Vous débutez en freelance et vous vous demandez comment facturer correctement vos services à vos clients ? Ne t'inquiète pas; nous avons ce qu'il vous faut.
En tant qu'indépendant, facturer vos services à vos clients est essentiel au succès d'une entreprise. Mais si vous débutez en freelance, vous vous demandez peut-être comment créer une facture professionnelle et efficace qui encouragera votre client à finaliser le paiement.
Notre guide étape par étape vous montrera comment rédiger des factures de travail indépendant.
De la détermination des informations à inclure au formatage de la facture, nous avons tous les trucs et astuces dont vous avez besoin pour créer une facture qui garantira un paiement rapide de vos clients.
Apprenons donc à rédiger la facture parfaite en tant que freelance.
Comment créer une facture pour un travail indépendant
Pour commencer, utilisez notre modèle de facture indépendant gratuit
Pour commencer, nous partagerons un modèle de facture qui fait toujours mouche en matière de rémunération des pigistes. Jetez un coup d’œil ci-dessous :
Maintenant, si vous pensez que ce n’est pas assez sophistiqué, nous vous dirons, sur la base de notre expérience, que de simples factures qui incluent les informations correctes aux bons endroits vous permettent d’être payé plus rapidement.
Vous pouvez télécharger et utiliser le modèle de facture freelance gratuit pendant que nous vous expliquons les détails de chaque section à inclure dans toutes vos factures.
Étapes pour créer une facture en tant qu'indépendant
Nous savons que certaines personnes préfèrent éviter préparer une facture, en raison du temps nécessaire et du processus de facturation répétitif. C'est encore plus pénible si vous avez beaucoup de clients qui doivent vous payer.
Mais attendez, nous avons une solution qui vous fait gagner des heures de travail en envoi de factures par lots, et le meilleur : les informations sur les clients se génèrent elles-mêmes de manière dynamique.
Maintenant que vous savez que nous nous efforçons de vous faire gagner du temps et de l’argent sur votre processus de facturation, attardons-nous sur les éléments les plus importants que vous devez inclure dans votre facture en tant que freelance.
1. Coordonnées
L’inclusion de vos coordonnées sur votre facture est nécessaire pour permettre à vos clients de vous contacter facilement. Cela doit inclure votre nom si vous êtes travailleur indépendant (qui peut être votre nom légal complet ou une version abrégée), le nom de votre entreprise (le cas échéant), votre adresse, votre numéro de téléphone et votre adresse e-mail.
Il est important d’inclure le nom de votre entreprise car cela vous aide à établir professionnellement votre marque.
Votre adresse doit être l'endroit où vous exercez votre activité, qu'il s'agisse d'un bureau à domicile ou d'un espace commercial, et elle fait partie de toutes les factures d'aspect professionnel.
Votre numéro de téléphone et votre adresse e-mail sont les principaux moyens par lesquels les clients essaieront probablement de vous contacter, alors incluez-les toujours dans votre facture.
L'inclusion d'une photo ou d'un logo professionnel sur votre facture ajoute une touche personnelle et aide les clients à se souvenir de vous. Si la photo n’est pas obligatoire, le logo est indispensable. Ceci est particulièrement important si vous travaillez en tant que Agent intelligent IA, où l'instauration de la confiance et la reconnaissance de la marque sont cruciales. Un logo clair sur votre facture contribue à véhiculer votre crédibilité et renforce votre identité dans le domaine en pleine croissance des services basés sur l'IA.
N'oubliez pas que l'inclusion de vos coordonnées personnelles établit la confiance et le professionnalisme avec vos clients et leur permet de vous contacter plus facilement s'ils ont des questions ou des préoccupations.
2. Informations sur les clients
Les informations du client doivent être incluses dans chaque facture professionnelle.
Premièrement, cela permet de garantir que la facture est envoyée à la bonne personne et est de plus en plus important si vous avez plusieurs clients. Inclure le nom du client (pour les particuliers) ou le nom de l’entreprise (pour les entreprises) permet également d’établir une relation professionnelle et montre que vous êtes organisé et respectueux.
