Der HubSpot Sales Stack Blueprint: Tools, die mehr Deals abschließen

Dieses Playbook ist anders als die anderen. Jede Vertriebsführungskraft kennt das Gefühl. Ein Deal ist heiß, aber eine Kleinigkeit bremst ihn aus. Das Angebot dauert zu lange. Der Vertrag wartet auf die Freigabe. Die Übergabe an die Umsetzung ist unübersichtlich. Reibung kostet nicht nur Zeit, sie killt den Schwung.

Dieses Playbook soll genau das ändern.

Es wurde für Teams entwickelt, die mit HubSpot arbeiten und ihren Vertriebsprozess von Angebot bis Zahlung schneller, reibungsloser und sauberer gestalten möchten. Darin finden Sie praktische Wege, um Engpässe zu beseitigen, administrative Aufgaben zu automatisieren und jeden Deal voranzutreiben, ohne dabei die menschliche Note zu verlieren.

Wir haben es gemeinsam mit den führenden Implementierungspartnern von Portant entwickelt, Beraterinnen und Beratern sowie Operatoren, die täglich in echten HubSpot-Pipelines arbeiten. Sie sehen, wo es hakt, sie beheben, was Deals ausbremst, und sie wissen, welche Tools einen Vertriebsprozess wirklich funktionieren lassen.

Jedes Modul konzentriert sich auf einen häufigen Schmerzpunkt und die bewährten Lösungen, die Top-Teams einsetzen, um ihn zu lösen. Sie erfahren, welche Tools empfohlen werden, auf welche Workflows die Teams setzen und mit welchen Worten sie Kunden überzeugen, um Akzeptanz und eine hohe Nutzungsrate sicherzustellen.

Das ist keine Theorie. Es ist ein praxisnaher Leitfaden für Menschen, die schnell Ergebnisse brauchen.

• Für Vertriebsleiterinnen und -leiter, die möchten, dass ihre Mitarbeitenden Prozesse einhalten, ohne dabei langsamer zu werden.
• Für RevOps-Verantwortliche, die es leid sind, systemübergreifend nach Klarheit zu suchen.
• Für Gründerinnen und Gründer, die möchten, dass ihre Teams selbstbewusst verkaufen und sauber an die Umsetzung übergeben.

Wenn Sie HubSpot nutzen und Ihren Quote-to-Cash-Zyklus ernsthaft verkürzen möchten, hilft Ihnen dieses Playbook dabei, den Rhythmus, die Transparenz und den Schwung aufzubauen, den Ihr Vertriebsteam braucht.

Unsere Portant-Partner

Dieses Playbook entstand in Zusammenarbeit mit den Expertinnen und Experten, die diese Arbeit täglich leisten. Wir haben es nicht allein geschrieben. Es wurde von den führenden Partnern von Portant mitgestaltet. Das sind die Menschen, an die sich Vertriebsteams wenden, wenn Deals unübersichtlich werden, Systeme schwerfällig wirken und nichts so recht greift.

Sie arbeiten in komplexen Pipelines. Sie hören zu, was Vertriebsmitarbeitende beklagen. Sie bauen echte Systeme, die das Chaos beenden. Jede Expertin und jeder Experte in diesem Leitfaden hat eigene Erfahrungen eingebracht. Jedes Zitat ist authentisch. Jede Erkenntnis wurde erprobt.

Modul 1: Schaffen Sie Ordnung in Ihren Angeboten, Verträgen und Proposals

Wenn Dokumente außerhalb von HubSpot liegen, wird alles schwieriger.

Jede Vertriebsführungskraft kennt den Schmerz. Ein Deal ist bereit, voranzukommen. Das Gespräch lief gut. Der Käufer sagt Ja. Dann dauert das Angebot zwei Tage. Der Vertrag muss überarbeitet werden. Die Rechtsabteilung fordert eine weitere Änderungsrunde. Der Mitarbeitende kopiert und fügt zwischen Tools ein.

Jetzt steckt der Deal fest.

Hier verlieren die meisten Teams ihren Schwung. Das Verkaufsgespräch verstummt. Der Käufer wendet sich ab. Und Ihr Team bleibt mit einer aufgeblähten Pipeline ohne Abschlüsse zurück.

Vertriebsdokumente sind oft der letzte Bereich im Prozess, der optimiert wird. Sie leben noch in Word. In PDFs. In geteilten Laufwerken und Desktop-Ordnern. Sie werden per E-Mail weitergereicht. Sie werden von Grund auf neu erstellt. Und sie werden ohne jegliches Tracking versendet.

Diese Dokumente sollten Ihnen helfen, schneller abzuschließen. Stattdessen bremsen sie alles aus.

Angebote werden manuell erstellt. Proposals werden kopiert und eingefügt. Verträge benötigen jedes Mal die Unterstützung der Rechtsabteilung. Schlimmer noch: Niemand weiß, wo irgendetwas ist. Vertriebsleiterinnen und -leiter jagen Unterschriften hinterher. Manager leiten PDFs weiter. Mitarbeitende verlieren Stunden damit, die neueste Version zu suchen.

Jeder Schritt birgt ein Risiko. Ein falscher Preis. Ein veralteter Produktname. Ein übersehenes Feld. Jetzt ist der Kunde verwirrt. Der Deal verlangsamt sich. Jamie Clifton beobachtet dies in allen Arten von B2B-Teams.

„Quote to Cash ist immer noch sehr manuell. Selbst bei den fortschrittlichsten Teams. Aber das muss nicht so sein. Die Daten sind bereits vorhanden. Man braucht nur einen besseren Weg, sie ins Dokument zu übertragen."

Den Prozess einmal aufbauen und dann laufen lassen

Daryl arbeitet mit ERP-gesteuerten Teams. Komplexe Preisgestaltung. Lange Zyklen. Mehrere Entscheidungsträger. Er bringt klar auf den Punkt, wo die eigentlichen Kosten entstehen.

Das machen leistungsstarke Teams anders. Sie warten nicht, bis nach der Demo, um das Dokument zu klären. Sie lassen Mitarbeitende keine eigenen Versionen erstellen. Und sie versenden nie etwas, das nicht nachverfolgbar ist.

