I contratti con più firmatari hanno l'abitudine di bloccarsi nel modo più silenzioso possibile. Una persona firma in poche ore. L'altra no. Nessun rifiuto, nessuna resistenza, nessuna obiezione dell'ultimo minuto. Il deal smette semplicemente di andare avanti.

Vedo questo schema continuamente nelle pipeline di HubSpot. Un contratto rimane in stato "parzialmente firmato" per tre, cinque, a volte dieci giorni prima che qualcuno nel team se ne accorga. La scheda del deal sembra ancora in buona salute. L'ultima attività registrata è stata una firma. Ma il tempo passa, e nessuno sta facendo nulla al riguardo.

La soluzione è un workflow che monitora esattamente questo stato, attende una finestra temporale definita e avvisa il proprietario del deal su chi non ha ancora firmato. In questo articolo, ti guido passo dopo passo nella creazione di un avviso di blocco firma in HubSpot usando le proprietà del Document Object di Portant. Tratterò anche cosa scrivere nel follow-up, come escalare quando il primo sollecito non funziona, e perché questo singolo workflow può ridurre di giorni il tuo ciclo di chiusura medio.

Perché le firme con più parti si bloccano

I motivi per cui i contratti si fermano a una sola firma sono raramente eclatanti. Nessuno cambia idea. Nessuno contesta il prezzo. Il deal si blocca semplicemente, e nessuno dalla tua parte se ne rende conto.

Ecco le cause più comuni che riscontro:

Sovraccarico della casella di posta. Il firmatario ha ricevuto l'email, forse l'ha anche aperta, ma non ha completato il processo. Altre priorità hanno preso il sopravvento. Questa è di gran lunga la causa più comune.

Approvazioni interne. La persona che deve firmare sta aspettando la conferma del budget, la revisione legale o il via libera dal suo responsabile. Non lo comunica al tuo rappresentante.

Firmatario errato. Il contatto sul deal è un promotore interno ma non un firmatario autorizzato. Inoltrano il contratto internamente, e la traccia si perde.

Assenza o trasferta. Il firmatario è fuori per qualche giorno. L'email resta lì intoccata.

Difficoltà tecniche. Il firmatario apre il documento sullo smartphone, viene interrotto e dimentica di tornare. Oppure non ha familiarità con lo strumento di firma elettronica e non si rende conto che il documento lo sta aspettando.

Nessuno di questi è un ostacolo insormontabile. Ognuno è risolvibile con un follow-up tempestivo e mirato. Il problema è che senza un sistema che segnali il blocco, nessuno sa che sta accadendo finché il deal non supera la data di chiusura prevista.

Quanto costa una firma bloccata

Il costo più evidente è il tempo. Ogni giorno in cui un contratto rimane parzialmente firmato è un giorno in cui il deal non è chiuso, il ricavo non è registrato e la data di chiusura nella pipeline si sposta.

Ma ci sono anche costi meno visibili.

Raffreddamento del buyer. Più a lungo un contratto resta non firmato, più spazio c'è per ripensamenti, priorità concorrenti o per un competitor che prenota una demo. L'urgenza svanisce rapidamente.

Scostamento delle previsioni. Se la tua pipeline include deal con firme "in corso" ma di fatto bloccate, le tue previsioni sono errate. I manager prendono decisioni basandosi su date di chiusura che non rispecchiano più la realtà, e la sorpresa di fine trimestre è già in formazione.

Confusione nei rappresentanti. Quando i rappresentanti non riescono a vedere quali deal hanno firme bloccate, dedicano tempo a deal che sembrano a posto e si perdono quello che in realtà necessita di una telefonata di cinque minuti.

La soluzione non è un nuovo processo o una riunione di revisione settimanale. È un workflow che rileva il blocco e avvisa la persona giusta perché agisca.

Come Portant traccia lo stato delle firme in HubSpot

Prima di costruire il workflow, ecco come fluiscono i dati.

Quando invii un contratto tramite la funzione di firma elettronica di Portant con più firmatari, Portant crea un Document Object sul deal all'interno di HubSpot. Quell'oggetto ha una proprietà chiamata Document Status che si aggiorna automaticamente man mano che i firmatari agiscono.

Gli stati che contano in questo contesto:

  • Sent: il documento è stato inviato. Nessuno ha ancora firmato.
  • Partially Signed: almeno un firmatario ha completato la propria firma, ma uno o più firmatari sono ancora in attesa.
  • Completed: tutti i firmatari hanno firmato. Il contratto è completamente eseguito.

