wird. „Einer genügt" bedeutet, dass eine einzige Genehmigung das Dokument freigibt. Bei Verträgen ist „Alle erforderlich" fast immer die richtige Wahl. Sie möchten nicht, dass die Rechtsabteilung die Formulierungen genehmigt, während die Finanzabteilung die kaufmännischen Konditionen noch nicht geprüft hat.

Wie der Entwurfsstatus funktioniert

Wenn ein Prüfblock aktiv ist, befindet sich das Dokument im Status „Entwurf". Dieser Status ist im HubSpot-Datensatz über die benutzerdefinierten Eigenschaften von Portant sichtbar. Das ist wichtig für das Pipeline-Reporting: Wenn Ihre Deal-Phase „Vertrag versendet" lautet, das Dokument aber noch im Entwurfsstatus ist, überschätzt Ihre Pipeline den Fortschritt. Der Entwurfsstatus macht dies für Manager und RevOps sichtbar, ohne dass jemand ein separates Tool prüfen muss.

Solange die Prüfung nicht genehmigt ist, werden nachfolgende Workflow-Blöcke (wie Anfragen zur elektronischen Unterschrift) zurückgehalten. Der Vertrag geht erst dann zum Käufer, wenn eine befugte Person bestätigt, dass er bereit ist. Dieses Verhalten ist genau das, was Sie bei rechtlichen Dokumenten benötigen.

Für die detaillierte Konfiguration der Prüfung, siehe Dokumente prüfen und genehmigen. Für Genehmigungsdesignmuster im Revenue Operations-Bereich beschreibt der HubSpot-Leitfaden für Dokumentengenehmigungsworkflows die mehrstufige Genehmigungsarchitektur.

Direkt in HubSpot genehmigen

Rechtsteams möchten kein weiteres Tool erlernen. Sie möchten das Dokument prüfen und es von dem Ort aus genehmigen, an dem sie bereits arbeiten. Wenn Ihre Genehmiger in HubSpot arbeiten, ermöglicht der native Prüfablauf genau das.

Die Portant-Karte im Deal-Datensatz zeigt den aktuellen Status des Dokuments. Wenn ein Dokument zur Prüfung aussteht, öffnet der Genehmiger das Modal direkt aus dem Datensatz, liest den Vertrag und genehmigt oder lehnt ihn ab. Kein Kontextwechsel. Kein „Prüfen Sie Ihre E-Mail auf einen Link zu einer anderen Plattform."

Das ist besonders wichtig für Rechtsteams in Unternehmen, in denen die Anwälte keine täglichen HubSpot-Nutzer sind, aber bei Anfragen bestimmte Deal-Datensätze prüfen. Sie können den Deal öffnen, den Vertrag im Modal prüfen und genehmigen, ohne die Seite zu verlassen. Der Deal-Datensatz dient als Single Source of Truth für den Status des Vertrags.

Vollständige Anleitung: Dokumente in HubSpot prüfen und genehmigen.

Elektronische Signaturen für Verträge

Die Vertragsunterzeichnung unterscheidet sich von anderen Anwendungsfällen für Signaturen. Ein Angebot benötigt möglicherweise nur eine Unterschrift des Käufers. Ein Vertrag erfordert oft mehrere Unterschriften in einer bestimmten Reihenfolge, mit rechtlichen Anforderungen an jede einzelne.

Unterzeichner aus Deal-Zuordnungen zuweisen

Die E-Mail-Adresse des Unterzeichners stammt aus den dem Deal zugeordneten Kontakten. In einem typischen Vertragsablauf ist der primäre Kontakt des Deals der Unterzeichner des Käufers. Verträge benötigen jedoch häufig eine Gegenzeichnung Ihres eigenen Teams: der CEO, VP of Sales oder wer auch immer Zeichnungsberechtigung hat.

Portant unterstützt sequenzielles Unterzeichnen. Der Käufer unterschreibt zuerst, dann erhält der Gegenzeichner das Dokument. Oder Sie kehren die Reihenfolge um, wenn Ihr interner Prozess Ihre Unterschrift erfordert, bevor der Käufer die ausgeführte Version sieht. Die Unterzeichnungsreihenfolge richtet sich danach, wie Ihr Rechtsteam die Ausführung betrachtet, nicht danach, wie das Tool zufällig funktioniert.

