Los contratos son la meta final de cada negociación, pero para la mayoría de los equipos de HubSpot también representan el mayor cuello de botella. Los representantes pasan horas copiando datos de deals en plantillas, persiguiendo aprobaciones por correo electrónico y esperando días para obtener firmas. Para cuando el contrato está listo, el impulso del comprador se ha enfriado.

Esta guía explica cómo automatizar contratos en HubSpot usando Portant, paso a paso. Crearás una plantilla con etiquetas que extraen datos en tiempo real del CRM, configurarás flujos de aprobación, añadirás firmas electrónicas y sincronizarás el PDF firmado de vuelta al deal.

¿Por qué automatizar contratos en HubSpot?

La creación manual de contratos es lenta, propensa a errores y difícil de escalar. Esto es lo que ocurre cuando generas contratos a mano:

  • Los representantes copian datos de deals de HubSpot en Google Docs o Word. Un número incorrecto y el contrato necesita revisión.
  • Los contratos quedan atrapados en hilos de correo esperando la aprobación del gerente. Nadie sabe quién aprobó qué ni cuándo.
  • Firmar implica exportar a una herramienta externa como DocuSign, lo que hace perder el contexto y añade pasos adicionales.
  • Los contratos finalizados viven en bandejas de entrada o unidades compartidas, no en HubSpot. Encontrar la versión correcta significa buscar entre carpetas.

Con la automatización de contratos, los contratos se generan a partir de tus datos de HubSpot, pasan por el proceso de aprobaciones, se firman electrónicamente y se guardan de vuelta en HubSpot. Todo el proceso lleva minutos en lugar de horas.

Paso 1: Instala Portant y conecta HubSpot

Comienza instalando Portant desde el HubSpot Marketplace o regístrate gratis en portant.co. Conecta tu cuenta de HubSpot para que Portant pueda acceder a tus deals, contactos, empresas y líneas de pedido. La configuración tarda menos de dos minutos y no requiere un desarrollador.

Una vez conectado, Portant importa tus propiedades de HubSpot y las pone disponibles como etiquetas. Verás cada campo de deal, propiedad de contacto, atributo de empresa y línea de pedido listos para usar en tu plantilla.

Paso 2: Crea o sube tu plantilla de contrato

Usa tu plantilla de contrato existente en Google Docs, Word, PowerPoint o cualquier formato compatible. Si estás empezando desde cero, crea un nuevo documento con la estructura estándar de tu contrato: partes, términos, alcance, precios y bloques de firma.

Añade etiquetas donde quieras que aparezcan los datos de HubSpot. Por ejemplo:

  • {{deal.name}} para el título del deal
  • {{contact.firstname}} {{contact.lastname}} para el nombre del firmante
  • {{contact.company}} para el nombre de la empresa
  • {{deal.amount}} para el valor del contrato
  • {{deal.closedate}} para la fecha de cierre prevista

Tu marca, diseño y formato se mantienen exactamente como los diseñaste. Portant rellena los datos sin cambiar nada más.

Paso 3: Mapea tus campos de HubSpot

En el editor de Portant, conecta cada etiqueta con su propiedad correspondiente en HubSpot. Portant muestra todos los campos disponibles de tu cuenta de HubSpot conectada, organizados por deals, contactos, empresas y líneas de pedido.

Para las líneas de pedido, Portant genera tablas de precios con formato automáticamente. Mapea el nombre del producto, la cantidad, el precio unitario y las columnas de totales, y Portant construye la tabla fila por fila a partir de las líneas de pedido del deal.

Paso 4: Añade campos de firma electrónica

Inserta campos de firma electrónica en tu plantilla de contrato. Portant admite campos de firma, fecha, iniciales y texto para la entrada del firmante. Colócalos donde necesites firmas en el documento.

Cuando el contrato se envíe para firmar, el destinatario recibirá un correo electrónico con un enlace seguro. Firma directamente en el documento. No necesita una cuenta. El estado de la firma se sincroniza de vuelta a HubSpot en tiempo real, de modo que siempre sabes en qué punto está el contrato.

Paso 5: Configura los flujos de aprobación

Para los contratos que necesitan revisión interna antes de enviarse al prospecto, configura flujos de aprobación en Portant. Puedes enrutar contratos según el valor del deal, el nivel de descuento, la línea de producto o cualquier propiedad personalizada de HubSpot.

Aquí tienes una configuración de aprobación habitual:

  • Deals por debajo de $10,000: Aprobación automática y envío directo al prospecto.
  • Deals de $10,000 a $50,000: Enrutamiento al gerente de ventas para revisión.
  • Deals por encima de $50,000: Enrutamiento al equipo legal y luego al VP de Ventas.

Cada acción de aprobación queda registrada en HubSpot. Los gerentes ven las aprobaciones pendientes en su panel y reciben notificaciones cuando un contrato requiere su atención.

Paso 6: Configura los disparadores de automatización

Decide cuándo deben generarse los contratos. Tienes dos opciones:

  • Disparador automático: Configura Portant para generar un contrato automáticamente cuando un deal alcanza una etapa específica (por ejemplo, "Contrato Enviado" o "Negociación"). El contrato aparece en el registro del deal listo para revisión.
  • Disparador manual: Mantenlo bajo demanda. Los representantes hacen clic en un botón en el registro del deal para generar el contrato cuando estén listos.

La mayoría de los equipos comienzan con disparadores manuales mientras prueban el flujo de trabajo y luego cambian a disparadores automáticos una vez que confían en la plantilla y el mapeo de campos.

Paso 7: Prueba y lanza

Antes de salir en vivo, genera un contrato de prueba a partir de un deal de ejemplo. Verifica cada campo, revisa el formato y envía el contrato a través de tu flujo de aprobación y firma. Asegúrate de que:

  • Todos los campos de HubSpot se completen correctamente.
  • Las líneas de pedido se muestren en el formato y orden correctos.
  • Los campos de firma electrónica estén ubicados correctamente.
  • El enrutamiento de aprobación llegue a las personas correctas.
  • El contrato firmado se guarde de vuelta en el registro del deal en HubSpot.

Una vez que todo esté en orden, estarás listo para salir en vivo. Los nuevos contratos se generarán, pasarán por aprobación y se enviarán para firma sin ningún paso manual.

Qué ocurre después de que se firma un contrato

Cuando un contrato se firma a través de Portant, varias cosas ocurren automáticamente:

  • El PDF firmado se guarda de vuelta en HubSpot como un registro de documento en el deal.
  • La etapa del deal se actualiza para reflejar el estado del contrato (por ejemplo, pasando a "Closed Won").
  • Un evento en la línea de tiempo registra la fecha de firma, los datos del firmante y la dirección IP para fines de cumplimiento.
  • Los flujos de seguimiento pueden activarse automáticamente, como el envío de un correo de bienvenida o la creación de tareas de incorporación.

No más preguntas de "¿Ya firmaron?" o "¿Dónde está la última versión?" Todo está en HubSpot.