Beginnen Sie mit Ihren drei zentralen Vertriebsdokumenten:

• Das Angebot
• Der Vertrag
• Das Proposal

Das sind die Dokumente, die einen Deal voranbringen. Wandeln Sie jedes davon in eine dynamische Vorlage um. Ziehen Sie echte Daten aus HubSpot. Kontaktdaten. Unternehmensinformationen. Deal-Betrag. Abschlussdatum. Produkte. Summen. Rabatte.

Lösen Sie das Dokument über den Deal aus oder durch einen Stufenwechsel. Das Dokument wird in Sekunden erstellt. Es ist markenkonsistent. Korrekt. Und wird zur Unterzeichnung versendet.

Fügen Sie bei Bedarf Prüfschritte hinzu.

„Das fehlende Stück war die Dokumentenausgabe. Die Mitarbeitenden leisteten großartige Arbeit in HubSpot. Aber dann wurde das Angebot aus Word heraus versendet. Oder jemand aus der Buchhaltung schickte ein PDF vom Desktop. Das unterbrach den Fluss. Portant war eine Wohltat. Jetzt läuft der gesamte Prozess innerhalb von HubSpot. Vom Deal bis zur Unterschrift."

„Es geht nicht nur um den Verwaltungsaufwand, sondern um die Verzögerung. Um die Verwirrung. Wenn ein Kunde etwas sieht, das nicht zur E-Mail oder zum Gespräch passt, zögert er. Und Zögern tötet Deals."

Das spart Mitarbeitenden nicht nur unzählige Stunden. Jetzt lässt sich jede Phase nachverfolgen. Erstellt. Versendet. Eingesehen. Unterzeichnet. In der Timeline. Im CRM. Nichts geht verloren.

Es reduziert Fehler, verkürzt die Zeit bis zur Unterzeichnung und löst das Quote-to-Cash-Problem. Vor allem aber gibt es dem Team Sicherheit. Das Dokument passt immer zum Deal. Die Summen stimmen. Das Format ist sauber. Die Marke wirkt professionell.

Für Führungskräfte ist der Nutzen noch größer. Sie erhalten vollständige Transparenz. Sie können messen, wie lange Dokumente benötigen. Sie sehen, welche Mitarbeitenden ins Stocken geraten. Sie können die Reibung beheben.

„Die meisten Teams benötigen eine Freigabe für Proposals, manche Verträge, Rabatte und so weiter. Machen Sie das nicht zu einem manuellen Schritt. Mit Tools wie Portant können Sie Freigaben in den Prozess integrieren, sodass automatisch eine Benachrichtigung an eine Führungskraft gesendet wird."

Welches Tool ist das richtige

Sie können das komplett in HubSpot mit Portant umsetzen. Es verbindet sich direkt mit dem Deal. Es nutzt HubSpot-Daten in Echtzeit. Es erstellt Angebote, Verträge und Proposals. Und es verfolgt alles nach.

Für komplexe Freigaben empfiehlt Paris außerdem den Einsatz von Tools wie Hapily, um die Regeln klar zu halten. Fangen Sie immer einfach an.

Empfohlene Tools

„Portant für Vereinbarungen, Verträge und Proposals zu nutzen ist fantastisch. Es gibt auch ein wirklich gutes CPQ-Tool namens Hapily, das nativ wirkt und sich hervorragend für Freigaben und Rabattierung eignet."

„Portant ist eine clevere Lösung für eine echte Herausforderung in HubSpot. Ich habe keine vergleichbare Lösung gefunden. Kunden geben Tausende für DocuSign oder PandaDoc aus und tippen dann alles manuell in HubSpot ein. Wir empfehlen ihnen, zu wechseln."

"Was HubSpot bisher weitgehend gefehlt hat, ist die Dokumentenausgabe. Genau hier war Portant für uns eine Art Segen. Kunden erstellen Lieferscheine und Leistungsbeschreibungen in Google Docs oder Word. Warum diesen Prozess nicht mit Portant abkürzen?"

Modul 2: Bauen Sie einen Vertriebsprozess, den Ihre Mitarbeiter wirklich einhalten

Warum Ihrer Pipeline schwer zu vertrauen ist.

Wenn Ihr Vertriebsteam den Prozess nicht befolgt, existiert der Prozess nicht.

Das Problem ist keine Faulheit. Es ist das Design. Die meisten CRMs sind überfüllt mit ungenutzten Phasen, Feldern ohne Funktion und Pipelines, die eher die Hoffnungen der Führungsebene widerspiegeln als die Realität im Tagesgeschäft.

Vertriebsmitarbeiter überspringen Schritte. Felder bleiben leer. Manager raten, in welcher Phase sich ein Deal befindet. Die Daten wirken vollständig, sind aber nicht sauber. Man kann daraus keine Prognosen ableiten. Man kann keine fundierten Entscheidungen treffen. Man kann damit nicht skalieren.

Wenn jeder Mitarbeiter sein eigenes System betreibt, verlieren Sie den Überblick. Deals springen ohne klaren Grund von Phase zu Phase. Manche überspringen die Qualifizierung. Andere stagnieren in der Verhandlung, obwohl der Käufer nicht reagiert.

Machen Sie es einfach einzuhalten und schwer zu brechen

Die Lösung besteht nicht darin, mehr Regeln hinzuzufügen. Die Lösung ist Klarheit. So gehen leistungsstarke Teams vor:

1. Definieren Sie eine klare Pipeline

Sie brauchen keine vier Pipelines. Sie brauchen eine, die Ihre tatsächliche Vertriebsbewegung widerspiegelt. Halten Sie die Phasen kompakt. Verwenden Sie aktionsbasierte Bezeichnungen wie "Discovery Call abgeschlossen" oder "Angebot versendet".

"Führungskräfte denken, der Prozess sei das Problem. Aber das Problem liegt oft in der Art, wie er eingerichtet ist. Wenn er nicht eindeutig ist, werden Mitarbeiter ihn nicht befolgen. Man muss ihn so gestalten, wie sie tatsächlich arbeiten."