Wie der Unterzeichnungsvorgang aussieht

Wenn ein Unterzeichner die Anfrage erhält, bekommt er eine E-Mail mit einem Link zum Dokument. Er kann den vollständigen Vertrag vor der Unterzeichnung prüfen. Die Unterzeichnungsoberfläche zeigt genau, wo zu unterschreiben, zu initialisieren und zu datieren ist. Nach der Unterzeichnung erhält der Unterzeichner eine Bestätigungs-E-Mail mit einer Kopie des ausgeführten Dokuments.

Für den Käufer ist das unkompliziert. Er muss kein Konto erstellen. Er muss keine Software herunterladen. Er klickt auf den Link, prüft, unterschreibt und erhält eine Bestätigung. Je weniger Schritte zwischen „Vertrag erhalten" und „Vertrag unterzeichnet" liegen, desto schneller werden Ihre Deals abgeschlossen.

Für sequenzielles Unterzeichnen, Konfiguration mehrerer Unterzeichner und Anpassung der Bestätigungs-E-Mail, siehe eSignatures Requests. Speziell für mehrere Unterzeichner beschreibt request multiple signatures die Einrichtung. Die umfassendere e-signatures overview verlinkt auf alle Signaturfunktionen, einschließlich preview links, , erneutes Sendenund audit trails.

Compliance: Was Rechtsteams wissen müssen

Ich bin nicht Ihr Anwalt, und ein Blogbeitrag ist es auch nicht. Aber ich kann Ihr Rechtsteam auf die richtigen Quellen hinweisen und erklären, was die Plattform erfasst.

E-Signaturen sind in den meisten wichtigen Rechtssystemen rechtsgültig. In den USA gelten ESIGN und UETA. Die EU hat eIDAS. Das Vereinigte Königreich, Kanada, Australien und Neuseeland verfügen jeweils über eigene Regelwerke. Kurz gesagt: Für Standard-Handelsverträge (B2B-SaaS-Vereinbarungen, Dienstleistungsverträge, NDAs) sind elektronische Signaturen in der Regel durchsetzbar. Es gibt Ausnahmen für bestimmte Dokumenttypen in bestimmten Rechtssystemen, weshalb Ihr Rechtsteam den jeweiligen Rahmen prüfen sollte.

Wir pflegen regionale Compliance-Referenzartikel unter eSigning laws and compliance, die Australien, Kanada, die EU, Israel, Neuseeland, das Vereinigte Königreich und die USA abdecken. Wenn Rechtsberater nach der Gültigkeit von E-Signaturen fragen, verweisen Sie sie dorthin. Ihr Compliance-Team kann diese Quellen mit der eigenen Risikobewertung abgleichen.

Audit-Protokolle

Ein Audit-Protokoll erfasst, wer unterschrieben hat, wann die Unterschrift erfolgte, die IP-Adresse der unterzeichnenden Person sowie den Dokument-Hash zum Zeitpunkt der Unterzeichnung. Dadurch entsteht ein forensischer Nachweis, der belegt, dass das Dokument nach der Ausführung nicht verändert wurde. In regulierten Branchen (Gesundheitswesen, Finanzdienstleistungen, staatliche Auftragsvergabe) ist das Audit-Protokoll oft eine Compliance-Anforderung und kein optionales Extra.

Das Audit-Protokoll von Portant wird dem unterzeichneten Dokument beigefügt. Ihr Rechtsteam kann die Unterzeichnungsreihenfolge, Zeitstempel und die Identität der unterzeichnenden Personen für jeden Vertrag nachvollziehen. Weitere Informationen zur Konfiguration finden Sie unter add audit to e-signatures .

Vertragstypen und wann man sie einsetzt

Nicht alle Verträge sind gleich, und das Automatisierungsmuster hängt vom Vertragstyp ab. Hier sind die gängigen Muster, die HubSpot-Teams automatisieren:

Master Service Agreements (MSAs)

MSAs bilden die Grundlage einer dauerhaften Geschäftsbeziehung. Sie enthalten die allgemeinen Bedingungen: Haftung, Freistellung, anwendbares Recht, geistiges Eigentum und Vertraulichkeit. Die kommerziellen Details (Preise, Leistungsumfang, Zeitplan) sind in separaten Bestellformularen oder SOWs geregelt, die auf das MSA verweisen.

