Sjabloon voor contractbeëindigingsbrief

Een brief voor contractbeëindiging is een schriftelijke kennisgeving van de ene partij aan de andere dat een contract wordt beëindigd. De brief bevat doorgaans het contract dat wordt beëindigd, de ingangsdatum van de beëindiging, de reden (optioneel maar vaak nuttig), de opzegtermijn die in acht wordt genomen, en eventuele openstaande verplichtingen die beide partijen nog moeten nakomen. De brief legt de beëindiging formeel vast, wat belangrijk kan zijn als er later een geschil ontstaat over wanneer het contract eindigde of welke verplichtingen nog golden.

Een duidelijke beëindigingsbrief bevat zeven elementen: de datum van de brief, de namen en adressen van beide partijen, een verwijzing naar het oorspronkelijke contract dat wordt beëindigd (met datum en contractreferentie indien beschikbaar), een duidelijke verklaring van de intentie om te beëindigen, de ingangsdatum van de beëindiging, de grond voor beëindiging (opzegtermijn, wanprestatie, wederzijds akkoord of afloop van de looptijd), en eventuele openstaande verplichtingen of vervolgstappen. Sluit af met een handtekeningenblok voor beide partijen om de beëindiging te bevestigen.

De opzegtermijn hangt af van wat er in het oorspronkelijke contract staat. De meeste contracten bevatten een beëindigingsclausule die een opzegtermijn specificeert, doorgaans 30, 60 of 90 dagen, maar het kan elke termijn zijn die partijen zijn overeengekomen. Als het contract niets over opzegtermijn zegt, wordt doorgaans een redelijke opzegtermijn verwacht, en wat als redelijk geldt hangt af van het type contract, de duur van de samenwerking en de branche. Controleer altijd eerst het oorspronkelijke contract; als je er niet zeker van bent, vraag dan juridisch advies voordat je een opzegging verstuurt.

Dat hangt af van het contract. Sommige contracten bevatten een clausule voor "beëindiging naar eigen inzicht" waarmee beide partijen het contract zonder opgave van reden kunnen beëindigen, meestal met een bepaalde opzegtermijn. Andere contracten staan beëindiging alleen toe om specifieke redenen, zoals wezenlijke wanprestatie, insolventie of het aflopen van de looptijd. Als het contract helemaal geen beëindigingsclausule heeft, ben je mogelijk beperkt tot beëindiging wegens wanprestatie of via wederzijds akkoord. Lees het oorspronkelijke contract voordat je een beëindigingsbrief opstelt, en als het contract een reden vereist, vermeld die dan duidelijk in de brief.

Niet altijd verplicht, maar wel sterk aanbevolen. Een door beide partijen ondertekende brief geldt als wederzijdse bevestiging dat het contract is beëindigd, waardoor het voor beide partijen veel moeilijker wordt om later te beweren dat de beëindiging ongeldig was. Als de andere partij niet wil tekenen, verstuur de brief dan via een traceerbare methode (aangetekende post of e-mail met leesbevestiging) zodat je bewijs van ontvangst hebt. Gebruik eSignatures via Portant om de brief direct vanuit het document ter ondertekening te sturen en de ondertekende kopie automatisch op te slaan.

Openstaande verplichtingen moeten expliciet worden behandeld in de beëindigingsbrief. Veelvoorkomende punten zijn: eindfacturen voor uitgevoerd werk, teruggave van klantmateriaal of apparatuur, overdracht van lopend werk, teruggave of vernietiging van vertrouwelijke informatie, en eventuele overlevingsclausules (zoals een concurrentiebeding of IP-overdracht) die na beëindiging blijven gelden. Vermeld ze in de brief zodat beide partijen het eens zijn over wat er nog moet gebeuren, en stel voor elk punt een streefdatum vast. Alles wat nu onduidelijk is, wordt later een geschil.

Nee. Een ingebrekestellingsbrief is een formele kennisgeving dat de andere partij een contractuele verplichting niet is nagekomen, meestal met een mogelijkheid om de wanprestatie binnen een bepaalde termijn te herstellen. Een beëindigingsbrief beëindigt het contract. De twee gaan vaak hand in hand: je stuurt eerst een ingebrekestellingsbrief, geeft de hersteltermijn, en als de wanprestatie niet wordt hersteld, stuur je vervolgens een beëindigingsbrief waarin de niet-herstelde wanprestatie als grond voor beëindiging wordt vermeld. Het versturen van een beëindigingsbrief zonder eerst de ingebrekestelling- en herstelprocedure te volgen die het contract vereist, kan zelf een wanprestatie zijn.