弊社はソフトウェア会社ですので、システム構築には慣れています。しかし、自社のクライアント契約に関しては、ほとんど何も整備されていませんでした。多くのクライアントには正式な契約書が存在せず、私は一部の大口アカウント向けに手作業でドキュメントを作成しており、それ以外のクライアントは契約書なしで対応していました。

この状況は持続可能ではありませんでした。事業が成長するにつれ、大口クライアントだけでなく、すべてのクライアントに契約書が必要だと分かっていました。問題は、誰かの専任業務にならないようにする方法でした。

手作業での契約書作成、クライアントごとに一件ずつ

Portantを導入する以前、契約書のワークフローは基本的に私自身と Google Doc、そして大量のコピー&ペーストで成り立っていました。大口クライアントごとにカスタムドキュメントを手作業で作成し、価格やユーザー数などの詳細を入力してから、署名ツールに移して手続きを完了させていました。

以前はDocuSignを使用していましたが、正直なところ気に入っていませんでした。機能の割にコストが高く、プロセスも必要以上に重いと感じていました。SignNowも使ったことがありましたが、こちらは気に入っていたものの、必要な形でHubSpotと連携できませんでした。どちらのツールを使っても、やることは同じでした。ドキュメントを手作業で作成し、署名を取得するために別のツールにアップロードするという流れです。

少数のクライアントであれば対応できていました。しかし、全クライアントへの契約書提供を目指す中で、そのような手作業のプロセスをチーム全体に拡張する方法はありませんでした。

HubSpot内で実際に機能するツールを探して

弊社はすべてをHubSpotで運用しているため、使用するツールはHubSpot内で機能することが必須でした。HubSpot独自の見積もりツールも確認しましたが、必要な柔軟性が得られませんでした。クライアントごとに契約内容は異なり、ユーザー数、価格、条件もすべて違います。柔軟性のないテンプレートではなく、完全なカスタマイズが必要でした。

HubSpot MarketplaceでPortantを見つけ、すぐに注目したのはHubSpotのフィールドをドキュメントテンプレートに直接取り込める機能でした。手動でのデータ入力も不要で、ツール間の切り替えも必要ありません。案件フィールドに入力し、Portantでドキュメントを処理するだけで、特定のクライアントに合わせたカスタマイズが完成します。

弊社のユースケースにとって、これはまさに求めていたものでした。

1つのテンプレートで、すべてのクライアントに完全カスタマイズ

現在の設定はシンプルです。HubSpotの各案件には、営業担当者が入力するフィールドセットがあり、ユーザー数、価格帯、請求詳細などが含まれています。また、HubSpotにはバックグラウンドで動作する計算フィールドも設定しており、合計金額や明細項目を算出することで、契約書が正式な請求書として読めるようにしています。

担当者が準備できたら、Portantでドキュメントを処理します。HubSpotのフィールドからすべての情報をGoogle Docテンプレートに取り込み、完全にカスタマイズされた契約書を生成してクライアントに署名用として送付します。署名後は、ワークフローがフォローアップも処理します。弊社はHubSpot paymentsを使用しているため、クライアントにはPortantのワークフローを通じて自動的に支払いリンクが送られます。

すべてのプロセスがHubSpotからエンドツーエンドで完結します。担当者は別のツールを開く必要も、私に作成を依頼する必要もありません。テンプレートが用意されており、フィールドが作業を担い、残りはPortantが処理します。

また、PortantがGoogle Docsをテンプレートレイヤーとして使用している点も気に入っています。Portantを使い始めるまで、Google Docに署名フィールドを追加できることすら知りませんでした。それを知ってからは、自動化ワークフローの一部ではないものの署名が必要な社内の単発ドキュメントにも活用しています。以前の署名ツールはもう使っていません。

担当者が私を必要としなくなった、それこそが目標

以前、私がボトルネックでした。案件に契約書が必要になると、必ず私を通す必要がありました。ドキュメントを作成し、数字を確認し、送付するのは私でした。私は「王国の鍵」のような存在でしたが、そうあり続けたくはありませんでした。

今では、プロセスはチーム全体のものになっています。すべての担当者がHubSpotから直接、自分の契約書を生成できます。フィールドを入力して処理を実行すれば完了です。何か特別なことが起きない限り、私が関与する必要はありません。

私にとって最大の成果はカスタマイズ性です。Portantはその柔軟性の高さから、HubSpotの標準見積もりツールよりも優れた選択肢だと言えます。すべてのクライアントが、正確な合計金額とプロフェッショナルな書式を備えた、自分の案件に合わせたドキュメントを受け取ることができます。手作業での作成は一切不要です。

Portantチームも非常に耳を傾けてくれています。これまでいくつかの点をフィードバックしましたが、クレームではなく「こうなればより便利になる」という類のものでした。チームは対応が早く、弊社がどのように製品を活用しているかに真摯な関心を持ってくれています。営業プロセスをツールの上に構築する際、それは非常に重要なことです。

HubSpotで営業を運営しており、手作業のドキュメント作成や柔軟性のない見積もりツールに限界を感じているなら、Portantを検討する価値があります。以前はまったく存在しなかった適切な契約プロセスが整備され、事業の成長に合わせてスケールしていきます。

無料で始めることで、HubSpot内での動作を確認できます。