Los contratos con varios firmantes tienen la costumbre de estancarse de la manera más silenciosa posible. Una persona firma en cuestión de horas. La otra no. Sin rechazos, sin objeciones, sin impedimentos de última hora. El negocio simplemente deja de avanzar.
Veo este patrón constantemente en los pipelines de HubSpot. Un contrato permanece en "parcialmente firmado" durante tres, cinco o incluso diez días antes de que alguien en el equipo lo note. La tarjeta del negocio sigue pareciendo saludable. La última actividad registrada fue una firma. Pero el tiempo pasa y nadie hace nada al respecto.
La solución es un flujo de trabajo que detecte exactamente este estado, espere un período determinado y le informe al responsable del negocio quién aún no ha firmado. En este artículo, te guiaré paso a paso para crear una alerta de firma estancada en HubSpot usando las propiedades del objeto de documento de Portant. También explicaré qué decir en el seguimiento, cómo escalar cuando el primer recordatorio no funciona y por qué este único flujo de trabajo puede reducir en días tu ciclo de cierre promedio.
Por qué se estancan las firmas de múltiples partes
Las razones por las que los contratos se quedan bloqueados en una sola firma raramente son dramáticas. Nadie cambia de opinión. Nadie objeta el precio. El negocio simplemente se pausa y nadie en tu equipo lo nota.
Estas son las causas más comunes que identifico:
Saturación del buzón de entrada. El firmante recibió el correo electrónico, quizás incluso lo abrió, pero no terminó el proceso. Otras prioridades tomaron el control. Esta es, con diferencia, la causa más frecuente.
Aprobaciones internas. La persona que debe firmar está esperando confirmación de presupuesto, revisión legal o el visto bueno de su responsable. No le comunica esta situación a tu representante.
Firmante incorrecto. El contacto del negocio es un promotor interno, pero no un firmante autorizado. Reenvía el contrato internamente y el rastro se pierde.
Ausencia o viaje. El firmante está fuera unos días. El correo electrónico queda sin atender.
Fricción técnica. El firmante abre el documento en su teléfono, se interrumpe y olvida volver. O no está familiarizado con la herramienta de firma electrónica y no se da cuenta de que el documento lo está esperando.
Ninguna de estas situaciones es un obstáculo insalvable. Todas y cada una son solucionables con un seguimiento oportuno y específico. El problema es que, sin un sistema que identifique el estancamiento, nadie sabe que está ocurriendo hasta que el negocio supera su fecha de cierre prevista.
Lo que te cuesta una firma estancada
El coste más evidente es el tiempo. Cada día que un contrato permanece parcialmente firmado es un día en que tu negocio no está cerrado, tus ingresos no están registrados y la fecha de cierre en tu pipeline se desplaza.
Pero también hay costes menos evidentes.
Enfriamiento del comprador. Cuanto más tiempo permanece un contrato sin firmar, más espacio hay para segundos pensamientos, prioridades competidoras o que un competidor programe una demostración. La urgencia se desvanece rápidamente.
Desviación de previsiones. Si tu pipeline incluye negocios donde las firmas están "en proceso" pero en realidad están estancadas, tus previsiones no son fiables. Los responsables toman decisiones basándose en fechas de cierre que ya no reflejan la realidad, y la sorpresa de fin de trimestre ya está tomando forma.
Confusión del representante. Cuando los representantes no pueden ver qué negocios tienen firmas estancadas, dedican tiempo a negocios que parecen bien y pasan por alto el que realmente necesita una llamada telefónica de cinco minutos.
La solución no es un nuevo proceso ni una reunión de revisión semanal. Es un flujo de trabajo que detecta el estancamiento e indica a la persona adecuada que actúe.
Cómo Portant rastrea el estado de la firma en HubSpot
Antes de crear el flujo de trabajo, te explicamos cómo fluyen los datos.
Cuando envías un contrato a través de la función de firma electrónica de Portant con varios firmantes, Portant crea un objeto de documento en el negocio dentro de HubSpot. Ese objeto tiene una propiedad llamada Document Status que se actualiza automáticamente a medida que los firmantes actúan.
Los estados relevantes son:
- Sent: El documento ha sido enviado. Nadie ha firmado todavía.
