Mi sono ritirato l'anno scorso dopo 28 anni nel settore delle vendite e ho deciso di mettermi in proprio come elettricista. Opero nella zona di Bradford, lavorando da solo con Smart Smith Electrical.

Dopo una carriera trascorsa con un CRM in tasca, sapevo che tornare a foglietti di carta e a una rubrica sarebbe stato un modo sicuro per perdere opportunità. Quando si è impegnati, le cose scivolano via. I clienti che avevi promesso di richiamare. I preventivi che avevi promesso di inviare. Non volevo avviare una nuova attività con quella sensazione.

Quindi ho scelto HubSpot. Il piano gratuito copriva ciò di cui avevo bisogno e il marketplace sembrava ricco. È lì che ho scoperto Portant.

20 minuti per un preventivo, quattro campi indirizzo alla volta

I modelli nativi di preventivi e fatture di HubSpot funzionano, ma erano troppo anonimi per quello che volevo inviare. Sarei sembrato una piccola impresa uguale a tutte le altre. Così ho provato a farlo nel modo lungo, copiando ogni dettaglio manualmente nel mio modello.

Anche solo un indirizzo richiede quattro o cinque campi da copiare da un contatto HubSpot. Tra nome del cliente, indirizzo, descrizione del lavoro e voci di riga, si arrivava a 20 minuti per ogni preventivo. Moltiplicalo per qualche preventivo al giorno e lavori tutta la sera.

E a mia moglie piace abbastanza che le parli di sera.

Volevo documenti che non sembrассero quelli di un one-man band

L'altra cosa che volevo era il branding. Da piccola impresa, penso che aiuti davvero a distinguersi. Così ho creato un modello su Google Doc con una barra colorata su un lato, il mio logo dove volevo, i miei dati bancari stampati su ogni fattura e un codice QR in fondo che porta il cliente direttamente alla mia pagina di recensioni su Google. Scansionano, lasciano una recensione, fatto.

Ha un aspetto curato. Ha un aspetto intenzionale. Non assomiglia per niente al solito modello generico che ogni altro artigiano invia.

Ho iniziato i modelli in Word, ma non si comportavano mai bene. Dopo una chiacchierata con qualcuno di Portant, ho spostato tutto su Google. Il mio fornitore web non include un calendario nel piano base, quindi ho preso Google Workspace comunque, e ora i miei modelli, il calendario e la posta elettronica vivono tutti nello stesso account.

Da Bark a HubSpot a Portant, come funziona il flusso di lavoro

La maggior parte dei miei contatti arriva tramite Bark. Confluiscono direttamente in HubSpot, quindi nome, indirizzo e richiesta del cliente sono già sulla trattativa quando la apro.

Da lì, il mio flusso è semplice.

Aggiungo i materiali necessari come voci di riga in HubSpot. Aggiungo la mia manodopera come un'altra voce, con le ore. Apro Portant, seleziono il flusso di lavoro per il preventivo e premo avvia. Quindici, venti, a volte trenta secondi dopo il PDF è pronto per essere inviato.

I preventivi e le fatture usano quasi gli stessi dati, quindi ho un modello per ciascuno. Il preventivo ha un breve blocco di termini e condizioni in fondo. La fattura lo sostituisce con una riga "pagamento dovuto al completamento" e il codice QR. Stessi dati alla base, documento diverso in superficie.

Ora invio la maggior parte tramite HubSpot invece che dal mio client di posta. Ricevo notifiche quando il cliente apre l'email, il che è stato silenziosamente affascinante. Un cliente ha aperto il mio preventivo otto volte prima di tornare da me. Non so perché. Ma mi dice che ci stava pensando.

Cinque minuti dalla porta d'ingresso all'invio della fattura

Il cambiamento più grande è nella mente.

Prima, preparare un preventivo significava sedersi a una scrivania la sera, entrare nel giusto stato mentale, copiare una mezza dozzina di campi in un modello, verificare i totali e solo allora inviarlo. Dopo una giornata intera di lavoro elettrico, è tanto da chiedersi a sé stessi.

Ora torno a casa, apro Portant, seleziono il flusso di lavoro e la fattura è già partita. Cinque minuti dalla porta d'ingresso, la giornata è fatturata. L'elenco dei materiali è l'unica cosa a cui devo davvero pensare. Tutto il resto, i dati del cliente, la formattazione, i dati bancari, il codice QR, è già nel modello.

Sono sul piano gratuito da 30 documenti. Ne ho usati parecchi durante la configurazione iniziale, e questo mese sono a nove documenti con altri dieci circa da fare prima del reset. Man mano che l'attività cresce, passerò a un piano a pagamento. Per dove sono ora, è un problema che fa piacere avere.

Cosa voglio aggiungere dopo

Mi piacerebbe la numerazione sequenziale dei documenti. Il rapporto di oggi è 001. Quello di domani è 002. Lo imposti una volta e non ci pensi più. Mi hanno detto che c'è già un modo per farlo con le funzioni formula di Portant, quindi ho i compiti a casa.

Sto anche lavorando ai rapporti di ispezione per la parte di collaudo elettrico dell'attività. Il piano è di estrarre i dati aziendali da HubSpot nello stesso modo, poi elencare ogni elemento testato con il suo numero di serie e il risultato. Quella parte è ancora manuale oggi, ed è la prossima cosa che voglio togliermi dal piatto.

Per dove sono come one-man band, a tre mesi dall'inizio, Portant ha fatto quello che mi serviva. Nasconde il fatto che ci sono solo io, fa uscire documenti professionali in fretta e mi restituisce le serate.

Se sei agli inizi di un'attività e vuoi preventivi, fatture e rapporti che sembrino prodotti da un team più grande, puoiinstallare Portant dall'HubSpot Marketplacee iniziare gratuitamente.