Como Emitir Faturas como Freelancer: O Que Incluir (+ Modelo Gratuito)

Para emitir uma fatura como freelancer, crie um documento que inclua suas informações de contato, os dados do cliente, os serviços prestados, quaisquer despesas extras, um número de fatura exclusivo e a data, a data de vencimento, suas opções e condições de pagamento e o valor total devido. Envie-a imediatamente após a conclusão do trabalho, ou em um cronograma definido, como o final de cada mês.

Trabalhar como freelancer geralmente significa gerenciar mais de um cliente ao mesmo tempo, e cada um deles precisa de uma fatura clara e profissional se você quiser receber no prazo. Seja enviando sua primeira fatura freelance ou aprimorando um processo para uma lista de clientes em crescimento, este guia aborda exatamente o que incluir, um exemplo real para copiar e com que frequência enviar faturas para que os pagamentos continuem chegando.

Como Criar uma Fatura para Trabalho Freelance

Para Começar, Use Nosso Modelo de Fatura Freelance Gratuito

Para você começar, vamos compartilhar um modelo de fatura freelance que sempre funciona para garantir o pagamento dos freelancers. Confira abaixo:

Se você achar que não é sofisticado o suficiente, diremos, com base em nossa experiência, que faturas simples com as informações corretas nos lugares certos fazem você receber mais rápido.

Você pode baixar e usar o modelo de fatura freelance gratuito enquanto explicamos os detalhes de cada seção que deve estar em todas as suas faturas. Se você só precisa enviar uma única fatura agora, nosso gerador de faturas gratuito permite preencher e baixar um PDF no seu navegador, sem necessidade de cadastro.

Passos para Criar uma Fatura como Freelancer

Sabemos que algumas pessoas preferem evitar preparar uma fatura, devido ao tempo que leva e ao processo repetitivo de faturamento. Isso é ainda mais trabalhoso se você tem muitos clientes que precisam pagar você.

Mas temos uma solução que economiza horas de trabalho ao enviar faturas em lotes, e o melhor: as informações do cliente são geradas automaticamente de forma dinâmica.

Agora que você sabe que nosso foco é economizar seu tempo e dinheiro no processo de faturamento, vamos nos aprofundar nas coisas mais importantes que você precisa incluir em sua fatura como freelancer.

1. Informações de Contato

Incluir seus dados de contato na fatura é essencial para facilitar que seus clientes entrem em contato com você. Isso deve incluir seu nome caso seja autônomo (que pode ser seu nome legal completo ou uma versão abreviada), nome da empresa (se aplicável), endereço, número de telefone e e-mail.

Incluir o nome da sua empresa é importante, pois ajuda a estabelecer sua marca de forma profissional.

Seu endereço deve ser o local onde você exerce suas atividades, seja um escritório em casa ou um espaço comercial, e faz parte de todas as faturas com aparência profissional.

Seu número de telefone e e-mail são os principais meios pelos quais os clientes provavelmente tentarão entrar em contato com você, portanto, sempre os inclua em sua fatura.

Incluir uma foto profissional ou logotipo na sua fatura adiciona um toque pessoal e ajuda os clientes a lembrarem de você. Embora a foto não seja obrigatória, o logotipo é indispensável. Para fortalecer ainda mais sua presença online, ter seu próprio site com identidade visual e optar por comprar um domínio pode tornar seu negócio freelance mais profissional e confiável para os clientes.

Lembre-se de que incluir suas informações de contato pessoais estabelece confiança e profissionalismo com seus clientes e facilita que eles entrem em contato caso tenham dúvidas ou preocupações.

2. Informações do Cliente

As informações do cliente devem estar presentes em toda fatura profissional.

Em primeiro lugar, isso ajuda a garantir que a fatura seja enviada para a pessoa correta, o que é cada vez mais importante se você tem vários clientes. Incluir o nome do cliente (para pessoas físicas) ou o nome da empresa (para pessoas jurídicas) também ajuda a estabelecer um relacionamento profissional e demonstra que você é organizado e respeitoso.

