Les contrats constituent la ligne d'arrivée de chaque transaction, mais pour la plupart des équipes HubSpot, ils constituent également le plus gros goulot d'étranglement. Les commerciaux passent des heures à copier les données des transactions dans des modèles, à rechercher les approbations par courrier électronique et à attendre des jours pour les signatures. Au moment où le contrat est prêt, l’élan de l’acheteur s’est refroidi.

Ce guide explique comment automatiser les contrats dans HubSpot à l'aide de Portant, étape par étape. Vous créerez un modèle avec des balises qui extrairont des données CRM en direct, configurerez des flux de travail d'approbation, ajouterez des signatures électroniques et synchroniserez le PDF signé avec la transaction.

Pourquoi automatiser les contrats dans HubSpot ?

La création manuelle de contrats est lente, sujette aux erreurs et difficile à mettre à l'échelle. Voici ce qui se passe lorsque vous créez des contrats à la main :

  • Les commerciaux copient les données des transactions de HubSpot vers Google Docs ou Word. Un mauvais numéro et le contrat doit être révisé.
  • Les contrats sont stockés dans des fils de discussion en attente de l'approbation du responsable. Personne ne sait qui a approuvé quoi ni quand.
  • Signer signifie exporter vers un outil externe comme DocuSign, perdre le contexte et ajouter des étapes.
  • Les contrats terminés se trouvent dans les boîtes de réception de courrier électronique ou les lecteurs partagés, pas dans HubSpot. Trouver la bonne version signifie fouiller dans les dossiers.

Avec automatisation des contrats, les contrats sont générés à partir de vos données HubSpot, acheminés vers les approbations, sont signés électroniquement et enregistrés dans HubSpot. L’ensemble du processus prend quelques minutes au lieu d’heures.

Étape 1 : Installez Portant et connectez HubSpot

Commencez par installer Portant à partir du Marché HubSpot ou inscription gratuite sur portant.co. Connectez votre compte HubSpot pour que Portant puisse accéder à vos offres, contacts, entreprises et éléments de campagne. L'installation prend moins de deux minutes et ne nécessite pas de développeur.

Une fois connecté, Portant extrait vos propriétés HubSpot et les rend disponibles sous forme de balises. Vous verrez tous les champs d'accord, propriétés de contact, attributs d'entreprise et éléments de campagne prêts à être utilisés dans votre modèle.

Étape 2 : Créez ou téléchargez votre modèle de contrat

Utilisez votre modèle de contrat existant dans Google Docs, Word, PowerPoint ou tout autre format pris en charge. Si vous repartez à zéro, créez un nouveau document avec votre structure de contrat standard : parties, conditions, portée, prix et blocs de signature.

Ajouter balises où vous souhaitez que les données HubSpot apparaissent. Par exemple :

  • {{deal.name}} pour le titre de l'offre
  • {{contact.firstname}} {{contact.lastname}} pour le nom du signataire
  • {{contact.company}} pour le nom de l'entreprise
  • {{deal.amount}} pour la valeur du contrat
  • {{deal.closedate}} pour la date de clôture cible

Votre marque, votre mise en page et votre formatage restent exactement tels que vous les avez conçus. Portant remplit les données sans rien changer d'autre.

Étape 3 : Mappez vos champs HubSpot

Dans l'éditeur Portant, connectez chaque balise à sa propriété HubSpot correspondante. Portant affiche tous les champs disponibles de votre compte HubSpot connecté, organisés par offres, contacts, entreprises et éléments de campagne.

Pour éléments de campagne, Portant génère automatiquement des tableaux de prix formatés. Mappez les colonnes de nom de produit, de quantité, de prix unitaire et de total, et Portant construit le tableau ligne par ligne à partir des éléments de campagne de l'offre.

Étape 4 : Ajouter des champs de signature électronique

Laisser tomber Signature électronique champs dans votre modèle de contrat. Portant prend en charge les champs de signature, de date, d'initiale et de texte pour la saisie du signataire. Placez-les partout où vous avez besoin de signatures dans le document.

Lorsque le contrat est signé, le destinataire reçoit un e-mail avec un lien sécurisé. Ils signent directement dans le document. Aucun compte requis. Le statut de la signature est synchronisé avec HubSpot en temps réel, afin que vous sachiez toujours où en est le contrat.

Étape 5 : Configurer les flux de travail d'approbation

Pour les contrats qui nécessitent un examen interne avant d'être adressés au prospect, configurez workflows d'approbation dans Portant. Vous pouvez acheminer les contrats en fonction de la valeur de la transaction, du niveau de remise, de la gamme de produits ou de toute propriété HubSpot personnalisée.

Voici une configuration d'approbation courante :

  • Offres à moins de 10 000 $ : Approuvez automatiquement et envoyez directement au prospect.
  • Offres de 10 000 $ à 50 000 $ : Acheminer vers le directeur des ventes pour examen.
  • Offres de plus de 50 000 $ : Parcours vers le service juridique puis vers le vice-président des ventes.

Chaque action d'approbation est enregistrée dans HubSpot. Les responsables voient les approbations en attente dans leur tableau de bord et sont avertis lorsqu'un contrat nécessite leur attention.

Étape 6 : Configurer les déclencheurs d'automatisation

Décidez quand les contrats doivent être générés. Vous avez deux options :

  • Déclenchement automatique : Configurez Portant pour générer automatiquement un contrat lorsqu'une transaction atteint une étape spécifique (par exemple, « Contrat envoyé » ou « Négociation »). Le contrat apparaît dans le dossier de transaction, prêt à être examiné.
  • Déclenchement manuel : Gardez-le à la demande. Les commerciaux cliquent sur un bouton dans l'enregistrement de la transaction pour générer le contrat dès qu'ils sont prêts.

La plupart des équipes commencent avec des déclencheurs manuels pendant qu'elles testent le flux de travail, puis passent aux déclencheurs automatiques une fois qu'elles maîtrisent le modèle et le mappage des champs.

Étape 7 : tester et lancer

Avant la mise en ligne, générez un contrat test à partir d’un exemple d’accord. Vérifiez chaque champ, examinez le formatage et envoyez le contrat via votre flux d'approbation et de signature. Assurez-vous :

  • Tous les champs HubSpot sont remplis correctement.
  • Les éléments de campagne s'affichent dans le bon format et dans le bon ordre.
  • Les champs de signature électronique sont placés correctement.
  • Le routage d’approbation est envoyé aux bonnes personnes.
  • Le contrat signé est enregistré dans l'enregistrement de la transaction dans HubSpot.

Une fois que tout est vérifié, vous êtes prêt à passer au direct. Les nouveaux contrats seront générés, acheminés pour approbation et envoyés pour signature sans aucune étape manuelle.

Que se passe-t-il après la signature d'un contrat

Lorsqu'un contrat est signé via Portant, certaines choses se produisent automatiquement :

  • Le PDF signé est enregistré dans HubSpot en tant que document relatif à la transaction.
  • L'étape de la transaction est mise à jour pour refléter le statut du contrat (par exemple, passage à « Fermé gagné »).
  • Un événement de chronologie enregistre la date de signature, les détails du signataire et l'adresse IP pour des raisons de conformité.
  • Les workflows de suivi peuvent se déclencher automatiquement, comme l'envoi d'un e-mail de bienvenue ou la création de tâches d'intégration.

Plus besoin de demander « ont-ils signé ? » ou "Où est la dernière version ?" Tout est dans HubSpot.