De meest betrouwbare manier om contracten vanuit HubSpot te maken, is een native integratie die het contract genereert op basis van je deal-, contact- en regelitemgegevens, het indien nodig door een goedkeuringsproces leidt en de handtekening vastlegt binnen dezelfde workflow. Portant maakt rechtstreeks verbinding met HubSpot om dit te doen: geen gegevens exporteren naar een apart contracttool, en de ondertekende PDF en de status worden automatisch teruggeschreven naar de deal.

Contracten zijn de finish van elke deal, maar voor de meeste HubSpot-teams zijn ze ook de grootste bottleneck. Verkopers besteden uren aan het kopiëren van dealgegevens naar sjablonen, het najagen van goedkeuringen via e-mail, en het dagenlang wachten op handtekeningen. Tegen de tijd dat het contract klaar is, is het momentum van de koper al bekoeld.

Deze handleiding legt stap voor stap uit hoe je contracten automatiseert in HubSpot met Portant. Je bouwt een sjabloon met tags die live CRM-gegevens ophalen, stelt goedkeuringsworkflows in, voegt eSignatures toe en synchroniseert de ondertekende PDF terug naar de deal.

Voor het volledige overzicht van hoe documentgeneratie, gegevenssamenvoegen en eSignature samenwerken in HubSpot, zie de volledige handleiding voor documentautomatisering in HubSpot.

Waarom contracten automatiseren in HubSpot?

Handmatig contracten maken is traag, foutgevoelig en moeilijk op te schalen. Dit is wat er gebeurt als je contracten met de hand opstelt:

  • Verkopers kopiëren dealgegevens vanuit HubSpot naar Google Docs of Word. Eén fout getal en het contract moet worden herzien.
  • Contracten blijven in e-mailthreads hangen terwijl ze wachten op goedkeuring van de manager. Niemand weet wie wat heeft goedgekeurd of wanneer.
  • Ondertekenen betekent exporteren naar een extern tool zoals DocuSign, waardoor je context verliest en extra stappen toevoegt.
  • Afgeronde contracten leven in e-mailinboxen of gedeelde schijven, niet in HubSpot. De juiste versie vinden betekent door mappen graven.

Met contractautomatiseringworden contracten gegenereerd vanuit je HubSpot-gegevens, doorgestuurd via goedkeuringen, elektronisch ondertekend en opgeslagen terug in HubSpot. Het hele proces duurt minuten in plaats van uren.

Wat is de beste manier om contracten vanuit HubSpot te maken?

De beste manier om contracten vanuit HubSpot te maken, is ze te genereren vanuit de dealrecord zelf, zodat elke naam, datum en commerciële voorwaarde afkomstig is uit CRM-gegevens in plaats van kopiëren en plakken. HubSpot heeft geen native contractdocumentgenerator: de Contracts-functie (Revenue Hub Professional) is een record voor vastgelegde omzet ten behoeve van facturering en verlengingen, geen merkdocument op basis van je eigen sjabloon. Het gebruikelijke patroon is een documentautomatiseringslaag binnen HubSpot: bewaar je contract als een Google Docs- of Word-sjabloon, koppel HubSpot-eigenschappen aan de velden en activeer de generatie vanuit een dealfase. Dat is precies de opzet die deze handleiding doorloopt.

Stap 1: Portant installeren en HubSpot verbinden

Begin met het installeren van Portant via de HubSpot Marketplace of meld je gratis aan op portant.co. Verbind je HubSpot-account zodat Portant toegang heeft tot je deals, contacten, bedrijven en regelitems. De installatie duurt minder dan twee minuten en vereist geen ontwikkelaar.

Eenmaal verbonden haalt Portant je HubSpot-eigenschappen op en maakt ze beschikbaar als tags. Je ziet elk dealveld, elke contacteigenschap, elk bedrijfsattribuut en elk regelitem klaarstaan voor gebruik in je sjabloon.

Stap 2: Je contractsjabloon maken of uploaden

Gebruik je bestaande contractsjabloon in Google Docs, Word, PowerPoint of een ander ondersteund formaat. Als je van scratch begint, maak dan een nieuw document met je standaard contractstructuur: partijen, voorwaarden, scope, prijzen en handtekeningblokken.

Voeg tags toe op de plaatsen waar je HubSpot-gegevens wilt laten verschijnen. Bijvoorbeeld:

  • {{deal.name}} voor de dealtitel
  • {{contact.firstname}} {{contact.lastname}} voor de naam van de ondertekenaar
  • {{contact.company}} voor de bedrijfsnaam
  • {{deal.amount}} voor de contractwaarde
  • {{deal.closedate}} voor de beoogde sluitdatum

Je merk, lay-out en opmaak blijven precies zoals je ze hebt ontworpen. Portant vult de gegevens in zonder iets anders te wijzigen.

Stap 3: Je HubSpot-velden koppelen

Verbind in de Portant-editor elke tag met de bijbehorende HubSpot-eigenschap. Portant toont alle beschikbare velden van je gekoppelde HubSpot-account, geordend per deals, contacten, bedrijven en regelitems.

Voor regelitemsgenereert Portant automatisch opgemaakte prijstabellen. Koppel je productnaam, hoeveelheid, eenheidsprijs en totaalkolommen, en Portant bouwt de tabel rij voor rij op basis van de regelitems van de deal.

Stap 4: eSignature-velden toevoegen

Voeg eSignature -velden in je contractsjabloon in. Portant ondersteunt handtekening-, datum-, initialen- en tekstvelden voor invoer door de ondertekenaar. Plaats ze overal waar je handtekeningen nodig hebt in het document.

