Alerta de assinatura parada: coloque os contratos em movimento novamente

Contratos com múltiplos signatários têm o hábito de emperrar da forma mais silenciosa possível. Uma pessoa assina em questão de horas. A outra não. Nenhuma recusa, nenhuma objeção, nenhum problema de última hora. O negócio simplesmente para de avançar.

Vejo esse padrão constantemente nos pipelines do HubSpot. Um contrato fica em "parcialmente assinado" por três, cinco, às vezes dez dias antes que alguém na equipe perceba. O card do negócio ainda parece saudável. A última atividade registrada foi uma assinatura. Mas o tempo passa, e ninguém está fazendo nada a respeito.

A solução é um workflow que monitora exatamente esse status, aguarda um período definido e avisa o responsável pelo negócio sobre quem ainda não assinou. Neste artigo, vou mostrar como criar um alerta de paralisia de assinatura no HubSpot usando as propriedades do Document Object do Portant. Também vou abordar o que dizer no acompanhamento, como escalar quando o primeiro aviso não funciona e por que esse único workflow pode reduzir dias do seu ciclo médio de fechamento.

Por que assinaturas com múltiplas partes empacam

Os motivos pelos quais contratos ficam presos em uma única assinatura raramente são dramáticos. Ninguém muda de ideia. Ninguém objeta ao preço. O negócio simplesmente pausa, e ninguém do seu lado percebe.

Estas são as causas mais comuns que observo:

Sobrecarga de e-mails. O signatário recebeu o e-mail, talvez até o tenha aberto, mas não concluiu o processo. Outras prioridades tomaram conta. Essa é, de longe, a causa mais comum.

Aprovações internas. A pessoa que precisa assinar está aguardando confirmação de orçamento, revisão jurídica ou sinal verde do gestor. Ela não informa ao seu representante que isso está acontecendo.

Signatário incorreto. O contato no negócio é um defensor interno, mas não é um signatário autorizado. Ele encaminha o contrato internamente, e o rastro some.

Férias ou viagem. O signatário está ausente por alguns dias. O e-mail fica sem ser lido.

Dificuldade técnica. O signatário abre o documento no celular, é interrompido e se esquece de voltar. Ou não está familiarizado com a ferramenta de assinatura eletrônica e não percebe que o documento está aguardando sua ação.

Nenhum desses casos é um impeditivo para o negócio. Cada um deles pode ser resolvido com um acompanhamento pontual e específico. O problema é que, sem um sistema para sinalizar a paralisia, ninguém sabe que ela está acontecendo até que o negócio ultrapasse a data de fechamento esperada.

O custo de uma assinatura paralisada

O custo mais óbvio é o tempo. Cada dia que um contrato fica parcialmente assinado é um dia em que o negócio não está fechado, a receita não está contabilizada e a data de fechamento no pipeline vai se afastando.

Mas há custos menos evidentes também.

Esfriamento do comprador. Quanto mais tempo um contrato fica sem assinatura, mais espaço surge para segundas intenções, prioridades concorrentes ou um concorrente agendar uma demonstração. A urgência diminui rapidamente.

Desvio de previsão. Se o seu pipeline inclui negócios com assinaturas "em andamento", mas que na prática estão paralisadas, sua previsão está incorreta. Gestores tomam decisões com base em datas de fechamento que não refletem mais a realidade, e a surpresa no fim do trimestre já está se formando.

Confusão dos representantes. Quando os representantes não conseguem identificar quais negócios têm assinaturas paralisadas, eles dedicam tempo a negócios que parecem estar bem e perdem aquele que, na verdade, precisa apenas de uma ligação de cinco minutos.

A solução não é um novo processo ou uma reunião semanal de revisão. É um workflow que monitora a paralisia e avisa a pessoa certa para agir.

Como o Portant rastreia o status de assinatura no HubSpot

Antes de criarmos o workflow, veja como os dados fluem.

Quando você envia um contrato pelo recurso de assinatura eletrônica do Portant com múltiplos signatários, o Portant cria um Document Object no negócio dentro do HubSpot. Esse objeto tem uma propriedade chamada Document Status que é atualizada automaticamente conforme os signatários agem.

