複数署名者が必要な契約は、極めて静かな形で停滞する傾向があります。一人目はわずか数時間で署名します。二人目は署名しません。拒否もなく、反発もなく、土壇場での異議もありません。取引はただ動きを止めてしまいます。
このパターンは、HubSpot のパイプラインで常に見られます。契約書が「一部署名済み」の状態で3日、5日、時には10日もの間放置され、チームの誰も気づかないのです。案件カードは問題なさそうに見えます。最後に記録されたアクティビティは署名です。しかし、時間は過ぎていき、誰も何も対処していません。
この問題を解決するのは、まさにこのステータスを監視し、設定した時間ウィンドウを待機して、まだ署名していない担当者にディールオーナーへ通知するワークフローです。この記事では、PortantのDocument Objectプロパティを使用して、HubSpotで署名停滞アラートを構築する手順をご紹介します。また、フォローアップで伝えるべき内容、最初の催促が効果を上げない場合のエスカレーション方法、そしてこの1つのワークフローが平均クローズサイクルから数日を短縮できる理由についても解説します。
マルチパーティ署名が停滞する理由
契約が1つの署名で止まってしまう理由は、ほとんどの場合、劇的なものではありません。誰かが考えを変えるわけでも、価格に異議を唱えるわけでもありません。商談がただ止まってしまい、あなたのチームの誰もそれに気づかないのです。
以下は、私がよく目にする最も一般的な原因です。
受信トレイの過負荷。 署名者はメールを受信し、もしかしたら開封もしたかもしれませんが、最後まで完了しませんでした。他の優先事項が割り込んでしまったのです。これは、断然最も一般的な原因です。
内部承認。 署名が必要な担当者は、予算の承認、法務レビュー、または上司からのゴーサインを待っています。しかし、そのことを担当者に伝えません。
署名者が間違っています。 案件の担当者はチャンピオンですが、正式な署名権限を持っていません。社内で契約書を転送しますが、その後、進捗が途絶えてしまいます。
休暇または旅行。 署名者は数日間不在です。メールは手つかずのまま放置されています。
技術的な摩擦。 署名者がスマートフォンで書類を開いた後、何か別のことに気を取られてそのまま忘れてしまうことがあります。あるいは、電子署名ツールに不慣れなため、書類が署名待ちの状態になっていることに気づかないこともあります。
これらはいずれも、取引を破談にするような致命的な問題ではありません。タイムリーで具体的なフォローアップを行えば、すべて解決できます。問題は、停滞を検知するシステムがなければ、誰も気づかないまま取引が予定のクローズ日を過ぎてしまうことです。
署名が止まることで生じるコスト
明らかなコストは時間です。契約が部分的に署名されたまま放置される1日1日が、取引が成立していない日であり、売上が計上されていない日であり、パイプラインのクローズ日がずれ続けている日です。
しかし、見えにくいコストも存在します。
購買意欲の冷え込み。 契約書が署名されないまま放置される時間が長くなるほど、再考や優先事項の変化、あるいは競合他社がデモをスケジュールする余地が生まれます。緊迫感はあっという間に薄れてしまいます。
予測のずれ。 パイプラインに「進行中」とされながら実際には停滞している署名案件が含まれている場合、予測は狂ってしまいます。マネージャーは、もはや実態を反映していないクローズ日をもとに意思決定を行い、四半期末の想定外の結果はすでに生まれつつあります。
担当者の混乱。 担当者がどの案件で署名が滞っているかを把握できなければ、問題のない案件に時間を費やし、実際には5分の電話一本で解決できる案件を見逃してしまいます。
解決策は、新しいプロセスや週次レビュー会議ではありません。停滞を検知し、適切な担当者に行動を促すワークフローです。
PortantがHubSpotで署名ステータスを追跡する方法
ワークフローを構築する前に、データの流れについてご説明します。
契約書を送信する際に Portantの電子署名機能 複数の署名者がいる場合、PortantはHubSpot内の案件にDocument Objectを作成します。そのオブジェクトには、次のようなプロパティがあります ドキュメントステータス 署名者のアクションに応じて自動的に更新されます。
ここで重要なステータス：
- 送信済み：文書は送信されました。まだ誰も署名していません。
- 一部署名済み：少なくとも1名の署名者が署名を完了しましたが、1名以上の署名者がまだ署名を完了していません。
- 完了：全署名者が署名を完了しました。契約は正式に締結されました。
複数の署名者向け 契約書「Partially Signed」が重要なシグナルです。これは、契約が無効になったわけではないことを意味します。一方の当事者はすでに署名を完了しています。もう一方がまだ済んでいないだけです。
Portantは、署名者のルーティング、追跡、およびステータス更新をネイティブに処理します。各署名者には専用の署名リンクが付与され、Document Statusプロパティにより、プロセスの現在の進捗状況を常に確認できます。ドキュメントイベントとHubSpotワークフローの連携に関する詳細については、 Portant ドキュメントイベントからワークフローをトリガーする方法.