"Ich bitte einen Kunden, mir alle qualifizierten Leads zu zeigen. Und oft können sie das nicht. Weil manche als 'Demo gebucht' markiert sind, andere in 'ausstehend' feststecken und einige zufällige benutzerdefinierte Labels haben. Es wird ein heilloses Durcheinander, wenn Ihre Labels für verschiedene Menschen verschiedene Dinge bedeuten."

2. Verwenden Sie den Lead-Status korrekt

Legen Sie den Lead-Status wie folgt fest:

• Neu
• Kontaktiert
• Verbunden
• Qualifiziert
• Disqualifiziert

Paris empfiehlt, dies mit strikter Automatisierung zu kombinieren. Ein Beispiel:

• Wenn ein Lead erstellt wird, ist der Status "Neu"
• Wenn eine E-Mail oder ein Anruf protokolliert wird, wechselt er zu "Kontaktiert"
• Wenn ein Meeting gebucht wird, wechselt er zu "Verbunden"
• Und so weiter…

Jetzt wissen Ihre SDRs genau, was als Nächstes zu tun ist. Und Ihr CRM wird zur selbstreinigenden Einheit.

3. Verwenden Sie Pflichtfelder sparsam, aber gezielt

Zwingen Sie Mitarbeiter nicht dazu, zehn Felder auszufüllen, um einen Deal weiterzubewegen. Wählen Sie die relevanten aus. Deal-Betrag. Abschlussdatum. Phasengrund. Das war's.

Machen Sie diese Felder dann nützlich. Nutzen Sie sie für das Reporting. Oder um die Dokumentenautomatisierung anzutreiben.

Mit dem Mitarbeiter im Blick gestalten

"Lead-Status ist das am meisten unterschätzte Feld in HubSpot. Richten Sie es in einer klaren Reihenfolge ein. Neu. Kontaktiert. Verbunden. Qualifiziert. Disqualifiziert. Jeder Lead = ein Status. Immer."

"Sie müssen wie der Mitarbeiter denken. Wenn er in Eile ist, kann er den Deal schnell weiterbewegen? Wenn er Notizen aktualisiert, ist es einfacher, das in HubSpot zu tun als in seinem eigenen Dokument? Wenn nicht, riskieren Sie den Deal."

Einmal aufbauen, dann mit echten Daten verbessern

Sobald Ihre Pipeline und Ihr Lead-Prozess sauber sind, können Sie damit beginnen, Muster zu erkennen.

• Wo stagnieren Deals
• Wie viele Leads kommen nie über "Kontaktiert" hinaus
• Welche Mitarbeiter überspringen Schritte
• Welche Phase hat die längste Verzögerung

Jetzt steuern Sie nicht mehr nach Bauchgefühl. Sie steuern auf Basis einer einzigen verlässlichen Datenquelle.

Empfohlene Tools

"Die Architektur von HubSpot Sales Hub, Kontakte, Unternehmen, Deals, das sind die wesentlichsten Dinge, um Kunden erfolgreich einzurichten. Trainual ist wirklich hilfreich, um Mitarbeiter darin zu schulen, das System effektiv zu nutzen. Man kann sie danach sogar testen."

"Der Durchbruch für uns war die Implementierung von allem über Supered, eingebettete Dokumentation zu Phasendefinitionen und Orientierung dazu, was Mitarbeiter als Nächstes tun sollten."

"Supered ist ein wirklich wichtiges Tool für Partner, aber auch für Kunden bei der Einführung. Wir nutzen es immer mehr und Kunden sehen den Nutzen. Es hilft uns sicherzustellen, dass die Prozesse, die wir aufbauen, tatsächlich in HubSpot eingehalten werden."

Modul 3: Reagieren Sie in weniger als 15 Minuten auf neue Leads

Das ist kein Personalproblem. Es ist ein Systemproblem.

Wenn Sie mehr als 15 Minuten warten, um auf einen neuen Lead zu antworten, sinkt Ihre Abschlusswahrscheinlichkeit rapide. Das wissen Sie bereits. Die Daten belegen es immer wieder.

Aber die meisten Teams verpassen dieses Zeitfenster dennoch. Nicht weil es ihnen egal ist. Sondern weil ihre Systeme nicht schnell genug reagieren können.

Leads landen in einem gemeinsamen Posteingang. Oder sitzen unzugewiesen im CRM. Oder werden an den falschen Mitarbeiter weitergeleitet. Bis jemand antwortet, hat der Käufer bereits das Interesse verloren.

Mitarbeiter wollen schnell antworten. Aber sie warten. Warten auf Zuweisung. Warten auf Klarheit. Warten darauf, dass jemand ihnen sagt, ob der Lead ihnen gehört. Manchmal sind sie in Meetings. Manchmal kommt der Lead um 17 Uhr an. Manchmal geht er an jemanden, der an diesem Tag nicht da ist.

So bauen Sie ein Lead-Routing-System, das jedes Mal funktioniert

Das ist, wobei Paris Teams hilft, wenn sie schnell handeln müssen.

1. Beginnen Sie mit einer Quelle

Wählen Sie Ihre größte Lead-Quelle. Das könnte Ihr Website-Demo-Formular sein. Oder eingehende Vertriebs-E-Mails. Konzentrieren Sie sich zunächst dort.

"Sie brauchen ein System, das Leads regelbasiert weiterleitet. Automatisch. Dann den Mitarbeiter benachrichtigt. Dann die Zeit erfasst. Wenn das Zeitfenster verpasst wird, eskaliert es."

"Speed-to-lead ist nach wie vor die größte Lücke. Selbst mit HubSpot im Einsatz lassen Teams den Ball fallen. Es ist fast immer ein Routing-Problem. Niemand weiß genau, wer zuständig ist. Also springt keiner an."

2. Legen Sie Ihre Routing-Regeln fest

Leiten Sie Leads anhand sinnvoller Kriterien weiter. Geografie. Produktlinie. Deal-Größe. Nutzen Sie Round-Robin für eine gleichmäßige Verteilung. Oder weisen Sie nach Verantwortlichem zu, wenn Accounts zugeordnet sind.

