Cómo facturar como freelancer: qué incluir (+ plantilla gratuita)

Para emitir una factura como freelancer, crea un documento que incluya tu información de contacto, los datos del cliente, los servicios prestados, los gastos adicionales, un número de factura único y la fecha, la fecha de vencimiento, tus opciones y condiciones de pago, y el importe total a pagar. Envíala de inmediato al terminar el trabajo, o según un calendario establecido, como el final de cada mes.

Trabajar como freelancer suele implicar gestionar más de un cliente a la vez, y cada uno necesita una factura clara y profesional si quieres cobrar a tiempo. Tanto si estás enviando tu primera factura como freelancer como si estás perfeccionando el proceso para una lista de clientes en crecimiento, esta guía cubre exactamente qué incluir, un ejemplo real para copiar y con qué frecuencia enviar facturas para que los pagos sigan llegando.

Cómo crear una factura para trabajos freelance

Para empezar, usa nuestra plantilla de factura freelance gratuita

Para darte un buen punto de partida, compartiremos una plantilla de factura para freelancers que siempre da resultado a la hora de cobrar. Échale un vistazo a continuación:

Ahora bien, si crees que no es lo suficientemente elaborada, te diremos, por experiencia, que las facturas sencillas que incluyen la información correcta en los lugares adecuados te permiten cobrar más rápido.

Puedes descargar y usar la plantilla de factura freelance gratuita mientras te explicamos los detalles de cada sección que debes incluir en todas tus facturas. Si solo necesitas enviar una factura ahora mismo, nuestro generador de facturas gratuito te permite completarla y descargar un PDF desde el navegador, sin necesidad de registro.

Pasos para crear una factura como freelancer

Sabemos que algunas personas prefieren evitar preparar una factura por el tiempo que lleva y lo repetitivo del proceso de facturación. Esto resulta aún más tedioso si tienes muchos clientes que deben pagarte.

Pero tenemos una solución que te ahorra horas de trabajo al enviar facturas en lote, y lo mejor es que la información del cliente se genera de forma dinámica y automática.

Ahora que sabes que nuestro objetivo es ahorrarte tiempo y dinero en tu proceso de facturación, analicemos las cosas más importantes que debes incluir en tu factura como freelancer.

1. Información de contacto

Incluir tus datos de contacto en la factura es imprescindible para que tus clientes puedan comunicarse contigo fácilmente. Esto debe incluir tu nombre si trabajas por cuenta propia (que puede ser tu nombre legal completo o una versión abreviada), el nombre de la empresa (si corresponde), la dirección, el número de teléfono y el correo electrónico.

Incluir el nombre de tu empresa es importante porque te ayuda a establecer tu marca de forma profesional.

Tu dirección debe ser el lugar donde ejerces tu actividad, ya sea una oficina en casa o un espacio comercial, y forma parte de todas las facturas con apariencia profesional.

Tu número de teléfono y correo electrónico son los principales medios por los que los clientes probablemente intentarán contactarte, así que inclúyelos siempre en tu factura.

Incluir una foto profesional o un logotipo en tu factura añade un toque personal y ayuda a los clientes a recordarte. Aunque la foto no es obligatoria, el logotipo sí lo es.

Recuerda que incluir tu información de contacto personal genera confianza y profesionalismo con tus clientes, y les facilita ponerse en contacto contigo si tienen alguna pregunta o inquietud.

2. Información del cliente

Los datos del cliente deben incluirse en toda factura profesional.

En primer lugar, ayuda a garantizar que la factura se envíe a la persona correcta, algo cada vez más importante si tienes varios clientes. Incluir el nombre del cliente (para personas físicas) o el nombre de la empresa (para personas jurídicas) también contribuye a establecer una relación profesional y demuestra que eres organizado y respetuoso.

Además del nombre, es recomendable incluir la información de contacto del cliente, como su dirección, número de teléfono y correo electrónico. Esto facilita el seguimiento con el cliente tras el envío de la factura en caso de problemas o pagos tardíos.

