Come Fatturare come Freelancer: Cosa Includere (+ Modello Gratuito)

Per fatturare come freelance, crea un documento che includa le tue informazioni di contatto, i dettagli del cliente, i servizi erogati, eventuali spese extra, un numero di fattura univoco e la data, la data di scadenza, le tue opzioni e condizioni di pagamento, e l'importo totale dovuto. Inviala immediatamente al termine del lavoro, oppure secondo una cadenza prestabilita, come la fine di ogni mese.

Fare il freelance di solito significa gestire più di un cliente alla volta, e ognuno di essi ha bisogno di una fattura chiara e professionale se vuoi essere pagato puntualmente. Che tu stia inviando la tua prima fattura da freelance o stia perfezionando il processo per un elenco clienti in crescita, questa guida illustra esattamente cosa includere, un esempio reale da copiare e con quale frequenza inviare le fatture per garantire un flusso di pagamenti costante.

Come creare una fattura per lavoro freelance

Per iniziare, usa il nostro modello di fattura freelance gratuito

Per darti un punto di partenza, condivideremo un modello di fattura freelance che funziona sempre alla perfezione per far pagare i freelance. Dai un'occhiata qui sotto:

Ora, se pensi che non sia abbastanza elaborato, ti diciamo, sulla base della nostra esperienza, che le fatture semplici che includono le informazioni corrette nei posti giusti ti fanno pagare più velocemente.

Puoi scaricare e utilizzare il modello di fattura freelance gratuito mentre ti guidiamo attraverso i dettagli di ogni sezione da includere in tutte le tue fatture. Se hai semplicemente bisogno di inviare una singola fattura adesso, il nostro generatore di fatture gratuito ti permette di compilarla e scaricare un PDF direttamente nel browser, senza registrazione.

Passaggi per creare una fattura come freelance

Sappiamo che alcune persone preferiscono evitare di preparare una fattura, a causa del tempo che richiede e del processo di fatturazione ripetitivo. Questo diventa ancora più faticoso se hai molti clienti che devono pagarti.

Ma aspetta, abbiamo una soluzione che ti fa risparmiare ore di lavoro inviando fatture in batch, e la parte migliore è che le informazioni del cliente si generano dinamicamente in modo automatico.

Ora che sai che il nostro obiettivo è farti risparmiare tempo e denaro nel processo di fatturazione, concentriamoci sulle cose più importanti da includere nella tua fattura come freelance.

1. Informazioni di contatto

Includere i tuoi dati di contatto nella fattura è necessario per rendere più facile ai tuoi clienti contattarti. Questi devono includere il tuo nome se sei un lavoratore autonomo (che può essere il tuo nome legale completo o una versione abbreviata), il nome dell'azienda (se applicabile), l'indirizzo, il numero di telefono e l'email.

Includere il nome della tua attività è importante perché ti aiuta a stabilire il tuo brand in modo professionale.

Il tuo indirizzo dovrebbe essere quello in cui eserciti la tua attività, che si tratti di un ufficio domestico o di uno spazio commerciale, ed è parte integrante di tutte le fatture dall'aspetto professionale.

Il tuo numero di telefono e la tua email sono i principali canali attraverso cui i clienti probabilmente cercheranno di contattarti, quindi includili sempre nella tua fattura.

Includere una foto professionale o un logo nella tua fattura aggiunge un tocco personale e aiuta i clienti a ricordarti. Sebbene la foto non sia obbligatoria, il logo è indispensabile. Per rafforzare ulteriormente la tua presenza online, avere un sito web con il tuo brand e scegliere di acquistare un dominio può rendere la tua attività freelance più professionale e affidabile agli occhi dei clienti.

Ricorda che includere le tue informazioni di contatto personali stabilisce fiducia e professionalità con i tuoi clienti e rende più facile per loro contattarti in caso di domande o dubbi.

2. Informazioni sul cliente

Le informazioni del cliente devono essere incluse in ogni fattura professionale.

Prima di tutto, aiuta a garantire che la fattura venga inviata alla persona giusta ed è sempre più importante se hai più clienti. Includere il nome del cliente (per le persone fisiche) o la ragione sociale (per le aziende) contribuisce anche a stabilire un rapporto professionale e dimostra che sei organizzato e rispettoso.

