Letztes Jahr ging ich nach 28 Jahren im Verkauf in den Ruhestand und beschloss, mich als Elektriker niederzulassen. Ich lebe in der Gegend von Bradford und arbeite allein als Smart Smith Electrical.
Nachdem ich beruflich ein CRM in der Tasche herumgetragen hatte, wusste ich, dass die Rückkehr zu Zetteln und einem Adressbuch ein Rezept für verlorene Bälle war. Wenn man beschäftigt ist, geraten die Dinge ins Wanken. Kunden, von denen Sie gesagt haben, dass Sie zurückrufen würden. Zitate, von denen Sie gesagt haben, dass Sie sie senden würden. Ich wollte kein neues Unternehmen gründen und es sich so anfühlen.
Also habe ich mich für HubSpot entschieden. Das kostenlose Kontingent deckte alles ab, was ich brauchte, und der Marktplatz sah umfassend aus. Da bin ich auf Portant gestoßen.
20 Minuten für ein Angebot, jeweils vier Adressfelder
Die nativen Angebots- und Rechnungsvorlagen in HubSpot funktionieren, aber sie waren zu langweilig für das, was ich senden wollte. Ich wäre ein kleines Unternehmen, das wie jedes andere kleine Unternehmen aussehen würde. Also habe ich es auf die lange Art und Weise versucht und jedes Detail von Hand in meine eigene Vorlage kopiert.
Selbst das Kopieren einer Adresse aus einem HubSpot-Kontakt erfordert vier oder fünf Felder. Als ich den Namen des Kunden, die Adresse, die Beschreibung des Auftrags und die Einzelposten fertig hatte, war es ein 20-minütiger Auftrag pro Angebot. Multiplizieren Sie das mit ein paar Zitaten pro Tag und Sie arbeiten jeden Abend durch.
Und meine Frau mag es sehr, wenn ich abends mit ihr rede.
Ich wollte Dokumente, die nicht wie eine Ein-Mann-Band aussehen
Das andere, was ich wollte, war Branding. Als kleines Unternehmen denke ich, dass es wirklich hilfreich ist, einprägsam auszusehen. Also habe ich eine Google Doc-Vorlage mit einem farbigen Balken an einer Seite, meinem Logo an der gewünschten Stelle, meinen Bankdaten auf jeder Rechnung und einem QR-Code unten erstellt, der den Kunden direkt zu meiner Google-Bewertungsseite führt. Sie scannen, hinterlassen eine Bewertung, fertig.
Es sieht sauber aus. Es sieht absichtlich aus. Es sieht nicht so aus, als würde jeder andere Handwerker dieselbe generische Vorlage verschicken.
Ich habe die Vorlagen in Word gestartet, aber sie haben sich nie richtig verhalten. Nach einem Gespräch mit jemandem bei Portant habe ich alles in Google verschoben. Bei meinem Webanbieter ist im Basisplan kein Kalender enthalten, daher habe ich mich trotzdem für Google Workspace entschieden, und jetzt befinden sich meine Vorlagen, mein Kalender und meine E-Mails alle im selben Konto.
Bark to HubSpot to Portant, wie der Workflow abläuft
Die meisten meiner Leads kommen über Bark. Sie werden direkt in HubSpot eingespeist, sodass Name, Adresse und Anfrage des Kunden bereits im Angebot enthalten sind, wenn ich es öffne.
Von da an ist mein Ablauf einfach.
Ich füge die Materialien, die ich benötige, als Werbebuchungen in HubSpot hinzu. Ich füge meine Arbeit als weitere Zeile hinzu, mit den Stunden. Ich öffne Portant, wähle den Angebotsworkflow aus und drücke „Los“. Fünfzehn, zwanzig, manchmal dreißig Sekunden später ist das PDF versandbereit.
Angebote und Rechnungen verwenden nahezu identische Daten, daher habe ich jeweils eine Vorlage. Das Angebot enthält unten einen kurzen Block mit den Allgemeinen Geschäftsbedingungen. In der Rechnung wird dies durch die Zeile „Zahlung bei Fertigstellung fällig“ und den QR-Code ersetzt. Gleiche Daten unten, anderes Dokument oben.
Die meisten davon versende ich jetzt über HubSpot und nicht über meinen eigenen E-Mail-Client. Ich erhalte Benachrichtigungen, wenn der Kunde die E-Mail öffnet, was auf jeden Fall faszinierend ist. Ein Kunde öffnete mein Angebot acht Mal, bevor er sich bei mir meldete. Ich weiß nicht warum. Aber es zeigt mir, dass sie darüber nachgedacht haben.
Fünf Minuten von der Haustür bis zum Rechnungsversand
Die größte Veränderung findet im Headspace statt.
Früher bedeutete die Erstellung eines Angebots, sich abends an den Schreibtisch zu setzen, sich in die richtige Stimmung zu versetzen, ein halbes Dutzend Felder in eine Vorlage zu kopieren, die Summen auf Sinn zu überprüfen und sie erst dann zu versenden. Nach einem ganzen Tag voller Elektroarbeiten ist das eine Menge, die man von sich selbst verlangen kann.
Jetzt komme ich nach Hause, öffne Portant, wähle den Workflow aus und die Rechnung ist weg. Fünf Minuten vor der Haustür wird der Tag abgerechnet. Die Materialliste ist das Einzige, woran ich tatsächlich denken muss. Alles andere, die Kundendaten, die Formatierung, die Bankverbindung, der QR-Code, ist bereits in der Vorlage vorhanden.
Ich habe den kostenlosen 30-Dokumenten-Plan. Als ich die Dinge eingerichtet habe, habe ich ziemlich viele davon verwendet, und diesen Monat habe ich neun Dokumente, und es folgen noch etwa zehn, bevor es zurückgesetzt wird. Wenn das Unternehmen wächst, wechsle ich zu einem kostenpflichtigen Plan. Für mich ist das ein vernünftiges Problem.
Was ich als nächstes hinzufügen möchte
Ich würde eine fortlaufende Dokumentnummerierung lieben. Der Bericht von heute ist 001. Der Bericht von morgen ist 002. Einmal einstellen, vergessen. Mir wurde gesagt, dass es mit den Formelfunktionen von Portant bereits eine Möglichkeit gibt, dies zu tun, also habe ich einige Hausaufgaben.
Ich arbeite auch an Inspektionsberichten für die elektrische Prüfabteilung des Unternehmens. Der Plan besteht darin, die Unternehmensdetails auf die gleiche Weise aus HubSpot abzurufen und dann jeden Artikel, den ich getestet habe, mit Seriennummer und Ergebnis aufzulisten. Dieser Teil ist heute noch manuell und das nächste, was ich von meinem Teller nehmen möchte.
Für mich als Ein-Mann-Band hat Portant nach drei Monaten genau das getan, wofür ich es brauchte. Es verbirgt die Tatsache, dass ich nur einer bin, bringt professionelle Dokumente schnell raus und gibt mir meine Abende zurück.
Wenn Sie noch am Anfang eines Unternehmens stehen und Angebote, Rechnungen und Berichte wünschen, die aussehen, als kämen sie von einem größeren Team, ist das möglich Installieren Sie Portant vom HubSpot Marketplace und fahren Sie kostenlos los.