Verwenden Sie in HubSpot Workflows, um die Regeln zu definieren:

• Wenn Land = UK, dem EMEA-Team zuweisen
• Wenn Umsatz > $50k, dem Strategic AE zuweisen
• Wenn bereits ein Verantwortlicher vorhanden ist, diesen Mitarbeiter benachrichtigen

3. Benachrichtigen Sie den Mitarbeiter sofort

Verwenden Sie Slack, E-Mail oder beides. Die Benachrichtigung muss schnell sein. Geben Sie den Kontaktnamen, das Unternehmen und einen direkten Link zum Datensatz an.

"Für schnelles Handeln muss der Mitarbeiter auf einen Blick erkennen können: Wer. Was. Wo klicken. Machen Sie es ihnen leicht."

4. Erfassen Sie die Antwortzeit

Verwenden Sie benutzerdefinierte Felder, um die "erste Antwortzeit" zu erfassen. Oder verwenden Sie eine SLA-Regel für die Zeit bis zur ersten Kontaktaufnahme. Das ermöglicht gezieltes Coaching und sorgt dafür, dass der Prozess transparent bleibt.

Zeigen Sie diese Daten in Ihrem Dashboard:

• Mediane Reaktionszeit pro Mitarbeiter
• Leads ohne erste Kontaktaufnahme
• SLA-Verstöße pro Woche

5. Eskalieren Sie, wenn keine Reaktion erfolgt

Wenn ein Lead unbearbeitet bleibt, senden Sie eine Benachrichtigung an den Manager. Oder leiten Sie den Lead an den nächsten Mitarbeiter weiter. Die Eskalation sollte schnell und automatisch erfolgen. Kein ständiges Nachfassen.

Geben Sie Mitarbeitern einen klaren Weg, kein überfülltes Postfach

Hier machen Teams den entscheidenden Fehler. Sie werfen alle Leads in eine einzige Ansicht. Oder erwarten, dass Mitarbeiter Leads aus Warteschlangen selbst herausziehen. Das verlangsamt alles.

Geben Sie jedem Mitarbeiter stattdessen eine übersichtliche Tagesliste. Priorisiert. Vorab zugewiesen. Idealerweise mit den hochwertigsten Leads ganz oben. So können Mitarbeiter ihren Tag mit konkreten Maßnahmen beginnen, anstatt Tabellen zu sortieren.

Diese eine Verbesserung steigert den Umsatz, ohne zusätzliches Personal einzustellen

Die Leads kamen bereits rein. Das Team hatte bereits gute Mitarbeiter. Sie brauchten nur ein System, das schneller arbeitet als die Aufmerksamkeitsspanne der Käufer.

"Allein durch die Optimierung der Lead-Reaktionszeit konnten wir die Pipeline eines unserer Kunden um 10 Prozent steigern. Kein zusätzliches Budget. Keine neuen Mitarbeiter. Nur schnelleres Handeln."

Empfohlene Tools

"Ich nutze Calendly persönlich. Ich integriere es in HubSpot, damit die Terminbuchung so einfach wie möglich ist. Es reduziert das Hin und Her und hilft uns, schneller zu reagieren."

"Wenn ein neuer Lead eingeht, ist Aircall das erste Tool, das unsere Mitarbeiter nutzen. Anrufe, Notizen, alles wird direkt in HubSpot synchronisiert. Das bedeutet keine Verzögerungen, kein Rätselraten, wer mit wem gesprochen hat, und keine verlorenen Leads."

"Wenn ich eine Präferenz nennen soll, würde ich Aircall empfehlen, es bietet die beste HubSpot-Integration für Anrufe überhaupt. Anrufe und Notizen werden sofort protokolliert, was schnellere Reaktionen ermöglicht und keine Zeit durch das Nachverfolgen von Updates verloren geht."

Modul 4: Bestellungen und Rechnungen direkt in HubSpot anzeigen

Blinde Flecken führen zu Fehlern.

Ihre Vertriebsmitarbeiter verbringen ihren Tag in HubSpot. Ihre Finanz- und Betriebsteams arbeiten in anderen Systemen.

Diese Lücke erzeugt Reibung.

Mitarbeiter müssen wissen, ob ein Kunde bezahlt hat. Oder ob ihre Bestellung versandt wurde. Oder ob noch ein offener Saldo auf dem Konto besteht. Ohne diesen Kontext müssen sie nachfragen. Sie kontaktieren die Finanzabteilung. Sie raten. Oder schlimmer noch, sie sagen die falsche Aussage.

Wenn Mitarbeiter nicht sehen können, was nach dem Abschluss eines Deals passiert ist, treffen sie falsche Annahmen. Sie versprechen Lieferzeiten, die die Betriebsabteilung nicht einhalten kann. Sie gewähren Rabatte an Kunden, die bereits überfällig sind. Sie verfolgen Verlängerungen bei Konten mit offenen Rechnungen.

Das ist nicht ihr Fehler. Die Daten fehlen.

Noch schlimmer: Es lässt den Mitarbeiter unvorbereitet wirken. Für den Kunden fühlt es sich schlampig an. Unprofessionell.

Was erfolgreiche Teams anders machen

Daryl hilft Kunden dabei, die richtigen Informationen aus ERP- und Finanzsystemen direkt in HubSpot zu synchronisieren. Nicht alles, sondern nur die Daten, die den Vertrieb scharf halten.

Hier sind seine Empfehlungen:

• Kundendaten zu Bestellungen synchronisieren: Bestell-ID, Betrag, Status, Versanddatum.
• Rechnungsdaten synchronisieren: Ausstellungsdatum. Fälligkeitsdatum. Bezahlter Betrag. Ausstehender Saldo.
• Ein benutzerdefiniertes Objekt in HubSpot für Bestellungen und Rechnungen erstellen.
• Jedes Objekt dem richtigen Unternehmen und Deal zuordnen.
• Wichtige Felder im Unternehmensdatensatz anzeigen, auf einen Blick sichtbar.

"Vertrieb und Betrieb sollten keine zwei verschiedenen Welten sein. Wenn ein Mitarbeiter fragen muss 'Ist diese Bestellung versandt worden?', haben Sie bereits Geschwindigkeit und Vertrauen verloren. Diese Information sollte im CRM verfügbar sein."