En plus du nom, c'est une bonne idée d'inclure les coordonnées du client, telles que son adresse, son numéro de téléphone et son adresse e-mail. Cela permet de suivre un client après l'envoi de la facture en cas de problème ou de retard de paiement.
3. Services rendus
Sur votre facture d’indépendant, il est essentiel de fournir une description claire du travail que vous avez effectué afin de garantir que vous recevez une rémunération adéquate pour votre temps et vos efforts. Cela devrait inclure les dates auxquelles les travaux ont été effectués et les tâches spécifiques effectuées.
Par exemple, si vous êtes un écrivain indépendant, vous pouvez répertorier les articles ou les billets de blog que vous avez écrits et les dates auxquelles vous les avez terminés.
Si vous êtes graphiste, vous pouvez lister les projets de conception spécifiques sur lesquels vous avez travaillé et les dates auxquelles vous les avez terminés.
En plus des dates et des tâches, vous devez inclure les tarifs convenus pour chaque tâche.
Indiquez chaque tarif sur la facture si vous avez négocié différents tarifs pour différentes tâches.
Si vous avez convenu avec le client d'un taux horaire, incluez le nombre d'heures que vous avez consacrées à l'exécution des tâches du projet et multipliez-le par le taux convenu. Cela permet de garantir que vous recevez le montant correct pour votre travail pour votre émission. facture horaire.
4. Tenir compte des dépenses supplémentaires
Gérer une entreprise indépendante n'est pas facile en raison de toutes les dépenses qui en découlent, parfois même inattendues. C’est pourquoi vous devez inclure les dépenses supplémentaires survenues lors de votre travail avant d’envoyer les factures.
Même si vous avez convenu au préalable avec votre client des dépenses supplémentaires qui pourraient survenir, assurez-vous de les énumérer sur votre facture, afin que vos clients en soient conscients lorsqu'ils vous paient.
Pour ajouter ces dépenses à votre facture, créez une section distincte et répertoriez chacune individuellement. Assurez-vous d'inclure le coût de chaque dépense et une brève description de ce qu'elle était exactement.
Certains exemples courants de dépenses incluent l’achat de ressources, les déplacements pour des réunions avec des clients ou l’achat de logiciels ou d’équipements spécialisés. Par exemple, vous pouvez indiquer « Photos d'archive : 50 $ » ou « Frais de déplacement : 200 $ » sur votre facture.
En créant une section distincte pour les dépenses et en les répertoriant individuellement, vous pouvez comptabiliser avec précision votre temps et vos efforts.
5. Numéro de facture et date de facture
Pour organiser votre système de facturation et suivre votre processus de facturation, vous devez numéroter chaque facture individuellement.
Un numéro de facture est un identifiant unique attribué à chaque facture, permettant de distinguer une facture d'une autre. En numérotant vos factures, vous pourrez facilement vous référer à des factures spécifiques à l'avenir si vous avez besoin de consulter votre historique de facturation ou de résoudre tout litige avec vos clients.
En plus du numéro de facture, vous pouvez également inclure une date de facture. Cela permet d'établir le calendrier de votre processus de facturation et peut permettre de suivre les dates d'échéance des paiements.
La date de la facture peut être incluse dans l’en-tête de la facture avec le numéro de facture et d’autres informations importantes.
6. Date d'échéance de la facture
Une date d'échéance permet d'établir des conditions et des attentes de paiement claires avec le client, évitant ainsi les malentendus sur la date d'échéance du paiement. Cela permet de garantir que vous recevez le paiement à temps, car le client est plus susceptible de payer plus rapidement s'il sait quand le paiement est dû.
Inclure une date d'échéance avant l'envoi des factures vous permet de suivre librement le client s'il est déjà au bord d'un retard de paiement - en lui rappelant son obligation de payer.
7. Options de paiement
Spécifier vos options de paiement sur vos factures en tant qu'indépendant peut être utile à vos clients et rendre le processus de paiement plus efficace. C'est une bonne idée d'inclure diverses options, telles que des chèques, des virements bancaires, des cartes de crédit ou des services comme PayPal, pour garantir que vous êtes payé facilement.
