Interne Governance
Genehmigungsworkflow
Genehmigen Sie eine Google Form-Anfrage direkt von Ihrem Google Sheet aus und lassen Sie Portant dem Antragsteller ein gebrandetes Google-Dokument senden. Genehmigungsworkflows lösen die Datenzusammenführung und das Ausgabemanagement aus, um die Bestätigung zu erstellen und abzulegen.
~5 Minuten Einrichtung · Wird von über 100 Teams verwendet
Mehr als 40.000 Teams vertrauen darauf
Übersicht
Automatisieren Sie interne Genehmigungen aus Google Forms mit einer Bestätigung von Google Doc
Die meisten internen Anfragen befinden sich immer noch in einer Formularantwort-Registerkarte, die niemand überprüft. Der Anforderer sendet eine Nachricht an einen Manager, der Manager aktualisiert eine ausgeblendete Tabellenspalte und jemand vergisst, die Antwort per E-Mail zurückzusenden. Am Ende der Woche kann niemand mehr nachweisen, wer was genehmigt hat.
Diese Vorlage verwendet Portant Genehmigungsworkflows , um die Statusspalte auf Ihrem Blatt anzusehen. Wenn ein Manager eine Zeile als „Genehmigt“ oder „Abgelehnt“ markiert, werden die Anfragedetails bei der Datenzusammenführung in ein Bestätigungs-Google-Dokument übernommen und von der Ausgabeverwaltung im richtigen Abteilungsordner abgelegt.
Es eignet sich für Betriebsleiter, IT-Leiter, Finanzteams und RevOps bei KMU und mittelständischen Unternehmen, die Anfragen bearbeiten Google-Formulare und heute eine versteckte Registerkarte „Blatt“. Sie erhalten einen echten Audit-Trail, ohne Jira oder ServiceNow für einen Job kaufen zu müssen, der Sekunden dauern sollte.
Für wen ist das?
Ist diese Vorlage das Richtige für Sie?
Teams, die Dokumente aus strukturierten Daten generieren.
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Entscheidungen erreichen den Antragsteller innerhalb von Minuten. Sobald ein Manager das Blatt aktualisiert, werden Genehmigungsworkflows ausgelöst und Portant sendet ein Bestätigungs-Google-Dokument per E-Mail an den Antragsteller. Es ist kein weiterer Anstoß erforderlich.
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Ein Audit-Trail pro Anfrage, nicht fünf. Durch die Datenzusammenführung wird jede Bestätigung mit dem Genehmiger, dem Zeitstempel und der Anforderungs-ID versehen, und die Ausgabeverwaltung speichert sie jedes Mal im selben Ordner.
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Keine neue Plattform zum Lernen für das Team. Die Arbeit findet in Google Forms, Google Sheets und Google Docs statt, sodass Antragsteller und Genehmiger die Tools behalten, die sie bereits täglich verwenden.
Einrichtung
So richten Sie den Genehmigungsworkflow ein
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Schritt 1: Verbinden Sie Ihr Google-Formular und -Blatt
Öffnen Sie Portant, verknüpfen Sie das Google Sheet, das Formularantworten erfasst, und fügen Sie eine Statusspalte mit Werten wie „Ausstehend“, „Genehmigt“ und „Abgelehnt“ hinzu.
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Schritt 2: Erstellen Sie das Bestätigungs-Google-Dokument
Erstellen Sie ein Google-Dokument, das Zusammenführungs-Tags für den Namen des Antragstellers, die Anfragedetails, den Genehmiger und das Entscheidungsdatum verwendet, sodass jede Bestätigung im Klartext gelesen wird.
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Schritt 3: Genehmigungsworkflows konfigurieren
Stellen Sie den Auslöser so ein, dass er ausgelöst wird, wenn der Status „Genehmigt“ oder „Abgelehnt“ lautet, wählen Sie die entsprechende Vorlage pro Ergebnis aus und fügen Sie die E-Mail-Adresse des Managers als Genehmiger hinzu.
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Schritt 4: Ausgabe- und E-Mail-Regeln festlegen
Verwenden Sie die Ausgabeverwaltung, um die Datei zu benennen und den Zielordner auszuwählen. Aktivieren Sie dann die E-Mail-Verfolgung, damit Sie wissen, dass der Anforderer das Ergebnis geöffnet hat.
Häufig gestellte Fragen
Erstellen Sie ein Google-Formular, um die Anfrage zu erfassen, verknüpfen Sie es mit einer Google-Tabelle und fügen Sie dann eine Statusspalte hinzu, die der Manager aktualisieren kann. Verbinden Sie die Genehmigungsworkflows von Portant mit dieser Spalte und es sendet eine Bestätigung an Google Doc, sobald der Manager „Genehmigt“ oder „Abgelehnt“ auswählt.
Ja. Google Sheets ist ein hervorragendes Rückgrat für Genehmigungen, da jede Zeile eine Anfrage darstellt und jede Spalte eine Entscheidung enthalten kann. Portant wandelt diese Statusänderungen in automatisierte Dokumentenerstellung und E-Mail-Antworten um, sodass das Blatt kein versteckter Tab mehr ist, sondern zur Quelle der Wahrheit wird.
Ja. Fügen Sie für jeden Genehmiger eine Spalte hinzu und weisen Sie Portant an, nur dann auszulösen, wenn in beiden Zellen „Genehmigt“ steht. Das gleiche Setup funktioniert für sequentielle Genehmigungen, sodass die Finanzabteilung nach dem Vorgesetzten abzeichnen kann, ohne dass jemand das Formular erneut senden muss, und Portant jede Genehmigung im Blatt protokolliert.
Ausgabengenehmigungen, Urlaub, IT-Zugriffsanfragen, Richtlinienausnahmen, Lieferanten-Onboarding und Vorabgenehmigungen von Ausgaben, alles passt. Alles, wo ein Google-Formular die Anfrage startet und ein Manager eine Ja- oder Nein-Anfrage macht, gehört hierher, und Sie können den Workflow pro Prozess klonen.
Stellen Sie das Ausgabeformat in Portant von Google Doc auf PDF um und der Anforderer erhält die Datei als fertigen Anhang. Mit der Ausgabeverwaltung können Sie außerdem jede Datei mit der Anforderungs-ID benennen, sodass die Finanzabteilung später anhand der Referenz suchen kann.
Ja. Portant stellt auch eine Verbindung zu HubSpot her, sodass mit derselben Genehmigungsworkflow-Funktion ein Geschäft, ein Vertrag oder ein Angebot zur internen Genehmigung weitergeleitet werden kann, bevor es an einen Kunden geht. Das Setup spiegelt die Sheets-Version wider, nur mit HubSpot-Deal-Eigenschaften als Quelle.
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