Da MSAs wenige deal-spezifische Felder enthalten, besteht das Template überwiegend aus statischem Vertragstext mit Merge-Tags für Parteinamen, Adressen, Datum des Inkrafttretens und anwendbares Recht. Der Prüfungsschritt ist hier besonders wichtig, da das MSA den rechtlichen Rahmen für alles Folgende festlegt. Weitere Informationen dazu, wie MSAs in die übergeordnete Vertragsarchitektur passen, finden Sie unter SaaS contract management .

Statements of Work (SOWs)

SOWs definieren Umfang und Preise für ein konkretes Projekt im Rahmen eines bestehenden MSA. Sie ändern sich mit jedem Deal: Leistungen, Zeitpläne, Ressourcenplanung, Meilensteine und Zahlungspläne. SOW-Templates enthalten in der Regel mehr Merge-Tags und weniger rechtliche Standardformulierungen.

Google Slides eignet sich gut für SOWs, die visuelle Elemente wie Projektzeitpläne oder Architekturdiagramme neben den Vertragsbedingungen benötigen. Google Docs eignet sich für textlastige SOWs, die eher einem detaillierten Projektplan ähneln.

Non-Disclosure Agreements (NDAs)

NDAs sind unkompliziert, werden in großem Volumen benötigt und oft früh im Pipeline-Prozess ausgelöst. Ein Vertriebsmitarbeiter qualifiziert einen Interessenten und benötigt eine gegenseitige NDA-Abdeckung, bevor er Produktdetails oder Preise teilt. Das Template ist kurz (2 bis 4 Seiten), der Prüfungsschritt wird bei Standard-NDAs auf Gegenseitigkeit oft übersprungen, und der Signaturprozess ist unkompliziert.

Da NDAs in hohem Volumen und mit geringer Variation anfallen, eignen sie sich gut für eine vollständige Automatisierung: Auslösung durch eine Deal-Stage-Änderung, Generierung und Versand zur Unterschrift ohne manuelle Prüfung. Weitere Informationen zu NDA-Mustern finden Sie unter elements of a contract.

Bestellformulare

Bestellformulare werden in Verbindung mit einem bestehenden MSA verwendet. Sie enthalten überwiegend kommerzielle Bedingungen: Produkte, Mengen, Preise, Zahlungsplan und Laufzeit. Sie verweisen auf das MSA nach Datum und ergänzen die deal-spezifischen Zahlen. Das Template enthält viele Merge-Tags für Positionen und wenig rechtliche Formulierungen.

Positionen aus HubSpot-Deals fließen direkt in Bestellformular-Templates ein. Zur Konfiguration von Positionen siehe line items in Portant.

Nachträge

Nachträge ändern eine bestehende Vereinbarung. Sie verweisen auf den ursprünglichen Vertrag nach Datum und Parteien und legen dann fest, was sich ändert. Gängige Nachträge: Preisanpassungen, Laufzeitverlängerungen, Anpassungen des Leistungsumfangs und zusätzliche Produkte.

Nachtrag-Templates benötigen Eigenschaften sowohl aus dem aktuellen Deal als auch aus der ursprünglichen Vereinbarung. Wenn Sie das Datum des ursprünglichen Vertrags und die Referenznummer als benutzerdefinierte Eigenschaften im Deal speichern, kann das Nachtrag-Template diese automatisch abrufen.

Automatisierung der Vertragsgenerierung aus Deal-Stages

Die manuelle Generierung über die Portant-Karte eignet sich für Teams mit geringem Volumen. Wenn Ihr Team jedoch 50 oder mehr Verträge pro Monat abwickelt, sollte die Generierung automatisch durch Deal-Stage-Änderungen ausgelöst werden.

Das gängige Muster: Wenn ein Deal in die Stage "Contract" wechselt (oder wie auch immer Ihre Pipeline sie nennt), nimmt ein HubSpot-Workflow den Deal auf und löst Portant aus, um den Vertrag zu generieren. Der Vertrag wird erstellt, im Prüfungsschritt angehalten und die zuständigen Genehmiger werden benachrichtigt.

Timing ist entscheidend

Verträge folgen in der Regel der Annahme eines Angebots. Der Käufer stimmt dem Angebot zu, der Vertriebsmitarbeiter aktualisiert die Deal-Stage, und der Vertrag wird generiert. Das richtige Timing verhindert, dass Verträge zu früh generiert werden (bevor der Käufer den Bedingungen zugestimmt hat) oder zu spät (nachdem der Käufer die Vereinbarung bereits erwartet hat).