So können Mitarbeiter wichtige Fragen beantworten, ohne zwischen Tools wechseln zu müssen:

• Wurde die letzte Bestellung versandt?
• Warten wir noch auf eine Zahlung?
• Ist dies ein wichtiger Kunde oder ein Einmalkauf?

Und Sie können auf Basis dieser Daten automatisieren:

• Den Mitarbeiter benachrichtigen, wenn ein wichtiger Kunde eine überfällige Rechnung hat.
• Deals markieren, bei denen eine neue Bestellung eingeht, bevor die letzte versandt wurde.
• Eine Verlängerungssequenz auslösen, wenn die letzte Rechnung bezahlt wurde.

Was das für Vertriebsteams ermöglicht

• Mitarbeiter wissen, welche Kunden stabil sind und welche ein Risiko darstellen
• Sie reduzieren Support-Eskalationen und vermeiden Abrechnungsfehler
• Ihr Team wirkt bei jedem Anruf kompetenter
• Sie erzielen abteilungsübergreifende Abstimmung, ohne zusätzliche Meetings zu benötigen

Dies ist besonders wertvoll in Branchen, in denen Lieferzeiten, Kreditkonditionen und Margen eng sind. Ein verpasstes Bestellungs-Update kann Sie die Verlängerung kosten.

Das CRM als zentrale Informationsquelle etablieren

"Mitarbeiter verkaufen besser, wenn sie niemanden nach dem Status fragen müssen. Das reduziert Reibung im gesamten Unternehmen. Und der Kunde erhält ein reibungsloseres Erlebnis."

Empfohlene Tools

"Wir haben den Orderwise Connector entwickelt, weil die meisten Unternehmen ein CRM wollten, das zur Benutzeroberfläche ihres ERP werden kann. Portant geht noch einen Schritt weiter: Kunden können Lieferscheine und Rechnungen direkt aus HubSpot generieren, und die Daten fließen in Xero. Wer Orderwise nicht nutzt, kann auf NetSuite- oder Business Central-Konnektoren zurückgreifen, die dieselbe Transparenz für Vertrieb und Finanzen bieten."

Modul 5: Wie Sie KI (richtig) in Ihren Vertriebsprozess integrieren

KI ist in Vertriebsgesprächen momentan allgegenwärtig. Führungskräfte wissen, dass sie sie benötigen, aber die meisten sind unsicher, wie sie sie in der Praxis einsetzen sollen. Die Partner, mit denen wir gesprochen haben, machten alle denselben Punkt.

KI schafft nur dann Mehrwert, wenn die Grundlagen vorhanden sind. Saubere Daten, strukturierte Prozesse und Dokumenten-Workflows müssen zuerst etabliert werden. Sobald diese solide sind, kann KI Reibung beseitigen, den Verwaltungsaufwand reduzieren und Angebote schärfer machen.

"Meine Warnung vor blindem Einsatz: Viele Menschen setzen voraus, dass KI fehlerfrei ist, was sie nicht ist. Sie müssen wirklich alles doppelt prüfen und alles überprüfen."

„Es gibt viele Menschen, die es nutzen, es aber nicht verstehen und es nicht so einsetzen, wie sie es in ihrem Unternehmen könnten, um ihr Geschäft voranzubringen."

Anwendungsfall A: Dynamische Angebote aus Discovery Calls

Nutzen Sie nach einem Discovery Call das Transkript und die Interessentendaten in HubSpot, um ein Angebot direkt im Deal-Datensatz zu erstellen, ohne zwischen Tools wechseln zu müssen.

1. Anruftranskription und Zusammenfassung in HubSpot erfassen

• Verwenden Sie ein mit HubSpot integriertes Aufzeichnungs- oder Transkriptionstool, um Transkripte in Anrufaktivitäten zu speichern.
• Extrahieren Sie wichtige Punkte wie Schmerzpunkte, Fristen, Budget und erforderliche Funktionen.

2. Zusammenfassung in benutzerdefinierten Eigenschaften oder Notizen speichern

• Erstellen Sie Deal-Eigenschaften wie „Wichtige Schmerzpunkte", „Käuferziele" und „Budgetrahmen".
• Nutzen Sie KI oder manuelle Eingaben, um diese Eigenschaften aus dem Transkript zu befüllen.

3. Portant-Vorlage mit dynamischen Feldern mit dem Deal verknüpfen

• Erstellen Sie eine Portant-Angebotsvorlage mit Merge-Tokens, die auf Deal-, Kontakt- und Unternehmenseigenschaften verweisen.
• Lösen Sie die Generierung aus, wenn der Deal in die „Angebotsphase" wechselt.

4. Prüfen, versenden und Status protokollieren

• Vertriebsmitarbeitende prüfen das Angebot direkt in HubSpot.
• Versenden Sie es über Portant, damit der Status „Gesendet", „Angesehen" und „Unterzeichnet" automatisch protokolliert wird.
• Lösen Sie Follow-up-Sequenzen aus, wenn ein Angebot angesehen, aber nicht unterzeichnet wurde.

„Für uns und unsere Kunden ist Portant wirklich ein fester Bestandteil der nativen HubSpot-Implementierung. Man braucht es. Es ist ein grundlegender Baustein Ihres HubSpot-Sales-Stacks."

„Wenn man die Notizen aus einem Discovery Call nehmen und daraus ein Angebot erstellen kann, ohne alles neu schreiben zu müssen, dann ist das der Traum. Der Vertriebsmitarbeiter sollte HubSpot dafür nie verlassen müssen."

Anwendungsfall B: Datenanreicherung

Reichern Sie neue Kontakte und Unternehmen mit zuverlässigen firmografischen Daten an und nutzen Sie diese Informationen in HubSpot-Dokumenten und Workflows.

1. Ihre Anreicherungsquelle auswählen

• Paris empfiehlt Apollo, das ihr Team zur Anreicherung mit Feldern wie Branche, Mitarbeiterzahl und Finanzierungsphase verwendet.
• HubSpot bietet jetzt native Anreicherung. Damit lassen sich Unternehmensgröße, Umsatz und Branche direkt in Ihrem CRM befüllen, ohne Tools von Drittanbietern.

2. Angereicherte Felder auf HubSpot-Eigenschaften abbilden

Erstellen Sie Kontakt- und Unternehmenseigenschaften, in denen die Anreicherungsdaten gespeichert werden.

