Governance interna
Flusso di approvazione
Approva una richiesta di Google Form direttamente dal tuo Google Sheet e lascia che Portant invii al richiedente un Google Doc personalizzato. I flussi di approvazione attivano la fusione dati e la gestione degli output per produrre e archiviare la conferma.
~5 min di configurazione · Usato da 100+ team
Scelto da oltre 40.000 team
Panoramica
Automatizza le approvazioni interne da Google Forms con un Google Doc di conferma
La maggior parte delle richieste interne rimane ancora in una scheda di risposte di un Form che nessuno controlla. Il richiedente manda un messaggio a un manager, il manager aggiorna una colonna nascosta nel foglio e qualcuno dimentica di rispondere via email con la decisione. A fine settimana nessuno riesce a dimostrare chi ha approvato cosa.
Questo template utilizza iflussi di approvazionedi Portant per monitorare la colonna Stato del tuo foglio. Quando un manager contrassegna una riga come Approvata o Rifiutata, la fusione dati inserisce i dettagli della richiesta in un Google Doc di conferma e la gestione degli output lo archivia nella cartella del reparto corretto.
È adatto a responsabili operativi, responsabili IT, team finanziari e RevOps di PMI e aziende di medie dimensioni che gestiscono le richieste tramiteGoogle Formse una scheda nascosta del foglio. Ottieni un vero registro di controllo senza dover acquistare Jira o ServiceNow per un'attività che dovrebbe richiedere pochi secondi.
A chi è rivolto
Questo template fa al caso tuo?
Team che generano documenti da dati strutturati.
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Le decisioni raggiungono il richiedente in pochi minuti.Non appena un manager aggiorna il foglio, i flussi di approvazione si attivano e Portant invia via email un Google Doc di conferma al richiedente, senza bisogno di ulteriori solleciti.
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Un solo registro di controllo per richiesta, non cinque.La fusione dati inserisce in ogni conferma l'approvatore, il timestamp e l'ID della richiesta, e la gestione degli output la archivia sempre nella stessa cartella.
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Nessuna nuova piattaforma da imparare per il team.Il lavoro avviene all'interno di Google Forms, Google Sheets e Google Docs, così i richiedenti e gli approvatori continuano a usare gli strumenti che già conoscono.
Configurazione
Come configurare il flusso di approvazione
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01
Passaggio 1: collega il tuo Google Form e il tuo foglio
Apri Portant, collega il Google Sheet che raccoglie le risposte del Form e aggiungi una colonna Stato con valori come In attesa, Approvato e Rifiutato.
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02
Passaggio 2: crea il Google Doc di conferma
Crea un Google Doc che utilizzi tag di fusione per il nome del richiedente, i dettagli della richiesta, l'approvatore e la data della decisione, in modo che ogni conferma sia leggibile in linguaggio semplice.
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03
Passaggio 3: configura i flussi di approvazione
Imposta il trigger in modo che si attivi quando lo Stato è uguale ad Approvato o Rifiutato, scegli il template corrispondente per ciascun risultato e aggiungi l'email del manager come approvatore.
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04
Passaggio 4: definisci le regole di output e di email
Usa la gestione degli output per nominare il file e scegliere la cartella di destinazione, quindi attiva il tracciamento delle email per sapere quando il richiedente apre la notifica dell'esito.
Domande frequenti
Crea un Google Form per raccogliere la richiesta, collegalo a un Google Sheet e aggiungi una colonna Stato che il manager possa aggiornare. Collega i flussi di approvazione di Portant a quella colonna e il sistema invierà un Google Doc di conferma nel momento in cui il manager seleziona Approvato o Rifiutato.
Sì. Google Sheets è un'ottima base per le approvazioni perché ogni riga è una richiesta e ogni colonna può contenere una decisione. Portant trasforma queste variazioni di stato in creazione automatica di documenti e risposte via email, così il foglio smette di essere una scheda nascosta e diventa la fonte di verità .
Sì. Aggiungi una colonna per ciascun approvatore e indica a Portant di attivarsi solo quando entrambe le celle riportano Approvato. La stessa configurazione funziona per le approvazioni sequenziali, così il reparto finanziario può dare il via libera dopo il responsabile di linea senza che nessuno debba reinviare il modulo, e Portant registra ogni approvazione nel foglio.
Approvazioni di spesa, ferie, richieste di accesso IT, eccezioni alle policy, onboarding di fornitori e pre-approvazioni di spese sono tutte adatte. Qualsiasi situazione in cui un Google Form avvia la richiesta e un manager prende una decisione sì o no rientra in questo schema, e puoi clonare il workflow per ogni processo.
Cambia il formato di output in Portant da Google Doc a PDF e il richiedente riceverà il file come allegato definitivo. La gestione degli output ti consente anche di nominare ogni file con l'ID della richiesta, così il reparto finanziario può cercarlo per riferimento in seguito.
Sì. Portant si collega anche a HubSpot, quindi la stessa funzionalità dei flussi di approvazione può instradare una trattativa, un contratto o un preventivo per l'approvazione interna prima che venga inviato a un cliente. La configurazione rispecchia quella della versione con Sheets, utilizzando semplicemente le proprietà delle trattative di HubSpot come sorgente.
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