3. Servicios prestados

En tu factura freelance, es fundamental proporcionar una descripción clara del trabajo realizado para asegurarte de recibir la compensación adecuada por tu tiempo y esfuerzo. Esto debe incluir las fechas en que se realizó el trabajo y las tareas específicas llevadas a cabo.

Por ejemplo, si eres redactor freelance, podrías listar los artículos o publicaciones de blog que escribiste y las fechas en que los terminaste.

Si eres diseñador gráfico, podrías listar los proyectos de diseño específicos en los que trabajaste y las fechas en que los completaste.

Además de las fechas y las tareas, debes incluir las tarifas acordadas para cada tarea.

Si has negociado tarifas diferentes para distintas tareas, lista cada tarifa en la factura.

Si acordaste con el cliente una tarifa por hora, incluye el número de horas que dedicaste a completar las tareas del proyecto y multiplícalo por la tarifa acordada. Esto ayuda a garantizar que recibas el importe correcto por tu trabajo en tu factura por horas.

4. Contabilizar los gastos adicionales

Gestionar un negocio freelance no es sencillo debido a todos los gastos que surgen, a veces de forma inesperada. Por eso, antes de enviar las facturas, debes incluir los gastos adicionales que se hayan generado durante tu trabajo.

Aunque hayas acordado con tu cliente de antemano los posibles gastos adicionales, asegúrate de listarlos en tu factura para que estén al tanto de ellos en el momento de pagarte.

Para añadir estos gastos a tu factura, crea una sección aparte y lista cada uno de forma individual. Asegúrate de incluir el importe de cada gasto y una breve descripción de en qué consistió exactamente.

Algunos ejemplos habituales de gastos incluyen la compra de recursos, los desplazamientos a reuniones con clientes o la adquisición de software o equipos especializados. Por ejemplo, podrías listar "Fotos de stock: $50" o "Gastos de desplazamiento: $200" en tu factura. 

Al crear una sección separada para los gastos y listarlos de forma individual, puedes contabilizar con precisión tu tiempo y esfuerzo.

5. Número de factura & fecha de factura

Para organizar tu sistema de facturación y llevar un control de tu proceso de cobro, debes numerar cada factura de forma individual.

Un número de factura es un identificador único asignado a cada factura, que ayuda a distinguir una factura de otra. Al numerarlas, puedes consultar fácilmente facturas específicas en el futuro si necesitas revisar tu historial de cobros o resolver cualquier disputa con tus clientes.

Además del número de factura, también puedes incluir la fecha de emisión. Esto ayuda a establecer la cronología de tu proceso de facturación y permite hacer un seguimiento de las fechas de vencimiento de los pagos.

La fecha de la factura puede incluirse en el encabezado junto con el número de factura y otra información relevante.

6. Fecha de vencimiento de la factura

Una fecha de vencimiento ayuda a establecer condiciones de pago claras y expectativas definidas con el cliente, evitando malentendidos sobre cuándo debe realizarse el pago. Contribuye a garantizar que recibas el pago a tiempo, ya que el cliente es más propenso a pagar con rapidez si sabe cuándo vence el plazo.

Incluir una fecha de vencimiento antes de enviar las facturas te permite hacer un seguimiento sin inconvenientes con el cliente si ya se acerca el límite del plazo, recordándole su obligación de pagar.

7. Opciones de pago

Especificar tus opciones de pago en tus facturas como freelancer puede ser de gran utilidad para tus clientes y hacer que el proceso de pago sea más eficiente. Es recomendable incluir diversas opciones, como cheques, transferencias bancarias, tarjetas de crédito o servicios como PayPal, para garantizar que te paguen de forma cómoda.

Puedes elegir qué opciones incluir en tu factura según tus preferencias y las necesidades de tu cliente.

Por ejemplo, podrías incluir un enlace a tu cuenta de PayPal en la factura para dirigir al cliente directamente a completar el pago.

