Sind Sie neu in der freiberuflichen Tätigkeit und fragen sich, wie Sie Ihren Kunden Ihre Dienstleistungen korrekt in Rechnung stellen können? Mach dir keine Sorge; Wir sind für Sie da.
Als Freiberufler ist die Rechnungsstellung Ihrer Dienstleistungen an Ihre Kunden für die Führung eines erfolgreichen Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Aber wenn Sie neu in der freiberuflichen Tätigkeit sind, fragen Sie sich vielleicht, wie Sie eine professionelle und effektive Rechnung erstellen können, die Ihren Kunden dazu ermutigt, die Zahlung abzuschließen.
Unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie Rechnungen für freiberufliche Tätigkeiten schreiben.
Von der Bestimmung der einzuschließenden Informationen bis hin zur Formatierung der Rechnung haben wir alle Tipps und Tricks, die Sie zum Erstellen einer Rechnung benötigen, die eine pünktliche Zahlung Ihrer Kunden gewährleistet.
Erfahren Sie also, wie Sie als Freiberufler die perfekte Rechnung erstellen.
So erstellen Sie eine Rechnung für freiberufliche Tätigkeiten
Nutzen Sie zum Einstieg unsere kostenlose Rechnungsvorlage für Freiberufler
Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, stellen wir Ihnen eine Rechnungsvorlage zur Verfügung, die bei der Bezahlung von Freiberuflern immer ins Schwarze trifft. Schauen Sie sich unten um:
Wenn Sie jetzt der Meinung sind, dass es nicht ausgefallen genug ist, können wir Ihnen aufgrund unserer Erfahrung sagen, dass Sie mit einfachen Rechnungen, die die richtigen Informationen an den richtigen Stellen enthalten, schneller bezahlt werden.
Sie können die herunterladen und verwenden Kostenlose Rechnungsvorlage für Freiberufler Während wir Sie durch die Details der einzelnen Abschnitte führen, die Sie in alle Ihre Rechnungen aufnehmen können.
Schritte zum Erstellen einer Rechnung als Freiberufler
Wir wissen, dass manche Menschen es lieber vermeiden eine Rechnung erstellen, aufgrund des Zeitaufwands und des sich wiederholenden Rechnungsstellungsprozesses. Dies ist umso schmerzhafter, wenn Sie viele Kunden haben, die Sie bezahlen müssen.
Aber warten Sie, wir haben eine Lösung, die Ihnen stundenlange Arbeit erspart Senden von Rechnungen in StapelnUnd das Beste daran: Kundeninformationen werden dynamisch generiert.
Nachdem Sie nun wissen, dass wir uns darauf konzentrieren, Ihnen bei Ihrem Rechnungsprozess Zeit und Geld zu sparen, wollen wir uns mit den wichtigsten Dingen befassen, die Sie als Freiberufler in Ihre Rechnung aufnehmen müssen.
1. Kontaktinformationen
Die Angabe Ihrer Kontaktdaten auf Ihrer Rechnung ist notwendig, damit Ihre Kunden problemlos mit Ihnen in Kontakt treten können. Dazu gehören Ihr Name, wenn Sie selbstständig sind (dies kann Ihr vollständiger offizieller Name oder eine Kurzfassung sein), Firmenname (falls zutreffend), Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse.
Die Angabe Ihres Firmennamens ist wichtig, da Sie so Ihre Marke professionell etablieren können.
Ihre Adresse sollte der Ort sein, an dem Sie Ihr Unternehmen betreiben, sei es ein Heimbüro oder eine Gewerbefläche, und sie ist Teil aller professionell aussehenden Rechnungen.
Ihre Telefonnummer und E-Mail-Adresse sind wahrscheinlich die primären Wege, über die Kunden Sie kontaktieren werden. Geben Sie diese daher immer in Ihrer Rechnung an.
Das Einfügen eines professionellen Portraitfotos oder Logos in Ihre Rechnung verleiht Ihrer Rechnung eine persönliche Note und hilft Ihren Kunden, sich an Sie zu erinnern. Während das Porträtfoto nicht obligatorisch ist, ist das Logo ein Muss. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie als Unternehmen tätig sind KI-intelligenter Agent, wo der Aufbau von Vertrauen und Markenbekanntheit von entscheidender Bedeutung ist. Ein klares Logo auf Ihrer Rechnung vermittelt Glaubwürdigkeit und stärkt Ihre Identität im wachsenden Bereich der KI-gesteuerten Dienstleistungen.