3. Angereicherte Daten in Dokumenten verwenden

Fügen Sie diese Eigenschaften in Portant-Vorlagen ein, damit Angebote und Verträge den richtigen Kontext enthalten. Neben Outreach-Kampagnen können Sie diese Eigenschaften in beliebige Portant-Vorlagen einfügen, sodass Angebote und Verträge stets den richtigen Kontext tragen.

Anwendungsfall C: Lead-Routing

Verwenden Sie HubSpot-Workflows und Deduplizierungstools, um Leads weiterzuleiten, Duplikate zusammenzuführen und Aufgaben automatisch auszulösen.

1. Routing-Workflows einrichten

Weisen Sie in HubSpot-Workflows Leads automatisch anhand von Kriterien wie Unternehmensgröße, Standort oder Produktlinie zu, unter Verwendung nativer HubSpot-Lead-Scores mit KI.

2. Deduplizierungsprüfungen hinzufügen

Verwenden Sie Koalify, um Duplikate vor dem Routing zusammenzuführen.

3. Aufgaben und Benachrichtigungen auslösen

Erstellen Sie automatisch Aufgaben für Vertriebsmitarbeitende, wenn neue Leads zugewiesen werden. Nutzen Sie Benachrichtigungen, um sicherzustellen, dass kein Lead unbearbeitet bleibt.

„Es geht darum, die Routineaufgaben zu automatisieren und die Analyse in einem Bruchteil der Zeit durchzuführen, die jemand damit verbringen könnte, etwas tatsächlich zu analysieren."

Anwendungsfall D: KI-gestützte Berichte und Erkenntnisse

Nutzen Sie den KI-Assistenten und die Reporting-Tools von HubSpot, um Deal-Risiken und Pipeline-Erkenntnisse sofort sichtbar zu machen. Geben Sie Managern mithilfe des KI-Assistenten und der Dashboards von HubSpot Echtzeit-Einblicke in Pipeline-Risiken und den Zustand von Deals.

1. KI für die Berichterstellung aktivieren

• Gehen Sie in Ihren HubSpot-Einstellungen zu Reporting → Reports → Create report und wählen Sie AI Report Generator.
• Geben Sie eine Anfrage ein wie „Deals über 90 Tage ohne Aktivität nach Verantwortlichem" oder „Pipeline-Velocity nach Phase in diesem Quartal".
• Prüfen und passen Sie den generierten Bericht (Filter, Visualisierungen) an, bevor Sie ihn speichern.

„KI verändert das Tempo der Berichterstattung. Wir versuchen, Kunden dabei zu helfen, die Routineaufgaben zu automatisieren und die Analyse in einem Bruchteil der Zeit durchzuführen, die jemand damit verbringen könnte, etwas tatsächlich zu analysieren."

2. KI-Ergebnisse in Deal-Eigenschaften umwandeln

• Nachdem der KI-Bericht Muster erkannt oder Warnzeichen gesetzt hat, wandeln Sie diese Erkenntnisse in eine Eigenschaft um (z. B. „Deal-Risikobewertung" oder „Inaktivitätsphasen-Markierung").
• Verwenden Sie die Massenbearbeitung oder einen Workflow, um diese Eigenschaft den relevanten Deals zuzuweisen.

3. Eigenschaft(en) zu Dashboards hinzufügen

• Erstellen Sie benutzerdefinierte Berichte oder Dashboards mithilfe der neuen Eigenschaft (z. B. als „hohes Risiko" markierte Deals), um diese in Echtzeit zu überwachen.
• Verwenden Sie Visualisierungen wie Balkendiagramme, Zählungen oder Trends, um klar erkennbar zu machen, wo Aufmerksamkeit erforderlich ist.

4. Benachrichtigungen oder Aufgaben auf Basis dieser Eigenschaften auslösen

• Richten Sie einen dealbasierten Workflow ein, bei dem der Auslöser die Eigenschaft = „hohes Risiko" oder „inaktive Phase" ist.
• Verwenden Sie die Aktionen „Interne Benachrichtigung senden" oder „Aufgabe erstellen", um Manager zu benachrichtigen oder Follow-ups zuzuweisen.
• Wenn Sie E-Mail-Benachrichtigungen bevorzugen, nutzen Sie interne E-Mail-Aktionen in Deal-Workflows oder wandeln Sie den Workflow als Workaround mit Deal-Tokens in einen kontaktbasierten Workflow um.

Wichtige Erkenntnis zu KI

KI ist keine Abkürzung. Sie entfaltet ihre Wirkung, wenn sie auf zuverlässigen Vertriebsprozessen aufbaut.

Angebote, Anreicherung, Administration und Reporting lassen sich mit KI in HubSpot alle verbessern. Der Schlüssel liegt darin, klein anzufangen, alles zu automatisieren, was Vertriebsmitarbeitende verlangsamt, und stets eine menschliche Prüfung sicherzustellen, bevor etwas den Kunden erreicht.

„Der echte Mehrwert von KI liegt darin, wenn gute, saubere Daten automatisch fließen. Vertriebsmitarbeitende sollten einen Datensatz öffnen und bereits alles vor sich haben, was sie benötigen, ohne anderswo suchen, kopieren oder Informationen beschaffen zu müssen."

Empfohlene Tools

„Ich verwende Apollo mit HubSpot. Man kann damit fast jeden Datensatz mit nahezu allem anreichern, was man möchte."

„Datenanreicherungstools wie Apollo liefern bessere Interessentendaten in HubSpot. Intent-Tools wie Breeze Intelligence oder Warmly helfen dabei, dem Vertrieb bessere Transparenz zu bieten. Wir organisieren Workshops rund um den Einsatz von GPT-Konnektoren, um bessere kontextbezogene Informationen im CRM zu erfassen."

„Koalify erledigt die Deduplizierung besser als alles, was ich bisher gesehen habe. KI automatisiert die Routineaufgaben und führt die Analyse in einem Bruchteil der Zeit durch. Wir verwenden KI täglich, sei es Gemini oder ChatGPT."

