契約書はすべての商談のゴールラインですが、ほとんどの HubSpot チームにとって、最大のボトルネックでもあります。担当者は商談データをテンプレートにコピーする作業や、メールでの承認依頼の追跡、署名を待つ数日間に膨大な時間を費やします。契約書が完成する頃には、購入者の熱量が冷めてしまっています。
このガイドでは、Portant を使って HubSpot の契約書を自動化する方法をステップごとに説明します。ライブ CRM データを取得するタグ付きのテンプレートを作成し、承認ワークフローを設定して電子署名を追加し、署名済み PDF を商談に同期させる方法をご紹介します。
HubSpot で契約書を自動化する理由
手動による契約書作成は時間がかかり、エラーが発生しやすく、スケールも困難です。手作業で契約書を作成した場合に起こる問題は以下のとおりです。
- 担当者が HubSpot から Google Docs や Word に商談データをコピーします。数字を一つ間違えるだけで契約書の修正が必要になります。
- 契約書はマネージャーの承認を待つメールスレッドに滞留します。誰がいつ何を承認したのか、誰にも分かりません。
- 署名のために DocuSign などの外部ツールへエクスポートする必要があり、コンテキストが失われてステップが増えます。
- 完成した契約書は HubSpot ではなく、メールの受信トレイや共有ドライブに保存されます。正しいバージョンを見つけるには、フォルダを掘り起こす必要があります。
契約書の 自動化を導入すると、契約書は HubSpot のデータから自動生成され、承認フローを経て電子署名が行われ、HubSpot に保存されます。プロセス全体が数時間ではなく数分で完了します。
ステップ 1: Portant をインストールして HubSpot を連携する
まず、 HubSpot Marketplace から Portant をインストールするか、 portant.coで無料登録してください。HubSpot アカウントを連携することで、Portant が商談、コンタクト、会社、および明細項目にアクセスできるようになります。セットアップは 2 分以内で完了し、開発者は不要です。
連携が完了すると、Portant が HubSpot のプロパティを取得し、タグとして利用できるようになります。すべての商談フィールド、コンタクトプロパティ、会社の属性、明細項目がテンプレートで使用できる状態で表示されます。
ステップ 2: 契約書テンプレートを作成またはアップロードする
Google Docs、Word、PowerPoint などのサポートされているフォーマットで既存の契約書テンプレートをご利用ください。新規に作成する場合は、当事者、条件、範囲、価格、署名欄など、標準的な契約書の構成で新しいドキュメントを作成してください。
HubSpot のデータを表示したい箇所に タグ を追加します。例えば、以下のようになります。
{{deal.name}}商談名の場合{{contact.firstname}} {{contact.lastname}}署名者の氏名の場合{{contact.company}}会社名の場合{{deal.amount}}契約金額の場合{{deal.closedate}}目標クローズ日の場合
ブランド、レイアウト、書式はデザインしたままの状態で維持されます。Portant はデータを挿入するだけで、それ以外は何も変更しません。
ステップ 3: HubSpot フィールドをマッピングする
Portant のエディターで、各タグを対応する HubSpot プロパティに紐づけます。Portant は連携された HubSpot アカウントから利用可能なすべてのフィールドを、商談、コンタクト、会社、明細項目ごとに整理して表示します。
明細項目については、Portant が自動的に書式設定された価格表を生成します。商品名、数量、単価、合計の各列をマッピングすると、Portant が商談の明細項目から行ごとにテーブルを構築します。
ステップ 4: 電子署名フィールドを追加する
契約書テンプレートに 電子署名 フィールドを配置します。Portant は署名者の入力用として、署名、日付、イニシャル、テキストフィールドに対応しています。ドキュメント内の署名が必要な箇所に自由に配置してください。
契約書が署名依頼として送信されると、受信者はセキュアなリンクが記載されたメールを受け取ります。受信者はドキュメント上で直接署名できます。アカウント登録は不要です。署名のステータスはリアルタイムで HubSpot に同期されるため、契約書の状況を常に把握できます。
ステップ 5: 承認ワークフローを設定する
見込み客に送付する前に社内レビューが必要な契約書については、Portant で 承認ワークフロー を設定してください。商談金額、割引率、製品ライン、またはカスタムの HubSpot プロパティに基づいて契約書をルーティングできます。
一般的な承認設定の例は以下のとおりです。
- $10,000 未満の商談: 自動承認され、見込み客に直接送付されます。
- $10,000 から $50,000 の商談: レビューのためにセールスマネージャーに送付されます。
- $50,000 超の商談: 法務部門を経て、VP of Sales に送付されます。
すべての承認アクションは HubSpot に記録されます。マネージャーはダッシュボードで承認待ちの案件を確認でき、契約書の対応が必要な際には通知を受け取ります。
ステップ 6: 自動化トリガーを設定する
契約書を生成するタイミングを決定します。2 つのオプションがあります。
- 自動トリガー: 商談が特定のステージ（例：「契約書送付済み」や「交渉中」）に到達したときに、Portant が自動で契約書を生成するよう設定します。契約書は商談レコードに表示され、レビューの準備が整った状態になります。
- 手動トリガー: オンデマンド形式を維持します。担当者が準備できたタイミングで、商談レコード内のボタンをクリックして契約書を生成します。
ほとんどのチームは、ワークフローのテスト中は手動トリガーから始め、テンプレートとフィールドマッピングに自信が持てたら自動トリガーに切り替えます。
ステップ 7: テストして本番稼働する
本番稼働前に、サンプルの商談からテスト用の契約書を生成してください。すべてのフィールドを確認し、書式をレビューし、承認と署名のフローを通じて契約書を送付します。以下の点を確認してください。
- すべての HubSpot フィールドが正しく反映されている。
- 明細項目が正しい書式と順序で表示されている。
- 電子署名フィールドが正しい位置に配置されている。
- 承認ルーティングが適切な担当者に送信されている。
- 署名済みの契約書が HubSpot の商談レコードに保存されている。
すべての確認が完了したら、本番稼働の準備が整います。以降は、新しい契約書が自動生成され、承認フローを経て、手動の操作なしで署名依頼として送付されます。
契約書が署名された後の処理
Portant を通じて契約書が署名されると、以下の処理が自動的に実行されます。
- 署名済みの PDF が商談のドキュメントレコードとして HubSpot に保存されます。
- 契約書のステータスを反映して商談ステージが更新されます（例：「クローズ済み（受注）」への移行）。
- コンプライアンスのため、タイムラインイベントに署名日、署名者の詳細、IP アドレスが記録されます。
- ウェルカムメールの送信やオンボーディングタスクの作成など、フォローアップのワークフローを自動的にトリガーすることができます。
「署名しましたか？」や「最新バージョンはどこですか？」と尋ねる必要はもうありません。すべての情報が HubSpot に集約されています。
