Hoe je als freelancer een factuur opstelt: wat je moet vermelden (+ gratis sjabloon)

Om als freelancer een factuur te maken, stel je een document op met je contactgegevens, de gegevens van de klant, de geleverde diensten, eventuele extra kosten, een uniek factuurnummer en de datum, de vervaldatum, je betaalmogelijkheden en betalingsvoorwaarden, en het totale verschuldigde bedrag. Stuur de factuur direct na het afronden van het werk, of volgens een vast schema, zoals aan het einde van elke maand.

Freelancen betekent meestal dat je meerdere klanten tegelijk beheert, en elk van hen heeft een duidelijke, professionele factuur nodig als je op tijd betaald wilt worden. Of je nu je eerste freelancefactuur verstuurt of een proces verfijnt voor een groeiende klantenlijst, deze gids behandelt precies wat je moet opnemen, een echt voorbeeld om te kopiëren, en hoe vaak je facturen moet sturen zodat de betalingen blijven binnenkomen.

Hoe maak je een factuur voor freelancewerk

Om te beginnen, gebruik onze gratis freelance factuursjabloon

Om je op weg te helpen, delen we een freelance factuursjabloon dat freelancers altijd snel betaald krijgt. Bekijk het hieronder:

Als je denkt dat het niet fancy genoeg is, kunnen we je op basis van onze ervaring vertellen dat eenvoudige facturen met de juiste informatie op de juiste plek je sneller betaald krijgen.

Je kunt de gratis freelance factuursjabloon downloaden en gebruiken terwijl we je door de details van elk onderdeel leiden dat je in al je facturen moet opnemen. Als je nu meteen een enkele factuur wilt versturen, kun je met onze gratis factuurgenerator deze invullen en als PDF downloaden in je browser, zonder aanmelding.

Stappen voor het maken van een factuur als freelancer

We weten dat sommige mensen liever vermijden om een factuur op te stellen, vanwege de tijd die het kost en het repetitieve facturatieproces. Dit is nog vervelender als je veel klanten hebt die je moeten betalen.

Maar geen zorgen, we hebben een oplossing die je uren werk bespaart door facturen in batches te versturen, en het beste deel: klantgegevens worden dynamisch automatisch ingevuld.

Nu je weet dat we gericht zijn op het besparen van tijd en geld bij je facturatieproces, gaan we in op de belangrijkste dingen die je als freelancer in je factuur moet opnemen.

1. Contactgegevens

Het opnemen van je contactgegevens op je factuur is noodzakelijk om het klanten gemakkelijk te maken contact met je op te nemen. Dit moet je naam bevatten als je als zelfstandige werkt (dit kan je volledige wettelijke naam of een verkorte versie zijn), de bedrijfsnaam (indien van toepassing), het adres, het telefoonnummer en het e-mailadres.

Het vermelden van je bedrijfsnaam is belangrijk omdat het je helpt je merk professioneel te vestigen.

Je adres moet de locatie zijn waar je je bedrijf uitoefent, of dat nu een thuiskantoor of een commerciële ruimte is, en het maakt deel uit van alle professioneel ogende facturen.

Je telefoonnummer en e-mailadres zijn de belangrijkste manieren waarop klanten waarschijnlijk contact met je zullen opnemen, dus neem die altijd op in je factuur.

Het toevoegen van een professionele profielfoto of logo aan je factuur geeft een persoonlijk tintje en helpt klanten je te herinneren. Hoewel de profielfoto niet verplicht is, is het logo een must. Om je online aanwezigheid verder te versterken, kan het hebben van een eigen website en de keuze om een domein te kopen je freelancebedrijf er professioneler en betrouwbaarder uit laten zien voor klanten.

Vergeet niet dat het opnemen van je persoonlijke contactgegevens vertrouwen en professionaliteit bij je klanten opbouwt en het voor hen gemakkelijker maakt contact met je op te nemen als ze vragen of zorgen hebben.

2. Klantgegevens

De gegevens van de klant moeten in elke professionele factuur worden opgenomen.

Ten eerste helpt het ervoor te zorgen dat de factuur naar de juiste persoon wordt gestuurd, wat steeds belangrijker wordt als je meerdere klanten hebt. Het vermelden van de naam van de klant (voor particulieren) of de bedrijfsnaam (voor bedrijven) helpt ook een professionele relatie tot stand te brengen en toont aan dat je georganiseerd en respectvol bent.

