Voor ons hebben koffie en Google Docs één ding gemeen: we komen de werkdag niet door zonder een van beide. Google Docs is een essentieel onderdeel van ons dagelijks werkleven geworden. Het legt de meeste onderdelen van onze bedrijfsprocessen en inzichten vast, en is gemakkelijk toegankelijk op alle apparaten. Om Google Docs naar een hoger niveau te tillen, moet je het koppelen aan een aantal geweldige Add-ons die je helpen betere documenten te maken. Als je er nog niet mee hebt geëxperimenteerd, is het tijd om ze te bekijken. Je kunt Add-ons in Google Docs installeren via de Add-on Marketplace.
Hoe installeer je Add-ons in Docs?
Google Docs Add-ons toevoegen is heel eenvoudig. Volg gewoon de onderstaande stappen:
Stap 1: Open een document in Google Docs.
Stap 2: Klik op Add-ons.
Stap 3: Klik op "Get Add-Ons". Er verschijnt een venster op het scherm.
Stap 4: Kies (of zoek naar) de Add-on die je wilt.
Stap 5: Klik op Installeren.
Stap 6: Dat is alles!
N.B. Je kunt de Add-ons beheren door op "Manage Add-Ons" te klikken.
We hebben onze favoriete Add-ons samengesteld die je helpen betere documenten te maken, onderverdeeld per categorie.
Processen en automatisering:
Documenten aanpassen:
Laten we erin duiken en meer leren over deze fantastische tools.
Processen en automatisering:
1. Portant
Portant is natuurlijk onze favoriete Google Docs Add-on 😉, dus we moeten de lijst met deze tool beginnen. Met deze add-on werk je slimmer en sneller door de kracht van automatisering naar je Google-documenten te brengen. Portant genereert documenten op basis van door jou ingestelde voorwaarden, zonder dat je ook maar één regel code hoeft te schrijven. Je kunt gegevensverzoeken bij mensen inplannen op basis van aankomende deadlines, of de add-on koppelen aan Google Sheets om meerdere documenten tegelijk te maken en deze automatisch bij te werken wanneer het sheet in de toekomst wordt gewijzigd.
Belangrijkste functies:
- documenten genereren vanuit Google Forms en ze opslaan in je Google Drive
- Documenten opslaan als PDF en delen via aangepaste e-mails.
- batches documenten samenvoegen vanuit Google Sheets.
2. Automagical Forms
Als er iets is dat net zoveel tijd kost als het maken van repetitieve documenten, dan is het wel het aanmaken van Google Forms. Terwijl Portant je redt van vervelende documentatietaken, is er een andere magische Google Docs Add-on die je helpt Google Forms rechtstreeks vanuit je documenten te maken. Automagical Forms converteert PDF's, Docs en slides naar Google Forms. Het genereert tekst- en meerkeuze vragen vanuit je Google Doc en maakt Google Forms met slechts één klik. De tool gebruikt AI om formulieren te verwerken en aan te maken.
De tool ondersteunt alleen tekst- en meerkeuze vragen en biedt geen ondersteuning voor wiskundige vergelijkingen en afbeeldingen.
Prijzen: Het is gratis voor zes pagina's per maand. De onbeperkte versie kost tussen $100 en $400, afhankelijk van de prestaties.
3. Wordable
Kopiëren en plakken is een van de meest uitgevoerde taken op een computer, maar dat betekent niet dat het snel gaat, zeker niet als het gaat om CMS-content. Als je content schrijft voor een CMS (bijvoorbeeld een blog), is de kans groot dat je het opmaakt in een document en vervolgens kopieert en plakt in het CMS (we hebben dit zelf gedaan tijdens het schrijven van deze blog!). Na goedkeuring van een blog moet je alles kopiëren en plakken tussen de twee systemen en het vervolgens (opnieuw) opmaken. Wordable lost dit probleem op. Met de Google Docs Add-on van Wordable kun je je content rechtstreeks vanuit Docs publiceren naar je CMS.
Belangrijkste functies
- Werkt met HubSpot en WordPress.
- Je kunt zelfs meerdere documenten tegelijk publiceren.
Dit is strikt genomen geen Add-on, maar we vonden het toch de moeite waard om te vermelden.
Documenten aanpassen:
4. EasyBib Bibliography
De bibliografie is de laatste maar zeker niet de minst belangrijke stap bij het voltooien van je onderzoekswerk, maar soms wel de minst leuke. EasyBib is de tool die bibliografiewerk eenvoudig maakt. Je hoeft alleen de URL van de referentie toe te voegen, en de tool citeert automatisch referenties van boeken, tijdschriftartikelen en websites. Het citeerformaat is beschikbaar in formaten zoals MLA, APA en Harvard. Je kunt meer dan 7.000 andere stijlen en formaten gebruiken voor de citaten.