Denken Sie daran, dass die Angabe Ihrer persönlichen Kontaktinformationen Vertrauen und Professionalität bei Ihren Kunden schafft und es ihnen erleichtert, mit Ihnen in Kontakt zu treten, wenn sie Fragen oder Bedenken haben.
2. Kundeninformationen
Die Kundendaten sollten in jeder professionellen Rechnung enthalten sein.
Erstens trägt es dazu bei, sicherzustellen, dass die Rechnung an die richtige Person gesendet wird, und ist immer wichtiger, wenn Sie mehrere Kunden haben. Die Nennung des Namens des Kunden (bei Einzelpersonen) oder des Firmennamens (bei Unternehmen) trägt ebenfalls zum Aufbau einer professionellen Beziehung bei und zeigt, dass Sie organisiert und respektvoll sind.
Zusätzlich zum Namen ist es sinnvoll, die Kontaktinformationen des Kunden wie Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse anzugeben. Dies hilft bei der Nachverfolgung mit einem Kunden nach dem Versenden der Rechnung bezüglich etwaiger Probleme oder verspäteter Zahlungen.
3. Erbrachte Dienstleistungen
Auf Ihrer Freelance-Rechnung ist es wichtig, eine klare Beschreibung der von Ihnen geleisteten Arbeit anzugeben, um sicherzustellen, dass Sie eine angemessene Vergütung für Ihre Zeit und Mühe erhalten. Dazu gehören die Daten, an denen die Arbeiten durchgeführt wurden, sowie die spezifischen ausgeführten Aufgaben.
Wenn Sie beispielsweise ein freiberuflicher Autor sind, können Sie die Artikel oder Blogbeiträge, die Sie geschrieben haben, und das Datum, an dem Sie sie fertiggestellt haben, auflisten.
Wenn Sie Grafikdesigner sind, können Sie die spezifischen Designprojekte, an denen Sie gearbeitet haben, und die Daten auflisten, an denen Sie sie abgeschlossen haben.
Zusätzlich zu den Terminen und Aufgaben sollten Sie die vereinbarten Preise für jede Aufgabe angeben.
Geben Sie jeden Tarif auf der Rechnung an, wenn Sie für verschiedene Aufgaben unterschiedliche Tarife ausgehandelt haben.
Wenn Sie mit dem Kunden einen Stundensatz vereinbart haben, geben Sie die Anzahl der Stunden an, die Sie für die Erledigung der Projektaufgaben aufgewendet haben, und multiplizieren Sie diese mit dem vereinbarten Satz. Dies trägt dazu bei, dass Sie für Ihre Arbeit den richtigen Betrag für Ihre Ausstellung erhalten Stundenrechnung.
4. Berücksichtigen Sie zusätzliche Ausgaben
Ein freiberufliches Unternehmen zu führen ist nicht einfach, da so viele Kosten anfallen – manchmal sogar unerwartet. Deshalb müssen Sie vor dem Versenden von Rechnungen die im Rahmen Ihrer Tätigkeit entstandenen Mehrkosten angeben.
Auch wenn Sie mit Ihrem Kunden vorab vereinbart haben, dass möglicherweise anfallende Zusatzkosten anfallen, stellen Sie sicher, dass diese in Ihrer Rechnung aufgeführt werden, damit Ihre Kunden darüber informiert sind, wenn sie Sie bezahlen.
Um diese Ausgaben zu Ihrer Rechnung hinzuzufügen, erstellen Sie einen separaten Abschnitt und listen Sie sie einzeln auf. Geben Sie unbedingt die Kosten jeder Ausgabe und eine kurze Beschreibung an, um welche genau es sich handelte.
Zu den häufigsten Ausgabenbeispielen gehören der Kauf von Ressourcen, Reisen zu Kundenbesprechungen oder der Kauf spezieller Software oder Ausrüstung. Beispielsweise könnten Sie auf Ihrer Rechnung „Archivfotos: 50 $“ oder „Reisekosten: 200 $“ angeben.
Indem Sie einen separaten Abschnitt für Ausgaben erstellen und diese einzeln auflisten, können Sie Ihren Zeit- und Arbeitsaufwand genau abrechnen.
5. Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
Um Ihr Rechnungssystem zu organisieren und den Überblick über Ihren Abrechnungsprozess zu behalten, müssen Sie jede Rechnung einzeln nummerieren.
Eine Rechnungsnummer ist eine eindeutige Kennung, die jeder Rechnung zugewiesen wird und dabei hilft, eine Rechnung von einer anderen zu unterscheiden. Durch die Nummerierung Ihrer Rechnungen können Sie in Zukunft problemlos auf bestimmte Rechnungen zurückgreifen, wenn Sie Ihren Rechnungsverlauf überprüfen oder Streitigkeiten mit Ihren Kunden klären müssen.
Zusätzlich zur Rechnungsnummer können Sie auch ein Rechnungsdatum angeben. Dies hilft dabei, den Zeitplan für Ihren Rechnungsstellungsprozess festzulegen und kann die Fälligkeitstermine von Zahlungen verfolgen.
Das Rechnungsdatum kann zusammen mit der Rechnungsnummer und anderen wichtigen Informationen im Rechnungskopf angegeben werden.
6. Fälligkeitsdatum der Rechnung
Ein Fälligkeitsdatum hilft dabei, mit dem Kunden klare Zahlungsbedingungen und -erwartungen festzulegen und Missverständnisse darüber zu vermeiden, wann die Zahlung fällig ist. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie die Zahlung pünktlich erhalten, da der Kunde mit größerer Wahrscheinlichkeit schneller zahlt, wenn er weiß, wann die Zahlung fällig ist.
Durch die Angabe eines Fälligkeitsdatums vor dem Versenden von Rechnungen können Sie dem Kunden ungehindert nachgehen, wenn dieser bereits kurz vor Zahlungsverzug steht, und ihn an seine Zahlungsverpflichtung erinnern.
7. Zahlungsmöglichkeiten
Die Angabe Ihrer Zahlungsoptionen auf Ihren Rechnungen als Freiberufler kann für Ihre Kunden hilfreich sein und den Zahlungsprozess effizienter gestalten. Es empfiehlt sich, verschiedene Optionen wie Schecks, Banküberweisungen, Kreditkarten oder Dienste wie PayPal einzubeziehen, um sicherzustellen, dass Sie bequem bezahlt werden.
Sie können je nach Ihren Vorlieben und den Bedürfnissen Ihres Kunden auswählen, welche Optionen in Ihre Rechnung aufgenommen werden sollen.
Beispielsweise können Sie in der Rechnung einen Link zu Ihrem PayPal-Konto einfügen, um den Kunden direkt zum Abschluss der Zahlung aufzufordern.
Die Angabe Ihrer Zahlungsoptionen kann dazu beitragen, den Zahlungsvorgang so reibungslos und unkompliziert wie möglich zu gestalten.
8. Zahlungsbedingungen
Die Angabe der Zahlungsbedingungen in Ihren Rechnungen ist für Freiberufler von entscheidender Bedeutung, um gegenüber Kunden klare Erwartungen zu wecken und eine pünktliche und organisierte Zahlung sicherzustellen. Dazu gehört das Fälligkeitsdatum oder das erwartete Zahlungsdatum, das je nach dem, was für Sie und Ihr Unternehmen am besten ist, ausgewählt werden kann.
Laut eine Studie Einer US-Bank zufolge sind 82 % der Unternehmen gescheitert, weil sie nicht viele Zahlungsbedingungen anboten und verspätete Zahlungen von Kunden nicht weiterverfolgten.
Je mehr Optionen Sie Ihren Kunden anbieten, desto höher sind die Chancen auf eine vorzeitige Zahlung.
Üblicherweise wird mit einer Frist von mindestens 30 Tagen für den Zahlungseingang gerechnet.
Sie können auch Informationen zu Verzugszinsen und zusätzlichen Gebühren angeben, die erhoben werden, wenn die Zahlung nicht fristgerecht eingeht, um eine rechtzeitige Zahlung zu fördern und Ihre Rechte zu schützen.
9. Abschnitt „Notizen“.
Wenn Sie als Freiberufler einen Abschnitt mit Notizen in Ihre Rechnungen aufnehmen, können Sie Ihren Kunden zusätzliche Informationen oder Erläuterungen geben.
In diesem Abschnitt können wichtige Details oder Sonderwünsche im Zusammenhang mit der abgeschlossenen Arbeit mitgeteilt werden.