Além do nome, é uma boa ideia incluir as informações de contato do cliente, como endereço, telefone e e-mail. Isso facilita o acompanhamento com o cliente após o envio da fatura em caso de problemas ou atrasos no pagamento.

3. Serviços Prestados

Na sua fatura freelance, é essencial fornecer uma descrição clara do trabalho realizado para garantir que você receba a compensação adequada pelo seu tempo e esforço. Isso deve incluir as datas em que o trabalho foi realizado e as tarefas específicas executadas.

Por exemplo, se você é redator freelance, pode listar os artigos ou posts de blog que escreveu e as datas em que os concluiu.

Se você é designer gráfico, pode listar os projetos de design específicos em que trabalhou e as datas em que os concluiu.

Além das datas e tarefas, você deve incluir os valores acordados para cada tarefa.

Liste cada valor na fatura se você tiver negociado tarifas diferentes para tarefas distintas.

Se você acordou com o cliente um valor por hora, inclua o número de horas que levou para concluir as tarefas do projeto e multiplique pelo valor acordado. Isso garante que você receba o valor correto pelo seu trabalho na sua fatura por hora.

4. Contabilize as Despesas Extras

Administrar um negócio freelance não é fácil por causa de todas as despesas que surgem, às vezes até inesperadamente. Por isso, você deve incluir as despesas extras que ocorreram durante o trabalho antes de enviar as faturas.

Mesmo que você tenha combinado com seu cliente antecipadamente sobre possíveis despesas extras, certifique-se de listá-las na fatura para que seus clientes estejam cientes delas ao efetuar o pagamento.

Para adicionar essas despesas à sua fatura, crie uma seção separada e liste cada uma individualmente. Certifique-se de incluir o custo de cada despesa e uma breve descrição do que ela foi exatamente.

Alguns exemplos comuns de despesas incluem aquisição de recursos, deslocamento para reuniões com clientes ou compra de software ou equipamentos especializados. Por exemplo, você poderia listar "Fotos de banco de imagens: $50" ou "Despesas de viagem: $200" na sua fatura. 

Ao criar uma seção separada para despesas e listá-las individualmente, você pode contabilizar com precisão seu tempo e esforços.

5. Número da Fatura & Data da Fatura

Para organizar seu sistema de faturamento e acompanhar seu processo de cobrança, você deve numerar cada fatura individualmente.

Um número de fatura é um identificador único atribuído a cada fatura, ajudando a distinguir uma fatura de outra. Ao numerar suas faturas, você pode facilmente consultá-las no futuro caso precise revisar seu histórico de cobranças ou resolver qualquer disputa com seus clientes.

Além do número da fatura, você também pode incluir a data da fatura. Isso ajuda a estabelecer a linha do tempo do seu processo de faturamento e permite acompanhar as datas de vencimento dos pagamentos.

A data da fatura pode ser incluída no cabeçalho da fatura junto com o número da fatura e outras informações importantes.

6. Data de Vencimento da Fatura

Uma data de vencimento ajuda a estabelecer condições e expectativas de pagamento claras com o cliente, evitando mal-entendidos sobre quando o pagamento deve ser feito. Ela contribui para garantir que você receba o pagamento no prazo, pois o cliente tende a pagar mais rapidamente quando sabe quando o vencimento ocorre.

Incluir uma data de vencimento antes de enviar as faturas permite que você acompanhe livremente o cliente caso ele esteja próximo do atraso no pagamento, lembrando-o de sua obrigação de pagar.

7. Opções de Pagamento

Especificar suas opções de pagamento nas faturas como freelancer pode ser útil para seus clientes e tornar o processo de pagamento mais eficiente. É uma boa ideia incluir diversas opções, como cheques, transferências bancárias, cartões de crédito ou serviços como PayPal, para garantir que você seja pago de forma conveniente.

