Il modo più affidabile per creare contratti da HubSpot è un'integrazione nativa che genera il contratto dai dati del deal, del contatto e delle voci, lo indirizza verso un'approvazione se il tuo team ha bisogno di quel passaggio, e acquisisce la firma nello stesso flusso di lavoro. Portant si connette direttamente a HubSpot per fare tutto questo: nessuna esportazione di dati verso uno strumento contrattuale separato, e il PDF firmato con il suo stato vengono scritti automaticamente nel deal.

I contratti sono il traguardo di ogni deal, ma per la maggior parte dei team che usano HubSpot rappresentano anche il collo di bottiglia più grande. I commerciali trascorrono ore a copiare i dati del deal nei modelli, a rincorrere approvazioni via email e ad aspettare giorni per le firme. Quando il contratto è pronto, lo slancio del cliente si è già raffreddato.

Questa guida illustra passo dopo passo come automatizzare i contratti in HubSpot usando Portant. Creerai un modello con tag che recuperano dati live dal CRM, configurerai flussi di approvazione, aggiungerai firme elettroniche e sincronizzerai il PDF firmato nel deal.

Per un quadro completo di come la generazione di documenti, l'unione dei dati e la firma elettronica si integrano in HubSpot, consulta la guida completa all'automazione dei documenti in HubSpot.

Perché automatizzare i contratti in HubSpot?

La creazione manuale dei contratti è lenta, soggetta a errori e difficile da scalare. Ecco cosa succede quando costruisci i contratti a mano:

  • I commerciali copiano i dati del deal da HubSpot in Google Docs o Word. Un numero sbagliato e il contratto deve essere revisionato.
  • I contratti restano fermi nei thread email in attesa dell'approvazione del manager. Nessuno sa chi ha approvato cosa o quando.
  • La firma implica l'esportazione verso uno strumento esterno come DocuSign, con perdita di contesto e aggiunta di passaggi.
  • I contratti completati vivono nelle caselle email o nei drive condivisi, non in HubSpot. Trovare la versione giusta significa scavare tra le cartelle.

Con l' automazione dei contratti, i contratti vengono generati dai tuoi dati HubSpot, instradati attraverso le approvazioni, firmati elettronicamente e salvati di nuovo in HubSpot. L'intero processo richiede minuti invece di ore.

Qual è il modo migliore per creare contratti da HubSpot?

Il modo migliore per creare contratti da HubSpot è generarli direttamente dal record del deal, in modo che ogni nome, data e termine commerciale provenga dai dati del CRM invece che dal copia-incolla. HubSpot non dispone di un generatore nativo di documenti contrattuali: la sua funzionalità Contracts (Revenue Hub Professional) è un record di ricavi impegnati per la fatturazione e i rinnovi, non un documento brandizzato costruito dal tuo modello. Il metodo funzionante è un livello di automazione documentale all'interno di HubSpot: mantieni il contratto come modello Google Docs o Word, associa le proprietà HubSpot ai suoi campi e attiva la generazione da uno stage del deal. Esattamente questa è la configurazione che questa guida illustra.

Passaggio 1: installa Portant e connetti HubSpot

Inizia installando Portant da HubSpot Marketplace oppure registrandoti gratuitamente su portant.co. Connetti il tuo account HubSpot in modo che Portant possa accedere ai tuoi deal, contatti, aziende e voci. La configurazione richiede meno di due minuti e non ha bisogno di uno sviluppatore.

Una volta connesso, Portant importa le tue proprietà HubSpot e le rende disponibili come tag. Vedrai ogni campo del deal, ogni proprietà del contatto, ogni attributo dell'azienda e ogni voce pronti da usare nel tuo modello.

Passaggio 2: crea o carica il tuo modello di contratto

Usa il tuo modello di contratto esistente in Google Docs, Word, PowerPoint o qualsiasi formato supportato. Se stai partendo da zero, crea un nuovo documento con la struttura contrattuale standard: parti, termini, ambito, prezzi e blocchi firma.

Aggiungi tag nei punti in cui vuoi che appaiano i dati HubSpot. Ad esempio:

  • {{deal.name}} per il titolo del deal
  • {{contact.firstname}} {{contact.lastname}} per il nome del firmatario
  • {{contact.company}} per il nome dell'azienda
  • {{deal.amount}} per il valore del contratto
  • {{deal.closedate}} per la data di chiusura prevista

Il tuo brand, il layout e la formattazione rimangono esattamente come li hai progettati. Portant inserisce i dati senza modificare nient'altro.

Passaggio 3: associa i tuoi campi HubSpot

Nell'editor di Portant, collega ogni tag alla corrispondente proprietà HubSpot. Portant mostra tutti i campi disponibili del tuo account HubSpot connesso, organizzati per deal, contatti, aziende e voci.

Per le voci, Portant genera automaticamente tabelle prezzi formattate. Associa il nome del prodotto, la quantità, il prezzo unitario e le colonne del totale, e Portant costruisce la tabella riga per riga dalle voci del deal.

