We zijn een softwarebedrijf, dus ik ben gewend om systemen te bouwen. Maar als het om onze eigen klantovereenkomsten ging, hadden we bijna niets geregeld. Voor de meeste klanten was er helemaal geen formele overeenkomst. Ik maakte handmatig documenten aan voor een handvol van onze grootste accounts, en alle anderen deden het zonder.

Dat was niet houdbaar. Naarmate we groeiden, wisten we dat we overeenkomsten nodig hadden voor elke klant, niet alleen de grote. De vraag was hoe we dat konden doen zonder dat het iemands fulltime baan werd.

Overeenkomsten handmatig opstellen, één klant tegelijk

Vóór Portant bestond onze overeenkomst-workflow in feite uit mij, een Google Doc en veel kopiëren en plakken. Ik maakte handmatig een aangepast document voor elke grote klant, vulde hun specifieke gegevens in zoals prijzen en gebruikersaantallen, en zette het vervolgens in een ondertekeningsprogramma om het af te ronden.

Ik had eerder DocuSign gebruikt, en eerlijk gezegd was dat niet mijn favoriet. Het voelde duur aan voor wat het bood, en het proces was zwaarder dan nodig. Ik had ook SignNow gebruikt, wat ik eigenlijk fijn vond, maar het integreerde niet met HubSpot op de manier die we nodig hadden. Met beide tools deed ik nog steeds hetzelfde: het document handmatig opbouwen en het vervolgens ergens anders uploaden om een handtekening te krijgen.

Voor een handvol klanten was dat te beheren. Maar we wilden overstappen op overeenkomsten voor iedereen, en een handmatig proces als dat was onmogelijk op te schalen naar het hele team.

Iets vinden dat echt werkte binnen HubSpot

We doen alles via HubSpot, dus wat we ook gebruikten, het moest daarin leven. Ik bekeek HubSpot's eigen quoting-tools, maar die gaven ons niet de flexibiliteit die we nodig hadden. Elk van onze klantovereenkomsten is anders. Verschillende gebruikersaantallen, verschillende prijzen, verschillende voorwaarden. We hadden volledige maatwerk nodig, geen strak sjabloon.

Ik vond Portant via de HubSpot Marketplace, en wat meteen mijn aandacht trok was de mogelijkheid om HubSpot-velden rechtstreeks in een documentsjabloon te trekken. Geen handmatige gegevensinvoer. Geen schakelen tussen tools. Vul gewoon de dealvelden in, verwerk het document via Portant, en het komt gepersonaliseerd voor die specifieke klant tevoorschijn.

Voor ons gebruik was dat precies wat we hadden gemist.

Één sjabloon, elke klant, volledig gepersonaliseerd

De manier waarop we het hebben ingericht is eenvoudig. We hebben een set velden op elke HubSpot-deal die onze salesreps invullen: gebruikersaantal, prijscategorie, factureringsgegevens, dat soort dingen. Ik heb ook berekende velden aangemaakt in HubSpot die op de achtergrond werken en totalen en regelitems berekenen, zodat de overeenkomst eruitziet als een correcte factuur.

Wanneer een rep klaar is, verwerkt hij het document via Portant. Het haalt alles uit die HubSpot-velden in ons Google Doc-sjabloon, genereert een volledig gepersonaliseerde overeenkomst en stuurt die naar de klant ter ondertekening. Na ondertekening regelt de workflow ook de opvolging. We gebruiken HubSpot payments, dus de klant ontvangt automatisch zijn betaallink via de Portant-workflow.

Het hele proces loopt van begin tot eind vanuit HubSpot. Reps hoeven geen andere tool te openen of mij te vragen iets aan te maken. Het sjabloon staat klaar, de velden doen het werk en Portant regelt de rest.

Ik vind het ook geweldig dat Portant Google Docs gebruikt als sjabloonlaag. Ik wist niet eens dat je handtekeningvelden aan een Google Doc kon toevoegen totdat we Portant gingen gebruiken. Toen ik dat eenmaal doorhad, begon ik het ook te gebruiken voor losse interne documenten, dingen die geen deel uitmaken van de geautomatiseerde workflow maar toch een handtekening nodig hebben. Ik gebruik onze oude ondertekeningstools niet eens meer.

Reps hebben mij niet meer nodig, en dat is het punt

Vroeger was ik de bottleneck. Als een deal een overeenkomst nodig had, liep dat via mij. Ik was degene die het document opbouwde, de cijfers controleerde en het verstuurde. Ik was "de sleutelhouder", en dat wilde ik niet zijn.

Nu is het proces van het team. Elke rep kan zijn eigen overeenkomsten rechtstreeks vanuit HubSpot genereren. Ze vullen de velden in, klikken op verwerken en het is klaar. Ik hoef er niet aan te komen, tenzij er iets ongewoons opduikt.

Voor mij is de grootste winst de maatwerkmogelijkheid. Ik zou Portant omschrijven als een betere optie dan HubSpot's ingebouwde quoting, puur vanwege de flexibiliteit. Elke klant krijgt een document dat is afgestemd op zijn deal, met nauwkeurige totalen en professionele opmaak, zonder dat iemand het handmatig hoeft op te bouwen.

En het Portant-team luistert goed. Ik heb in de loop van de tijd een paar dingen aangekaart, geen klachten eigenlijk, maar meer van het type "dit zou mijn leven makkelijker maken". Ze waren responsief en oprecht geïnteresseerd in hoe wij het product gebruiken. Dat telt als je je verkoopproces rondom een tool opbouwt.

Als je je sales via HubSpot runt en je handmatige documenten of starre quoting-tools bent ontgroeid, is Portant het bekijken waard. Het heeft ons een echt overeenkomstproces gegeven waar we er geen hadden, en het schaalt mee naarmate we groeien.

Gratis startenen zie hoe het werkt binnen jouw HubSpot.