Você pode escolher quais opções incluir na sua fatura de acordo com sua preferência e as necessidades do seu cliente.

Por exemplo, você pode incluir um link para sua conta do PayPal na fatura para incentivar o cliente a concluir o pagamento diretamente.

Especificar suas opções de pagamento pode ajudar a tornar o processo de pagamento o mais simples e direto possível.

8. Condições de Pagamento

Especificar as condições de pagamento nas suas faturas é essencial para freelancers que desejam definir expectativas claras com os clientes e garantir pagamentos pontuais e organizados. Isso inclui a data de vencimento, ou a data prevista para o pagamento, que pode ser escolhida com base no que funciona melhor para você e o seu negócio.

O fluxo de caixa, e não a falta de lucro, é o motivo pelo qual a maioria das pequenas empresas que fecham realmente falha: um estudo amplamente citado do U.S. Bank constatou que problemas de fluxo de caixa foram um fator em 82% dos casos de falência de pequenas empresas, e a análise dessa pesquisa pelo SCORE aponta clientes com pagamentos lentos e condições de pagamento pouco claras como dois dos maiores fatores. Condições de pagamento claras e o hábito de acompanhar faturas em atraso são duas das formas mais simples de manter esse risco longe do seu próprio negócio.

Quanto mais opções você oferecer aos seus clientes, maiores serão as chances de receber um pagamento antecipado.

É comum permitir pelo menos 30 dias para que o pagamento seja recebido.

Você também pode incluir informações sobre multas por atraso e encargos adicionais aplicados caso o pagamento não seja recebido até a data de vencimento, para incentivar o pagamento pontual e proteger seus direitos.

9. Seção de Observações

Incluir uma seção de observações nas suas faturas como freelancer pode ser útil para fornecer informações adicionais ou esclarecimentos aos seus clientes.

Esta seção pode ser usada para comunicar quaisquer detalhes importantes ou solicitações especiais relacionadas ao trabalho concluído.

Por exemplo, se você concluiu um projeto urgente para um cliente e trabalhou horas extras para cumprir um prazo apertado, pode usar a seção de observações para explicar isso e justificar quaisquer taxas adicionais incluídas na fatura.

Isso ajuda a garantir que o cliente compreenda o escopo completo do trabalho realizado e evita mal-entendidos ou disputas sobre o custo do projeto.

A seção de observações também pode fornecer instruções ou informações sobre o processo de pagamento, como detalhes sobre como efetuar um pagamento ou quaisquer descontos ou promoções aplicáveis.

10. Valor Total a Pagar

Calcular e incluir o valor total a pagar nas suas faturas é essencial como freelancer. Isso garantirá uma remuneração adequada pelo tempo dedicado à conclusão do escopo de trabalho acordado. 

O valor total leva em consideração quaisquer descontos que possam ser aplicáveis, como no caso de você ter oferecido uma condição especial ao cliente por pagar dentro de um prazo específico ou um desconto em pedidos ou projetos em grande volume. Manter registros precisos dos seus ganhos também é importante para gerenciar suas finanças como freelancer. Um gerador de contracheque pode ajudar a criar documentação de renda profissional quando você precisar organizar ou comprovar seus ganhos.

Familiarizar-se com as leis fiscais aplicáveis e incluir os impostos necessários no seu cálculo é fundamental.

11. Agradecimento - Dica Bônus para Faturamento

Embora uma mensagem de agradecimento não seja obrigatória em uma fatura freelance, demonstrar apreço aos clientes com quem você trabalha pela parceria nunca é demais.

Uma breve mensagem como "Obrigado pela sua preferência" já resolve.

Você pode usar a seção de observações da fatura caso não tenha mais nada a especificar. Se já utilizou a seção de observações, adicione a mensagem de agradecimento no rodapé da fatura.

