Somos uma empresa de software, então estou acostumada a construir sistemas. Mas quando se tratava dos nossos próprios contratos com clientes, tínhamos quase nada em vigor. Para a maioria dos clientes, não havia nenhum contrato formal. Eu criava documentos manualmente para um punhado das nossas maiores contas, e todos os demais simplesmente ficavam sem.
Isso não era sustentável. À medida que crescíamos, sabíamos que precisávamos de contratos para todos os clientes, não apenas para os maiores. A questão era como fazer isso sem que virasse o trabalho em tempo integral de alguém.
Criando contratos manualmente, um cliente de cada vez
Antes do Portant, nosso fluxo de trabalho de contratos era basicamente eu, um Google Doc e muito copiar e colar. Eu criava manualmente um documento personalizado para cada grande cliente, inserindo os detalhes específicos deles, como preços e quantidade de usuários, e depois o movia para uma ferramenta de assinatura para finalizar o processo.
Eu já havia usado o DocuSign antes e, honestamente, não era minha ferramenta favorita. Parecia caro para o que oferecia, e o processo era mais pesado do que precisava ser. Também usei o SignNow, que eu gostava de verdade, mas ele não se integrava ao HubSpot da forma que precisávamos. Com ambas as ferramentas, eu ainda fazia a mesma coisa: criar o documento manualmente e depois enviá-lo para outro lugar para obter a assinatura.
Para um punhado de clientes, isso era administrável. Mas queríamos migrar para contratos para todos, e não havia como escalar um processo manual como esse para toda a equipe.
Encontrando algo que funcionasse de verdade dentro do HubSpot
Rodamos tudo pelo HubSpot, então qualquer ferramenta que usássemos precisava viver lá. Analisei as próprias ferramentas de cotação do HubSpot, mas elas não nos davam a flexibilidade que precisávamos. Cada um dos nossos contratos com clientes é diferente. Quantidades de usuários diferentes, preços diferentes, termos diferentes. Precisávamos de personalização total, não de um modelo rígido.
Encontrei o Portant no HubSpot Marketplace, e o que chamou minha atenção imediatamente foi a capacidade de puxar campos do HubSpot diretamente para um modelo de documento. Sem entrada manual de dados. Sem alternar entre ferramentas. Basta preencher os campos do negócio, processar o documento pelo Portant, e ele sai personalizado para aquele cliente específico.
Para o nosso caso de uso, era exatamente o que nos faltava.
Um modelo, todos os clientes, totalmente personalizado
A forma como configuramos é simples. Temos um conjunto de campos em cada negócio no HubSpot que nossos representantes de vendas preenchem: quantidade de usuários, faixa de preço, detalhes de faturamento, esse tipo de coisa. Também criei alguns campos calculados no HubSpot que rodam em segundo plano, calculando totais e itens de linha para que o contrato leia como uma fatura de verdade.
Quando um representante está pronto, ele processa o documento pelo Portant. O sistema puxa tudo desses campos do HubSpot para o nosso modelo no Google Doc, gera um contrato totalmente personalizado e o envia ao cliente para assinatura. Após a assinatura, o fluxo de trabalho também cuida do acompanhamento. Usamos HubSpot payments, então o cliente automaticamente recebe o link de pagamento pelo fluxo de trabalho do Portant.
Todo o processo roda de ponta a ponta dentro do HubSpot. Os representantes não precisam abrir outra ferramenta ou me pedir para criar nada. O modelo está lá, os campos fazem o trabalho, e o Portant cuida do resto.
Também adoro que o Portant usa o Google Docs como camada de modelo. Eu nem sabia que era possível adicionar campos de assinatura a um Google Doc até começarmos a usar o Portant. Depois que descobri isso, passei a usá-lo também para documentos internos pontuais, coisas que não fazem parte do fluxo automatizado, mas que ainda precisam de assinatura. Nem uso mais nossas antigas ferramentas de assinatura.
Os representantes não precisam mais de mim, e esse é o objetivo
Antes, eu era o gargalo. Se um negócio precisava de um contrato, passava por mim. Eu era quem criava o documento, conferia os números e o enviava. Eu era "a guardiã das chaves", e não queria ser.
Agora, o processo pertence à equipe. Cada representante pode gerar seus próprios contratos diretamente do HubSpot. Eles preenchem os campos, clicam em processar, e está feito. Não preciso intervir, a menos que algo incomum apareça.
Para mim, a maior vitória é a personalização. Eu descreveria o Portant como uma opção melhor do que as ferramentas de cotação nativas do HubSpot, justamente pela flexibilidade que oferece. Cada cliente recebe um documento adaptado ao seu negócio, com totais precisos e formatação profissional, sem que ninguém precise criá-lo manualmente.
E a equipe do Portant tem sido ótima em ouvir. Sinalizei algumas coisas ao longo do tempo, não exatamente reclamações, mais do tipo "isso facilitaria minha vida". Eles foram receptivos e genuinamente interessados em como usamos o produto. Isso importa quando você está construindo seu processo de vendas em torno de uma ferramenta.
Se você roda suas vendas pelo HubSpot e já superou os documentos manuais ou as ferramentas de cotação rígidas, o Portant vale a pena conferir. Ele nos deu um processo de contrato de verdade onde não tínhamos nenhum, e escala junto com a gente à medida que crescemos.
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