Als je klaar bent met het maken van je bibliografie, klik je op "Generate Bibliography" en de tool sorteert je citaten alfabetisch en voegt ze toe aan het einde van je document. Simpel.
5. LucidChart
Lucidchart is een van de populairste visuele werkhulpmiddelen. Het menselijk brein verwerkt visuele informatie veel sneller dan tekst (een beeld zegt meer dan duizend woorden), en daarom visualiseren we ideeën graag in een stroomdiagram, schema of mindmap. Lucidchart heeft veel sjablonen, maakt dit proces soepel en biedt een hoge mate van maatwerk.
Belangrijkste functies:
- samenwerken met je klant of teamleden.
- bestanden exporteren naar PDF, PNG, JPG en Visio-formaat.
- meerdere integraties (bijv. Google Workspace, MS Office, Teams, Salesforce, Slack)
- werkt in alle browsers
- Visio-, Gliffy- en Draw.io-bestanden importeren.
6. Text Cleaner
Soms is het maken van nieuwe content minder uitdagend dan het bewerken van content die je hebt geërfd (of gekopieerd en geplakt). Het is in feite een geavanceerde versie van het commando "opmaak wissen". Je kunt het document vereenvoudigen door de opmaak die je niet wilt verwijderen en de stijl die je wilt behouden te bewaren. Het is heel eenvoudig en bovendien gratis.
7. Flaticons
De juiste iconen helpen je om de aandacht van je publiek te trekken, ambiguïteit bij concepten weg te nemen en de boodschap van je documenten begrijpelijk te maken. Flaticon heeft een enorm aantal iconen die je eenvoudig kunt zoeken en in je documenten kunt plaatsen. Er zijn veel verschillende stijlen en families van iconen die je kunt gebruiken in Docs, Sheets, Forms en Slides.
8. MathType
Als je student, ingenieur, chemicus of docent bent, kan het typen van wiskundige vergelijkingen in documenten een groot deel van je dag in beslag nemen. MathType helpt je om ingewikkelde wiskundige vergelijkingen en chemische formules eenvoudig te typen. Je kunt je vergelijkingen zelfs met de hand schrijven, waarna MathType ze naadloos converteert.
Er is een gratis proefperiode van 30 dagen, maar daarna moet je betalen om alle functies te behouden.
9. DocSecrets
Niet alle delen van een document zijn bedoeld om te delen; soms moet je secties vertrouwelijk houden. Met DocSecrets kun je gevoelige informatie versleutelen en verbergen, gecensureerde documenten delen of veilig samenwerken. Je kunt bijvoorbeeld inloggegevens, patentideeën of de SOP van je producten en diensten verbergen. Alle versleuteling wordt ook uitgevoerd in je browser met behulp van een wachtwoordzin en AES-versleuteling. Deze wachtwoordzin wordt nooit verzonden naar of opgeslagen op de Google-server.
10. Code Blocks
Code Blocks maakt het eenvoudig om je code in Google Docs te plaatsen. Selecteer gewoon wat tekst, klik op de knop "Format" en de code wordt opgemaakt met het kleurthema van jouw keuze.
Functies:
• Syntaxmarkering met één klik
• Automatische taaldetectie (of kies zelf)
• Veel kleurthema's
• Code opmaken inline of als blokken (1x1 tabellen)
• Wijzigingen bekijken voor je document bijwerkt
11. Flat For Docs
Op ons kantoor overleven we een werkdag niet zonder muziek. Flat for Docs lost een belangrijk probleem op voor muzikanten: het helpt je muzieknotatie toe te voegen in Docs. Flat is ook een zelfstandige tool die je buiten Google Docs kunt gebruiken, maar de Add-on is gratis. De notatie die in je document wordt ingevoegd werkt als een afbeelding, maar de geweldige extra functie is dat je de noten ook kunt afspelen in de add-on.
Conclusie
Ik hoop dat je deze lijst nuttig vond. Add-Ons zijn een geweldige manier om Google Docs beter te laten werken en er beter uit te laten zien. Dit waren de beste 11 die we tot nu toe hebben gevonden, maar als je aanbevelingen hebt, laat het ons weten via contant@portant.co
Efficiënter werken is een noodzakelijke vaardigheid geworden door de constante tijdsdruk op de moderne werkplek. Bovendien geloven we dat Portant het potentieel heeft om bij te dragen aan een betere werk/privébalans en meer werkplezier. Daarom zetten we ons in om de kracht van automatisering voor iedereen toegankelijk te maken. Onze Google Add-on is onze eerste stap op deze weg, waarmee elke gebruiker onderdelen van zijn documentatieworkflow kan automatiseren om tijd te besparen, georganiseerd te blijven en meer gedaan te krijgen. Probeer het hier
https://workspace.google.com/marketplace/app/portant_data_merge/1016888648275
Aanvullende bronnen
Portant kan je ook helpen met mail merge in Google Docs.