Naast de naam is het een goed idee om de contactgegevens van de klant op te nemen, zoals hun adres, telefoonnummer en e-mailadres. Dit helpt bij het opvolgen van een klant na het versturen van de factuur met betrekking tot eventuele problemen of te late betalingen.

3. Geleverde diensten

Op je freelancefactuur is het essentieel om een duidelijke beschrijving te geven van het werk dat je hebt uitgevoerd, zodat je de juiste vergoeding voor je tijd en inspanning ontvangt. Dit moet de datums van het uitgevoerde werk en de specifieke uitgevoerde taken bevatten.

Als je bijvoorbeeld een freelance schrijver bent, kun je de artikelen of blogposts vermelden die je hebt geschreven en de datums waarop je ze hebt afgerond.

Als je een grafisch ontwerperbent, kun je de specifieke ontwerpprojecten vermelden waaraan je hebt gewerkt en de datums waarop je ze hebt afgerond.

Naast de datums en taken moet je ook de overeengekomen tarieven voor elke taak opnemen.

Vermeld elk tarief op de factuur als je verschillende tarieven voor verschillende taken hebt onderhandeld.

Als je met de klant een uurtarief hebt afgesproken, vermeld dan het aantal uren dat je aan de projecttaken hebt besteed en vermenigvuldig dat met het overeengekomen tarief. Dit helpt ervoor te zorgen dat je het juiste bedrag voor je werk ontvangt voor je uitgestuurde uurfactuur.

4. Extra kosten verwerken

Een freelancebedrijf runnen is niet eenvoudig vanwege alle kosten die opduiken, soms zelfs onverwacht. Daarom moet je eventuele extra kosten die tijdens je werk zijn ontstaan opnemen voordat je facturen verstuurt.

Zelfs als je vooraf met je klant een afspraak hebt gemaakt over mogelijke extra kosten, zorg er dan voor dat je deze in je factuur vermeldt, zodat je klanten hiervan op de hoogte zijn wanneer ze je betalen.

Om deze kosten aan je factuur toe te voegen, maak je een aparte sectie en vermeld je elke kostenpost afzonderlijk. Zorg ervoor dat je de kosten van elke post en een korte beschrijving van wat het precies was opneemt.

Veelvoorkomende voorbeelden van kosten zijn het aanschaffen van materialen, reizen naar klantbijeenkomsten, of het kopen van gespecialiseerde software of apparatuur. Je kunt bijvoorbeeld "Stockfoto's: $50" of "Reiskosten: $200" op je factuur vermelden. 

Door een aparte sectie voor kosten te maken en deze afzonderlijk te vermelden, kun je je tijd en inspanningen nauwkeurig verantwoorden.

5. Factuurnummer & factuurdatum

Om je factuuradministratie te organiseren en je facturatieproces bij te houden, moet je elke factuur afzonderlijk nummeren.

Een factuurnummer is een unieke identificatiecode die aan elke factuur wordt toegewezen en helpt om de ene factuur van de andere te onderscheiden. Door je facturen te nummeren kun je in de toekomst eenvoudig terugverwijzen naar specifieke facturen als je je factureringshistorie wilt bekijken of eventuele geschillen met je klanten wilt oplossen.

Naast het factuurnummer kun je ook een factuurdatum opnemen. Dit helpt de tijdlijn van je facturatieproces vast te stellen en maakt het mogelijk de vervaldatums van betalingen bij te houden.

De factuurdatum kan worden opgenomen in de koptekst van de factuur, samen met het factuurnummer en andere belangrijke informatie.

6. Vervaldatum factuur

Een vervaldatum helpt duidelijke betalingsvoorwaarden en verwachtingen met de klant vast te stellen, waardoor misverstanden over wanneer de betaling verschuldigd is worden voorkomen. Het helpt ervoor te zorgen dat je op tijd betaald wordt, omdat de klant sneller geneigd is te betalen als ze weten wanneer de betaling verschuldigd is.

Het opnemen van een vervaldatum voordat je facturen verstuurt, stelt je in staat de klant vrijelijk op te volgen als ze al op het punt staan te laat te betalen, en hen te herinneren aan hun betalingsverplichting.

7. Betaalmogelijkheden

Het specificeren van je betaalmogelijkheden op je facturen als freelancer kan handig zijn voor je klanten en het betalingsproces efficiënter maken. Het is een goed idee om verschillende opties op te nemen, zoals cheques, bankoverschrijvingen, creditcards of diensten zoals PayPal, zodat je op een voor jou handige manier betaald wordt.