Manche Teams verwenden einen zweistufigen Auslöser. Der Deal wechselt in die Stage "Verbal Agreement" und der Vertrag wird als Entwurf generiert. Dann wechselt der Deal in die Stage "Contract Sent" erst, nachdem die Rechtsabteilung genehmigt hat und die Signaturanfrage versandt wurde. So bleiben Ihre Pipeline-Stages korrekt und die Stage "Contract Sent" enthält keine Dokumente, die noch nicht geprüft wurden.

Das Generieren-und-Halten-Muster

Das zuverlässigste Automatisierungsmuster für Verträge lautet: generieren und dann im Prüfungsschritt anhalten, bis die Rechtsabteilung genehmigt. Das bedeutet, der Workflow erstellt das Dokument automatisch (und erspart dem Vertriebsmitarbeiter die manuelle Generierung), sendet es aber nicht automatisch (und bewahrt so den rechtlichen Prüfungsschritt).

Die Aufgabe des Vertriebsmitarbeiters lautet: Deal-Stage aktualisieren, prüfen ob die Vorschau korrekt aussieht, und die Rechtsabteilung benachrichtigen, dass ein Vertrag zur Prüfung bereitsteht. Die Aufgabe der Rechtsabteilung bleibt dieselbe: Formulierungen prüfen, Bedingungen kontrollieren, genehmigen oder ablehnen. Die Automatisierung übernimmt alles zwischen diesen menschlichen Kontrollpunkten.

Informationen zur Konfiguration der Workflow-Automatisierung finden Sie unter automation features. Informationen speziell zu HubSpot-Workflow-Auslösern finden Sie unter trigger HubSpot workflows from Portant , wo die Integration beschrieben wird.

Nach der Unterzeichnung: Speicherung, Nachverfolgung und Verlängerung

Die Unterzeichnung eines Vertrags ist nur die halbe Arbeit. Was nach der Unterzeichnung passiert, entscheidet darüber, ob Ihre Legal-Ops wirklich skalierbar funktionieren.

Wo die unterzeichnete Kopie gespeichert wird

Portant speichert unterzeichnete PDFs in Google Drive in dem Ausgabeordner und mit der Namenskonvention, die Sie konfigurieren. Das unterzeichnete Dokument wird über die benutzerdefinierten Eigenschaften von Portant auch mit dem HubSpot-Deal-Datensatz verknüpft. Sie haben also zwei Zugriffsmöglichkeiten: im Drive nach der Datei suchen oder den Deal-Datensatz öffnen und auf den Link klicken.

Für Teams, die OneDrive verwenden, unterstützt Portant auch das. Weitere Informationen zur Konfiguration finden Sie unter save to OneDrive .

Namenskonventionen sind wichtig

In sechs Monaten wird jemand einen bestimmten Vertrag suchen. Wenn jede Datei "Contract.pdf" heißt, müssen Dokumente einzeln geöffnet werden. Eine Namenskonvention, die Unternehmensname, Vertragstyp und Datum enthält, macht Verträge auffindbar, ohne sie öffnen zu müssen.

Mit Portant können Sie Ausgabedateinamen aus Merge-Tags zusammenstellen. Ein Muster wie "{Company Name} - MSA - {Date}" erzeugt Dateien wie "Acme Corp - MSA - 2026-03-15.pdf". Dies funktioniert sowohl für die Drive-Ordnerstruktur als auch für die Referenz im HubSpot-Datensatz. Informationen zur Einrichtung finden Sie unter customize output file names .

Vertragsstatusberichte

Portant schreibt benutzerdefinierte Eigenschaften zurück in das HubSpot-Deal: Dokumentstatus, Signaturstatus, Unterschriftsdatum. Diese Eigenschaften ermöglichen HubSpot-Berichte zur Vertragsaktivität. Ihr RevOps-Team kann Dashboards erstellen, die ausstehende Verträge zur Prüfung, Verträge mit ausstehender Unterschrift, in diesem Monat unterzeichnete Verträge und die durchschnittliche Zeit von der Erstellung bis zur Unterschrift anzeigen.

Diese letzte Kennzahl (Zeit von der Erstellung bis zur Unterschrift) ist einer der besten Indikatoren für die Gesundheit des Vertrags-Workflows. Wenn sie steigt, verlangsamt sich irgendetwas im Prüf- oder Unterzeichnungsprozess. Die HubSpot-Eigenschaften machen das sichtbar, ohne dass benutzerdefinierte Reporting-Tools erforderlich sind.

