Me jubilé el año pasado después de 28 años en ventas y decidí establecerme como electricista. Vivo en el área de Bradford y trabajo por mi cuenta como Smart Smith Electrical.

Después de una carrera llevando un CRM en mi bolsillo, sabía que volver a trozos de papel y una libreta de direcciones era una receta para fallar. Cuando estás ocupado, las cosas fallan. Clientes a los que dijiste que les devolverías la llamada. Citas que dijiste que enviarías. No quería empezar un nuevo negocio y sentirme así.

Entonces elegí HubSpot. El nivel gratuito cubría lo que necesitaba y el mercado parecía profundo. Ahí es donde encontré Portant.

20 minutos para una cotización, cuatro campos de dirección a la vez

Las plantillas nativas de cotizaciones y facturas dentro de HubSpot funcionan, pero eran demasiado insípidas para lo que quería enviar. Sería una pequeña empresa que se parecería a cualquier otra pequeña empresa. Así que intenté hacerlo a lo largo, copiando cada detalle a mano en mi propia plantilla.

Incluso una dirección requiere cuatro o cinco campos para copiarla de un contacto de HubSpot. Cuando terminé el nombre del cliente, la dirección, la descripción del trabajo y las líneas de pedido, era un trabajo de 20 minutos por cotización. Multiplique eso por algunas citas al día y estará trabajando todas las noches.

Y a mi esposa le gusta mucho que hable con ella por las noches.

Quería documentos que no parecieran una orquesta de un solo hombre

La otra cosa que quería era la marca. Como pequeña empresa, creo que ayuda mucho tener un aspecto memorable. Así que creé una plantilla de Google Doc con una barra de color en un lado, mi logotipo donde quería, mis datos bancarios impresos en cada factura y un código QR en la parte inferior que lleva al cliente directamente a mi página de reseñas de Google. Escanean, dejan reseña y listo.

Parece limpio. Parece intencional. No parece la misma plantilla genérica que envían todos los demás comerciantes.

Comencé las plantillas en Word, pero nunca funcionaron del todo. Después de charlar con alguien de Portant, moví todo a Google. Mi proveedor web no incluye un calendario en su plan básico, así que elegí Google Workspace de todos modos y ahora mis plantillas, calendario y correo electrónico están todos en la misma cuenta.

Bark a HubSpot a Portant, cómo se ejecuta el flujo de trabajo

La mayoría de mis clientes potenciales llegan a través de Bark. Se envían directamente a HubSpot, por lo que el nombre, la dirección y la consulta del cliente ya están en la oferta cuando la abro.

A partir de ahí, mi flujo es simple.

Agrego los materiales que necesito como líneas de pedido en HubSpot. Agrego mi labor como una línea más, con las horas. Abro Portant, selecciono el flujo de trabajo de cotización y presiono Ir. Quince, veinte, a veces treinta segundos después, el PDF está listo para enviarse.

Las cotizaciones y facturas utilizan datos casi idénticos, por lo que tengo una plantilla para cada una. La cotización tiene un bloque breve de términos y condiciones en la parte inferior. La factura lo intercambia por una línea de "pago adeudado al finalizar" y el código QR. Mismos datos debajo, documento diferente arriba.

Ahora envío la mayoría de ellos a través de HubSpot en lugar de mi propio cliente de correo. Recibo notificaciones cuando el cliente abre el correo electrónico, lo cual ha sido bastante fascinante. Un cliente abrió mi cotización ocho veces antes de volver a contactarme. No sé por qué. Pero me dice que estaban pensando en ello.

Cinco minutos desde la puerta de entrada hasta el envío de la factura

El mayor cambio se produce en el espacio mental.

Antes, preparar una cotización significaba sentarse en un escritorio por la noche, ponerse en el estado de ánimo adecuado, copiar media docena de campos en una plantilla, verificar los totales y solo entonces enviarlo. Después de un día completo de trabajo eléctrico, es mucho pedirse.

Ahora llego a casa, abro Portant, selecciono el flujo de trabajo y la factura desapareció. A cinco minutos de la puerta principal, el día está facturado. La lista de materiales es lo único en lo que tengo que pensar. Todo lo demás, los datos del cliente, el formato, los datos bancarios, el código QR, ya está en la plantilla.

Estoy en el plan gratuito de 30 documentos. Usé bastantes cuando estaba configurando las cosas, y este mes tengo nueve documentos y otros diez están por llegar antes de que se reinicie. A medida que el negocio crezca, pasaré a un plan pago. Para donde estoy, es un problema sensato.

Lo que quiero agregar a continuación

Me encantaría la numeración secuencial de documentos. El informe de hoy es 001. El de mañana es 002. Configúrelo una vez, olvídelo. Me dijeron que ya existe una manera de hacer esto con las funciones de fórmula de Portant, así que tengo algo de tarea.

También estoy trabajando en informes de inspección para la parte de pruebas eléctricas del negocio. El plan es extraer los detalles de la empresa de HubSpot de la misma manera y luego enumerar cada artículo que probé con su número de serie y resultado. Esa parte todavía es manual hoy en día y es lo siguiente que quiero quitarme de encima.

Para mi situación como unipersonal, tres meses después, Portant ha hecho lo que necesitaba. Oculta el hecho de que solo soy uno, saca documentos profesionales rápidamente y me devuelve mis tardes.

Si se encuentra en las primeras etapas de un negocio y desea cotizaciones, facturas e informes que parezcan provenir de un equipo más grande, puede instale Portant desde HubSpot Marketplace y ponte en marcha gratis.