Vous pouvez choisir les options à inclure sur votre facture en fonction de vos préférences et des besoins de votre client.
Par exemple, vous pouvez inclure un lien vers votre compte PayPal dans la facture pour inviter directement le client à effectuer le paiement.
Spécifier vos options de paiement peut contribuer à rendre le processus de paiement aussi fluide et simple que possible.
8. Conditions de paiement
Spécifier les conditions de paiement dans vos factures est essentiel pour que les indépendants puissent définir des attentes claires avec les clients et garantir un paiement rapide et organisé. Cela inclut la date d'échéance, ou la date de paiement prévue, qui peut être choisie en fonction de ce qui convient le mieux à vous et à votre entreprise.
Selon une étude Selon une banque américaine, 82 % des entreprises ont fait faillite parce qu’elles n’offraient pas beaucoup de conditions de paiement et ne donnaient pas suite aux retards de paiement des clients.
Plus vous proposez d’options à vos clients, plus les chances de recevoir un paiement anticipé sont élevées.
Il est courant de prévoir au moins 30 jours pour que le paiement soit reçu.
Vous pouvez également inclure des informations sur les frais de retard et les frais supplémentaires appliqués si le paiement n'est pas reçu à la date d'échéance afin d'encourager un paiement dans les délais et de protéger vos droits.
9. Section Remarques
En tant que travailleur indépendant, inclure une section de notes dans vos factures peut être utile pour fournir des informations supplémentaires ou des éclaircissements à vos clients.
Cette section peut être utilisée pour communiquer tout détail important ou demande particulière liée aux travaux réalisés.
Par exemple, si vous avez réalisé un projet urgent pour un client et travaillé des heures supplémentaires pour respecter un délai serré, vous pouvez utiliser la section notes pour expliquer cela et justifier les frais supplémentaires inclus dans la facture.
Cela permet de garantir que votre client comprend toute l’étendue du travail réalisé et d’éviter les malentendus ou les litiges concernant le coût du projet.
La section Notes peut également fournir des instructions ou des informations sur le processus de paiement, telles que des détails sur la manière d'effectuer un paiement ou sur les remises ou promotions applicables.
10. Montant total dû
Calculer et inclure le montant total dû sur vos factures est essentiel en tant que freelance. Cela garantira une rémunération adéquate pour le temps passé à accomplir le travail convenu.
Le montant total tient compte des remises qui peuvent être applicables, par exemple si vous proposez à votre client une offre de paiement dans un délai précis ou une remise sur les commandes groupées ou les projets.
Il est essentiel de vous familiariser avec les lois fiscales applicables et d'inclure toutes les taxes nécessaires dans votre calcul.
11. Merci – Astuce pour la facturation des bonus
Bien qu’il ne soit pas nécessaire d’ajouter une note de remerciement sur une facture d’indépendant, cela ne fait pas de mal de montrer votre appréciation aux clients avec lesquels vous travaillez pour leur partenariat.
Une courte note « Merci pour votre confiance » fait l'affaire.
Vous pouvez utiliser la section notes de la facture si vous n’avez rien d’autre à préciser. Si vous avez déjà utilisé la section notes, ajoutez la note « merci » en bas de page de la facture.
Comment utiliser le modèle de facture indépendant
Si vous avez suivi jusqu'à présent et ajouté les informations comme indiqué, vous disposez déjà d'un modèle de facture indépendant d'aspect professionnel prêt à être automatisé.
