Somos una empresa de software, por lo que estoy acostumbrado a construir sistemas. Pero en lo que respecta a nuestros propios acuerdos con los clientes, no teníamos casi nada en vigor. Para la mayoría de los clientes, no hubo ningún acuerdo formal. Estaba creando documentos manualmente para algunas de nuestras cuentas más importantes y todos los demás simplemente se quedaron sin ellos.

Eso no fue sostenible. A medida que crecimos, sabíamos que necesitábamos acuerdos para cada cliente, no sólo para los grandes. La pregunta era cómo hacerlo sin que se convierta en el trabajo de tiempo completo de alguien.

Construyendo acuerdos a mano, un cliente a la vez

Antes de Portant, nuestro flujo de trabajo de acuerdos consistía esencialmente en mí, un documento de Google y mucho copiar y pegar. Creaba manualmente un documento personalizado para cada cliente grande, ingresaba sus detalles específicos, como precios y recuento de usuarios, y luego lo movía a una herramienta de firma para completarlo.

Había usado DocuSign antes y, sinceramente, no era mi favorito. Parecía caro para lo que era y el proceso fue más complicado de lo necesario. También usé SignNow, que realmente me gustó, pero no se integraba con HubSpot como necesitábamos. Con ambas herramientas, seguía haciendo lo mismo: crear el documento a mano y luego subirlo a otro lugar para obtener una firma.

Para un puñado de clientes, eso era manejable. Pero queríamos llegar a acuerdos para todos y no había forma de escalar un proceso manual como ese en todo el equipo.

Encontrar algo que realmente funcionó dentro de HubSpot

Ejecutamos todo a través de HubSpot, por lo que todo lo que usábamos tenía que vivir allí. Miré las propias herramientas de cotización de HubSpot, pero no nos dieron la flexibilidad que necesitábamos. Cada uno de nuestros acuerdos con clientes es diferente. Diferentes números de usuarios, diferentes precios, diferentes términos. Necesitábamos una personalización total, no una plantilla rígida.

Encontré Portant a través de HubSpot Marketplace y lo que me llamó la atención de inmediato fue la capacidad de extraer campos de HubSpot directamente en una plantilla de documento. Sin entrada de datos manual. Sin cambio entre herramientas. Simplemente complete los campos del acuerdo, procese el documento a través de Portant y saldrá personalizado para ese cliente específico.

Para nuestro caso de uso, eso era exactamente lo que nos faltaba.

Una plantilla, cada cliente, totalmente personalizada

La forma en que lo hemos configurado es sencilla. Tenemos un conjunto de campos en cada oferta de HubSpot que nuestros representantes de ventas completan: recuento de usuarios, nivel de precios, detalles de facturación, ese tipo de cosas. También creé algunos campos calculados en HubSpot que se ejecutan en segundo plano, calculando totales y partidas para que el acuerdo se lea como una factura adecuada.

Cuando un representante está listo, procesa el documento a través de Portant. Extrae todo, desde esos campos de HubSpot, a nuestra plantilla de Google Doc, genera un acuerdo totalmente personalizado y lo envía al cliente para que lo firme. Después de firmar, el flujo de trabajo también se encarga del seguimiento. Usamos pagos de HubSpot, por lo que el cliente obtiene automáticamente su enlace de pago a través del flujo de trabajo Portant.

Todo se ejecuta de principio a fin desde HubSpot. Los representantes no necesitan abrir otra herramienta ni pedirme que cree nada. La plantilla está ahí, los campos hacen el trabajo y Portant se encarga del resto.

También me encanta que Portant use Google Docs como capa de plantilla. Ni siquiera sabía que se podían agregar campos de firma a un documento de Google hasta que comenzamos a usar Portant. Una vez que me di cuenta de eso, comencé a usarlo también para documentos internos únicos, cosas que no son parte del flujo de trabajo automatizado pero que aún necesitan una firma. Ya ni siquiera uso nuestras antiguas herramientas de firma.

Los representantes ya no me necesitan, y ese es el punto.

Antes yo era el cuello de botella. Si un trato necesitaba un acuerdo, llegó a través de mí. Yo fui quien construyó el documento, revisó los números y lo envió. Yo era "las llaves del reino" y no quería serlo.

Ahora, el proceso pertenece al equipo. Cada representante puede generar sus propios acuerdos directamente desde HubSpot. Completan los campos, presionan el proceso y listo. No necesito tocarlo a menos que surja algo inusual.

Para mí, la mayor ventaja es la personalización. Yo describiría Portant como una mejor opción que las cotizaciones integradas de HubSpot, simplemente por lo flexible que es. Cada cliente recibe un documento adaptado a su negocio, con totales precisos y formato profesional, sin que nadie tenga que redactarlo a mano.

Y el equipo de Portant ha sido excelente escuchando. He señalado algunas cosas a lo largo del tiempo, no exactamente quejas, solo comentarios del tipo "esto me haría la vida más fácil". Han sido receptivos y genuinamente interesados ​​en cómo usamos el producto. Eso es importante cuando construyes tu proceso de ventas en torno a una herramienta.

Si realizas tus ventas a través de HubSpot y ya no tienes documentos manuales ni herramientas de cotización rígidas, vale la pena echarle un vistazo a Portant. Nos ha brindado un proceso de acuerdo adecuado donde no teníamos ninguno, y crece con nosotros a medida que crecemos.

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