Modul 6: Enablement direkt in die Tools integrieren, die Ihre Vertriebsmitarbeitenden nutzen

Die meisten Playbooks kommen zu spät und sind zu gut versteckt.

Sie können das beste Playbook der Welt erstellen. Aber wenn es in Google Drive liegt, wird es niemand nutzen.

Vertriebsmitarbeitende suchen nicht nach Antworten. Sie arbeiten schnell. Sie greifen auf das zurück, was sie kennen. Wenn das Playbook nicht in ihrem Arbeitsablauf verankert ist, könnte es genauso gut nicht existieren.

Deshalb scheitert Enablement meistens. Es wird für das Onboarding geschrieben. Nicht für den nächsten Anruf.

Enablement wird oft als Projekt behandelt. Ein großer Launch. Viele Folien. Ein paar Trainings-Sessions. Dann flacht es ab. Manager erinnern die Mitarbeitenden an die richtigen Schritte. Aber die Folien sind weg. Die Notizen sind weg. Die Gewohnheit hat sich nie gebildet.

"Mitarbeitende sind nicht faul. Sie haben einfach keine Zeit, nach dem Prozess zu suchen. Wenn die Schritte vor ihnen liegen, folgen sie ihnen. Wenn nicht, machen sie das, was zuletzt funktioniert hat."

"Um es einfach auszudrücken: Playbooks sollten nicht in PowerPoint leben. Sie sollten in HubSpot leben. Im Gespräch. Im Deal. In dem Moment, in dem der Mitarbeitende sie braucht."

So sieht gutes Enablement aus

Sales Enablement bedeutet nicht einmalige Schulungen oder eine Bibliothek ungenutzter Inhalte. Es geht darum sicherzustellen, dass Mitarbeitende während ihrer Arbeit die richtigen Informationen, Anleitungen und Tools zur Hand haben. Die besten Partner integrieren Enablement direkt in HubSpot, sodass Prozess, Lernen und Ausführung an einem Ort stattfinden.

"Tools wie Supered sind ein wirklich wichtiges Tool für Partner, aber auch für Kunden bei der Adoption. Wir nutzen es viel mehr, und Kunden sehen den Nutzen davon. Wenn wir die Menschen und die Prozesse nicht verstehen, ist das System irrelevant, weil es zum Scheitern verurteilt ist."

Gutes Enablement beginnt mit diesem Grundsatz: Menschen, Prozesse und Systeme aufeinander abstimmen. Dann kommen Tools ins Spiel, die diese Systeme einfacher zu befolgen machen.

In-App-Anleitungen und Prozessverstärkung mit Supered

Wenn viele unserer Partner HubSpot einführen, nutzen sie Tools wie Supered, um Nutzer innerhalb des CRM zu begleiten. Anstatt Trainingslinks zu versenden, platzieren sie Hilfe dort, wo die Arbeit stattfindet.

So funktioniert es in HubSpot

• Supered-Hinweise zu Deals, Kontakten und Tickets hinzufügen, um den nächsten erforderlichen Schritt anzuzeigen, z. B. "Abschlussdatum aktualisieren" oder "Wettbewerberfeld hinzufügen".
• Checklisten oder geführte Touren für das Onboarding nutzen, um neue Nutzer durch Aufgaben zu führen, ohne HubSpot zu verlassen.
• Pflichtfelder oder Phasen-Sperren setzen, damit Mitarbeitende keine kritischen Dateneingaben überspringen können.

Das hält die Adoption hoch, die Daten sauber und neue Mitarbeitende schneller produktiv. Möchten Sie noch heute mit Supered loslegen?

Käuferorientiertes Enablement mit Arrows

Enablement sollte nicht bei Ihrem eigenen Team enden. Auch Käufer brauchen Klarheit und Konsistenz.

"Was wir versuchen, ist sicherzustellen, dass jedes Tool, das wir verwenden, den Mitarbeitenden tatsächlich beim Verkaufen hilft und sie nicht verlangsamt. Wenn etwas nicht in HubSpot integriert ist, wird es oft ignoriert."

Arrows hilft dabei, diese Idee in die Realität umzusetzen. Es ermöglicht Teams, digitale Verkaufsräume und Onboarding-Pläne zu erstellen, die direkt in HubSpot integriert sind.

So funktioniert es in HubSpot

• Wiederverwendbare Onboarding- oder Deal-Stage-Vorlagen in Arrows erstellen.
• Interessenten einen Link zu einem gemeinsamen Arbeitsbereich senden, der nächste Schritte, Zeitpläne und verknüpfte Dokumente enthält.
• Engagement verfolgen: jede Ansicht oder Aktualisierung wird zurück in HubSpot synchronisiert, sodass Sie wissen, wo der Käufer steht.

Dies verwandelt Enablement von einer internen Übung in eine gemeinsame Erfahrung zwischen Verkäufer und Käufer. Möchten Sie noch heute mit Arrows loslegen?

Training, das den Workflow nie verlässt

Viele Teams scheitern, weil ihre Prozesse außerhalb der Tools leben.

"Die meisten Teams haben ihre grundlegenden Prozesse noch nicht etabliert. Sie hängen noch an Stift und Papier. Man muss Struktur bringen, bevor man Skalierung bringt."

In-App-Enablement-Tools wie Supered lösen das, indem sie Struktur direkt in die tägliche Arbeit einbetten. Mitarbeitende werden angehalten, die richtigen Aktionen durchzuführen, nicht nur im Training darüber informiert zu werden. Das bedeutet, dass Training kontinuierlich ist und kein einmaliges Ereignis.

Was Top-Teams anders machen werden

Die besten Teams verlassen sich nicht auf Erinnerungen oder Checklisten. Sie bauen Enablement direkt in den Workflow ein.

• Daryls Team nutzt Supered, um Aktionen in Echtzeit zu begleiten.
• Paris legt den Fokus auf Prozessstruktur vor Skalierung.
• Jamie stellt sicher, dass jeder käuferorientierte Schritt innerhalb von HubSpot stattfindet.

Enablement, richtig umgesetzt, erzeugt keine zusätzliche Arbeit. Es beseitigt Reibung, hält Mitarbeitende auf Kurs und gibt Managern Transparenz, ohne dass Mikromanagement nötig ist.