Oltre al nome, è una buona idea includere le informazioni di contatto del cliente, come indirizzo, numero di telefono ed email. Questo facilita il follow-up con il cliente dopo l'invio della fattura in caso di problemi o pagamenti in ritardo.

3. Servizi erogati

Nella tua fattura freelance, è essenziale fornire una descrizione chiara del lavoro svolto per assicurarti di ricevere la giusta compensazione per il tuo tempo e il tuo impegno. Questa dovrebbe includere le date in cui è stato eseguito il lavoro e le attività specifiche svolte.

Ad esempio, se sei uno scrittore freelance, potresti elencare gli articoli o i post del blog che hai scritto e le date in cui li hai completati.

Se sei un graphic designer, potresti elencare i progetti di design specifici su cui hai lavorato e le date in cui li hai completati.

Oltre alle date e alle attività, dovresti includere le tariffe concordate per ogni attività.

Elenca ogni tariffa nella fattura se hai negoziato tariffe diverse per attività diverse.

Se hai concordato con il cliente una tariffa oraria, includi il numero di ore trascorse a completare le attività del progetto e moltiplicalo per la tariffa concordata. Questo aiuta a garantire che tu riceva l'importo corretto per il tuo lavoro nella tua fattura oraria.

4. Contabilizza le spese extra

Gestire un'attività freelance non è semplice a causa di tutte le spese che emergono, a volte anche in modo imprevisto. Ecco perché devi includere le spese extra sostenute durante il tuo lavoro prima di inviare le fatture.

Anche se hai concordato in anticipo con il tuo cliente le eventuali spese extra che potrebbero verificarsi, assicurati di elencarle nella tua fattura, in modo che i tuoi clienti ne siano a conoscenza quando ti pagano.

Per aggiungere queste spese alla tua fattura, crea una sezione separata ed elenca ognuna singolarmente. Assicurati di includere il costo di ogni spesa e una breve descrizione di cosa si trattava esattamente.

Alcuni esempi comuni di spese includono l'acquisto di risorse, i viaggi per riunioni con i clienti o l'acquisto di software o attrezzature specializzate. Ad esempio, potresti indicare "Foto stock: $50" o "Spese di viaggio: $200" nella tua fattura. 

Creando una sezione separata per le spese ed elencandole singolarmente, puoi tenere un resoconto accurato del tuo tempo e dei tuoi sforzi.

5. Numero fattura & data fattura

Per organizzare il tuo sistema di fatturazione e tenere traccia del processo di pagamento, devi numerare ogni fattura individualmente.

Un numero di fattura è un identificatore univoco assegnato a ogni fattura, che aiuta a distinguere una fattura dall'altra. Numerando le tue fatture, puoi facilmente fare riferimento a quelle specifiche in futuro se hai bisogno di consultare la cronologia dei pagamenti o risolvere eventuali controversie con i tuoi clienti.

Oltre al numero di fattura, puoi includere anche la data di emissione. Questo aiuta a stabilire la cronologia del processo di fatturazione e consente di monitorare le scadenze di pagamento.

La data della fattura può essere inclusa nell'intestazione della fattura insieme al numero di fattura e ad altre informazioni importanti.

6. Data di scadenza della fattura

Una data di scadenza aiuta a stabilire termini e aspettative di pagamento chiari con il cliente, evitando malintesi su quando il pagamento è dovuto. Contribuisce a garantire che tu riceva il pagamento puntualmente, poiché il cliente è più propenso a pagare prima se sa quando scade il termine.

Includere una data di scadenza prima di inviare le fatture ti permette di fare follow-up liberamente con il cliente se si trova già sull'orlo del ritardo nel pagamento, ricordandogli il suo obbligo di pagare.

7. Opzioni di pagamento

Specificare le tue opzioni di pagamento nelle fatture come freelance può essere utile per i tuoi clienti e rendere il processo di pagamento più efficiente. È una buona idea includere diverse opzioni, come assegni, bonifici bancari, carte di credito o servizi come PayPal, per assicurarti di essere pagato nel modo più comodo.