Per i contratticon più firmatari, "Partially Signed" è il segnale che ci interessa. Significa che il contratto non è morto. Una persona ha fatto la sua parte. L'altra non ancora.

Portant gestisce il routing dei firmatari, il tracciamento e gli aggiornamenti di stato in modo nativo. Ogni firmatario riceve il proprio link di firma, e la proprietà Document Status riflette lo stato del processo in qualsiasi momento. Per maggiori dettagli su come gli eventi dei documenti si collegano ai workflow di HubSpot, consulta la documentazione di Portant sull'attivazione di workflow dagli eventi dei documenti.

Costruire il workflow di avviso per le firme bloccate

Ecco la configurazione passo dopo passo. Questo workflow monitora i contratti che raggiungono lo stato "Partially Signed" e avvisa il proprietario del deal se lo stato non cambia entro 24 ore.

Passaggio 1: crea un workflow basato sui deal

In HubSpot, vai su Automations > Workflows e crea un nuovo workflow. Scegli "Deal-based" come tipo di oggetto. Assegnagli un nome descrittivo, ad esempio "Signature stall alert, 24h."

Passaggio 2: imposta il trigger di iscrizione

Imposta il trigger in modo che si attivi quando la proprietà Portant Document Status associata è uguale a "Partially Signed." Qualsiasi deal con un documento che entra in questo stato verrà iscritto nel workflow.

Se non sei sicuro di dove si trovi questa proprietà, Portant la crea automaticamente quando colleghi il tuo account HubSpot. Si trova nel Document Object associato al deal.

Passaggio 3: aggiungi un ritardo di 24 ore

Dopo l'iscrizione, aggiungi un ritardo di 24 ore. Questo offre al firmatario in attesa una finestra ragionevole per agire autonomamente. La maggior parte delle persone firma nelle prime ore se intende farlo rapidamente. Se trascorrono 24 ore senza alcuna azione, qualcosa li sta rallentando.

Passaggio 4: aggiungi un ramo per verificare nuovamente lo stato

Dopo il ritardo, aggiungi un ramo if/then. La condizione: il Document Status è ancora "Partially Signed"?

Se sì (ancora parzialmente firmato): il deal richiede attenzione. Continua verso il passaggio di notifica.

Se no (lo stato è cambiato in "Completed"): il firmatario ha completato autonomamente. Nessuna azione necessaria. Termina il ramo.

Passaggio 5: notifica il proprietario del deal

Nel ramo "sì", aggiungi un'azione di notifica. Puoi usare un'email interna, un messaggio Slack tramite l'integrazione Slack di HubSpot, o entrambi.

Includi nella notifica:

  • Il nome del deal
  • Il nome del documento
  • Quale firmatario non ha completato (dalle proprietà del Document Object)
  • Un link diretto al deal in HubSpot

L'obiettivo è fornire al rappresentante tutto il necessario per agire con un solo sguardo. Nessuna ricerca, nessuna congettura.

Suggerimento: Se usi i workflow di Portant per generare e inviare documenti, il tracciamento della firma elettronica e gli aggiornamenti del Document Status sono già collegati a HubSpot. Non hai bisogno di un'integrazione separata per far aggiornare queste proprietà.

Cosa scrivere nel follow-up

Il workflow avvisa il tuo rappresentante che una firma è bloccata. Ora deve contattare il firmatario. È qui che il tono conta più di quanto pensi.

Alcuni principi che fanno la differenza:

Sii specifico. Non inviare un vago "volevo solo fare un check." Nomina il documento, nomina l'azione. "Volevo assicurarmi che avessi ricevuto il contratto che ti abbiamo inviato martedì. Sarah ha già firmato, e abbiamo bisogno solo della tua firma per finalizzare."

Sii disponibile, non pressante. Il firmatario potrebbe avere un buon motivo per il ritardo. Offri aiuto. "Se hai bisogno di modifiche ai termini, o se dovrebbe firmare qualcun altro del tuo team, sono felice di adattare tutto."

Semplifica il processo. Includi il link per la firma direttamente nell'email, in modo che possa completare tutto con un solo clic. Non costringerlo a cercare nell'inbox il messaggio originale.

Sii breve. Da tre a quattro frasi. Più l'email è lunga, meno è probabile che venga letta.