- Partially Signed: Al menos un firmante ha completado su firma, pero uno o más firmantes aún están pendientes.
- Completed: Todos los firmantes han firmado. El contrato está completamente ejecutado.
Para los contratos con múltiples firmantes, "Partially Signed" es la señal que nos importa. Significa que el contrato no está muerto. Una persona cumplió con su parte. La otra aún no.
Portant gestiona el enrutamiento de firmantes, el seguimiento y las actualizaciones de estado de forma nativa. Cada firmante recibe su propio enlace de firma y la propiedad Document Status refleja en qué punto se encuentra el proceso en cualquier momento. Para obtener más detalles sobre cómo los eventos de documentos se conectan a los flujos de trabajo de HubSpot, consulta la documentación de Portant sobre cómo activar flujos de trabajo a partir de eventos de documentos.
Creación del flujo de trabajo de alerta de firma estancada
Aquí encontrarás la configuración paso a paso. Este flujo de trabajo detecta los contratos que llegan al estado "Partially Signed" y notifica al responsable del negocio si el estado no cambia en 24 horas.
Paso 1: Crea un flujo de trabajo basado en negocios
En HubSpot, ve a Automations > Workflows y crea un nuevo flujo de trabajo. Elige "Deal-based" como tipo de objeto. Dale un nombre descriptivo, como "Alerta de firma estancada, 24h."
Paso 2: Configura el disparador de inscripción
Configura el disparador para que se active cuando la propiedad Document Status del documento de Portant asociado sea igual a "Partially Signed." Cualquier negocio con un documento que entre en este estado quedará inscrito en el flujo de trabajo.
Si no sabes dónde está esta propiedad, Portant la crea automáticamente cuando conectas tu cuenta de HubSpot. Se encuentra en el objeto de documento asociado al negocio.
Paso 3: Añade un retraso de 24 horas
Después de la inscripción, añade un retraso de 24 horas. Esto le da al firmante pendiente un margen razonable para actuar por su cuenta. La mayoría de las personas firma dentro de las primeras horas si van a hacerlo rápidamente. Si pasan 24 horas sin actividad, algo les está frenando.
Paso 4: Añade una rama para verificar nuevamente el estado
Después del retraso, añade una rama if/then. La condición: ¿el Document Status sigue siendo "Partially Signed"?
Si la respuesta es sí (sigue parcialmente firmado): el negocio necesita atención. Continúa con el paso de notificación.
Si la respuesta es no (el estado cambió a "Completed"): el firmante lo completó por su cuenta. No se requiere ninguna acción. Finaliza la rama.
Paso 5: Notifica al responsable del negocio
En la rama "sí", añade una acción de notificación. Puedes usar un correo electrónico interno, un mensaje de Slack a través de la integración de HubSpot con Slack, o ambos.
Incluye en la notificación:
- El nombre del negocio
- El nombre del documento
- Qué firmante no ha completado el proceso (desde las propiedades del objeto de documento)
- Un enlace directo al negocio en HubSpot
El objetivo es proporcionar al representante todo lo que necesita para actuar de un vistazo. Sin búsquedas, sin suposiciones.
Consejo: Si usas los flujos de trabajo de Portant para generar y enviar documentos, el seguimiento de firmas electrónicas y las actualizaciones de Document Status ya están conectados a HubSpot. No necesitas una integración adicional para que estas propiedades se actualicen.
Qué decir en el seguimiento
El flujo de trabajo le indica a tu representante que una firma se ha estancado. Ahora necesita ponerse en contacto. Aquí el tono importa más de lo que podrías pensar.
Algunos principios que marcan la diferencia:
Sé específico. No envíes un vago "solo quería hacer un seguimiento." Menciona el documento y la acción concreta. "Quería asegurarme de que recibiste el contrato que enviamos el martes. Sarah ya ha firmado y solo necesitamos tu firma para finalizarlo."
Sé útil, no insistente. El firmante puede tener una buena razón para el retraso. Ofrece tu ayuda. "Si necesitas cambios en los términos, o si alguien más de tu equipo debería firmar en su lugar, con gusto lo ajustamos."
Facilita el proceso. Incluye el enlace de firma directamente en el correo electrónico para que pueda completarlo con un solo clic. No le hagas buscar el mensaje original en su bandeja de entrada.
