Nous sommes une entreprise de logiciels, donc je suis habitué à créer des systèmes. Mais en ce qui concerne nos propres accords clients, nous n’avions presque rien en place. Pour la plupart des clients, il n’y avait aucun accord formel. Je créais manuellement des documents pour une poignée de nos plus gros comptes, et tout le monde s'en passait.
Ce n’était pas durable. Au fur et à mesure de notre croissance, nous savions que nous avions besoin d’accords pour chaque client, pas seulement pour les plus gros. La question était de savoir comment y parvenir sans que cela devienne un travail à plein temps.
Construire des accords à la main, un client à la fois
Avant Portant, notre flux de travail d'accord était essentiellement moi, un document Google et beaucoup de copier-coller. Je créerais manuellement un document personnalisé pour chaque gros client, intégrerais leurs détails spécifiques tels que les prix et le nombre d'utilisateurs, puis le déplacerais dans un outil de signature pour le faire passer.
J'avais déjà utilisé DocuSign et honnêtement, ce n'était pas mon préféré. Cela semblait cher pour ce que c'était et le processus était plus lourd que nécessaire. J'avais également utilisé SignNow, que j'aimais vraiment, mais il ne s'intégrait pas à HubSpot comme nous le souhaitions. Avec les deux outils, je faisais toujours la même chose : construire le document à la main, puis le télécharger ailleurs pour obtenir une signature.
Pour une poignée de clients, c’était gérable. Mais nous voulions parvenir à des accords pour tout le monde, et il n’y avait aucun moyen d’étendre un processus manuel comme celui-là à l’ensemble de l’équipe.
Trouver quelque chose qui a réellement fonctionné dans HubSpot
Nous gérons tout via HubSpot, donc tout ce que nous utilisions devait y vivre. J'ai examiné les propres outils de citation de HubSpot, mais ils ne nous ont pas donné la flexibilité dont nous avions besoin. Chacun de nos contrats clients est différent. Différents nombres d'utilisateurs, différents prix, différentes conditions. Nous avions besoin d'une personnalisation complète, pas d'un modèle rigide.
J'ai trouvé Portant via HubSpot Marketplace, et ce qui a immédiatement attiré mon attention, c'est la possibilité d'extraire les champs HubSpot directement dans un modèle de document. Aucune saisie manuelle des données. Pas de commutation entre les outils. Remplissez simplement les champs de la transaction, traitez le document via Portant et il sera personnalisé pour ce client spécifique.
Pour notre cas d’utilisation, c’était exactement ce qui nous manquait.
Un modèle, chaque client, entièrement personnalisé
La façon dont nous l’avons configuré est simple. Nous avons un ensemble de champs sur chaque offre HubSpot que nos commerciaux remplissent : nombre d'utilisateurs, niveau tarifaire, détails de facturation, ce genre de choses. J'ai également créé des champs calculés dans HubSpot qui s'exécutent en arrière-plan, calculant les totaux et les éléments de campagne afin que l'accord se lise comme une facture appropriée.
Lorsqu'un représentant est prêt, il traite le document via Portant. Il extrait tout de ces champs HubSpot dans notre modèle Google Doc, génère un accord entièrement personnalisé et l'envoie au client pour signature. Après la signature, le workflow gère également le suivi. Nous utilisons les paiements HubSpot, afin que le client obtienne automatiquement son lien de paiement via le workflow Portant.
Le tout se déroule de bout en bout depuis HubSpot. Les commerciaux n’ont pas besoin d’ouvrir un autre outil ni de me demander de créer quoi que ce soit. Le modèle est là, les champs font le travail et Portant s'occupe du reste.
J'aime aussi le fait que Portant utilise Google Docs comme couche de modèle. Je ne savais même pas que vous pouviez ajouter des champs de signature à un document Google jusqu'à ce que nous commencions à utiliser Portant. Une fois que j'ai compris cela, j'ai également commencé à l'utiliser pour des documents internes ponctuels, des éléments qui ne font pas partie du flux de travail automatisé mais qui nécessitent néanmoins une signature. Je n'utilise même plus nos anciens outils de signature.
Les représentants n'ont plus besoin de moi, et c'est là le point
Avant, j’étais le goulot d’étranglement. Si un accord nécessitait un accord, cela passait par moi. C'est moi qui construisais le document, vérifiais les numéros et l'envoyais. J'étais « les clés du royaume » et je ne voulais pas l'être.
Désormais, le processus appartient à l’équipe. Chaque représentant peut générer ses propres accords directement depuis HubSpot. Ils remplissent les champs, cliquent sur le processus et c'est fait. Je n’ai pas besoin d’y toucher à moins que quelque chose d’inhabituel n’arrive.
Pour moi, le plus gros gain est la personnalisation. Je décrirais Portant comme une meilleure option que la citation intégrée de HubSpot, uniquement en raison de sa flexibilité. Chaque client reçoit un document adapté à son affaire, avec des totaux précis et un formatage professionnel, sans que personne n'ait à le construire à la main.
Et l'équipe Portant a été très à l'écoute. J'ai signalé quelques éléments au fil du temps, pas exactement des plaintes, juste des commentaires du genre "cela me faciliterait la vie". Ils ont été réactifs et véritablement intéressés par la façon dont nous utilisons le produit. Cela est important lorsque vous construisez votre processus de vente autour d'un outil.
Si vous effectuez vos ventes via HubSpot et que vous êtes devenu trop grand pour les documents manuels ou les outils de devis rigides, Portant vaut le détour. Cela nous a donné un processus d'accord approprié là où nous n'en avions pas, et il évolue avec nous à mesure que nous grandissons.
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