Hoe je een handtekening toevoegt in Google Docs (3 manieren)

Google Docs is waar veel contracten, brieven en formulieren worden geschreven, dus het is logisch dat je ze wilt ondertekenen zonder je browser te verlaten. Docs heeft geen knop waarmee je met één klik kunt ondertekenen, maar er zijn drie betrouwbare manieren om een handtekening toe te voegen: teken er een met het ingebouwde Tekenen-hulpmiddel, voeg een afbeelding van je handgeschreven handtekening in, of exporteer het document naar PDF en onderteken dat.

Deze gids behandelt alle drie de methoden en laat daarna de snelste optie zien als je gewoon een ondertekend bestand nodig hebt om te versturen.

Kun je een handtekening toevoegen in Google Docs?

Ja. Google Docs heeft een ingebouwd Tekenen-hulpmiddel waarmee je een handtekening kunt tekenen of opbouwen, je kunt een afbeelding van een bestaande handtekening invoegen, en je kunt het document als PDF downloaden en die versie ondertekenen. Elke methode past bij een andere situatie:

• Tekenen-hulpmiddel: het beste als je een handtekening rechtstreeks in het document wilt maken.
• Afbeelding invoegen: het beste als je al een foto of scan van je handgeschreven handtekening hebt.
• Ondertekenen als PDF: het beste als je meteen een afgerond, vergrendeld bestand wilt versturen.

Methode 1: Teken je handtekening met het Tekenen-hulpmiddel

Met het Tekenen-hulpmiddel maak je een handtekening zonder Google Docs te verlaten. Het werkt het beste met een touchscreen of trackpad.

1. Plaats je cursor op de plek waar de handtekening moet komen.
2. Klik op Invoegen, dan op Tekening, dan op Nieuw.
3. Klik in het tekenvenster op het hulpmiddel Lijn en kies Krabbelen.
4. Teken je handtekening met je muis, trackpad of vinger.
5. Klik op Opslaan en sluiten. De handtekening wordt als afbeelding in je document geplaatst en je kunt hem vergroten, verkleinen en verplaatsen.

Om hem later te bewerken, klik je op de handtekening en kies je Bewerken. Deze methode is gratis en blijft binnen Docs, maar een nette handtekening tekenen met een muis kost een paar pogingen.

Methode 2: Voeg een afbeelding van je handtekening in

Als je al een duidelijke foto of scan van je handgeschreven handtekening hebt, is het invoegen ervan als afbeelding de snelste optie binnen het document.

1. Zet je handtekening op een wit vel papier, maak er dan een foto van of scan het en snijd het strak bij.
2. Klik in Google Docs op Invoegen, dan op Afbeelding, en kies waar je het vandaan wilt uploaden.
3. Selecteer je handtekeningbestand en plaats het op de pagina.
4. Sleep aan de hoekpunten om het formaat aan te passen en gebruik de tekstterugloopoptie Voor tekst zodat je het precies boven een handtekeningregel kunt plaatsen.

Zoals met elke ingeplakte afbeelding, is dit eenvoudig te kopiëren. Het is dus prima voor alledaagse documenten, maar niet ideaal voor documenten waarbij manipulatiebestendigheid vereist is. Maak daarvoor een officiële digitale handtekening.

Methode 3: Onderteken het als PDF (snelst)

Meestal is het eigenlijke doel een ondertekend document dat je kunt versturen, niet een handtekeningobject binnen Docs. Downloaden als PDF en de PDF ondertekenen is daarvoor de snelste route: het vergrendelt je opmaak, werkt op elk apparaat en is de standaardindeling voor ondertekende documenten.

1. Klik in Google Docs op Bestand, dan op Downloaden, dan op PDF-document (.pdf).
2. Open het gratis PDF-ondertekeningsprogramma in je browser.
3. Upload de PDF. Het bestand blijft op je apparaat en wordt in je browser verwerkt, zonder account en zonder watermerk.
4. Teken of typ je handtekening, sleep hem op de juiste plek en pas het formaat aan.
5. Download de ondertekende PDF, klaar om te versturen.

Alles werkt in de browser, dus dit werkt hetzelfde op een computer, een Chromebook of een telefoon.

Zijn handtekeningen in Google Docs juridisch bindend?