Ecco un template di follow-up che funziona bene:

Ciao [Name],

Volevo fare un follow-up sul [contract name] che ti abbiamo inviato il [date]. [Other signer] ha già firmato e abbiamo bisogno solo della tua firma per finalizzare tutto.

Ecco il link per la firma: [link]

Se qualcosa deve essere modificato, o se qualcun altro dovrebbe firmare dalla tua parte, fammelo sapere.

Grazie,
[Rep name]

Il punto chiave è che questo messaggio si basa sull'avviso ricevuto. Il rep sa esattamente quale documento, quale trattativa e quale firmatario è ancora in sospeso. È questa precisione che trasforma un contratto in stallo in una trattativa conclusa.

Logica di escalation: 24, 48 e 72 ore

Un singolo promemoria a 24 ore risolve la maggior parte degli stalli. Ma alcuni contratti richiedono più insistenza. Ecco il modello di escalation che ti consiglio.

24 ore: notifica il deal owner. Questo è il workflow che abbiamo appena creato. Il deal owner riceve un avviso e invia un follow-up personale. La maggior parte degli stalli si risolve qui.

48 ore: escalation interna. Se il documento è ancora parzialmente firmato dopo 48 ore, notifica il manager del deal owner o il responsabile delle vendite. Non si tratta di trovare un colpevole, ma di assicurarsi che qualcuno con più contesto o un rapporto diverso possa aiutare a sbloccare la situazione. Forse il manager conosce la struttura del comitato d'acquisto, o ha un contatto diretto con qualcuno di senior dalla parte dell'acquirente.

Costruisci questa come una seconda attesa e un secondo ramo nello stesso workflow. Dopo la prima notifica, aggiungi un'altra attesa di 24 ore, verifica nuovamente lo stato e, se è ancora "Partially Signed", notifica il manager.

72 ore: segnala per la revisione della pipeline. A tre giorni, è probabile che qualcosa di strutturale stia bloccando la firma. Aggiungi un'attività sulla trattativa affinché il rep indaghi e aggiorni le note. Il firmatario sta aspettando un'approvazione interna? Il contratto ha bisogno di una revisione dello scope? La trattativa si è raffreddata?

Questo è anche un buon trigger per posticipare la data di chiusura della trattativa. Le tue previsioni dovrebbero riflettere quello che sta realmente accadendo, non quello che speravi accadesse.

Oltre le 72 ore. Se il contratto è ancora fermo a una sola firma dopo una settimana, il rep dovrebbe avere una conversazione diretta. Non un'altra email, ma una chiamata. L'obiettivo a questo punto è capire se la trattativa è ancora reale e cosa sta effettivamente bloccando la chiusura.

Per altri modelli di workflow come questo, consulta il nostro elenco di 10 document workflows for HubSpot. E se vuoi promemoria inviati direttamente al firmatario (invece che al tuo rep), dai un'occhiata a automatic signature reminders in HubSpot.

Domande frequenti

Portant aggiorna automaticamente il Document Status in HubSpot?

Sì. Quando un firmatario completa la firma tramite la funzionalità eSignature di Portant, la proprietà Document Status sul Document Object in HubSpot si aggiorna automaticamente. Non è necessario configurare una sincronizzazione aggiuntiva o aggiornare le proprietà manualmente.

Posso usare questo workflow con contratti a firma singola?

Lo stato "Partially Signed" si applica solo ai documenti con più firmatari. Per i contratti a firma singola, dovresti monitorare lo stato "Sent" e impostare un'attesa prima di avvisare il deal owner. La logica è la stessa, ma con un valore di trigger diverso.

E se il firmatario in sospeso non è un contatto HubSpot?

Portant tiene traccia di tutti i firmatari indipendentemente dal fatto che esistano come contatti HubSpot. Il Document Object memorizza i dettagli dei firmatari, quindi anche se il secondo firmatario è stato aggiunto manualmente (ad esempio, un consulente legale esterno), lo stato si aggiorna comunque e il workflow si attiva comunque.

Posso personalizzare il ritardo prima che si attivi l'avviso?

Sì. Le ventiquattro ore sono un punto di partenza. Alcuni team usano 12 ore per le trattative urgenti o 48 ore per i contratti enterprise, dove cicli di revisione più lunghi sono la norma. Adatta i tempi in base alla velocità di firma tipica del tuo team e alla priorità della trattativa.