Especificar tus opciones de pago puede ayudar a que el proceso de cobro sea lo más fluido y sencillo posible.

8. Condiciones de pago

Especificar las condiciones de pago en tus facturas es fundamental para que los freelancers establezcan expectativas claras con sus clientes y garanticen un pago puntual y organizado. Esto incluye la fecha de vencimiento, o la fecha de pago esperada, que puede elegirse según lo que mejor se adapte a ti y a tu negocio.

El flujo de caja, y no la falta de beneficios, es la razón por la que la mayoría de las pequeñas empresas que fracasan realmente fracasan: un estudio ampliamente citado de U.S. Bank encontró que los problemas de flujo de caja fueron un factor en el 82% de los fracasos de pequeñas empresas, y SCORE's breakdown of that research señala a los clientes que pagan lento y a las condiciones de pago poco claras como dos de los principales factores. Unas condiciones de pago claras y el hábito de hacer seguimiento a las facturas atrasadas son dos de las formas más sencillas de mantener ese riesgo alejado de tu propio negocio.

Cuantas más opciones ofrezcas a tus clientes, mayores serán las probabilidades de recibir un pago anticipado.

Es habitual permitir al menos 30 días para que se reciba el pago.

También puedes incluir información sobre cargos por mora y cargos adicionales aplicados si no se recibe el pago en la fecha de vencimiento, para fomentar el pago puntual y proteger tus derechos.

9. Sección de notas

Incluir una sección de notas en tus facturas como freelancer puede ser beneficioso para proporcionar información adicional o aclaraciones a tus clientes.

Esta sección puede utilizarse para comunicar cualquier detalle importante o solicitud especial relacionada con el trabajo completado.

Por ejemplo, si completaste un proyecto urgente para un cliente y trabajaste horas extra para cumplir con un plazo ajustado, puedes usar la sección de notas para explicar esto y justificar cualquier cargo adicional incluido en la factura.

Esto ayuda a garantizar que tu cliente comprenda el alcance completo del trabajo realizado y evita malentendidos o disputas sobre el costo del proyecto.

La sección de notas también puede incluir instrucciones o información sobre el proceso de pago, como detalles sobre cómo realizar un pago o cualquier descuento o promoción aplicable.

10. Importe total a pagar

Calcular e incluir el importe total a pagar en tus facturas es fundamental como freelancer. Esto garantizará una compensación adecuada por el tiempo dedicado a completar el alcance de trabajo acordado. 

El importe total tiene en cuenta cualquier descuento que pueda ser aplicable, como si ofreciste una oferta a tu cliente por pagar dentro de un plazo específico o un descuento por pedidos o proyectos en grandes volúmenes. Mantener registros precisos de tus ingresos también es importante para gestionar tus finanzas como freelancer. Un generador de recibos de pago puede ayudarte a crear documentación de ingresos profesional cuando necesites organizar o verificar tus ganancias.

Familiarizarte con las leyes fiscales aplicables e incluir los impuestos necesarios en tu cálculo es esencial.

11. Agradecimiento - Consejo adicional de facturación

Aunque no es obligatorio incluir una nota de agradecimiento en una factura de freelancer, nunca está de más mostrar aprecio a los clientes con los que trabajas por su confianza.

Una breve nota del tipo "Gracias por confiar en nosotros" cumple su función.

Puedes usar la sección de notas de la factura si no tienes nada más que especificar. Si ya utilizaste la sección de notas, añade la nota de agradecimiento en el pie de página de la factura.

Ejemplo de factura para freelancer

Así es como lucen esos once elementos reunidos en una factura real de freelancer, para un diseñador gráfico que factura a un cliente tras un proyecto de logotipo de dos semanas:

Observa el patrón: cada línea de concepto indica qué se hizo y cuándo, la tarifa o precio fijo se detalla por separado en lugar de agruparse en un único importe, y las condiciones de pago y el cargo por mora se indican desde el principio para que no haya ambigüedad sobre cuándo y cómo esperas recibir el pago.