署名停滞アラートワークフローの構築
こちらがステップごとの設定手順です。このワークフローは、「Partially Signed」状態になった契約を監視し、24時間以内にステータスが変更されない場合は担当者に通知します。
ステップ1：ディールベースのワークフローを作成する
HubSpotで、Automations > Workflows に移動し、新しいワークフローを作成します。オブジェクトタイプとして「Deal-based」を選択してください。「Signature stall alert, 24h」のようなわかりやすい名前を付けてください。
ステップ2：登録トリガーを設定する
トリガーを設定して、関連する Portant の Document Status プロパティが「Partially Signed」と等しい場合に起動するようにします。この状態になったドキュメントを持つすべての取引がワークフローに登録されます。
このプロパティがどこにあるか不明な場合でも、接続時にPortantが自動的に作成します。 HubSpot アカウントこれは、取引に関連付けられたDocument Objectに格納されています。
ステップ3：24時間の遅延を追加する
登録後、24時間の遅延を追加します。これにより、未署名の署名者が自分で対応するための適切な猶予期間が与えられます。迅速に署名する意思がある場合、ほとんどの方は最初の数時間以内に署名します。24時間が経過しても何も動きがない場合は、何らかの理由で進捗が滞っています。
ステップ4：ステータスを再確認するための分岐を追加する
遅延の後に、if/thenブランチを追加します。条件は、Document Statusが引き続き「Partially Signed」であるかどうかです。
もし はい （一部署名済み）：この取引には対応が必要です。通知ステップに進んでください。
もし いいえ （ステータスが「完了」に変更されました）：署名者が自分で完了しました。対応は不要です。ブランチを終了してください。
ステップ5：取引担当者に通知する
「yes」ブランチに通知アクションを追加します。HubSpotのSlack連携を使った社内メール、Slackメッセージ、またはその両方を使用できます。
通知に含める内容：
- 取引名
- ドキュメント名
- どの署名者がまだ完了していないか（Document Object のプロパティから）
- HubSpot の取引への直接リンク
担当者が一目で必要なすべての情報を把握できるようにすることが目標です。情報を探し回ったり、推測したりする必要はありません。
ヒント： もし使用する場合 Portant ワークフロー ドキュメントの生成・送信において、電子署名のトラッキングおよびドキュメントステータスの更新はすでに HubSpot と連携されています。これらのプロパティを更新するために、別途インテグレーションを設定する必要はありません。
フォローアップで伝えるべきこと
ワークフローは、署名が停滞していることを担当者に通知します。次に、担当者はフォローアップの連絡を取る必要があります。ここでは、想像以上にトーンが重要になります。
いくつかの重要な原則：
具体的に記載してください。 曖昧な「ちょっとご確認まで」というメッセージは送らないでください。書類名と必要なアクションを明記しましょう。「火曜日にお送りした契約書がお手元に届いているか確認したかったのですが、Sarah はすでに署名済みで、あとはあなたの署名をいただければ手続きが完了します。」
押しつけがましくなく、親切に。 署名者には遅延の正当な理由があるかもしれません。サポートを申し出ましょう。「条件に変更が必要な場合や、チームの別の方が署名すべき場合は、喜んで対応いたします。」
簡単にしましょう。 署名リンクをメールに直接記載し、1クリックで完了できるようにしましょう。受信トレイを探し回る手間を省けます。
簡潔にしてください。 3～4文程度にまとめてください。メールが長くなるほど、読まれる可能性は低くなります。
効果的なフォローアップテンプレートをご紹介します。
[Name] 様、
[date] にお送りした [contract name] についてフォローアップのご連絡をさせていただきます。[Other signer] はすでに署名済みですので、あとはお客様のご署名をいただければ手続きが完了します。