Verlängerungserinnerungen

Wenn Ihre Verträge feste Laufzeiten haben, kann das Deal-Abschlussdatum (oder eine benutzerdefinierte Eigenschaft „Vertragsende") Verlängerungserinnerungen auslösen. Ein HubSpot-Workflow, der 90 Tage vor dem Enddatum ausgelöst wird, erstellt eine Aufgabe, sendet eine Benachrichtigung oder nimmt den Deal in eine Verlängerungspipeline auf. Der Verlängerungsvertrag kann dieselbe Vorlage mit aktualisierten Daten und Konditionen verwenden.

Dies schließt den Kreislauf des Vertragslebenszyklus: Von der Erstellung über die Unterzeichnung bis zur Verlängerung bleibt alles im HubSpot-Datensatz.

Informationen zu Output-Verwaltungs- und Speicheroptionen finden Sie unter outputs documentation. Für die automatische Ablage von Verträgen in organisierten Drive-Ordnern erklärt auto-filing output files die Einrichtung.

Häufige Fehler bei der Vertragsautomatisierung

Ich habe genug Teams bei der Einrichtung von Vertrags-Workflows begleitet, um immer wieder dieselben Fehler zu sehen. Worauf Sie achten sollten:

Fest codierte Daten und Namen in Vorlagen. Der häufigste Fehler. Jemand erstellt die Vorlage, tippt „Acme Corp" in das Feld für den Parteinamen und vergisst, es durch einen Merge-Tag zu ersetzen. Die nächsten 20 Verträge enthalten alle den Namen „Acme Corp". Verwenden Sie Merge-Tags für jedes deal-spezifische Datenelement. Wenn es sich zwischen Verträgen ändert, gehört ein Merge-Tag dorthin.

Überprüfung bei „Standardverträgen" überspringen. Teams überspringen manchmal die Prüfung bei Verträgen, die sie als Routine betrachten. Das funktioniert gut, bis eine KI-gestützte Klausel unerwartete Formulierungen erzeugt oder ein Merge einen veralteten Eigenschaftswert abruft. Auch Standardverträge benötigen mindestens ein Augenpaar zur Kontrolle. Wenn Sie die Prüfung für Standardvereinbarungen beschleunigen möchten, verwenden Sie einen einzigen Genehmiger statt drei. Überspringen Sie die Prüfung nicht vollständig.

Keine Tests mit Grenzfällen. Ihre Vorlage funktioniert einwandfrei, wenn der Deal einen Kontakt, einen vollständigen Unternehmensdatensatz und alle benutzerdefinierten Eigenschaften ausgefüllt hat. Aber was passiert, wenn der Deal zwei Kontakte hat? Wenn die Unternehmensadresse leer ist? Wenn die Eigenschaft für die Laufzeit nicht gesetzt wurde? Testen Sie mit unvollständigen Daten, bevor Sie live gehen. Der Vorschauschritt deckt diese Fälle auf, aber nur wenn jemand hinschaut.

Falscher Name der juristischen Person. Das HubSpot-Feld „Unternehmensname" enthält häufig einen informellen Namen („Acme") statt des eingetragenen Firmennamens („Acme Corporation, Inc."). Wenn Ihre Vertragsvorlage die falsche Eigenschaft abruft, ist die Vereinbarung möglicherweise gegenüber der richtigen juristischen Person nicht durchsetzbar. Verwenden Sie eine eigene Eigenschaft „Name der juristischen Person" und stellen Sie dort die Datenqualität sicher. Siehe HubSpot properties for cleaner sales documents für Muster zum Eigenschaftsdesign.

Versenden ohne eingerichtete Gegenzeichnung. Wenn Ihre Verträge eine Gegenzeichnung von Ihrer Seite erfordern, stellen Sie sicher, dass der Unterzeichnungsprozess diesen Schritt enthält. Ein Vertrag, der nur vom Käufer unterzeichnet wurde, ist möglicherweise erst bindend, wenn Ihr bevollmächtigter Unterzeichner ihn ebenfalls ausführt. Konfigurieren Sie den Gegenzeichner im Workflow, bevor Sie live gehen.

Lücken im Audit-Trail. Wenn Ihr Rechtsteam Audit-Trails benötigt und Sie diese nicht aktiviert haben, fehlt dem unterzeichneten Dokument der forensische Nachweis. Aktivieren Sie Audit-Trails, bevor Sie Verträge versenden, nicht danach. Audit-Trails nachträglich zu bereits unterzeichneten Verträgen hinzuzufügen ist nicht möglich.

