J'ai pris ma retraite l'année dernière après 28 ans dans la vente et j'ai décidé de m'installer comme électricien. Je suis basé dans la région de Bradford et je travaille seul sous le nom de Smart Smith Electrical.

Après une carrière avec un CRM dans ma poche, je savais que revenir aux bouts de papier et à un carnet d'adresses était une recette pour des balles perdues. Quand vous êtes occupé, les choses glissent. Clients, vous avez dit que vous rappelleriez. Citations que vous avez dit que vous enverriez. Je ne voulais pas démarrer une nouvelle entreprise et vivre ainsi.

J'ai donc choisi HubSpot. Le niveau gratuit couvrait ce dont j'avais besoin et le marché avait l'air profond. C'est là que je suis tombé sur Portant.

20 minutes pour un devis, quatre champs d'adresse à la fois

Les modèles natifs de devis et de facture dans HubSpot fonctionnent, mais ils étaient trop fades pour ce que je voulais envoyer. Je serais une petite entreprise comme toutes les autres petites entreprises. J’ai donc essayé de le faire sur le long terme, en copiant à la main chaque détail dans mon propre modèle.

Même une adresse nécessite quatre ou cinq champs pour être copiée à partir d'un contact HubSpot. Au moment où j'avais fait le nom du client, l'adresse, la description du travail et les éléments de campagne, il s'agissait d'un travail de 20 minutes par devis. Multipliez cela par quelques citations par jour et vous travaillerez tous les soirs.

Et ma femme aime bien que je lui parle le soir.

Je voulais des documents qui ne ressemblent pas à un one-man-band

L’autre chose que je voulais, c’était l’image de marque. En tant que petite entreprise, je pense que cela aide vraiment d’avoir l’air mémorable. J'ai donc créé un modèle Google Doc avec une barre colorée sur un côté, mon logo là où je le voulais, mes coordonnées bancaires imprimées sur chaque facture et un code QR en bas qui amène le client directement à ma page d'avis Google. Ils scannent, ils laissent un avis, c'est fait.

Ça a l'air propre. Cela semble intentionnel. Il ne ressemble pas au même modèle générique que tous les autres artisans envoient.

J'ai démarré les modèles dans Word, mais ils n'ont jamais vraiment fonctionné. Après une conversation avec quelqu'un chez Portant, j'ai tout transféré dans Google. Mon fournisseur Web n'inclut pas de calendrier dans son forfait de base, j'ai donc quand même choisi Google Workspace, et maintenant mes modèles, mon calendrier et mes e-mails résident tous dans le même compte.

Bark vers HubSpot vers Portant, comment le flux de travail s'exécute

La plupart de mes pistes arrivent via Bark. Ils alimentent directement HubSpot, de sorte que le nom, l'adresse et la demande du client figurent déjà sur la transaction lorsque je l'ouvre.

À partir de là, mon flux est simple.

J'ajoute les documents dont j'ai besoin en tant qu'éléments de campagne dans HubSpot. J'ajoute mon travail sur une autre ligne, avec les heures. J'ouvre Portant, sélectionne le flux de travail de devis et j'appuie sur OK. Quinze, vingt, parfois trente secondes plus tard, le PDF est prêt à être envoyé.

Les devis et les factures utilisent des données presque identiques, j'ai donc un modèle pour chacun. Le devis comporte un court bloc de conditions générales en bas. La facture remplace cela par une ligne « paiement dû à l'achèvement » et le code QR. Mêmes données en dessous, document différent en haut.

J'envoie désormais la plupart d'entre eux via HubSpot plutôt que via mon propre client de messagerie. Je reçois des notifications lorsque le client ouvre l'e-mail, ce qui a été fascinant. Un client a ouvert mon devis huit fois avant de revenir vers moi. Je ne sais pas pourquoi. Mais ça me dit qu'ils y réfléchissaient.

Cinq minutes de la porte d'entrée à la facture envoyée

Le changement le plus important concerne l’espace libre.

Avant, établir un devis signifiait s'asseoir à un bureau le soir, se mettre dans le bon état d'esprit, copier une demi-douzaine de champs dans un modèle, vérifier les totaux et ensuite seulement l'envoyer. Après une journée complète de travaux électriques, c'est beaucoup demander à vous-même.

Maintenant, je rentre chez moi, j'ouvre Portant, je choisis le flux de travail et la facture a disparu. A cinq minutes de la porte d'entrée, la journée est facturée. La liste des matériaux est la seule chose à laquelle je dois réellement penser. Tout le reste, les coordonnées client, le formatage, les coordonnées bancaires, le QR code, sont déjà là dans le modèle.

Je suis sur le plan gratuit de 30 documents. J'en ai utilisé pas mal lors de la configuration, et ce mois-ci, j'en suis à neuf documents et une dizaine d'autres à venir avant la réinitialisation. Au fur et à mesure que l'entreprise se développe, je passerai à un forfait payant. Pour là où je suis, c'est un problème raisonnable à avoir.

Ce que je veux ajouter ensuite

J'adorerais la numérotation séquentielle des documents. Le rapport d'aujourd'hui est 001. Celui de demain est 002. Réglez-le une fois, oubliez-le. On m'a dit qu'il existe déjà un moyen de le faire avec les fonctionnalités de formule de Portant, j'ai donc quelques devoirs.

Je travaille également sur des rapports d'inspection pour le côté tests électriques de l'entreprise. Le plan est d'extraire les détails de l'entreprise de HubSpot de la même manière, puis de répertorier chaque élément que j'ai testé avec son numéro de série et son résultat. Cette partie est encore manuelle aujourd'hui, et c'est la prochaine chose que je veux retirer de mon assiette.

Là où je suis en tant que one-man band, trois mois plus tard, Portant a fait ce dont j'avais besoin. Il cache le fait que je ne suis qu'un seul, fait sortir rapidement les documents professionnels et me rend mes soirées.

Si vous débutez dans une entreprise et que vous souhaitez des devis, des factures et des rapports qui semblent provenir d'une équipe plus nombreuse, vous pouvez installez Portant à partir de HubSpot Marketplace et lancez-vous gratuitement.