Os status relevantes aqui:

• Sent: O documento foi enviado. Ninguém assinou ainda.
• Partially Signed: Pelo menos um signatário concluiu a assinatura, mas um ou mais signatários ainda estão pendentes.
• Completed: Todos os signatários assinaram. O contrato está totalmente executado.

Para contratoscom múltiplos signatários, "Partially Signed" é o sinal que importa. Isso significa que o contrato não está morto. Uma pessoa cumpriu sua parte. A outra ainda não.

O Portant gerencia o roteamento dos signatários, o rastreamento e as atualizações de status de forma nativa. Cada signatário recebe seu próprio link de assinatura, e a propriedade Document Status reflete o andamento do processo em qualquer momento. Para mais detalhes sobre como os eventos de documento se conectam aos workflows do HubSpot, consulte a documentação do Portant sobre como acionar workflows a partir de eventos de documento.

Criando o workflow de alerta de paralisia de assinatura

Veja o passo a passo da configuração. Este workflow monitora contratos que atingem o status "Partially Signed" e alerta o responsável pelo negócio caso o status não mude em 24 horas.

Passo 1: Criar um workflow baseado em negócio

No HubSpot, acesse Automations > Workflows e crie um novo workflow. Escolha "Deal-based" como tipo de objeto. Dê um nome descritivo, como "Alerta de paralisia de assinatura, 24h."

Passo 2: Definir o gatilho de inscrição

Configure o gatilho para disparar quando a propriedade Document Status do Portant associado for igual a "Partially Signed." Qualquer negócio com um documento que entrar nesse estado será inscrito no workflow.

Se você não souber onde essa propriedade está, o Portant a cria automaticamente quando você conecta sua conta do HubSpot. Ela fica no Document Object associado ao negócio.

Passo 3: Adicionar um atraso de 24 horas

Após a inscrição, adicione um atraso de 24 horas. Isso dá ao signatário pendente um período razoável para agir por conta própria. A maioria das pessoas assina nas primeiras horas, se for assinar rapidamente. Se 24 horas passarem sem ação, algo está atrasando a decisão.

Passo 4: Adicionar uma ramificação para verificar o status novamente

Após o atraso, adicione uma ramificação if/then. A condição: o Document Status ainda é "Partially Signed"?

Se sim (ainda parcialmente assinado): o negócio precisa de atenção. Continue para a etapa de notificação.

Se não (status mudou para "Completed"): o signatário concluiu por conta própria. Nenhuma ação necessária. Encerre a ramificação.

Passo 5: Notificar o responsável pelo negócio

Na ramificação "sim", adicione uma ação de notificação. Você pode usar um e-mail interno, uma mensagem no Slack via integração do HubSpot com Slack, ou ambos.

Inclua na notificação:

• O nome do negócio
• O nome do documento
• Qual signatário ainda não concluiu (a partir das propriedades do Document Object)
• Um link direto para o negócio no HubSpot

O objetivo é fornecer ao representante tudo o que ele precisa para agir com uma única visualização. Sem precisar procurar nem adivinhar.

O que dizer no acompanhamento

O workflow avisa ao seu representante que uma assinatura está paralisada. Agora ele precisa entrar em contato. É aqui que o tom importa mais do que você imagina.

Alguns princípios que fazem a diferença:

Seja específico. Não envie uma mensagem vaga do tipo "só passando para verificar." Mencione o documento e a ação necessária. "Queria confirmar se você recebeu o contrato que enviamos na terça-feira. Sarah já assinou, e precisamos apenas da sua assinatura para finalizar."

Seja prestativo, não insistente. O signatário pode ter um bom motivo para o atraso. Ofereça ajuda. "Se precisar de alguma alteração nos termos, ou se outra pessoa da sua equipe deve assinar no lugar, posso fazer os ajustes necessários."

Facilite o processo. Inclua o link de assinatura diretamente no e-mail para que o signatário possa concluir com um único clique. Não o faça procurar no e-mail original.

Seja breve. De três a quatro frases. Quanto mais longo o e-mail, menor a probabilidade de ser lido.