Empfohlene Tools

"Alles bei uns wird über Supered implementiert. Man kann sehen, was Mitarbeitende gut machen und was sie als Nächstes tun sollten. Arrows bietet einen käuferorientierten Arbeitsbereich, das ist brillant für das Post-Sale-Enablement."

Modul 7: Vertrieb und Lieferung aufeinander abstimmen, um Ihre Kunden zu begeistern

An dem Punkt, an dem der Vertrieb an die Lieferung übergibt, entstehen die meisten Reibungspunkte. Der Deal ist als Closed Won markiert. Der Kunde entspannt sich. Dann passiert nichts. Ops wartet auf fehlende Details. Mitarbeitende wenden sich neuen Aufgaben zu. Die Lösung besteht darin, die Lieferung als Teil des Deals zu behandeln und nicht als separaten Prozess.

1. Die Übergabe in Ihren Vertriebsprozess integrieren

Die Lösung? Eine lieferungsbereite Checkliste in HubSpot stellt sicher, dass die richtigen Informationen in den richtigen Händen sind. Bevor ein Deal abgeschlossen werden kann, bestätigen Mitarbeitende den Ansprechpartner für die Lieferung, die Adresse, Produktcodes, besondere Konditionen und Zieldaten.

Dies stellt sicher, dass die Lieferung mit Klarheit beginnt. Es beseitigt das Hin-und-Her, das normalerweise nach dem Abschluss entsteht. Für den Kunden fühlt es sich nahtlos an. Für das Team fühlt es sich leichter an.

"Vertrieb und Lieferung können sich wie zwei separate Unternehmen anfühlen. Der Vertrieb schließt ab. Ops wartet. Der Kunde verliert das Vertrauen."

2. Das Lieferungspaket automatisch generieren

Wenn ein Deal Closed Won erreicht, nutzt Daryls Team Portant, um direkt aus dem Deal-Datensatz ein Lieferungspaket zu generieren. Es zieht Positionen, Kundennotizen und die vereinbarten Konditionen herein.

Das Dokument gelangt in wenigen Minuten direkt zum Lieferungsteam. Sie haben alles, was sie brauchen, korrekt formatiert, ohne E-Mails oder Tabellenkalkulationen durchsuchen zu müssen. Daryl erklärte, dass dies allein seinem Team jede Woche Stunden spart und kleine Fehler verhindert, die Projekte ins Stocken bringen können.

3. Daten in beide Richtungen fließen lassen

Sobald die Lieferung läuft, Statusaktualisierungen zurück in HubSpot bringen. Bestell-ID, Versanddatum, Spediteur und Tracking-Link. Mitarbeitende können sehen, was passiert, ohne bei Ops nachfragen zu müssen. Kunden erhalten schnellere Antworten, weil alle mit denselben Daten arbeiten.

4. Den Kreis für Verlängerung und Upsell schließen

Wenn die Lieferung reibungslos verläuft, beginnt der nächste Verkauf früh. Der Kunde fühlt sich gut betreut. Er ist eher bereit zu verlängern oder zu erweitern. Daryls Ansicht ist, dass dieses Maß an Konsequenz das ist, was einen Partner von einem Lieferanten unterscheidet.

"Der Kunde sollte die Übergabe niemals spüren. Man darf Deals nach dem Abschluss nicht in einem schwarzen Loch verschwinden lassen. Die Übergabe muss genauso automatisiert sein wie der Verkauf selbst."

Empfohlene Tools

„Kunden nutzen Portant für Lieferscheine, Angebote, NDAs und Rechnungen, die Daten fließen direkt nach Xero. Mit unserer Verbindung zu Orderwise wird HubSpot zu einem vollständigen System, Einkauf, Arbeitsaufträge und Verkaufsaufträge sind alle sichtbar."

„ERP-Integrationen sind Gold wert, wenn man diese Daten in HubSpot bringen kann. Arrows verbindet Vertrieb und Onboarding und sorgt für volle Transparenz gegenüber den Kunden."

Abschließende Gedanken

Leistungsstarke Vertriebsteams werden durch Rhythmus, Fokus und Klarheit aufgebaut. Jeder Prozess in diesem Playbook soll Ihnen helfen, Reibungspunkte zu beseitigen und Ihrem Team Zeit zurückzugeben.

Ihr Ziel ist einfach: mehr Zeit mit dem Verkaufen verbringen, weniger Zeit mit der Behebung defekter Systeme. Bauen Sie einen Ablauf auf, der jeden Deal vom ersten Kontakt bis zum unterzeichneten Vertrag führt, ohne dass eine einzige Übergabe durch die Maschen fällt.

Beginnen Sie mit einer Veränderung. Eine übersichtlichere Pipeline. Ein schnellerer Angebotsprozess. Eine reibungslosere Übergabe. Sie müssen nicht alles neu aufbauen. Kleine Schritte erzielen große Ergebnisse, wenn sie täglich umgesetzt werden. Die besten Teams bauen das Flugzeug im Flug und verbessern sich kontinuierlich, anstatt auf Perfektion zu warten.

Schnelle Erfolge für mehr Schwung

Die Lösung? Eine lieferfertige Checkliste in HubSpot stellt sicher, dass die richtigen Informationen in den richtigen Händen sind. Bevor ein Deal abgeschlossen werden kann, bestätigen Vertriebsmitarbeiter den Ansprechpartner für die Lieferung, die Adresse, Produktcodes, Sonderkonditionen und Zieldaten.

So beginnt die Lieferung mit Klarheit. Das Hin-und-Her, das normalerweise nach dem Abschluss entsteht, entfällt. Für den Kunden wirkt es nahtlos. Für das Team fühlt es sich leichter an. Das Ziel ist die Abstimmung von Menschen, Prozessen und Systemen, damit die eingesetzten Tools zu Multiplikatoren werden und nicht zu bloßen Mechanismen.

Wenn Sie Portant in Ihr HubSpot-Portal integrieren und es bei Ihrem nächsten Deal ausprobieren möchten, installieren Sie Portant aus dem HubSpot Marketplace und erstellen Sie Ihr erstes Angebot, Ihren ersten Vertrag oder Ihre erste Rechnung direkt aus einem laufenden Deal.