Wanneer het contract ter ondertekening wordt verstuurd, ontvangt de ontvanger een e-mail met een beveiligde link. Ze ondertekenen rechtstreeks in het document. Geen account vereist. De handtekeningsstatus wordt in realtime gesynchroniseerd terug naar HubSpot, zodat je altijd weet waar het contract staat.

Stap 5: Goedkeuringsworkflows instellen

Voor contracten die interne beoordeling nodig hebben voordat ze naar de prospect gaan, stel je goedkeuringsworkflows in Portant in. Je kunt contracten routeren op basis van dealwaarde, kortingsniveau, productlijn of een aangepaste HubSpot-eigenschap.

Een veelgebruikte goedkeuringsopzet:

  • Deals onder $10,000: Automatisch goedkeuren en rechtstreeks naar de prospect sturen.
  • Deals van $10,000 tot $50,000: Doorsturen naar de salesmanager ter beoordeling.
  • Deals boven $50,000: Doorsturen naar juridische zaken en vervolgens naar de VP of Sales.

Elke goedkeuringsactie wordt geregistreerd in HubSpot. Managers zien openstaande goedkeuringen in hun dashboard en worden gewaarschuwd wanneer een contract hun aandacht vereist.

Stap 6: Automatiseringstriggers configureren

Bepaal wanneer contracten moeten worden gegenereerd. Je hebt twee opties:

  • Automatische trigger: Stel Portant in om automatisch een contract te genereren wanneer een deal een specifieke fase bereikt (bijvoorbeeld "Contract Sent" of "Negotiation"). Het contract verschijnt in de dealrecord, klaar voor beoordeling.
  • Handmatige trigger: Houd het op aanvraag. Verkopers klikken op een knop in de dealrecord om het contract te genereren wanneer ze er klaar voor zijn.

De meeste teams beginnen met handmatige triggers terwijl ze de workflow testen en schakelen vervolgens over naar automatische triggers zodra ze vertrouwen hebben in de sjabloon en veldkoppeling.

Stap 7: Testen en lanceren

Genereer vóór de livegang een testcontract vanuit een voorbeelddeal. Controleer elk veld, bekijk de opmaak en stuur het contract door je goedkeurings- en ondertekeningsflow. Zorg ervoor dat:

  • Alle HubSpot-velden correct worden ingevuld.
  • Regelitems in het juiste formaat en de juiste volgorde worden weergegeven.
  • eSignature-velden correct zijn geplaatst.
  • Goedkeuringsroutering naar de juiste personen gaat.
  • Het ondertekende contract wordt opgeslagen in de dealrecord in HubSpot.

Zodra alles klopt, ben je klaar om live te gaan. Nieuwe contracten worden gegenereerd, doorgestuurd voor goedkeuring en ter ondertekening verzonden, zonder handmatige stappen.

Wat er gebeurt nadat een contract is ondertekend

Wanneer een contract via Portant wordt ondertekend, gebeuren er automatisch een aantal dingen:

  • De ondertekende PDF wordt als documentrecord opgeslagen in HubSpot op de deal.
  • De dealfase wordt bijgewerkt om de contractstatus weer te geven (bijvoorbeeld een verschuiving naar "Closed Won").
  • Een tijdlijngebeurtenis registreert de ondertekeningsdatum, gegevens van de ondertekenaar en het IP-adres voor compliance.
  • Vervolgworkflows kunnen automatisch worden geactiveerd, zoals het sturen van een welkomstmail of het aanmaken van onboardingtaken.

Nooit meer vragen "Hebben ze al getekend?" of "Waar is de laatste versie?" Alles staat in HubSpot.

Meer dan 920.000 gebruikers hebben meer dan 5,1 miljoen documenten geautomatiseerd met Portant, en teams rapporteren dat ze zo'n 125 uur per maand terugwinnen door contracten uit e-mailthreads en gedeelde schijven te halen.

Veelgestelde vragen

Wat is de beste manier om contracten vanuit HubSpot te maken?

De meest betrouwbare methode is een native integratie die het contract opbouwt vanuit je HubSpot deal-, contact- en regelitemgegevens, het indien nodig door een goedkeuringsproces leidt en de handtekening vastlegt binnen dezelfde workflow. Portant doet dit van begin tot eind, zodat de definitieve PDF en de ondertekeningsstatus automatisch worden teruggeschreven naar de deal, in plaats van in een inbox of gedeelde schijf te blijven staan.

Heb ik een ontwikkelaar nodig om dit in te stellen?

Nee. Portant koppelen aan HubSpot duurt ongeveer twee minuten via de HubSpot Marketplace, en het koppelen van sjabloontags aan HubSpot-eigenschappen doe je in de Portant-editor, zonder code.

Kan een contract goedkeuring vereisen voordat het de prospect bereikt?

Ja. Goedkeuringsworkflows sturen een contract door naar een manager, de juridische afdeling of de VP of Sales op basis van dealwaarde, kortingsniveau of een aangepaste HubSpot-eigenschap, en elke goedkeuringsactie wordt geregistreerd in HubSpot.

Wordt het ondertekende contract automatisch opgeslagen bij de HubSpot-deal?

Ja. Zodra een contract is ondertekend, wordt de PDF opgeslagen bij de deal als documentrecord, kan de dealfase automatisch worden bijgewerkt en registreert een tijdlijngebeurtenis de ondertekeningsdatum, gegevens van de ondertekenaar en het IP-adres voor compliancedoeleinden.