Vorlage für ein Vertragsauflösungsschreiben

Ein Kündigungsschreiben für einen Vertrag ist eine schriftliche Mitteilung einer Partei an eine andere, in der angekündigt wird, dass ein Vertrag beendet wird. Es enthält in der Regel den zu kündigenden Vertrag, das Datum des Inkrafttretens der Kündigung, den Grund (optional, aber oft hilfreich), die eingehaltene Kündigungsfrist sowie alle ausstehenden Verpflichtungen, die beide Parteien noch erfüllen müssen. Das Schreiben schafft eine formelle Aufzeichnung der Kündigung, die wichtig sein kann, wenn später ein Streit darüber entsteht, wann der Vertrag endete oder welche Verpflichtungen noch bestanden.

Ein klares Kündigungsschreiben enthält sieben Elemente: das Datum des Schreibens, die Namen und Adressen beider Parteien, einen Verweis auf den zu kündigenden ursprünglichen Vertrag (mit Datum und Vertragsreferenz, falls vorhanden), eine klare Kündigungserklärung, das Datum des Inkrafttretens der Kündigung, die Grundlage für die Kündigung (Kündigungsfrist, Vertragsverletzung, gegenseitige Vereinbarung oder Vertragsablauf) sowie alle ausstehenden Verpflichtungen oder nächsten Schritte. Schließen Sie das Schreiben mit einem Unterschriftenblock für beide Parteien ab, um die Kündigung zu bestätigen.

Die Kündigungsfrist hängt davon ab, was im ursprünglichen Vertrag vereinbart wurde. Die meisten Verträge enthalten eine Kündigungsklausel, die eine Kündigungsfrist festlegt, in der Regel 30, 60 oder 90 Tage, aber es kann auch jede andere Frist sein, auf die sich die Parteien geeinigt haben. Schweigt der Vertrag zur Kündigungsfrist, wird in der Regel eine angemessene Frist erwartet. Was als angemessen gilt, hängt von der Art des Vertrags, der Dauer der Geschäftsbeziehung und der Branche ab. Prüfen Sie immer zuerst den ursprünglichen Vertrag. Falls Sie unsicher sind, holen Sie rechtlichen Rat ein, bevor Sie eine Kündigung aussprechen.

Das hängt vom Vertrag ab. Manche Verträge enthalten eine Klausel zur „Kündigung aus freiem Ermessen", die es jeder Partei erlaubt, den Vertrag ohne besonderen Grund zu beenden, in der Regel mit einer festgelegten Kündigungsfrist. Andere erlauben eine Kündigung nur aus bestimmten Gründen, wie wesentlicher Vertragsverletzung, Insolvenz oder Vertragsablauf. Enthält der Vertrag überhaupt keine Kündigungsklausel, sind Sie möglicherweise auf eine Kündigung aus wichtigem Grund oder im gegenseitigen Einvernehmen beschränkt. Lesen Sie den ursprünglichen Vertrag, bevor Sie ein Kündigungsschreiben aufsetzen. Wenn der Vertrag einen Grund erfordert, nennen Sie diesen im Schreiben klar und deutlich.

Nicht immer erforderlich, aber dringend empfohlen. Ein von beiden Parteien unterzeichnetes Schreiben gilt als gegenseitige Bestätigung, dass der Vertrag beendet wurde, was es für beide Seiten wesentlich schwieriger macht, später zu behaupten, die Kündigung sei unwirksam gewesen. Wenn die andere Partei nicht unterzeichnen möchte, senden Sie das Schreiben auf einem nachverfolgbaren Weg (Einschreiben oder E-Mail mit Lesebestätigung), damit Sie einen Zustellungsnachweis haben. Verwenden Sie eSignatures über Portant, um das Dokument direkt zur Unterzeichnung zu versenden, und lassen Sie die unterzeichnete Kopie automatisch speichern.

Ausstehende Verpflichtungen sollten im Kündigungsschreiben ausdrücklich geregelt werden. Häufige Punkte sind: Abschlussrechnungen für geleistete Arbeit, Rückgabe von Kundenmaterialien oder -geräten, Übergabe laufender Arbeiten, Rückgabe oder Vernichtung vertraulicher Informationen sowie etwaige Fortgeltungsklauseln (wie Wettbewerbsverbote oder IP-Abtretungen), die über die Kündigung hinaus wirksam bleiben. Listen Sie diese im Schreiben auf, damit beide Seiten sich einig sind, was noch zu erledigen ist, und setzen Sie für jeden Punkt ein Zieldatum. Was jetzt noch unklar ist, wird später zum Streitpunkt.

Nein. Eine Vertragsverletzungsanzeige ist eine formelle Mitteilung, dass die andere Partei eine vertragliche Verpflichtung nicht erfüllt hat, in der Regel verbunden mit der Möglichkeit, den Mangel innerhalb einer festgelegten Frist zu beheben. Ein Kündigungsschreiben beendet den Vertrag. Beides geht häufig Hand in Hand: Zunächst wird eine Vertragsverletzungsanzeige versandt, die Nachbesserungsfrist abgewartet, und falls der Mangel nicht behoben wird, wird anschließend ein Kündigungsschreiben versandt, in dem die nicht behobene Vertragsverletzung als Kündigungsgrund genannt wird. Das Versenden eines Kündigungsschreibens, ohne zuvor das im Vertrag vorgeschriebene Anzeige- und Nachbesserungsverfahren einzuhalten, kann selbst eine Vertragsverletzung darstellen.