署名リンクはこちらです。[link]
内容の調整が必要な場合や、貴社側で別の方が署名される場合は、お気軽にお知らせください。
よろしくお願いいたします。
[Rep name]
このメッセージのポイントは、アラートによって得た情報を活かしている点です。担当者は対象のドキュメント、案件、そして未署名の相手を正確に把握しています。この具体性こそが、滞った契約をクローズへと導く鍵となります。
エスカレーションのロジック: 24時間、48時間、72時間
24時間時点での一度の通知で、ほとんどの滞りは解消できます。ただし、契約によってはより粘り強い対応が必要です。推奨するエスカレーションのパターンは以下の通りです。
24時間: 案件担当者に通知する。 これが先ほど構築したワークフローです。案件担当者に通知が届き、パーソナルなフォローアップを送ります。ほとんどの滞りはここで解消されます。
48時間: 社内でエスカレーションする。 48時間が経過してもドキュメントが部分的な署名状態のままであれば、案件担当者のマネージャーまたは営業リードに通知します。これは責任を問うためではありません。より多くの背景知識を持つ人物、または異なる関係性を持つ人物が前進に向けて力を貸せるようにするためです。マネージャーが購買委員会の構成を把握しているかもしれませんし、買い手側の上位担当者に直接つながるルートを持っているかもしれません。
これは同じワークフロー内に2番目の遅延とブランチとして構築してください。最初の通知の後に24時間の遅延をさらに追加し、ステータスを再確認して、それでも「Partially Signed」であればマネージャーに通知します。
72時間: パイプラインレビューのフラグを立てる。 3日が経過した場合、何らかの構造的な問題が署名を妨げている可能性があります。担当者が調査し案件メモを更新するためのタスクを案件に追加してください。署名者が社内承認を待っているのでしょうか。契約のスコープ修正が必要でしょうか。案件が失注に向かっているのでしょうか。
これは案件のクローズ予定日を延長するための良いトリガーにもなります。予測は期待値ではなく、実際の状況を反映すべきです。
72時間を超えた場合。 1週間経っても契約が1名の署名のみで止まっている場合、担当者は直接対話を行うべきです。メールではなく、電話です。この時点でのゴールは、案件が依然として有効かどうか、そして何が実際にクローズを妨げているかを把握することです。
このようなワークフローパターンをさらに知りたい方は、こちらのまとめをご覧ください。 10 document workflows for HubSpot。また、担当者ではなく署名者に直接リマインダーを送りたい場合は、こちらをご参照ください。 automatic signature reminders in HubSpot.
よくあるご質問
Portant は HubSpot のDocument Statusを自動的に更新しますか？
はい。署名者が Portant の eSignature 機能を通じて署名を完了すると、HubSpot の Document Object 上の Document Status プロパティが自動的に更新されます。追加の同期設定やプロパティの手動更新は必要ありません。
このワークフローは署名者が1人の契約にも使用できますか？
「Partially Signed」ステータスは、複数署名者のドキュメントにのみ適用されます。署名者が1人の契約の場合は、代わりに「Sent」ステータスを監視し、案件担当者へのアラート前に遅延を設定してください。ロジックは同じで、トリガーの値が異なるだけです。
未署名の署名者が HubSpot の連絡先でない場合はどうなりますか？
Portant は、署名者が HubSpot の連絡先として存在するかどうかに関わらず、すべての署名者を追跡します。Document Object に署名者の詳細が保存されるため、2番目の署名者が手動で追加された場合（例えば、外部の法律顧問など）でも、ステータスは更新され、ワークフローは正常に起動します。
アラートが発動するまでの遅延時間はカスタマイズできますか？
はい。24時間はあくまでも出発点です。緊急性の高い案件では12時間、エンタープライズ契約のようにレビューサイクルが長い場合は48時間を使用するチームもあります。通常の署名スピードと案件の優先度に応じて調整してください。