Aqui está um modelo de acompanhamento que funciona bem:

Olá, [Name],

Queria fazer um acompanhamento sobre o [contract name] que enviamos em [date]. [Other signer] já assinou, e precisamos apenas da sua assinatura para finalizar tudo.

Aqui está o link para assinatura: [link]

Se algo precisar ser ajustado, ou se outra pessoa do seu lado precisar assinar, é só me avisar.

Obrigado(a),
[Rep name]

O ponto-chave é que essa mensagem é baseada no alerta. O representante sabe exatamente qual documento, qual negócio e qual signatário está pendente. Essa especificidade é o que transforma um contrato parado em um negócio fechado.

Lógica de escalonamento: 24, 48 e 72 horas

Um único lembrete em 24 horas resolve a maioria das paralisações. Mas alguns contratos precisam de mais persistência. Aqui está o padrão de escalonamento que recomendo.

24 horas: notifique o responsável pelo negócio. Este é o fluxo de trabalho que acabamos de criar. O responsável pelo negócio recebe um aviso e envia um acompanhamento pessoal. A maioria das paralisações se resolve aqui.

48 horas: escalone internamente. Se o documento ainda estiver parcialmente assinado após 48 horas, notifique o gestor do responsável pelo negócio ou o líder de vendas. Não se trata de culpar ninguém. Trata-se de garantir que alguém com mais contexto ou um relacionamento diferente possa ajudar a fazer as coisas avançarem. Talvez o gestor conheça a estrutura do comitê de compras. Talvez ele tenha uma linha direta com alguém sênior do lado do comprador.

Construa isso como um segundo atraso e ramificação no mesmo fluxo de trabalho. Após a primeira notificação, adicione outro atraso de 24 horas, verifique novamente o status e, se ainda estiver "Partially Signed", notifique o gestor.

72 horas: sinalize para revisão do pipeline. Em três dias, algo estrutural provavelmente está bloqueando a assinatura. Adicione uma tarefa no negócio para que o representante investigue e atualize as notas do negócio. O signatário está aguardando aprovação interna? O contrato precisa de uma revisão de escopo? O negócio esfriou?

Este também é um bom gatilho para adiar a data de fechamento do negócio. Sua previsão deve refletir o que está realmente acontecendo, não o que você esperava que acontecesse.

Além de 72 horas. Se o contrato ainda estiver com apenas uma assinatura após uma semana, o representante deve ter uma conversa direta. Não mais um e-mail. Uma ligação. O objetivo nesse momento é entender se o negócio ainda é real e o que está de fato bloqueando o fechamento.

Para mais padrões de fluxo de trabalho como este, veja nosso resumo de 10 document workflows for HubSpot. E se você quiser lembretes enviados diretamente ao signatário (em vez de ao seu representante), confira automatic signature reminders in HubSpot.

Perguntas frequentes

O Portant atualiza automaticamente o Document Status no HubSpot?

Sim. Quando um signatário conclui sua assinatura pelo recurso de assinatura eletrônica do Portant, a propriedade Document Status no Document Object do HubSpot é atualizada automaticamente. Não é necessário configurar uma sincronização extra nem atualizar propriedades manualmente.

Posso usar este fluxo de trabalho com contratos de signatário único?

O status "Partially Signed" se aplica apenas a documentos com múltiplos signatários. Para contratos de signatário único, você monitoraria o status "Sent" e definiria um atraso antes de alertar o responsável pelo negócio. A lógica é a mesma, apenas com um valor de gatilho diferente.

E se o signatário pendente não for um contato do HubSpot?

O Portant rastreia todos os signatários independentemente de existirem como contatos no HubSpot. O Document Object armazena os detalhes dos signatários, portanto, mesmo que o segundo signatário tenha sido adicionado manualmente (por exemplo, um assessor jurídico externo), o status ainda é atualizado e o fluxo de trabalho ainda é disparado.

Posso personalizar o atraso antes de o alerta ser disparado?

Sim. Vinte e quatro horas é um ponto de partida. Algumas equipes usam 12 horas para negócios urgentes ou 48 horas para contratos empresariais em que ciclos de revisão mais longos são normais. Ajuste com base na velocidade típica de assinatura e na prioridade do negócio.