Passaggio 4: aggiungi i campi per la firma elettronica

Inserisci i campi per la firma elettronica nel tuo modello di contratto. Portant supporta campi firma, data, iniziali e testo per l'input del firmatario. Posizionali ovunque siano necessarie le firme nel documento.

Quando il contratto viene inviato per la firma, il destinatario riceve un'email con un link sicuro. Firma direttamente nel documento. Nessun account necessario. Lo stato della firma si sincronizza con HubSpot in tempo reale, così sai sempre a che punto si trova il contratto.

Passaggio 5: configura i flussi di approvazione

Per i contratti che necessitano di una revisione interna prima di essere inviati al prospect, configura i flussi di approvazione in Portant. Puoi instradare i contratti in base al valore del deal, al livello di sconto, alla linea di prodotto o a qualsiasi proprietà HubSpot personalizzata.

Ecco una configurazione di approvazione comune:

  • Deal sotto $10,000: Approvazione automatica e invio diretto al prospect.
  • Deal da $10,000 a $50,000: Instradamento al sales manager per la revisione.
  • Deal oltre $50,000: Instradamento al legale e poi al VP of Sales.

Ogni azione di approvazione viene registrata in HubSpot. I manager vedono le approvazioni in sospeso nella loro dashboard e ricevono una notifica quando un contratto richiede la loro attenzione.

Passaggio 6: configura i trigger di automazione

Decidi quando generare i contratti. Hai due opzioni:

  • Trigger automatico: Imposta Portant per generare un contratto automaticamente quando un deal raggiunge uno stage specifico (ad esempio, "Contract Sent" o "Negotiation"). Il contratto appare nel record del deal pronto per la revisione.
  • Trigger manuale: Mantienilo su richiesta. I commerciali cliccano un pulsante nel record del deal per generare il contratto quando sono pronti.

La maggior parte dei team inizia con trigger manuali mentre testa il flusso di lavoro, poi passa ai trigger automatici una volta che si fida del modello e della mappatura dei campi.

Passaggio 7: testa e vai live

Prima di andare live, genera un contratto di prova da un deal campione. Controlla ogni campo, verifica la formattazione e invia il contratto attraverso il flusso di approvazione e firma. Assicurati che:

  • Tutti i campi HubSpot siano compilati correttamente.
  • Le voci siano visualizzate nel formato e nell'ordine giusti.
  • I campi per la firma elettronica siano posizionati correttamente.
  • L'instradamento delle approvazioni raggiunga le persone giuste.
  • Il contratto firmato venga salvato di nuovo nel record del deal in HubSpot.

Una volta verificato tutto, sei pronto per andare live. I nuovi contratti verranno generati, instradati per l'approvazione e inviati per la firma senza alcun passaggio manuale.

Cosa succede dopo che un contratto è stato firmato

Quando un contratto viene firmato tramite Portant, alcune cose avvengono automaticamente:

  • Il PDF firmato viene salvato in HubSpot come record documento nel deal.
  • Lo stage del deal si aggiorna per riflettere lo stato del contratto (ad esempio, passando a "Closed Won").
  • Un evento nella timeline registra la data della firma, i dettagli del firmatario e l'indirizzo IP per la conformità.
  • I flussi di follow-up possono attivarsi automaticamente, come l'invio di un'email di benvenuto o la creazione di attività di onboarding.

Niente più domande "Hanno firmato?" o "Dov'è l'ultima versione?" Tutto è in HubSpot.

Oltre 920,000 utenti hanno automatizzato più di 5.1 milioni di documenti con Portant, e i team riferiscono di recuperare circa 125 ore al mese eliminando i contratti dai thread email e dai drive condivisi.

Domande frequenti

Qual è il modo migliore per creare contratti da HubSpot?

Il metodo più affidabile è un'integrazione nativa che crea il contratto a partire dai dati del deal, del contatto e delle voci di HubSpot, lo instrada attraverso un processo di approvazione se necessario, e acquisisce la firma nello stesso flusso di lavoro. Portant gestisce tutto questo dall'inizio alla fine, così il PDF completato e il suo stato di firma vengono scritti automaticamente nel deal, invece di restare in una casella di posta o in un'unità condivisa.

Ho bisogno di uno sviluppatore per configurarlo?

No. Collegare Portant a HubSpot richiede circa due minuti tramite HubSpot Marketplace, e la mappatura dei tag del template alle proprietà di HubSpot si esegue nell'editor di Portant senza scrivere codice.

Un contratto può richiedere un'approvazione prima di raggiungere il potenziale cliente?

Sì. I flussi di lavoro di approvazione instradano il contratto a un manager, al team legale o al VP of Sales in base al valore del deal, al livello di sconto o a qualsiasi proprietà personalizzata di HubSpot, e ogni azione di approvazione viene registrata in HubSpot.

Il contratto firmato viene salvato automaticamente nel deal di HubSpot?

Sì. Una volta firmato il contratto, il PDF viene salvato nel deal come documento allegato, la fase del deal può aggiornarsi automaticamente, e un evento nella timeline registra la data della firma, i dettagli del firmatario e l'indirizzo IP a fini di conformità.