Me aposentei no ano passado, após 28 anos em vendas, e decidi abrir meu próprio negócio como eletricista. Atuo na região de Bradford, trabalhando de forma independente como Smart Smith Electrical.

Depois de uma carreira inteira carregando um CRM no bolso, eu sabia que voltar a pedaços de papel e uma agenda de endereços era uma receita para deixar coisas escaparem. Quando você fica ocupado, as coisas escorregam. Clientes que você disse que ligaria de volta. Orçamentos que você disse que enviaria. Eu não queria começar um negócio novo e ter essa sensação.

Então escolhi o HubSpot. O plano gratuito cobria o que eu precisava, e o marketplace parecia robusto. Foi lá que encontrei o Portant.

20 minutos por orçamento, quatro campos de endereço de cada vez

Os modelos nativos de orçamentos e faturas do HubSpot funcionam, mas eram simples demais para o que eu queria enviar. Eu ficaria parecendo qualquer outra pequena empresa. Então tentei fazer do jeito mais longo, copiando cada detalhe manualmente para o meu próprio modelo.

Só um endereço exige copiar quatro ou cinco campos de um contato no HubSpot. Quando eu terminava o nome do cliente, o endereço, a descrição do serviço e os itens de linha, já tinha gasto 20 minutos por orçamento. Multiplicado por alguns orçamentos por dia, você passa todas as noites trabalhando.

E minha esposa gosta bastante de conversar comigo à noite.

Eu queria documentos que não parecessem os de um negócio de uma pessoa só

A outra coisa que eu queria era identidade visual. Como pequena empresa, acho que realmente ajuda ser memorável. Então criei um modelo no Google Docs com uma barra colorida em uma lateral, meu logotipo posicionado onde eu queria, meus dados bancários impressos em cada fatura e um QR code no rodapé que leva o cliente direto à minha página de avaliações no Google. O cliente escaneia, deixa uma avaliação e pronto.

Parece limpo. Parece intencional. Não se parece com o mesmo modelo genérico que todos os outros prestadores de serviço estão enviando.

Comecei os modelos no Word, mas eles nunca se comportavam direito. Depois de uma conversa com alguém do Portant, migrei tudo para o Google. Meu provedor de hospedagem não inclui calendário no plano básico, então já havia adotado o Google Workspace de qualquer forma, e agora meus modelos, calendário e e-mail estão todos na mesma conta.

De Bark ao HubSpot e ao Portant, como o fluxo de trabalho funciona

A maioria dos meus leads chega pelo Bark. Eles vão direto para o HubSpot, então o nome, o endereço e a solicitação do cliente já estão no negócio quando eu o abro.

A partir daí, meu fluxo é simples.

Adiciono os materiais necessários como itens de linha no HubSpot. Adiciono minha mão de obra em outra linha, com as horas. Abro o Portant, seleciono o fluxo de orçamento e clico em iniciar. Quinze, vinte, às vezes trinta segundos depois, o PDF está pronto para enviar.

Orçamentos e faturas usam dados quase idênticos, então tenho um modelo para cada um. O orçamento tem um bloco curto de termos e condições no rodapé. A fatura substitui isso por uma linha de "pagamento devido na conclusão" e o QR code. Os mesmos dados na base, documentos diferentes em cima.

Agora envio a maioria pelo HubSpot, em vez do meu cliente de e-mail. Recebo notificações quando o cliente abre o e-mail, o que tem sido bem curioso. Um cliente abriu meu orçamento oito vezes antes de retornar para mim. Não sei por quê. Mas me diz que ele estava pensando no assunto.

Cinco minutos da porta de casa até a fatura enviada

A maior mudança foi no estado mental.

Antes, montar um orçamento significava sentar na mesa à noite, entrar no clima certo, copiar meia dúzia de campos para um modelo, conferir os totais e só então enviar. Depois de um dia inteiro de trabalho elétrico, isso é muito para se pedir.

Agora, chego em casa, abro o Portant, seleciono o fluxo e a fatura está enviada. Cinco minutos a partir da porta de casa, o dia está faturado. A lista de materiais é a única parte em que preciso realmente pensar. Todo o resto, os dados do cliente, a formatação, os dados bancários, o QR code, já está no modelo.

Estou no plano gratuito de 30 documentos. Usei bastante durante a configuração, e este mês estou em nove documentos, com mais uns dez para vir antes de reiniciar. À medida que o negócio crescer, vou para um plano pago. Para onde estou agora, isso é um problema bom de se ter.

O que quero adicionar a seguir

Adoraria ter numeração sequencial de documentos. O relatório de hoje é 001. O de amanhã é 002. Configura uma vez e esquece. Me disseram que já existe uma forma de fazer isso com os recursos de fórmula do Portant, então tenho lição de casa para fazer.

Também estou trabalhando em relatórios de inspeção para a parte de testes elétricos do negócio. O plano é puxar os dados da empresa do HubSpot da mesma forma, e depois listar cada item testado com seu número de série e resultado. Essa parte ainda é manual hoje, e é a próxima coisa que quero tirar do meu caminho.

Para onde estou como negócio de uma pessoa só, três meses dentro, o Portant fez o que eu precisava que ele fizesse. Ele esconde o fato de que somos só eu, coloca documentos profissionais para fora rapidamente e me devolve as noites.

Se você está no início de um negócio e quer orçamentos, faturas e relatórios com aparência de equipe maior, você podeinstalar o Portant pelo HubSpot Marketplacee começar de graça.