Je kunt kiezen welke opties je op je factuur wilt opnemen, afhankelijk van je voorkeur en de behoeften van je klant.

Je kunt bijvoorbeeld een link naar je PayPal-account op de factuur opnemen om de klant direct aan te zetten tot betaling.

Door je betalingsopties te specificeren, kun je het betalingsproces zo soepel en eenvoudig mogelijk maken.

8. Betalingsvoorwaarden

Het specificeren van de betalingsvoorwaarden op je facturen is essentieel voor freelancers om duidelijke verwachtingen bij klanten te scheppen en tijdige en georganiseerde betaling te garanderen. Dit omvat de vervaldatum, of de verwachte betaaldatum, die je kunt kiezen op basis van wat het beste werkt voor jou en je bedrijf.

Cashflow, en niet een gebrek aan winst, is de reden waarom de meeste kleine bedrijven die failliet gaan daadwerkelijk failliet gaan: een veelvuldig geciteerd onderzoek van U.S. Bank concludeerde dat cashflowproblemen een rol speelden bij 82% van de mislukkingen van kleine bedrijven, en SCORE's analyse van dat onderzoek wijst op traag betalende klanten en onduidelijke betalingsvoorwaarden als twee van de grootste oorzaken. Duidelijke betalingsvoorwaarden en de gewoonte om achterstallige facturen op te volgen zijn twee van de eenvoudigste manieren om dat risico weg te houden van je eigen bedrijf.

Hoe meer opties je je klanten biedt, hoe groter de kans dat je een vroege betaling ontvangt.

Het is gebruikelijk om minimaal 30 dagen te geven voor de ontvangst van de betaling.

Je kunt ook informatie opnemen over boetes bij te late betaling en extra kosten die in rekening worden gebracht als de betaling niet voor de vervaldatum is ontvangen, om tijdige betaling te stimuleren en je rechten te beschermen.

9. Notitiesectie

Het opnemen van een notitiesectie in je facturen als freelancer kan nuttig zijn om extra informatie of verduidelijking aan je klanten te geven.

Deze sectie kan worden gebruikt om belangrijke details of speciale verzoeken met betrekking tot het voltooide werk te communiceren.

Als je bijvoorbeeld een spoedproject voor een klant hebt voltooid en overuren hebt gemaakt om een strakke deadline te halen, kun je de notitiesectie gebruiken om dit toe te lichten en eventuele extra kosten op de factuur te rechtvaardigen.

Dit helpt ervoor te zorgen dat je klant de volledige omvang van het voltooide werk begrijpt en voorkomt misverstanden of geschillen over de kosten van het project.

De notitiesectie kan ook instructies of informatie over het betalingsproces bevatten, zoals details over hoe een betaling te doen of eventuele kortingen of promoties.

10. Totaal verschuldigd bedrag

Het berekenen en vermelden van het totaal verschuldigde bedrag op je facturen is essentieel als freelancer. Dit zorgt voor een correcte vergoeding voor de tijd die je hebt besteed aan het voltooien van de afgesproken werkzaamheden. 

Het totaalbedrag houdt rekening met eventuele toepasselijke kortingen, zoals wanneer je een deal hebt aangeboden aan je klant voor betaling binnen een bepaalde termijn of een korting op bulkbestellingen of projecten. Het bijhouden van nauwkeurige gegevens van je inkomsten is ook belangrijk voor het beheren van je freelancefinanciën. Een loonstrookgenerator kan helpen bij het opstellen van professionele inkomensdocumentatie wanneer je je inkomsten wilt ordenen of verifiëren.

Het is essentieel om je vertrouwd te maken met de toepasselijke belastingwetten en eventuele noodzakelijke belastingen in je berekening op te nemen.

11. Bedankje - Bonustip voor facturering

Hoewel een bedankje niet verplicht is op een freelancefactuur, is het nooit verkeerd om waardering te tonen aan de klanten waarmee je samenwerkt.

Een korte "Bedankt voor uw opdracht"-notitie volstaat.

Je kunt de notitiesectie van de factuur gebruiken als je verder niets hoeft te specificeren. Als je de notitiesectie al hebt gebruikt, voeg je het bedankje toe in de voettekst van de factuur.

