Siamo un'azienda software, quindi sono abituata a costruire sistemi. Ma quando si trattava dei nostri stessi accordi con i clienti, avevamo quasi nulla in piedi. Per la maggior parte dei clienti non esisteva alcun accordo formale. Creavo manualmente i documenti per una manciata dei nostri account più grandi, mentre tutti gli altri ne facevano a meno.

Non era sostenibile. Con la crescita dell'azienda, sapevamo di aver bisogno di accordi per ogni cliente, non solo per i più grandi. La domanda era come farlo senza che diventasse il lavoro a tempo pieno di qualcuno.

Creare gli accordi a mano, un cliente alla volta

Prima di Portant, il nostro flusso di lavoro per gli accordi ero essenzialmente io, un Google Doc e tanto copia-incolla. Creavo manualmente un documento personalizzato per ogni grande cliente, inserivo i dettagli specifici come prezzi e numero di utenti, poi lo trasferivo in uno strumento di firma per concludere il tutto.

Avevo già usato DocuSign in passato e, onestamente, non era il mio preferito. Mi sembrava costoso rispetto a quello che offriva e il processo era più macchinoso del necessario. Avevo usato anche SignNow, che mi piaceva davvero, ma non si integrava con HubSpot nel modo in cui avevamo bisogno. Con entrambi gli strumenti, facevo sempre la stessa cosa: costruivo il documento a mano e poi lo caricavo altrove per ottenere la firma.

Per una manciata di clienti era gestibile. Ma volevamo passare agli accordi per tutti, e non c'era modo di scalare un processo manuale come quello all'intero team.

Trovare qualcosa che funzionasse davvero all'interno di HubSpot

Gestiamo tutto tramite HubSpot, quindi qualsiasi strumento usassimo doveva vivere lì. Ho esaminato gli strumenti di preventivazione nativi di HubSpot, ma non ci davano la flessibilità di cui avevamo bisogno. Ogni accordo con i clienti è diverso: numero di utenti diverso, prezzi diversi, condizioni diverse. Avevamo bisogno di personalizzazione completa, non di un template rigido.

Ho trovato Portant tramite l'HubSpot Marketplace e ciò che ha catturato subito la mia attenzione è stata la possibilità di importare i campi di HubSpot direttamente in un template di documento. Nessuna immissione manuale di dati. Nessun passaggio tra strumenti diversi. Basta compilare i campi del deal, elaborare il documento tramite Portant e il risultato è un documento personalizzato per quel cliente specifico.

Per il nostro caso d'uso, era esattamente ciò che ci mancava.

Un template, ogni cliente, completamente personalizzato

Il modo in cui lo abbiamo configurato è semplice. Abbiamo un insieme di campi su ogni deal di HubSpot che i nostri commerciali compilano: numero di utenti, fascia di prezzo, dettagli di fatturazione e così via. Ho anche creato alcuni campi calcolati in HubSpot che girano in background, elaborando i totali e le voci in modo che l'accordo si legga come una vera fattura.

Quando un commerciale è pronto, elabora il documento tramite Portant. Il sistema importa tutto dai campi di HubSpot nel nostro template Google Doc, genera un accordo completamente personalizzato e lo invia al cliente per la firma. Dopo la firma, il flusso di lavoro gestisce anche il follow-up. Usiamo HubSpot payments, quindi il cliente riceve automaticamente il link per il pagamento tramite il flusso di lavoro di Portant.

L'intero processo funziona da un capo all'altro da HubSpot. I commerciali non devono aprire un altro strumento né chiedere a me di creare nulla. Il template è lì, i campi fanno il lavoro e Portant gestisce il resto.

Adoro anche il fatto che Portant usi Google Docs come layer per i template. Non sapevo nemmeno che si potessero aggiungere campi firma a un Google Doc finché non abbiamo iniziato a usare Portant. Una volta capito, ho cominciato a usarlo anche per documenti interni occasionali, cose che non fanno parte del flusso automatizzato ma che richiedono comunque una firma. Non uso più nemmeno i nostri vecchi strumenti di firma.

I commerciali non hanno più bisogno di me, ed è questo il punto

Prima ero io il collo di bottiglia. Se un deal richiedeva un accordo, passava per me. Ero io a costruire il documento, verificare i numeri e inviarlo. Ero "la custode delle chiavi del regno" e non volevo esserlo.

Ora il processo appartiene al team. Ogni commerciale può generare i propri accordi direttamente da HubSpot. Compila i campi, preme elabora e il gioco è fatto. Non ho bisogno di intervenire a meno che non emerga qualcosa di insolito.

Per me, la vittoria più grande è la personalizzazione. Definirei Portant un'opzione migliore rispetto agli strumenti di preventivazione nativi di HubSpot, proprio per la sua flessibilità. Ogni cliente riceve un documento su misura per il suo deal, con totali precisi e una formattazione professionale, senza che nessuno debba costruirlo a mano.

E il team di Portant è stato molto attento ad ascoltare. Nel tempo ho segnalato alcune cose, non vere lamentele, più feedback del tipo "questo mi renderebbe la vita più facile". Hanno risposto con prontezza e si sono dimostrati genuinamente interessati a come usiamo il prodotto. Questo conta quando costruisci il tuo processo di vendita attorno a uno strumento.

Se gestisci le tue vendite tramite HubSpot e hai superato i limiti dei documenti manuali o degli strumenti di preventivazione rigidi, Portant vale la pena di essere esplorato. Ci ha dato un vero processo per gli accordi dove non ne avevamo nessuno, e cresce con noi man mano che cresciamo.

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