Puoi scegliere quali opzioni includere nella tua fattura in base alle tue preferenze e alle esigenze del tuo cliente.

Ad esempio, potresti includere un link al tuo account PayPal nella fattura per invitare direttamente il cliente a completare il pagamento.

Specificare le opzioni di pagamento può contribuire a rendere il processo di pagamento il più fluido e semplice possibile.

8. Termini di pagamento

Specificare i termini di pagamento nelle tue fatture è essenziale per i freelancer, poiché permette di stabilire aspettative chiare con i clienti e garantire pagamenti puntuali e organizzati. Questo include la data di scadenza, ovvero la data di pagamento prevista, che può essere scelta in base a ciò che funziona meglio per te e per la tua attività.

Il flusso di cassa, non la mancanza di profitto, è la ragione principale per cui la maggior parte delle piccole imprese fallisce: uno studio della U.S. Bank ampiamente citato ha riscontrato che i problemi di liquidità erano un fattore nell'82% dei fallimenti delle piccole imprese, e SCORE's breakdown of that research indica i clienti che pagano in ritardo e i termini di pagamento poco chiari come due dei principali fattori scatenanti. Termini di pagamento chiari e l'abitudine di seguire le fatture scadute sono due dei modi più semplici per tenere lontano questo rischio dalla tua attività.

Più opzioni offri ai tuoi clienti, maggiori sono le possibilità di ricevere un pagamento anticipato.

Di solito si concedono almeno 30 giorni per ricevere il pagamento.

Puoi anche includere informazioni su more sulle penali per ritardo e sulle spese aggiuntive applicate in caso di mancato pagamento entro la data di scadenza, per incentivare i pagamenti puntuali e tutelare i tuoi diritti.

9. Sezione note

Includere una sezione note nelle tue fatture come freelancer può essere utile per fornire informazioni aggiuntive o chiarimenti ai tuoi clienti.

Questa sezione può essere utilizzata per comunicare dettagli importanti o richieste speciali relative al lavoro completato.

Ad esempio, se hai completato un progetto urgente per un cliente e hai lavorato straordinariamente per rispettare una scadenza stringente, puoi usare la sezione note per spiegarlo e giustificare eventuali costi aggiuntivi inclusi nella fattura.

Questo aiuta a garantire che il tuo cliente comprenda l'intera portata del lavoro svolto e previene incomprensioni o dispute sui costi del progetto.

La sezione note può anche fornire istruzioni o informazioni sul processo di pagamento, come i dettagli su come effettuare un pagamento o eventuali sconti o promozioni applicabili.

10. Importo totale dovuto

Calcolare e includere l'importo totale dovuto nelle tue fatture è essenziale come freelancer. Questo garantirà una compensazione adeguata per il tempo dedicato al completamento dell'ambito di lavoro concordato. 

L'importo totale tiene conto di eventuali sconti applicabili, ad esempio se hai offerto al cliente uno sconto per il pagamento entro un determinato periodo di tempo o uno sconto su ordini o progetti in grandi quantità. Mantenere registrazioni accurate dei tuoi guadagni è importante anche per gestire le tue finanze da freelancer. Un paystub generator può aiutarti a creare documentazione professionale del reddito quando hai bisogno di organizzare o verificare i tuoi guadagni.

Familiarizzare con le normative fiscali applicabili e includere le eventuali imposte nel calcolo è essenziale.

11. Ringraziamento - Suggerimento bonus per la fatturazione

Anche se un messaggio di ringraziamento non è obbligatorio in una fattura freelance, mostrare apprezzamento ai clienti con cui lavori per la loro collaborazione non fa mai male.

Un breve "Grazie per aver scelto i miei servizi" è più che sufficiente.

Puoi utilizzare la sezione note della fattura se non hai altro da specificare. Se hai già utilizzato la sezione note, aggiungi il messaggio di ringraziamento nel piè di pagina della fattura.

