私は営業職として28年間働いたのち、昨年退職し、電気工事業者として独立しました。現在はBradford近郊を拠点に、Smart Smith Electricalとして一人で活動しています。

長年CRMをポケットに入れて仕事をしてきた経験から、紙の切れ端やアドレス帳に頼る方法に戻れば、必ず大切なことを見落とすと分かっていました。忙しくなると、折り返す約束をした顧客への連絡や、送ると言っていた見積もりなど、様々なことが抜け落ちてしまいます。新しいビジネスを始めるにあたって、そのような状況は避けたいと思っていました。

そこでHubSpotを選びました。無料プランで必要な機能は十分にカバーでき、マーケットプレイスも充実していました。そこでPortantに出会いました。

見積もり1件に20分、住所フィールドを4つずつ入力する日々

HubSpot標準の見積もり・請求書テンプレートは機能しますが、私が送りたいものとしては印象が薄すぎました。他の多くの中小企業と同じように見えてしまうからです。そこで手間のかかる方法を試みました。自分のテンプレートにすべての情報を手作業でコピーする方法です。

住所だけでも、HubSpotの連絡先から4〜5つのフィールドをコピーする必要があります。顧客名、住所、作業内容の説明、明細項目をすべて入力し終えると、見積もり1件あたり20分かかっていました。1日に数件の見積もりを作成すれば、毎晩ずっと作業することになります。

妻は夕方に私と話したいと思っているので、それでは困ります。

一人でやっているように見せたくなかった

もう一つ重視していたのが、ブランディングです。中小企業にとって、印象に残る存在であることは非常に重要だと考えています。そこで Google Docでテンプレートを作成しました。片側にカラーバーを配置し、ロゴを希望の位置に入れ、すべての請求書に銀行口座情報を印刷し、下部にはQRコードを加えました。このQRコードをスキャンすると、顧客は私のGoogle レビューページに直接アクセスできます。スキャンしてレビューを投稿するだけ、とても簡単です。

見た目はすっきりとしており、意図を持ってデザインされた印象を与えます。他の職人が送るような使い回しのテンプレートとは一線を画しています。

当初はWordでテンプレートを作っていましたが、思い通りに動かないことが多くありました。Portantのスタッフと話し合った結果、すべてをGoogleに移行しました。ウェブプロバイダーの基本プランにカレンダー機能が含まれていなかったため、Google Workspaceも導入することにしました。今ではテンプレート、カレンダー、メールがすべて同じアカウントで管理されています。

BarkからHubSpot、そしてPortantへ、ワークフローの流れ

見込み客のほとんどはBark経由で入ってきます。そのままHubSpotに連携されるため、案件を開いた時点で顧客名、住所、問い合わせ内容がすでに登録されています。

そこからの流れはシンプルです。

HubSpotで必要な材料を明細項目として追加します。労務費も別の行として追加し、時間数を記入します。Portantを開いて見積もりワークフローを選択し、実行ボタンを押します。15秒から20秒、長くても30秒ほどでPDFが完成し、送信できる状態になります。

見積もりと請求書はほぼ同じデータを使うため、それぞれ専用のテンプレートを用意しています。見積もりには下部に短い利用規約が入ります。請求書ではそれが「完了時支払い」の文言とQRコードに差し替わります。使用するデータは同じで、出力されるドキュメントの形式が異なるだけです。

現在はほとんどの送信をメールクライアントではなくHubSpotから行っています。顧客がメールを開封した際に通知が届くのですが、それが密かに興味深いです。ある顧客は返信してくる前に見積もりを8回も開いていました。理由は分かりません。しかし、じっくり検討していたことは伝わりました。

玄関を入ってから5分で請求書を送信

最大の変化は、心理的な余裕です。

以前は、見積もりを作成するには夜に机に向かい、気持ちを切り替えて、半ダース分のフィールドをテンプレートにコピーし、合計金額を確認してから、ようやく送信していました。電気工事の仕事を一日こなした後では、それは非常に負担の大きい作業でした。

今は帰宅してPortantを開き、ワークフローを選択するだけで請求書が送信されます。玄関を入ってから5分で、その日の請求処理が完了します。実際に考える必要があるのは材料リストだけです。顧客情報、書式、銀行口座情報、QRコードはすべてテンプレートにあらかじめ含まれています。

現在は無料の30ドキュメントプランを利用しています。初期設定の際にかなり使いましたが、今月はここまでで9件、リセットまでに10件程度追加される見込みです。ビジネスが成長したら有料プランに移行するつもりです。現状では、それは嬉しい悩みです。

次に追加したい機能

連番のドキュメント番号機能があれば理想的です。今日のレポートが001、明日が002というように、一度設定すれば後は自動で管理できます。Portantの数式機能を使えばすでに実現できると聞いたので、試してみるつもりです。

また、電気設備の検査業務向けに検査レポートの作成も進めています。HubSpotから会社情報を同じように取得し、検査した各項目のシリアル番号と結果を一覧表示する仕組みを構築する予定です。この部分は現在もまだ手作業で、次に自動化したい課題です。

一人で事業を始めて3ヶ月、現状においてPortantは必要なことを十分に果たしてくれています。一人で運営しているという事実を感じさせず、プロフェッショナルなドキュメントを素早く発行でき、夜の時間を取り戻せました。

事業を立ち上げたばかりで、より大きなチームが作成したような見積もり、請求書、レポートを求めている方は、HubSpot MarketplaceからPortantをインストールして、無料で始めてみてください。