Voorbeeld van een freelancefactuur

Zo zien die elf elementen eruit wanneer ze samen op een echte freelancefactuur worden gezet, voor een grafisch ontwerper die een klant factureert na een logoproject van twee weken:

Let op het patroon: elke regelpost vermeldt wat er is gedaan en wanneer, het tarief of het vaste bedrag wordt expliciet vermeld in plaats van samengevoegd in één getal, en de betalingsvoorwaarden en boete bij te late betaling worden vooraf vermeld zodat er geen onduidelijkheid bestaat over wanneer en hoe je verwacht betaald te worden.

Het freelancefactuursjabloon gebruiken

Als je tot dit punt hebt meegelezen en de informatie hebt toegevoegd zoals beschreven, heb je al een professioneel freelancefactuursjabloon klaarstaan om te automatiseren. 

Hier is de stapsgewijze handleiding met screenshots om de factureringsworkflow te maken en je factureringsproces te automatiseren:

1. Begin met het aanmaken van de factureringsworkflow door op "Add Workflow" te klikken:

2. Selecteer de documentbron waaruit je de gegevens van je klant haalt om aan je freelancefactuursjabloon toe te voegen (het wordt aanbevolen om deze gegevens op te halen uit een Google Sheets-document):

3. Klik nu op het pluspictogram en kies het Google Doc-freelancefactuursjabloon dat je al hebt aangepast:

4. Je kunt je factuur nu verzenden via Gmail of Outlook om verbinding te maken met het platform van Portant. Scroll naar de rechterkant van de opties in het workflowscherm en klik onder "Share document via Gmail" op de knop "Add"

Nu verschijnt de pop-up voor de e-mailintegratie, waar je je gewenste e-mailaccount kunt kiezen: 

5. Nadat je de integratie hebt goedgekeurd, kun je je e-mailfactuursjabloon aanpassen aan je behoeften. De intuïtieve functies van Portant laten je tags toevoegen aan je e-mailsjabloon, zodat je ook echte factuurgegevens aan de tekst van de e-mail kunt toevoegen:

6. Wanneer je tevreden bent met de inhoud van je e-mailfactuursjabloon, kun je het gewenste bestandsformaat kiezen om de factuur te verzenden (PDF, via een deelbare link of als bijgevoegd Word-document):

Klik daarna op de knop "Save" om je e-mailsjabloon op te slaan.  

7. Nu gaan we de automatisering starten. Klik op "Automate" en vervolgens op "Start":

Als je een specifiek bereik van je klantgegevens wilt selecteren om in je automatisering te verwerken, kies dan "custom range" in het dropdownmenu:

8. Om de automatiseringsworkflow automatisch uit te voeren telkens wanneer er nieuwe gegevens aan het brondocument worden toegevoegd, zet je de schakelaar "Auto-Create" rechtsboven in het scherm aan:

Het laatste wat je moet doen is op de knop "Start" klikken, en je freelancefactuursjabloon is nu klaar om naar je klanten te worden verzonden. 

Wanneer facturen versturen als freelancer

Als freelancer is het bepalen van het juiste moment om facturen naar je klant te sturen cruciaal voor je factureringsproces.

Een optie is om je klanten direct na voltooiing van het werk te factureren. Dit is voordelig als je snel betaald wilt worden of een groot aantal klanten hebt en je factureringsproces wilt stroomlijnen.

Je kunt je klanten ook op een vast schema factureren, zoals aan het einde van elke maand, wat handig kan zijn als je minder klanten hebt of je facturering efficiënter wilt organiseren.

De meeste freelancers kiezen een van drie factureringsschema's: per project (factuur zodra het opgeleverde werk klaar of goedgekeurd is), per mijlpaal (een deel factureren bij elk controlepunt in langere opdrachten, zodat de cashflow op gang blijft voordat het hele project is afgerond), of op een terugkerend ritme zoals elke twee weken of maandelijks voor doorlopend retainerwerk bij dezelfde klant. Welke je ook kiest, leg het schriftelijk vast voordat het werk begint, zodat de klant weet wat hij kan verwachten.

Als je meerdere klanten tegelijk beheert, is het veel makkelijker om georganiseerd te blijven door op dezelfde dag elke week of maand te factureren in plaats van op het moment dat elk project toevallig wordt afgerond: zo bouw je één vaste gewoonte op in plaats van een aparte deadline bij te houden voor elke klant. Een eenvoudige spreadsheet met klant, bedrag en vervaldatum is meestal voldoende om te voorkomen dat meerdere facturen tussen de mazen van het net vallen.