Sé breve. De tres a cuatro oraciones. Cuanto más largo sea el correo, menos probable es que lo lean.
Aquí tienes una plantilla de seguimiento que funciona bien:
Hola [Name],
Quería hacer un seguimiento del [contract name] que enviamos el [date]. [Other signer] ya ha firmado y solo necesitamos tu firma para finalizar todo.
Aquí está el enlace de firma: [link]
Si algo necesita ajuste, o si alguien más debe firmar por tu parte, solo dímelo.
Gracias,
[Rep name]
La clave es que este mensaje está basado en la alerta. El representante sabe exactamente qué documento, qué negocio y qué firmante está pendiente. Esa especificidad es lo que convierte un contrato estancado en un negocio cerrado.
Lógica de escalada: 24, 48 y 72 horas
Un único recordatorio a las 24 horas resuelve la mayoría de los estancamientos. Pero algunos contratos requieren más persistencia. Aquí está el patrón de escalada que recomiendo.
24 horas: notificar al responsable del negocio. Este es el flujo de trabajo que acabamos de crear. El responsable del negocio recibe un aviso y envía un seguimiento personalizado. La mayoría de los estancamientos se resuelven aquí.
48 horas: escalar internamente. Si el documento sigue parcialmente firmado después de 48 horas, notifica al gerente del responsable del negocio o al líder de ventas. No se trata de buscar culpables, sino de asegurarse de que alguien con más contexto o una relación diferente pueda ayudar a avanzar. Quizás el gerente conoce la estructura del comité de compras, o tiene contacto directo con alguien de alto nivel en el lado del comprador.
Crea esto como un segundo retraso y bifurcación en el mismo flujo de trabajo. Después de la primera notificación, agrega otro retraso de 24 horas, verifica el estado nuevamente y, si sigue en "Parcialmente firmado", notifica al gerente.
72 horas: marcar para revisión del pipeline. A los tres días, es probable que algo estructural esté bloqueando la firma. Agrega una tarea en el negocio para que el representante investigue y actualice las notas. ¿El firmante está esperando una aprobación interna? ¿El contrato necesita una revisión del alcance? ¿El negocio se ha enfriado?
Este también es un buen momento para actualizar la fecha de cierre del negocio. Tu previsión debe reflejar lo que está ocurriendo realmente, no lo que esperabas que ocurriera.
Más allá de las 72 horas. Si el contrato sigue con una sola firma después de una semana, el representante debe tener una conversación directa. No otro correo, sino una llamada. El objetivo en este punto es entender si el negocio sigue siendo real y qué está bloqueando realmente el cierre.
Para más patrones de flujo de trabajo como este, consulta nuestro resumen de 10 document workflows for HubSpot. Y si quieres recordatorios que vayan directamente al firmante (en lugar de a tu representante), echa un vistazo a automatic signature reminders in HubSpot.
Preguntas frecuentes
¿Portant actualiza automáticamente el estado del documento en HubSpot?
Sí. Cuando un firmante completa su firma a través de la función de firma electrónica de Portant, la propiedad Document Status del objeto de documento en HubSpot se actualiza automáticamente. No es necesario configurar una sincronización adicional ni actualizar las propiedades manualmente.
¿Puedo usar este flujo de trabajo con contratos de un solo firmante?
El estado "Parcialmente firmado" solo se aplica a documentos con varios firmantes. Para contratos de un solo firmante, deberías vigilar el estado "Enviado" y establecer un retraso antes de alertar al responsable del negocio. La lógica es la misma, solo con un valor de activación diferente.
¿Qué ocurre si el firmante pendiente no es un contacto de HubSpot?
Portant realiza el seguimiento de todos los firmantes independientemente de si existen como contactos en HubSpot. El objeto de documento almacena los datos de los firmantes, por lo que incluso si el segundo firmante se agregó manualmente (por ejemplo, asesor legal externo), el estado se actualiza igualmente y el flujo de trabajo se ejecuta sin problemas.
¿Puedo personalizar el retraso antes de que se active la alerta?
Sí. Las 24 horas son un punto de partida. Algunos equipos usan 12 horas para negocios urgentes o 48 horas para contratos empresariales donde los ciclos de revisión más largos son habituales. Ajusta según tu velocidad de firma habitual y la prioridad del negocio.