Esempio di fattura freelance

Ecco come si presentano questi undici elementi messi insieme in una vera fattura freelance, per un graphic designer che fattura a un cliente dopo un progetto di logo della durata di due settimane:

Nota il pattern: ogni voce indica cosa è stato fatto e quando, la tariffa o il compenso fisso è indicato chiaramente anziché raggruppato in un'unica cifra, e i termini di pagamento e la penale per ritardo sono indicati fin dall'inizio, così non c'è ambiguità su quando e come ti aspetti di essere pagato.

Come utilizzare il modello di fattura freelance

Se hai seguito fino a questo punto e hai aggiunto le informazioni come indicato, hai già un modello di fattura freelance dall'aspetto professionale pronto per essere automatizzato. 

Ecco la guida passo dopo passo con screenshot per creare il flusso di lavoro per la fatturazione e automatizzare il tuo processo di fatturazione:

1. Inizia a creare il flusso di lavoro per la fatturazione cliccando su "Add Workflow":

2. Seleziona la fonte del documento da cui recupererai i dati del tuo cliente da aggiungere al modello di fattura freelance (si consiglia di recuperare questi dati da un documento Google Sheets):

3. Ora clicca sull'icona più e scegli il Google Doc del modello di fattura freelance che hai già personalizzato:

4. Ora sei pronto per inviare la tua fattura tramite Gmail o Outlook per connetterti alla piattaforma di Portant. Scorri sul lato destro delle opzioni nella schermata del flusso di lavoro e, sotto "Share document via Gmail", clicca sul pulsante "Add"

Ora apparirà il pop-up di integrazione email, dove puoi selezionare il tuo account email preferito: 

5. Dopo aver approvato l'integrazione, puoi personalizzare il tuo modello di email per fatture in base alle tue esigenze. Le funzionalità intuitive di Portant ti permettono di aggiungere tag al tuo modello di email, così puoi anche inserire i dati reali della fattura nel testo dell'email:

6. Dopo aver verificato che il contenuto del tuo modello di email per la fattura sia soddisfacente, puoi scegliere il formato file desiderato per inviare la fattura (PDF, tramite link condivisibile o allegata come documento Word):

Successivamente, clicca sul pulsante "Save" per salvare il tuo modello di email.  

7. Ora passiamo all'avvio dell'automazione. Clicca su "Automate" e poi su "Start":

Se vuoi selezionare un intervallo specifico dei dati dei tuoi clienti da utilizzare nell'automazione, scegli "custom range" dal menu a tendina:

8. Per eseguire automaticamente il flusso di lavoro di automazione ogni volta che vengono aggiunti nuovi dati al documento sorgente, attiva il pulsante "Auto-Create" in alto a destra dello schermo:

L'ultima cosa che devi fare è cliccare sul pulsante "Start": il tuo modello di fattura freelance è ora pronto per essere inviato ai tuoi clienti. 

Quando fatturare come freelancer

Stabilire quando inviare le fatture ai tuoi clienti come freelancer è fondamentale per la gestione della fatturazione.

Un'opzione è fatturare ai tuoi clienti immediatamente al completamento del lavoro. Questo è vantaggioso se vuoi ricevere il pagamento rapidamente o se hai un gran numero di clienti e vuoi semplificare il tuo processo di fatturazione.

In alternativa, puoi fatturare ai tuoi clienti secondo una cadenza regolare, come la fine di ogni mese, il che può essere utile se hai meno clienti o vuoi organizzare la tua fatturazione in modo più efficiente.

La maggior parte dei freelancer sceglie uno di tre schemi: per progetto (fattura non appena il lavoro è consegnato o approvato), per milestone (fattura una parte a ogni checkpoint per gli impegni più lunghi, così il flusso di cassa resta attivo prima che l'intero progetto si concluda), oppure con una cadenza ricorrente come ogni due settimane o ogni mese per lavori continuativi a retainer con lo stesso cliente. Qualunque opzione tu scelga, mettila per iscritto prima di iniziare il lavoro, così il cliente sa cosa aspettarsi.

Se gestisci più clienti contemporaneamente, fatturare lo stesso giorno della settimana o del mese, invece di farlo nel momento in cui ogni progetto si conclude, rende molto più facile rimanere organizzato: costruisci un'unica abitudine invece di tenere traccia di una scadenza diversa per ogni cliente. Un semplice foglio di calcolo con cliente, importo e data di scadenza è di solito sufficiente per evitare che più fatture scivolino tra le crepe.