Voici le guide étape par étape avec des captures d'écran pour créer le workflow de facturation et automatiser votre processus de facturation :
- Commencez à créer le workflow de facturation en cliquant sur « Ajouter un workflow » :
- Sélectionnez la source du document dans lequel vous obtiendrez les données de votre client à ajouter à votre modèle de facture freelance (il est recommandé de récupérer ces données à partir d'un document Google Sheets) :
- Cliquez maintenant sur l'icône plus et choisissez le modèle de facture freelance Google Doc que vous avez déjà personnalisé :
- Vous êtes maintenant prêt à envoyer votre facture en utilisant Gmail ou Outlook pour vous connecter à la plateforme Portant. Faites défiler sur le côté droit des options dans l'écran du flux de travail, et sous « Partager le document via Gmail », cliquez sur le bouton « Ajouter »
Maintenant, la fenêtre contextuelle de courrier d'intégration apparaîtra dans laquelle vous pourrez choisir votre compte de messagerie préféré :
- Après avoir approuvé l'intégration, vous pouvez personnaliser votre modèle de facture électronique pour répondre à vos besoins. Les fonctionnalités intuitives de Portant vous permettent d'ajouter des balises à votre modèle d'e-mail, de sorte que vous pouvez également ajouter des données de facture réelles au texte de l'e-mail :
- Une fois que vous êtes satisfait du contenu de votre modèle d'e-mail de facture, vous pouvez choisir le format de fichier souhaité pour envoyer la facture (PDF, via un lien partageable ou joint sous forme de document Word.) :
Ensuite, cliquez sur le bouton « Enregistrer » pour enregistrer votre modèle d'e-mail.
- Maintenant, c'est parti pour lancer l'automatisation. Cliquez sur « Automatiser », puis « Démarrer » :
Si vous souhaitez sélectionner une plage spécifique de vos données client à exécuter dans votre automatisation, alors dans le menu déroulant, choisissez « plage personnalisée » :
- Pour exécuter automatiquement le flux de travail d'automatisation chaque fois que de nouvelles données sont ajoutées au document source, activez le bouton « Créer automatiquement » en haut à droite de l'écran :
La dernière chose que vous avez à faire est de cliquer sur le bouton « Démarrer » et votre modèle de facture freelance est maintenant prêt à être envoyé à vos clients.
Quand facturer en tant qu'indépendant
Déterminer quand envoyer des factures à votre client en tant qu'indépendant est essentiel à la facturation.
Une option consiste à facturer vos clients immédiatement après la fin des travaux. Ceci est avantageux si vous souhaitez recevoir un paiement rapidement ou si vous avez un grand nombre de clients et souhaitez rationaliser votre processus de facturation.
Alternativement, vous pouvez facturer vos clients selon un calendrier défini, comme la fin de chaque mois, ce qui peut être utile si vous avez moins de clients ou si vous souhaitez organiser votre facturation plus efficacement.
Comment envoyer une facture avec Portant
La meilleure pratique avant d’envoyer des factures est de les exporter vers un fichier PDF.
Une fois votre fichier PDF prêt, envoyez-le par e-mail et ajustez la ligne d'objet au numéro de facture et au nom de votre entreprise, afin que le client puisse le trouver plus facilement et que les chances d'être payé rapidement augmentent.
Utilisation Portant vous pouvez facilement automatiser l'ensemble de votre processus de facturation à partir du modèle gratuit, en l'exportant au format PDF jusqu'à l'envoyer à votre client, le tout en quelques minutes. Jetez un œil à la vidéo ci-dessous pour vérifier comment cela fonctionne.
Si vous êtes déjà inondé d'envois de documents aux clients et que la facturation récurrente devient une autre tâche ardue sur votre liste de tâches, il est temps d'y réfléchir. Flux de travail d'automatisation de Portant solutions.
Les factures ne sont pas la seule chose que Portant vous aide à créer et à automatiser. Les puissances logicielles du Portant s'étendent à la création et à l'automatisation des éléments suivants :
Essayez-le vous-même en créant un compte ici.
Portant se concentre sur l'exécution des tâches répétitives à votre place afin que vous puissiez économiser de l'argent et des ressources à long terme et vous concentrer sur la croissance de votre entreprise.
FAQ
Q. Un particulier peut-il rédiger une facture ?
Un. Oui, vous pouvez créer une facture en tant que particulier, même pour des services ou des produits non professionnels que vous vendez à quelqu'un d'autre. Il peut s'agir de vendre une voiture ou de vieilles choses dans votre garage.
Q. Vaut-il mieux créer une facture dans Word ou Excel ?
Un. Bien que créer une facture dans Word soit plus simple pour quelqu'un qui n'est pas habitué à Excel, il nécessite les formules qui automatiseront votre calcul, donc Excel est la voie à suivre.