Hoe verstuur je een factuur met Portant

De beste aanpak voordat je facturen verstuurt, is ze exporteren naar een PDF-bestand. Als je meerdere facturen wilt samenvoegen in één document of nog laatste wijzigingen wilt aanbrengen voordat je ze verstuurt, kun je een online PDF-editor gebruiken en het geëxporteerde bestand in één keer aanpassen.

Zodra je PDF-bestand klaar is, stuur je het via e-mail en pas je de onderwerpregel aan met het factuurnummer en je bedrijfsnaam, zodat de klant het makkelijker kan terugvinden en de kans groter wordt dat je snel betaald krijgt.

Met Portant kun je je hele factureringsproces eenvoudig automatiseren, van het gratis te gebruiken sjabloon tot het exporteren als PDF en het verzenden naar je klant, in slechts een paar minuten. Bekijk de onderstaande video om te zien hoe het werkt.

Als je al overspoeld wordt met het versturen van documenten naar klanten en een terugkerende factuur een extra zware taak op je to-dolijst wordt, is het tijd om te kijken naar Portant's automatiseringsworkflow oplossingen.

Facturen zijn niet het enige wat Portant je helpt te maken en te automatiseren. De mogelijkheden van Portant's software reiken tot het maken en automatiseren van het volgende:

• Contracten en overeenkomsten
• Incidentrapporten
• Certificaten
• Formulieren naar PDF's.

Probeer het zelf door een account aan te maken. 

Portant richt zich op het uit handen nemen van repetitieve taken, zodat je op de lange termijn geld en middelen bespaart en je kunt concentreren op het laten groeien van je bedrijf. 

Veelgestelde vragen

V. Hoe stuur ik als freelancer een factuur?

A. Maak een document met je contactgegevens, de gegevens van de klant, een uniek factuurnummer en datum, een omschrijving van het werk met het afgesproken uurtarief of vaste bedrag, het totaal verschuldigde bedrag, de vervaldatum en je geaccepteerde betaalmethoden. Exporteer het als PDF en stuur het per e-mail naar de klant zodra het werk klaar is, of volgens het schema dat jullie hebben afgesproken. Zie de volledige stapsgewijze uitleg hierboven, of gebruik de gratis factuurmaker om er een in je browser te maken.

V. Kan een privépersoon een factuur opstellen?

A. Ja, je kunt als privépersoon een factuur opstellen, zelfs voor niet-professionele diensten of producten die je aan iemand anders verkoopt. Dat kan bijvoorbeeld het verkopen van een auto zijn of oude spullen uit je garage.

V. Is het beter om een factuur te maken in Word of Excel?

A. Hoewel het maken van een factuur in Word eenvoudiger is voor iemand die niet gewend is aan Excel, heb je formules nodig die je berekeningen automatiseren, dus Excel is de betere keuze.

V. Moeten freelancers facturen sturen?

A. Ja. Een factuur maakt van afgerond werk een officieel betalingsverzoek en vormt het papieren spoor dat je nodig hebt als een klant een bedrag betwist, te laat betaalt, of als je gegevens nodig hebt voor de belastingaangifte. Zelfs voor een eenmalige freelanceklus hoort een officiële factuur, in plaats van een informeel betalingsverzoek.

V. Wat moet er in een freelancefactuur staan?

A. Minimaal: je contactgegevens, de gegevens van de klant, een uniek factuurnummer en datum, een omschrijving van de geleverde diensten, het tarief of vaste bedrag per dienst, het totaal verschuldigde bedrag, de vervaldatum en je geaccepteerde betaalmethoden. Zie de volledige uitleg hierboven.

V. Hoe vaak moeten freelancers klanten factureren?

A. Dat hangt af van de opdracht: factureer per project als het werk één oplevering betreft, per mijlpaal bij langere projecten, of op een terugkerend schema (tweewekelijks of maandelijks) voor doorlopend retainerwerk. Kies één ritme per klant en leg het vooraf vast in de overeenkomst.

V. Kan een freelancer om een aanbetaling vragen voordat het werk begint?

A. Ja, en het is gangbare praktijk bij grotere projecten of nieuwe klanten: een aanbetalingsfactuur die een deel van het totaal dekt, beschermt je tijd als de klant halverwege annuleert, waarbij het resterende bedrag wordt gefactureerd bij oplevering of op afgesproken mijlpalen.