Exemplo de Fatura para Freelancer

Veja como esses onze elementos ficam reunidos em uma fatura freelance real, de um designer gráfico cobrando um cliente após um projeto de logo com duração de duas semanas:

Observe o padrão: cada item descreve o que foi feito e quando, o valor por hora ou o preço fixo está detalhado em vez de agrupado em um único número, e as condições de pagamento e a multa por atraso são informadas desde o início para que não haja ambiguidade sobre quando e como você espera ser pago.

Como Usar o Modelo de Fatura para Freelancer

Se você acompanhou até aqui e adicionou as informações conforme orientado, já tem um modelo de fatura freelance com aparência profissional pronto para ser automatizado. 

Aqui está o guia passo a passo com capturas de tela para criar o fluxo de trabalho de faturamento e automatizar seu processo:

1. Comece a criar o fluxo de trabalho de faturamento clicando em "Add Workflow":

2. Selecione a fonte do documento de onde você obterá os dados do seu cliente para adicionar ao seu modelo de fatura freelance (recomenda-se recuperar esses dados de um documento Google Sheets):

3. Agora clique no ícone de mais e escolha o Google Doc do modelo de fatura freelance que você já personalizou:

4. Agora você está pronto para enviar sua fatura usando Gmail ou Outlook para se conectar à plataforma do Portant. Role para o lado direito das opções na tela do fluxo de trabalho e, em "Share document via Gmail", clique no botão "Add"

Agora, o pop-up de integração de e-mail aparecerá, onde você pode escolher sua conta de e-mail preferida: 

5. Após aprovar a integração, você pode personalizar o seu modelo de e-mail de fatura de acordo com suas necessidades. Os recursos intuitivos do Portant permitem que você adicione tags ao seu modelo de e-mail, para que também possa incluir dados reais da fatura no texto do e-mail:

6. Depois de estar satisfeito com o conteúdo do seu modelo de e-mail de fatura, você pode escolher o formato de arquivo desejado para enviar a fatura (PDF, por meio de um link compartilhável ou anexado como documento Word):

Em seguida, clique no botão "Save" para salvar seu modelo de e-mail.  

7. Agora, vamos lançar a automação. Clique em "Automate" e, em seguida, em "Start":

Se você quiser selecionar um intervalo específico dos dados do seu cliente para executar na automação, no menu suspenso, escolha "custom range":

8. Para executar o fluxo de trabalho de automação automaticamente toda vez que novos dados forem adicionados ao documento de origem, ative o botão "Auto-Create" no canto superior direito da tela:

A última coisa que você precisa fazer é clicar no botão "Start", e seu modelo de fatura freelance estará pronto para ser enviado aos seus clientes. 

Quando Emitir Faturas como Freelancer

Determinar quando enviar faturas ao seu cliente como freelancer é fundamental para o processo de faturamento.

Uma opção é faturar seus clientes imediatamente após a conclusão do trabalho. Isso é vantajoso se você deseja receber o pagamento rapidamente ou tem um grande número de clientes e quer simplificar seu processo de faturamento.

Como alternativa, você pode faturar seus clientes em um cronograma definido, como no final de cada mês, o que pode ser útil se você tiver menos clientes ou quiser organizar seu faturamento de forma mais eficiente.

A maioria dos freelancers adota um entre três modelos de cobrança: por projeto (emitir a nota assim que a entrega for concluída ou aprovada), por etapa (cobrar uma parte em cada marco de projetos mais longos, o que mantém o fluxo de caixa antes de o projeto todo ser encerrado) ou em uma cadência recorrente, como quinzenal ou mensal, para trabalhos contínuos com o mesmo cliente. Qualquer que seja a sua escolha, coloque tudo por escrito antes de começar o trabalho para que o cliente saiba o que esperar.

Se você está administrando vários clientes ao mesmo tempo, emitir faturas no mesmo dia de cada semana ou mês, em vez de no momento em que cada projeto termina, facilita muito a organização: você cria um único hábito em vez de monitorar um prazo diferente para cada cliente. Uma simples planilha com cliente, valor e data de vencimento geralmente é suficiente para evitar que várias faturas passem despercebidas.