Cómo usar la plantilla de factura para freelancer

Si has seguido el proceso hasta este punto y has añadido la información según las instrucciones, ya tienes una plantilla de factura para freelancer con aspecto profesional lista para automatizar. 

Aquí tienes la guía paso a paso con capturas de pantalla para crear el flujo de trabajo de facturación y automatizar tu proceso de facturación:

1. Comienza a crear el flujo de trabajo de facturación haciendo clic en "Add Workflow":

2. Selecciona la fuente del documento desde donde obtendrás los datos de tu cliente para añadirlos a tu plantilla de factura para freelancer (se recomienda obtener estos datos desde un documento de Google Sheets):

3. Ahora haz clic en el icono de más y elige el Google Doc de plantilla de factura para freelancer que ya personalizaste:

4. Ahora estás listo para enviar tu factura usando Gmail o Outlook para conectarte a la plataforma de Portant. Desplázate hacia la derecha en las opciones de la pantalla del flujo de trabajo y, en "Share document via Gmail", haz clic en el botón "Add"

A continuación, aparecerá la ventana emergente de integración de correo, donde podrás seleccionar tu cuenta de correo electrónico preferida: 

5. Después de aprobar la integración, puedes personalizar tu plantilla de correo electrónico para facturas según tus necesidades. Las funciones intuitivas de Portant te permiten añadir etiquetas a tu plantilla de correo electrónico, para que también puedas incluir datos reales de la factura en el texto del correo:

6. Una vez que estés satisfecho con el contenido de tu plantilla de correo electrónico para facturas, puedes elegir el formato de archivo en el que deseas enviar la factura (PDF, mediante un enlace compartible o adjunto como documento Word):

A continuación, haz clic en el botón "Save" para guardar tu plantilla de correo electrónico.  

7. Ahora, es momento de lanzar la automatización. Haz clic en "Automate" y luego en "Start":

Si deseas seleccionar un rango específico de datos de clientes para ejecutar en tu automatización, en el menú desplegable elige "custom range":

8. Para ejecutar el flujo de trabajo de automatización automáticamente cada vez que se añadan nuevos datos al documento fuente, activa el botón "Auto-Create" en la parte superior derecha de la pantalla:

Lo último que debes hacer es hacer clic en el botón "Start" y tu plantilla de factura para freelancer ya estará lista para enviarse a tus clientes. 

Cuándo facturar como freelancer

Determinar cuándo enviar facturas a tu cliente como freelancer es fundamental en el proceso de facturación.

Una opción es facturar a tus clientes inmediatamente una vez completado el trabajo. Esto es beneficioso si deseas recibir el pago rápidamente o si tienes un gran número de clientes y quieres agilizar tu proceso de facturación.

Alternativamente, puedes facturar a tus clientes en un calendario fijo, como al final de cada mes, lo que puede ser útil si tienes menos clientes o deseas organizar tu facturación de manera más eficiente.

La mayoría de los freelancers optan por uno de tres calendarios: por proyecto (facturar en cuanto se completa o aprueba el entregable), por hito (facturar una parte en cada punto de control en proyectos más largos, lo que mantiene el flujo de caja antes de que concluya todo el proyecto) o en una cadencia recurrente, como cada dos semanas o mensualmente, para trabajos continuos de retención con el mismo cliente. Cualquiera que elijas, ponlo por escrito antes de comenzar el trabajo para que el cliente sepa qué esperar.

Si gestionas varios clientes al mismo tiempo, facturar el mismo día de cada semana o mes, en lugar de hacerlo en el momento en que termina cada proyecto, facilita mucho mantenerse organizado: creas un solo hábito en vez de controlar un plazo distinto para cada cliente. Una hoja de cálculo sencilla con el cliente, el importe y la fecha de vencimiento suele ser suficiente para evitar que varias facturas pasen desapercibidas.