Come inviare una fattura con Portant

La best practice prima di inviare le fatture è esportarle in un file PDF. Se vuoi unire più fatture in un unico documento o apportare modifiche finali prima dell'invio, puoi usare un editor PDF online e modificare il file esportato in un'unica operazione.

Quando il tuo file PDF è pronto, invialo via email e adatta l'oggetto al numero della fattura e al nome della tua azienda, così il cliente può trovarlo più facilmente e aumentano le possibilità di essere pagato in tempi rapidi.

Usando Portant puoi automatizzare facilmente l'intero processo di fatturazione: dal template gratuito, all'esportazione in PDF, fino all'invio al cliente, il tutto in pochi minuti. Guarda il video qui sotto per scoprire come funziona.

Se sei già sommerso dall'invio di documenti ai clienti e la fattura ricorrente diventa un altro compito gravoso nella tua lista, è il momento di esplorare le soluzioni di automazione workflow di Portant .

Le fatture non sono l'unica cosa che Portant ti aiuta a creare e automatizzare. Le funzionalità del software di Portant si estendono alla creazione e all'automazione di:

• Contratti e accordi
• Report sugli incidenti
• Certificati
• Moduli in PDF.

Provalo tu stesso creando un account. 

Portant si occupa di fare il lavoro pesante delle attività ripetitive al posto tuo, così puoi risparmiare denaro e risorse nel lungo periodo e concentrarti sulla crescita del tuo business. 

FAQ

Q. Come faccio a fatturare come freelancer?

A. Crea un documento con i tuoi dati di contatto, i dati del cliente, un numero di fattura univoco e la data, una descrizione del lavoro svolto con la tariffa concordata o il compenso fisso, l'importo totale dovuto, la data di scadenza e i metodi di pagamento accettati. Esportalo come PDF e invialo al cliente non appena il lavoro è terminato, o secondo la cadenza che avete concordato. Consulta la guida passo dopo passo completa qui sopra, oppure usa il generatore di fatture gratuito per crearne una direttamente nel browser.

Q. Un privato può emettere una fattura?

A. Sì, puoi creare una fattura come privato, anche per servizi non professionali o prodotti che vendi a qualcun altro. Potrebbe trattarsi della vendita di un'auto o di vecchi oggetti nel tuo garage.

Q. È meglio creare una fattura in Word o in Excel?

A. Anche se creare una fattura in Word è più immediato per chi non è abituato a Excel, quest'ultimo offre le formule che automatizzano i calcoli, quindi Excel è la scelta migliore.

Q. I freelancer devono inviare fatture?

A. Sì. Una fattura trasforma il lavoro completato in una richiesta formale di pagamento ed è la traccia documentale di cui hai bisogno se un cliente contesta un importo, paga in ritardo, o se hai bisogno di registrazioni per le tasse. Anche un singolo lavoro freelance occasionale dovrebbe ricevere una fattura in regola piuttosto che una richiesta di pagamento informale.

Q. Cosa deve contenere una fattura da freelancer?

A. Come minimo: i tuoi dati di contatto, i dati del cliente, un numero di fattura univoco e la data, una descrizione dei servizi resi, la tariffa o il compenso fisso per ciascuno, l'importo totale dovuto, la data di scadenza e i metodi di pagamento accettati. Consulta la guida completa qui sopra.

Q. Con quale frequenza i freelancer dovrebbero fatturare ai clienti?

A. Dipende dall'incarico: fattura per progetto quando il lavoro consiste in un unico deliverable, per milestone su progetti più lunghi, oppure con una cadenza ricorrente (bisettimanale o mensile) per lavori continuativi a retainer. Scegli una cadenza per ogni cliente e inseriscila nell'accordo fin dall'inizio.

Q. Un freelancer può chiedere un acconto prima di iniziare il lavoro?

A. Sì, ed è una pratica comune per progetti di grandi dimensioni o nuovi clienti: una fattura di acconto che copre una parte del totale protegge il tuo tempo nel caso in cui il cliente annulli a lavori in corso, con il saldo fatturato al completamento o alle milestone concordate.