Gobernanza interna
Flujo de aprobación
Aprueba una solicitud de Google Form directamente desde tu Google Sheet y deja que Portant envíe al solicitante un Google Doc con tu marca. Los flujos de aprobación activan la combinación de datos y la gestión de resultados para generar y archivar la confirmación.
~5 min de configuración · Usado por más de 100 equipos
Con la confianza de más de 40.000 equipos
Descripción general
Automatiza las aprobaciones internas desde Google Forms con un Google Doc de confirmación
La mayoría de las solicitudes internas siguen viviendo en una pestaña de respuestas de formulario que nadie revisa. El solicitante escribe al gerente, el gerente actualiza una columna oculta en la hoja, y alguien se olvida de responder por correo con la decisión. Al final de la semana, nadie puede demostrar quién aprobó qué.
Esta plantilla utiliza losflujos de aprobaciónde Portant para monitorear la columna de estado en tu hoja. Cuando un gerente marca una fila como Aprobado o Rechazado, la combinación de datos traslada los detalles de la solicitud a un Google Doc de confirmación, y la gestión de resultados lo archiva en la carpeta del departamento correspondiente.
Es ideal para responsables de operaciones, líderes de TI, equipos de finanzas y RevOps en empresas pequeñas y medianas que gestionan solicitudes a través deGoogle Formsy una pestaña oculta en una hoja. Obtienes un registro de auditoría real sin necesidad de comprar Jira ni ServiceNow para una tarea que debería llevar segundos.
Para quién es
¿Es esta plantilla la adecuada para ti?
Equipos que generan documentos a partir de datos estructurados.
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Las decisiones llegan al solicitante en minutos.En el momento en que un gerente actualiza la hoja, los flujos de aprobación se activan y Portant envía por correo un Google Doc de confirmación al solicitante, sin necesidad de recordatorios adicionales.
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Un único registro de auditoría por solicitud, no cinco.La combinación de datos marca cada confirmación con el aprobador, la marca de tiempo y el ID de la solicitud, y la gestión de resultados la archiva siempre en la misma carpeta.
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Sin una nueva plataforma que el equipo tenga que aprender.El trabajo ocurre dentro de Google Forms, Google Sheets y Google Docs, por lo que solicitantes y aprobadores mantienen las herramientas que ya usan cada día.
Configuración
Cómo configurar el flujo de aprobación
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01
Paso 1: Conecta tu Google Form y tu hoja
Abre Portant, vincula el Google Sheet que captura las respuestas del formulario y añade una columna de estado con valores como Pendiente, Aprobado y Rechazado.
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02
Paso 2: Crea el Google Doc de confirmación
Crea un Google Doc que utilice etiquetas de combinación para el nombre del solicitante, los detalles de la solicitud, el aprobador y la fecha de la decisión, de modo que cada confirmación se lea en lenguaje claro.
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03
Paso 3: Configura los flujos de aprobación
Establece el disparador para que se active cuando el estado sea igual a Aprobado o Rechazado, elige la plantilla correspondiente según el resultado y añade el correo del gerente como aprobador.
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04
Paso 4: Define las reglas de salida y correo electrónico
Usa la gestión de resultados para nombrar el archivo y seleccionar la carpeta de destino, luego activa el seguimiento de correo electrónico para saber cuándo el solicitante abrió la respuesta.
Preguntas frecuentes
Crea un Google Form para capturar la solicitud, vincúlalo a un Google Sheet y añade una columna de estado para que el gerente la actualice. Conecta los flujos de aprobación de Portant a esa columna y enviará un Google Doc de confirmación en el momento en que el gerente seleccione Aprobado o Rechazado.
Sí. Google Sheets es una base excelente para las aprobaciones, ya que cada fila es una solicitud y cada columna puede contener una decisión. Portant convierte esos cambios de estado en la creación automatizada de documentos y respuestas por correo, de modo que la hoja deja de ser una pestaña oculta y se convierte en la fuente de verdad.
Sí. Añade una columna para cada aprobador e indica a Portant que se active solo cuando ambas celdas digan Aprobado. La misma configuración funciona para aprobaciones secuenciales, de modo que finanzas puede dar su visto bueno después del responsable de línea sin que nadie reenvíe el formulario, y Portant registra cada aprobación en la hoja.
Aprobaciones de gastos, permisos, solicitudes de acceso a TI, excepciones de política, incorporación de proveedores y preaprobaciones de gastos encajan perfectamente. Todo aquello en lo que un Google Form inicia la solicitud y un gerente toma una decisión de sí o no corresponde aquí, y puedes clonar el flujo de trabajo por proceso.
Cambia el formato de salida en Portant de Google Doc a PDF y el solicitante recibirá el archivo como un adjunto terminado. La gestión de resultados también te permite nombrar cada archivo con el ID de la solicitud para que finanzas pueda buscarlo por referencia más adelante.
Sí. Portant también se conecta a HubSpot, por lo que la misma función de flujos de aprobación puede enrutar un deal, contrato o presupuesto para su aprobación interna antes de enviarlo a un cliente. La configuración es similar a la versión con Sheets, pero usando las propiedades del deal de HubSpot como fuente.
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