Cómo enviar una factura con Portant

La mejor práctica antes de enviar facturas es exportarlas a un archivo PDF. Si deseas combinar varias facturas en un solo documento o realizar ediciones finales antes de enviarlas, puedes usar un editor de PDF en línea y ajustar el archivo exportado en un solo paso.

Una vez que tu archivo PDF esté listo, envíalo por correo electrónico y adapta el asunto al número de factura y al nombre de tu empresa, para que el cliente pueda encontrarlo fácilmente y aumenten las posibilidades de recibir el pago rápidamente.

Con Portant puedes automatizar fácilmente todo tu proceso de facturación, desde la plantilla gratuita, exportándola como PDF hasta enviarla a tu cliente, en pocos minutos. Echa un vistazo al video a continuación para ver cómo funciona.

Si ya estás desbordado enviando documentos a clientes y las facturas recurrentes se convierten en otra tarea difícil en tu lista de pendientes, es momento de explorar las soluciones de flujo de trabajo automatizado de Portant .

Las facturas no son lo único que Portant te ayuda a crear y automatizar. Las capacidades del software de Portant se extienden a la creación y automatización de lo siguiente:

• Contratos y acuerdos
• Informes de incidentes
• Certificados
• Formularios a PDF.

Pruébalo tú mismo creando una cuenta. 

Portant se enfoca en realizar por ti las tareas repetitivas más pesadas, para que puedas ahorrar dinero y recursos a largo plazo y concentrarte en hacer crecer tu negocio. 

Preguntas frecuentes

P. ¿Cómo factura alguien siendo freelancer?

R. Crea un documento con tus datos de contacto, los datos del cliente, un número de factura único y la fecha, una descripción del trabajo con la tarifa acordada o el honorario fijo, el importe total a pagar, la fecha de vencimiento y tus métodos de pago aceptados. Expórtalo como PDF y envíalo al cliente por correo electrónico tan pronto como el trabajo esté terminado, o según el calendario que hayan acordado. Consulta el desglose paso a paso completo anterior, o usa el generador de facturas gratuito para crear uno en tu navegador.

P. ¿Puede una persona particular emitir una factura?

R. Sí, puedes crear una factura como persona particular, incluso por servicios no profesionales o productos que vendas a otra persona. Podría ser la venta de un automóvil o de cosas antiguas que tengas en tu garaje.

P. ¿Es mejor crear una factura en Word o en Excel?

R. Aunque crear una factura en Word es más sencillo para quien no está habituado a Excel, necesitas las fórmulas que automatizan los cálculos, por lo que Excel es la opción más adecuada.

P. ¿Los freelancers necesitan enviar facturas?

R. Sí. Una factura convierte el trabajo realizado en una solicitud formal de pago y es el registro documental que necesitas si un cliente disputa un importe, paga tarde o requieres documentos para efectos fiscales. Incluso un trabajo freelance puntual debe contar con una factura formal en lugar de una solicitud de pago informal.

P. ¿Qué debe incluir una factura de freelancer?

R. Como mínimo: tus datos de contacto, los datos del cliente, un número de factura único y la fecha, una descripción de los servicios prestados, la tarifa o el honorario fijo por cada uno, el importe total a pagar, la fecha de vencimiento y tus métodos de pago aceptados. Consulta el desglose completo anterior.

P. ¿Con qué frecuencia deben los freelancers facturar a sus clientes?

R. Depende del tipo de trabajo: factura por proyecto cuando se trata de un único entregable, por hito en proyectos más largos, o con una cadencia recurrente (quincenal o mensual) para trabajos continuos con contrato de retención. Elige una frecuencia por cliente y establécela en el acuerdo desde el principio.

P. ¿Puede un freelancer solicitar un anticipo antes de comenzar el trabajo?

R. Sí, y es una práctica habitual en proyectos grandes o con clientes nuevos: una factura de anticipo que cubre parte del total protege tu tiempo si el cliente cancela a mitad del proyecto, y el resto se factura al finalizar o en los hitos acordados.