Wenn Sie beispielsweise ein Eilprojekt für einen Kunden abgeschlossen haben und Überstunden gemacht haben, um einen knappen Termin einzuhalten, können Sie dies im Abschnitt „Notizen“ erläutern und etwaige in der Rechnung enthaltene zusätzliche Gebühren begründen.
Dadurch wird sichergestellt, dass Ihr Kunde den gesamten Umfang der durchgeführten Arbeiten versteht und Missverständnisse oder Streitigkeiten über die Projektkosten vermieden werden.
Der Abschnitt „Hinweise“ kann auch Anweisungen oder Informationen zum Zahlungsvorgang enthalten, z. B. Einzelheiten zur Durchführung einer Zahlung oder zu geltenden Rabatten oder Werbeaktionen.
10. Geschuldeter Gesamtbetrag
Als Freiberufler ist es unerlässlich, den fälligen Gesamtbetrag in Ihren Rechnungen zu berechnen und anzugeben. Dadurch wird eine angemessene Vergütung für die Zeit gewährleistet, die Sie für die Erledigung des vereinbarten Arbeitsumfangs aufgewendet haben.
Im Gesamtbetrag sind eventuell anwendbare Rabatte berücksichtigt, etwa wenn Sie Ihrem Kunden ein Angebot für die Zahlung innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens oder einen Rabatt auf Großbestellungen oder Projekte angeboten haben.
Es ist wichtig, dass Sie sich mit den geltenden Steuergesetzen vertraut machen und alle erforderlichen Steuern in Ihre Berechnung einbeziehen.
11. Danke – Bonus-Tipp zur Rechnungsstellung
Ein Dankesschreiben ist zwar nicht unbedingt erforderlich, um einer Freelance-Rechnung beizufügen, aber es kann nicht schaden, den Kunden, mit denen Sie zusammenarbeiten, Ihre Wertschätzung für die Zusammenarbeit zu zeigen.
Eine kurze „Vielen Dank für Ihr Geschäft“ genügt.
Sie können den Abschnitt „Notizen“ der Rechnung verwenden, wenn Sie keine weiteren Angaben machen müssen. Wenn Sie den Abschnitt „Notizen“ bereits verwendet haben, fügen Sie den „Dankeschön“-Hinweis in der Fußzeile der Rechnung hinzu.
So verwenden Sie die Rechnungsvorlage für Freiberufler
Wenn Sie bis zu diesem Punkt durchgehalten und die Informationen wie angewiesen hinzugefügt haben, verfügen Sie bereits über eine professionell aussehende Rechnungsvorlage für Freiberufler, die Sie automatisieren können.
Hier ist die Schritt-für-Schritt-Anleitung mit Screenshots zum Erstellen des Rechnungs-Workflows und zur Automatisierung Ihres Rechnungsprozesses:
- Beginnen Sie mit der Erstellung des Rechnungsworkflows, indem Sie auf „Workflow hinzufügen“ klicken:
- Wählen Sie die Dokumentquelle aus, aus der Sie die Daten Ihres Kunden erhalten, um sie Ihrer Rechnungsvorlage für Freiberufler hinzuzufügen (es wird empfohlen, diese Daten aus einem Google Sheets-Dokument abzurufen):
- Klicken Sie nun auf das Plus-Symbol und wählen Sie die bereits angepasste Google Doc-Rechnungsvorlage für Freiberufler aus:
- Jetzt können Sie Ihre Rechnung entweder über Gmail oder Outlook senden, um eine Verbindung zur Portant-Plattform herzustellen. Scrollen Sie auf der rechten Seite der Optionen im Workflow-Bildschirm und klicken Sie unter „Dokument über Gmail teilen“ auf die Schaltfläche „Hinzufügen“.
Nun erscheint das Integrations-Mail-Popup, in dem Sie Ihr bevorzugtes E-Mail-Konto auswählen können:
- Nachdem Sie die Integration genehmigt haben, können Sie Ihre anpassen E-Mail-Rechnungsvorlage passend zu Ihren Bedürfnissen. Mit den intuitiven Funktionen von Portant können Sie Tags zu Ihrer E-Mail-Vorlage hinzufügen, sodass Sie auch tatsächliche Rechnungsdaten zum Text der E-Mail hinzufügen können:
- Nachdem Sie mit dem Inhalt Ihrer Rechnungs-E-Mail-Vorlage zufrieden sind, können Sie das gewünschte Dateiformat zum Versenden der Rechnung auswählen (PDF, über einen gemeinsam nutzbaren Link oder als Word-Dokument angehängt):
Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Speichern“, um Ihre E-Mail-Vorlage zu speichern.