In de meeste landen, waaronder de Verenigde Staten onder de ESIGN Act en de EU onder eIDAS, zijn elektronische handtekeningen juridisch bindend voor de meeste zakelijke documenten. Waar het om gaat, is de intentie van de ondertekenaar en een duidelijk bewijs van de overeenkomst, niet de app die je hebt gebruikt. Voor overeenkomsten met meerdere partijen heb je een hulpmiddel nodig dat elke ondertekenaar vastlegt en het resultaat van een tijdstempel voorziet, iets wat een eenvoudig ingevoegde afbeelding niet kan. Onze gids over contracten online ondertekenen behandelt die werkwijze.

Hoe zit het met het ingebouwde eSignature-hulpmiddel van Google?

Google Workspace heeft een native eSignature-functie die rechtstreeks in Google Docs is ingebouwd. Open in een document Hulpprogramma's en vervolgens eSignature (of gebruik voor een PDF in Google Drive het menu met drie puntjes en vervolgens eSignature), voeg een handtekeningveld toe, vul het e-mailadres van elke ondertekenaar in en verstuur het verzoek. Elke ondertekenaar krijgt een eigen kleur en een afgeronde PDF met een audittrail wordt automatisch opgeslagen in je Drive.

Wanneer het een goede keuze is: je gebruikt een ondersteund Workspace-abonnement, het document staat al in Google Docs of Drive, en je wilt af en toe een eenvoudig handtekeningverzoek versturen zonder Google te verlaten. Het is gratis op die abonnementen, houdt alles in Drive en de automatische audittrail is handig als basisregistratie.

Wanneer het minder geschikt is: de functie is gebonden aan een bepaalde editie. Het is beschikbaar op Business Standard en Plus, Enterprise Standard, Plus, Starter en Essentials, Education Plus en het Workspace Individual-abonnement, maar niet op Business Starter, de oude gratis G Suite of gratis persoonlijke Gmail-accounts. Veel mensen hebben er dus simpelweg geen toegang toe. De functie is ook bedoeld voor het opvragen van handtekeningen op een Google Doc, niet voor het snel toevoegen van je eigen handtekening en downloaden. Daarnaast ondersteunt het geen sjablonen, betalingsverzameling, voorwaardelijke velden of integratie met CRM- en workflowautomatisering. Als je bestand een Word-document is of van buiten Google afkomstig is, moet je het eerst converteren.

Kortom: voor een snelle zelfondertekening of een niet-Google-bestand is het gratis hulpmiddel hierboven sneller. Voor de ingebouwde optie op een ondersteund abonnement is Google's eSignature prima voor een incidenteel verzoek. En als je regelmatig documenten verstuurt of ze automatisch gegenereerd en ondertekend wilt terugkrijgen vanuit je CRM, dan is Portant de oplossing, zie hieronder.

Hoe handtekeningen van anderen aanvragen

Met de bovenstaande methoden voeg je je eigen handtekening toe. Om handtekeningen van klanten of teamleden te verzamelen, koppel je Portant aan je Google Doc, voeg je handtekeningvelden toe en stuur je handtekeningverzoeken. Elke persoon ondertekent zijn eigen exemplaar en het afgeronde, ondertekende document komt automatisch bij jou terug. Bekijk hoe eSignatures met Portant werken.

Veelgestelde vragen

Hoe voeg ik een handtekeningregel toe in Google Docs?

Docs heeft geen speciale handtekeningregel, maar je kunt een tabel met één cel of een onderstreping invoegen en je getekende of ingevoegde handtekening daar bovenop plaatsen.

Kan ik een Google Doc ondertekenen op mijn telefoon?

Download het als PDF en onderteken die PDF in je mobiele browser met een gratis online ondertekeningsprogramma. Het Tekenen-hulpmiddel is beperkt in de mobiele Docs-app.

Waarom heeft mijn handtekeningafbeelding een witte rand eromheen?

Snijd de afbeelding strak bij, of gebruik een handtekening met een transparante achtergrond. Met het gratis ondertekeningsprogramma hierboven teken je een nette handtekening zonder achtergrond.

De snelste manier om een Google Doc te ondertekenen

Het Tekenen-hulpmiddel en ingevoegde afbeeldingen houden je allebei binnen Google Docs, wat handig is. Maar als je gewoon een schoon, ondertekend bestand nodig hebt om te versturen, is downloaden als PDF en dat online ondertekenen sneller, werkt het op elk apparaat en ziet het er professioneler uit. Download je Doc als PDF en onderteken het gratis in je browser in minder dan een minuut.