Como Enviar uma Fatura com Portant

A melhor prática antes de enviar faturas é exportá-las para um arquivo PDF. Se você quiser combinar várias faturas em um único documento ou fazer edições finais antes de enviar, pode usar um editor de PDF online e ajustar o arquivo exportado em uma única etapa.

Depois que o arquivo PDF estiver pronto, envie-o por e-mail e ajuste o assunto para incluir o número da fatura e o nome da sua empresa, para que o cliente encontre com mais facilidade e a chance de receber o pagamento rapidamente aumente.

Usando o Portant você pode automatizar facilmente todo o processo de faturamento, desde o modelo gratuito, passando pela exportação em PDF, até o envio para o seu cliente, tudo em poucos minutos. Assista ao vídeo abaixo para ver como funciona.

Se você já está sobrecarregado com o envio de documentos para clientes e a emissão recorrente de faturas se torna mais uma tarefa difícil na sua lista, é hora de conhecer as soluções de fluxo de trabalho automatizado do Portant .

As faturas não são a única coisa que o Portant ajuda você a criar e automatizar. Os recursos do software Portant se estendem à criação e automação do seguinte:

• Contratos e acordos
• Relatórios de incidentes
• Certificados
• Formulários para PDFs.

Experimente você mesmo criando uma conta. 

O Portant está focado em fazer o trabalho pesado das tarefas repetitivas por você, para que você economize dinheiro e recursos a longo prazo e possa se concentrar no crescimento do seu negócio. 

Perguntas Frequentes

P. Como faço para emitir uma fatura como freelancer?

R. Crie um documento com seus dados de contato, os dados do cliente, um número de fatura único e a data, uma descrição do trabalho com a taxa acordada ou valor fixo, o total a pagar, a data de vencimento e as formas de pagamento aceitas. Exporte como PDF e envie por e-mail ao cliente assim que o trabalho estiver concluído, ou conforme o calendário acordado. Veja o passo a passo completo acima ou use o gerador de faturas gratuito para criar uma no seu navegador.

P. Uma pessoa física pode emitir uma fatura?

R. Sim, você pode criar uma fatura como pessoa física, inclusive para serviços não profissionais ou produtos que vende para outra pessoa. Pode ser a venda de um carro ou de objetos antigos que estão na sua garagem.

P. É melhor criar uma fatura no Word ou no Excel?

R. Embora criar uma fatura no Word seja mais simples para quem não está acostumado ao Excel, o Excel conta com fórmulas que automatizam os cálculos, por isso é a melhor opção.

P. Freelancers precisam enviar faturas?

R. Sim. Uma fatura transforma o trabalho concluído em uma solicitação formal de pagamento e é o registro que você precisa caso um cliente conteste um valor, pague com atraso ou você precise de documentação para fins fiscais. Mesmo um trabalho freelance pontual deve ter uma fatura adequada em vez de uma solicitação de pagamento informal.

P. O que deve constar em uma fatura de freelancer?

R. No mínimo: seus dados de contato, os dados do cliente, um número de fatura único e a data, uma descrição dos serviços prestados, a taxa ou valor fixo de cada um, o total a pagar, a data de vencimento e as formas de pagamento aceitas. Veja o detalhamento completo acima.

P. Com que frequência freelancers devem emitir faturas para os clientes?

R. Depende do tipo de trabalho: emita por projeto quando a entrega for única, por etapa em projetos mais longos, ou em uma cadência recorrente (quinzenal ou mensal) para trabalhos contínuos de retainer. Escolha uma cadência por cliente e inclua isso no contrato desde o início.

P. Um freelancer pode pedir um adiantamento antes de iniciar o trabalho?

R. Sim, e é uma prática comum em projetos maiores ou com novos clientes: uma fatura de adiantamento que cobre parte do total protege o seu tempo caso o cliente cancele no meio do caminho, com o restante faturado na conclusão ou nos marcos acordados.