- Jetzt geht es los mit der Automatisierung. Klicken Sie auf „Automatisieren“ und dann auf „Start“:
Wenn Sie einen bestimmten Bereich Ihrer Kundendaten für die Einbindung in Ihre Automatisierung auswählen möchten, wählen Sie im Dropdown-Menü „Benutzerdefinierter Bereich“ aus:
- Um den Automatisierungsworkflow jedes Mal automatisch auszuführen, wenn dem Quelldokument neue Daten hinzugefügt werden, aktivieren Sie die Schaltfläche „Automatisch erstellen“ oben rechts auf dem Bildschirm:
Als letztes müssen Sie nur noch auf die Schaltfläche „Start“ klicken und schon ist Ihre Rechnungsvorlage für Freiberufler bereit, an Ihre Kunden gesendet zu werden.
Wann Sie als Freiberufler eine Rechnung erstellen müssen
Als Freiberufler ist es für die Rechnungsstellung von entscheidender Bedeutung, zu bestimmen, wann Sie Ihrem Kunden Rechnungen senden müssen.
Eine Möglichkeit besteht darin, Ihren Kunden sofort nach Abschluss der Arbeiten eine Rechnung zu stellen. Dies ist von Vorteil, wenn Sie die Zahlung schnell erhalten möchten oder eine große Anzahl von Kunden haben und Ihren Rechnungsstellungsprozess optimieren möchten.
Alternativ können Sie Ihren Kunden Rechnungen nach einem festgelegten Zeitplan ausstellen, beispielsweise am Ende eines jeden Monats. Dies kann hilfreich sein, wenn Sie weniger Kunden haben oder Ihre Rechnungsstellung effizienter organisieren möchten.
So senden Sie eine Rechnung mit Portant
Die beste Vorgehensweise vor dem Versenden von Rechnungen besteht darin, diese in eine PDF-Datei zu exportieren.
Nachdem Ihre PDF-Datei fertig ist, versenden Sie sie per E-Mail und passen Sie die Betreffzeile an die Rechnungsnummer und Ihren Firmennamen an, damit der Kunde sie leichter finden kann und die Chance auf eine schnelle Bezahlung steigt.
Benutzen Portant Mit der kostenlosen Vorlage können Sie ganz einfach Ihren gesamten Rechnungsprozess automatisieren, ihn als PDF exportieren und ihn an Ihren Kunden senden – und das alles in wenigen Minuten. Schauen Sie sich das Video unten an, um zu sehen, wie es funktioniert.
Wenn Sie bereits mit dem Versenden von Dokumenten an Kunden überhäuft sind und wiederkehrende Rechnungen zu einer weiteren entmutigenden Aufgabe auf Ihrer To-Do-Liste werden, ist es an der Zeit, sich damit zu befassen Der Automatisierungsworkflow von Portant Lösungen.
Rechnungen sind nicht das Einzige, was Sie mit Portant erstellen und automatisieren können. Die Softwarefunktionen des Portant erstrecken sich auf die Erstellung und Automatisierung folgender Aufgaben:
Probieren Sie es selbst aus, indem Sie ein Konto erstellen hier.
Portant konzentriert sich darauf, die schwere Arbeit sich wiederholender Aufgaben für Sie zu erledigen, sodass Sie langfristig Geld und Ressourcen sparen und sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können.
FAQs
F. Kann eine Privatperson eine Rechnung schreiben?
A. Ja, Sie können als Privatperson eine Rechnung erstellen, auch für nicht professionelle Dienstleistungen oder Produkte, die Sie an jemand anderen verkaufen. Es könnte sich um den Verkauf eines Autos oder einiger alter Dinge in Ihrer Garage handeln.
F. Ist es besser, eine Rechnung in Word oder Excel zu erstellen?
A. Während das Erstellen einer Rechnung in Word für jemanden, der nicht mit Excel vertraut ist, einfacher ist, sind hierfür Formeln erforderlich, die Ihre Berechnung automatisieren. Daher ist Excel die richtige Wahl.