Inkonsistente Dateibenennung. Wenn jeder Vertriebsmitarbeiter eine andere Namenskonvention verwendet, wird das spätere Auffinden von Verträgen zur Sucharbeit. Legen Sie die Namenskonvention in der Workflow-Vorlage fest, damit sie automatisch angewendet wird. Verlassen Sie sich nicht darauf, dass Mitarbeiter Dateien konsistent benennen.

Häufig gestellte Fragen

Können wir ein hochgeladenes PDF ohne Quelle unterzeichnen?

Ja. Sie können ein PDF direkt hochladen und zur Unterschrift versenden, ohne es durch einen Merge-Workflow zu führen. Das eignet sich für Verträge, die außerhalb Ihres Vorlagensystems entstehen, zum Beispiel Vereinbarungen, die vom Rechtsteam der Gegenseite erstellt wurden. Siehe manual signature request via PDF upload für die Schritt-für-Schritt-Anleitung.

Wie funktionieren mehrere Unterzeichner?

Portant unterstützt mehrere Unterzeichner in Reihenfolge oder parallel. Bei sequenzieller Unterzeichnung erhält Unterzeichner 1 die Anfrage, unterzeichnet, und dann erhält Unterzeichner 2 sie. Das ist das Standardmuster für Verträge, bei denen der Käufer zuerst unterzeichnet und der Verkäufer gegenzeichnet. Sie konfigurieren die Unterzeichnungsreihenfolge im Workflow. Siehe request multiple signatures.

Wo wird die unterzeichnete Datei gespeichert?

Unterzeichnete Ausgaben werden in Google Drive (oder OneDrive) gespeichert, basierend auf dem Ausgabeordner und der Namenskonvention aus Ihrem Workflow. Ein Link erscheint auch im HubSpot-Deal-Datensatz über die benutzerdefinierten Eigenschaften von Portant. So haben Sie zwei Möglichkeiten, den unterzeichneten Vertrag zu finden: über den CRM-Datensatz oder über das Dateisystem. Stimmen Sie Ihre Namenskonvention mit den Ablageerwartungen Ihres Rechtsteams ab.

Kann ich Word-Vorlagen statt Google Docs verwenden?

Der Merge von Portant funktioniert mit Google Docs- und Google Slides-Vorlagen. Wenn Sie vorhandene Word-Vorlagen haben, können Sie diese in Google Docs importieren und die Merge-Felder in Portant-Tags umwandeln. Die Formatierung überträgt sich in der Regel gut bei textlastigen Verträgen. Für das Ausgabeformat kann Portant PDFs, Word-Dateien (.docx) und andere Formate aus Google Docs-Vorlagen erzeugen. Siehe Microsoft Word output für Details.

Wie gehen wir mit Vertragsänderungen um?

Erstellen Sie eine separate Änderungsvorlage, die auf die ursprüngliche Vereinbarung nach Datum und Parteien verweist. Speichern Sie das ursprüngliche Vertragsdatum und die Referenznummer als benutzerdefinierte Eigenschaften im HubSpot-Deal, damit die Änderung diese per Merge-Tags abrufen kann. Der Änderungs-Workflow folgt demselben Muster aus Erstellung, Prüfung und Unterzeichnung wie der ursprüngliche Vertrag. Manche Teams erstellen für die Änderung einen neuen Deal und verknüpfen ihn mit demselben Unternehmen; andere verwenden den bestehenden Deal mit aktualisierten Eigenschaften.

Was passiert, wenn die E-Mail-Adresse eines Unterzeichners nicht zustellbar ist?

Wenn die E-Mail mit der Unterschriftenanforderung nicht zugestellt werden kann, spiegelt der Unterzeichnungsstatus den Fehler wider. Sie können die E-Mail-Adresse des Kontakts im HubSpot-Datensatz aktualisieren und die Unterschriftenanforderung erneut senden. Siehe resend signature requests für den Umgang mit Zustellfehlern und das erneute Senden an aktualisierte Adressen.

Für mehr Kontext dazu, wie Verträge in den breiteren Deal-Zyklus passen, bietet contract lifecycle management die strategische Perspektive. Und für Teams, die noch am Anfang ihrer HubSpot-Dokumentenautomatisierung stehen, erklärt how Portant's HubSpot integration works die technische Grundlage.