Wie RepCard jede Kundenvereinbarung automatisierte, ohne HubSpot zu verlassen

Wir sind ein Softwareunternehmen, daher bin ich es gewohnt, Systeme zu erstellen. Aber wenn es um unsere eigenen Kundenvereinbarungen ging, hatten wir fast nichts vorbereitet. Für die meisten Kunden gab es überhaupt keine formelle Vereinbarung. Ich habe für eine Handvoll unserer größten Kunden manuell Dokumente erstellt, alle anderen haben einfach darauf verzichtet.

Das war nicht nachhaltig. Als wir wuchsen, wussten wir, dass wir Vereinbarungen für jeden Kunden brauchten, nicht nur für die großen. Die Frage war, wie man es schaffen kann, ohne dass es für jemanden zum Vollzeitjob wird.

Erstellen Sie Vereinbarungen von Hand, für jeden einzelnen Kunden

Vor Portant bestand unser Vereinbarungsworkflow im Wesentlichen aus mir, einem Google-Dokument und viel Kopieren und Einfügen. Ich habe für jeden Großkunden manuell ein benutzerdefiniertes Dokument erstellt, seine spezifischen Details wie Preise und Benutzerzahlen eingefügt und es dann in ein Signiertool verschoben, um es über die Grenze zu bringen.

Ich hatte DocuSign schon einmal verwendet und ehrlich gesagt war es nicht mein Favorit. Für das, was es war, fühlte es sich teuer an, und der Prozess war aufwändiger als nötig. Ich hatte auch SignNow verwendet, was mir eigentlich gefiel, aber es ließ sich nicht so in HubSpot integrieren, wie wir es brauchten. Mit beiden Tools habe ich immer noch das Gleiche gemacht: Das Dokument von Hand erstellen und es dann woanders hochladen, um eine Signatur zu erhalten.

Für eine Handvoll Kunden war das verkraftbar. Aber wir wollten zu Vereinbarungen für alle übergehen, und es gab keine Möglichkeit, einen solchen manuellen Prozess auf das gesamte Team auszuweiten.

Etwas finden, das in HubSpot tatsächlich funktioniert

Wir lassen alles über HubSpot laufen, also musste alles, was wir verwendeten, dort leben. Ich habe mir die eigenen Angebotstools von HubSpot angesehen, aber sie gaben uns nicht die Flexibilität, die wir brauchten. Jede unserer Kundenvereinbarungen ist anders. Unterschiedliche Benutzerzahlen, unterschiedliche Preise, unterschiedliche Konditionen. Wir brauchten eine vollständige Anpassung, keine starre Vorlage.

Ich habe Portant über den HubSpot Marketplace gefunden und was meine Aufmerksamkeit sofort erregte, war die Möglichkeit, HubSpot-Felder direkt in eine Dokumentvorlage zu ziehen. Keine manuelle Dateneingabe. Kein Wechsel zwischen Werkzeugen. Füllen Sie einfach die Geschäftsfelder aus, verarbeiten Sie das Dokument über Portant und schon wird es maßgeschneidert für den jeweiligen Kunden ausgegeben.

Für unseren Anwendungsfall war es genau das, was uns gefehlt hat.

Eine Vorlage, jeder Kunde, vollständig angepasst

Die Art und Weise, wie wir es eingerichtet haben, ist unkompliziert. Bei jedem HubSpot-Deal gibt es eine Reihe von Feldern, die unsere Vertriebsmitarbeiter ausfüllen: Benutzeranzahl, Preisstufe, Rechnungsdetails und so weiter. Außerdem habe ich in HubSpot einige berechnete Felder erstellt, die im Hintergrund ausgeführt werden und Gesamtsummen und Einzelposten berechnen, sodass die Vereinbarung wie eine richtige Rechnung aussieht.

Wenn ein Mitarbeiter bereit ist, verarbeitet er das Dokument über Portant. Es zieht alles aus diesen HubSpot-Feldern in unsere Google Doc-Vorlage, generiert eine vollständig angepasste Vereinbarung und sendet sie zur Unterschrift an den Kunden. Nach der Unterzeichnung übernimmt der Workflow auch die Nachverfolgung. Wir verwenden HubSpot-Zahlungen, sodass der Kunde seinen Zahlungslink automatisch über den Portant-Workflow erhält.

Das Ganze läuft durchgängig über HubSpot. Die Mitarbeiter müssen kein weiteres Tool öffnen oder mich bitten, etwas zu erstellen. Die Vorlage ist da, die Felder erledigen die Arbeit und Portant erledigt den Rest.

Mir gefällt auch, dass Portant Google Docs als Vorlagenebene verwendet. Ich wusste nicht einmal, dass man einem Google-Dokument Signaturfelder hinzufügen kann, bis wir anfingen, Portant zu verwenden. Nachdem ich das herausgefunden hatte, begann ich, es auch für einmalige interne Dokumente zu verwenden, Dinge, die nicht Teil des automatisierten Workflows sind, aber dennoch eine Signatur benötigen. Ich verwende nicht einmal mehr unsere alten Signiertools.

Die Vertreter brauchen mich nicht mehr, und das ist der Punkt

Vorher war ich der Flaschenhals. Wenn für einen Deal eine Vereinbarung erforderlich war, kam diese durch mich zustande. Ich war derjenige, der das Dokument erstellte, die Zahlen überprüfte und es verschickte. Ich war „der Schlüssel zum Königreich“ und das wollte ich nicht sein.

Jetzt gehört der Prozess dem Team. Jeder Vertreter kann seine eigenen Vereinbarungen direkt in HubSpot generieren. Sie füllen die Felder aus, klicken auf „Verarbeiten“ und schon ist es erledigt. Ich muss es nicht anfassen, es sei denn, es passiert etwas Ungewöhnliches.

Der größte Gewinn ist für mich die Individualisierung. Ich würde Portant allein aufgrund seiner Flexibilität als eine bessere Option als die integrierte Angebotserstellung von HubSpot bezeichnen. Jeder Kunde erhält ein auf sein Geschäft zugeschnittenes Dokument mit genauen Summen und professioneller Formatierung, ohne dass jemand es manuell erstellen muss.

Und das Portant-Team hat großartig zugehört. Ich habe im Laufe der Zeit auf ein paar Dinge hingewiesen, nicht unbedingt auf Beschwerden, sondern nur auf eine Art Feedback, das mein Leben einfacher machen würde. Sie haben reagiert und waren wirklich daran interessiert, wie wir das Produkt verwenden. Das ist wichtig, wenn Sie Ihren Verkaufsprozess auf der Grundlage eines Tools aufbauen.

Wenn Sie Ihre Verkäufe über HubSpot abwickeln und über manuelle Dokumente oder starre Angebotstools hinausgewachsen sind, ist Portant einen Blick wert. Es hat uns einen ordnungsgemäßen Vereinbarungsprozess ermöglicht, den wir vorher nicht hatten, und er passt sich unserem Wachstum an.

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