Ik ben vorig jaar met pensioen gegaan na 28 jaar in de sales en heb besloten om als elektricien voor mezelf te beginnen. Ik ben gevestigd in de omgeving van Bradford en werk als eenmanszaak onder de naam Smart Smith Electrical.

Na een carrière waarbij ik altijd een CRM op zak had, wist ik dat terugvallen op losse papiertjes en een adresboekje een recept voor gemiste kansen zou zijn. Als het druk wordt, glippen dingen door je vingers. Klanten die je terugbelt. Offertes die je zou sturen. Ik wilde geen nieuw bedrijf starten en dat gevoel erbij krijgen.

Dus koos ik voor HubSpot. De gratis versie dekte wat ik nodig had, en de marketplace zag er veelbelovend uit. Daar stuitte ik op Portant.

20 minuten voor een offerte, vier adresvelden tegelijk

De standaard offerte- en factuursjablonen in HubSpot werken, maar ze waren te saai voor wat ik wilde versturen. Als kleine onderneming zou ik eruitzien als elke andere kleine onderneming. Dus probeerde ik het op de lange manier, door alle gegevens handmatig in mijn eigen sjabloon te kopiëren.

Zelfs een adres bestaat uit vier of vijf velden die je uit een HubSpot-contact moet overnemen. Tegen de tijd dat ik de klantnaam, het adres, de omschrijving van het werk en de regelitems had ingevuld, was ik al 20 minuten per offerte kwijt. Vermenigvuldig dat met een paar offertes per dag en je werkt elke avond door.

En mijn vrouw vindt het wel fijn als ik 's avonds met haar praat.

Ik wilde documenten die er niet uitzien als een eenmanszaak

Het andere wat ik wilde, was huisstijl. Als kleine onderneming denk ik dat het echt helpt om er professioneel en herkenbaar uit te zien. Dus maakte ik een Google Docs-sjabloon met een gekleurde balk langs één kant, mijn logo op de gewenste plek, mijn bankgegevens op elke factuur, en een QR-code onderaan die de klant direct naar mijn Google-reviewpagina leidt. Ze scannen, laten een review achter, klaar.

Het ziet er strak uit. Het ziet er doordacht uit. Het lijkt niet op hetzelfde generieke sjabloon dat elke andere vakman verstuurt.

Ik begon met de sjablonen in Word, maar die gedroegen zich nooit helemaal goed. Na een gesprek met iemand bij Portant heb ik alles naar Google verplaatst. Mijn webhoster heeft geen agenda in het basisabonnement, dus ik heb sowieso Google Workspace genomen, en nu leven mijn sjablonen, agenda en e-mail allemaal in hetzelfde account.

Van Bark naar HubSpot naar Portant, zo verloopt de workflow

De meeste leads komen via Bark binnen. Ze worden direct in HubSpot ingevoerd, zodat de naam, het adres en de aanvraag van de klant al in de deal staan als ik die open.

Vanaf daar is mijn werkwijze eenvoudig.

Ik voeg de benodigde materialen toe als regelitems in HubSpot. Mijn arbeid voeg ik toe als een aparte regel, met het aantal uren. Ik open Portant, kies de offerteworkflow en druk op start. Vijftien, twintig, soms dertig seconden later is de PDF klaar om te versturen.

Offertes en facturen gebruiken vrijwel dezelfde gegevens, dus ik heb voor elk een apart sjabloon. De offerte heeft onderaan een korte algemene voorwaarden. Op de factuur is dat vervangen door een regel "betaling verschuldigd bij oplevering" en de QR-code. Dezelfde gegevens eronder, een ander document eroverheen.

Ik verstuur de meeste nu via HubSpot in plaats van via mijn eigen e-mailclient. Ik krijg meldingen wanneer de klant de e-mail opent, wat stilletjes fascinerend is gebleken. Eén klant opende mijn offerte acht keer voordat hij contact opnam. Ik weet niet waarom. Maar het vertelt me dat ze er serieus over nadachten.

Vijf minuten van de voordeur tot de factuur verstuurd

De grootste verandering zit in de mentale ruimte.

Vroeger betekende een offerte opstellen 's avonds achter een bureau gaan zitten, in de juiste mindset komen, een stuk of zes velden in een sjabloon kopiëren, de totalen controleren, en pas dan versturen. Na een volle dag elektrisch werk is dat veel gevraagd van jezelf.

Nu kom ik thuis, open ik Portant, kies ik de workflow, en is de factuur verstuurd. Vijf minuten na de voordeur is de dag gefactureerd. De materiaallijst is het enige waar ik echt over na moet denken. Al het andere, de klantgegevens, de opmaak, de bankgegevens, de QR-code, staat al in het sjabloon.

Ik zit op het gratis abonnement van 30 documenten. Ik heb er flink wat gebruikt tijdens het instellen, en deze maand sta ik op negen documenten met nog een stuk of tien te gaan voor het resetten. Naarmate het bedrijf groeit, stap ik over op een betaald abonnement. Voor waar ik nu sta, is dat een fijn probleem om te hebben.

Wat ik nog wil toevoegen

Ik zou graag een oplopende documentnummering hebben. Het rapport van vandaag is 001. Dat van morgen is 002. Eenmalig instellen en daarna vergeten. Ik heb gehoord dat dit al mogelijk is met de formule-functies van Portant, dus ik heb nog wat huiswerk.

Ik werk ook aan inspectierapporten voor de elektrische testdiensten van het bedrijf. Het plan is om de bedrijfsgegevens op dezelfde manier uit HubSpot te halen en vervolgens elk getest item te vermelden met het serienummer en het resultaat. Dat deel is vandaag nog handmatig, en dat is het volgende wat ik van mijn bordje wil halen.

Voor waar ik nu sta als eenmanszaak, drie maanden onderweg, heeft Portant gedaan wat ik nodig had. Het verbergt het feit dat ik er alleen voor sta, zorgt dat professionele documenten snel de deur uitgaan, en geeft me mijn avonden terug.

Als je aan het begin van een bedrijf staat en offertes, facturen en rapporten wilt die eruitzien alsof ze van een groter team komen, kun jePortant installeren via de HubSpot Marketplaceen gratis aan de slag gaan.