Interne governance
Approval Workflow
Keur een Google Forms-aanvraag goed rechtstreeks vanuit je Google Sheet en laat Portant de aanvrager een branded Google Doc sturen. Approval workflows activeren Data merge en Output management om de bevestiging te maken en op te slaan.
~5 min instellen · Gebruikt door 100+ teams
Vertrouwd door 40.000+ teams
Overzicht
Automatiseer interne goedkeuringen vanuit Google Forms met een bevestigings-Google Doc
De meeste interne aanvragen leven nog steeds in een tabblad met formulierreacties dat niemand bekijkt. De aanvrager stuurt een bericht naar een manager, de manager werkt een verborgen kolom in de Sheet bij, en iemand vergeet terug te mailen met het antwoord. Tegen het einde van de week kan niemand meer bewijzen wie wat heeft goedgekeurd.
Dit sjabloon gebruikt Portant'sApproval workflowsom de statuskolom in je Sheet in de gaten te houden. Wanneer een manager een rij markeert als Goedgekeurd of Afgewezen, haalt Data merge de aanvraaggegevens op in een bevestigings-Google Doc, en Output management slaat deze op in de juiste afdelingsmap.
Het is geschikt voor ops-managers, IT-leads, financiële teams en RevOps bij het MKB en mid-market bedrijven die aanvragen verwerken viaGoogle Formsen een verborgen Sheet-tabblad. Je krijgt een echte audittrail zonder Jira of ServiceNow te hoeven aanschaffen voor een taak die slechts enkele seconden zou moeten duren.
Voor wie is dit
Is dit sjabloon geschikt voor jou?
Teams die documenten genereren vanuit gestructureerde gegevens.
-
Beslissingen bereiken de aanvrager binnen enkele minuten.Op het moment dat een manager de Sheet bijwerkt, worden Approval workflows geactiveerd en stuurt Portant een bevestigings-Google Doc per e-mail naar de aanvrager, zonder dat een vervolgherinnering nodig is.
-
Eén audittrail per aanvraag, niet vijf.Data merge voegt bij elke bevestiging de goedkeurder, tijdstempel en aanvraag-ID toe, en Output management slaat deze elke keer op in dezelfde map.
-
Geen nieuw platform dat het team moet leren.Het werk gebeurt binnen Google Forms, Google Sheets en Google Docs, zodat aanvragers en goedkeurders de tools kunnen blijven gebruiken die ze al dagelijks gebruiken.
Instellen
Hoe je de approval workflow instelt
-
01
Stap 1: Verbind je Google Form en Sheet
Open Portant, koppel de Google Sheet die formulierreacties vastlegt, en voeg een statuskolom toe met waarden zoals In behandeling, Goedgekeurd en Afgewezen.
-
02
Stap 2: Maak de bevestigings-Google Doc aan
Maak een Google Doc die samenvoegcodes gebruikt voor de naam van de aanvrager, aanvraaggegevens, goedkeurder en beslissingsdatum, zodat elke bevestiging in begrijpelijke taal is opgesteld.
-
03
Stap 3: Configureer Approval workflows
Stel de trigger in om te activeren wanneer de status gelijk is aan Goedgekeurd of Afgewezen, kies het bijpassende sjabloon per uitkomst, en voeg het e-mailadres van de manager toe als goedkeurder.
-
04
Stap 4: Stel output- en e-mailregels in
Gebruik Output management om het bestand een naam te geven en de doelmap te kiezen, en schakel vervolgens E-mailtracking in zodat je weet of de aanvrager de uitkomst heeft geopend.
Veelgestelde vragen
Maak een Google Form om de aanvraag vast te leggen, koppel deze aan een Google Sheet en voeg een statuskolom toe die de manager kan bijwerken. Verbind Portant's Approval workflows met die kolom en het stuurt een bevestigings-Google Doc zodra de manager Goedgekeurd of Afgewezen kiest.
Ja. Google Sheets is een uitstekende basis voor goedkeuringen, omdat elke rij een aanvraag is en elke kolom een beslissing kan bevatten. Portant zet die statuswijzigingen om in geautomatiseerde Doc-aanmaak en e-mailreacties, zodat de Sheet niet langer een verborgen tabblad is maar de enige bron van waarheid wordt.
Ja. Voeg een kolom toe voor elke goedkeurder en vertel Portant alleen te activeren wanneer beide cellen Goedgekeurd aangeven. Dezelfde instelling werkt voor opeenvolgende goedkeuringen, zodat finance pas akkoord kan gaan na de lijnmanager zonder dat iemand het formulier opnieuw hoeft te sturen, en Portant elke goedkeuring vastlegt in de Sheet.
Uitgavengoedkeuringen, verlofaanvragen, IT-toegangsverzoeken, beleidsafwijkingen, leveranciersonboarding en voorafgaande goedkeuring van onkosten passen allemaal. Alles waarbij een Google Form de aanvraag start en een manager een ja of nee beslissing neemt, hoort hier thuis, en je kunt de workflow per proces klonen.
Schakel het uitvoerformaat in Portant om van Google Doc naar PDF en de aanvrager ontvangt het bestand als een kant-en-klare bijlage. Output management laat je ook elk bestand een naam geven met het aanvraag-ID, zodat finance later op referentie kan zoeken.
Ja. Portant maakt ook verbinding met HubSpot, zodat dezelfde Approval workflows-functie een deal, contract of offerte intern kan doorsturen voor goedkeuring voordat het naar een klant gaat. De instelling is vergelijkbaar met de Sheets-versie, maar dan met HubSpot-deal-eigenschappen als bron.
Gerelateerde sjablonen
Incident Report Template
Medewerkers leggen de gebeurtenis vast in een Google Form, en Portant genereert een formeel incidentrapport-Doc op basis van de reactie. Data merge verwerkt elk veld, en approval workflows sturen het door naar je HSE-manager voordat het rapport naar veiligheid, juridische zaken of verzekeringen gaat.
Sjabloon bekijken
Purchase Order
Zet goedgekeurde rijen in je Google Sheet om in een afgerond inkooporder-Doc met leverancier, regelitems en PO-nummer ingevuld. Portant's data merge en approval workflows sturen de PO door zodat je stopt met het najagen van goedkeuring via e-mail.
Sjabloon bekijken
Invoice Workflow
Zet elke rij in je Google Sheet om in een branded factuur in Google Docs, met regelitems, totalen en klantgegevens ingevuld. Portant's data merge en regelitems-functies stellen het document samen, waarna output management de PDF opslaat in Drive.
Sjabloon bekijkenSluit je aan bij meer dan 40.000+ teams die Portant gebruiken
Portant heeft alles veranderd voor Clipboard! Het heeft ons verkoopteam wekelijks talloze uren bespaard door orderformulieren, voorstellen en contracten te genereren met informatie uit HubSpot die automatisch wordt ingevuld.
Met Portant maak ik documenten rechtstreeks vanuit HubSpot aan. Geen heen en weer schakelen tussen platforms. Geen gegevens kopiëren.
Portant heeft drie afzonderlijke tools voor ons vervangen. Eén platform regelt documenten, handtekeningen en opvolgingen zonder HubSpot te verlaten.
Honderden contracten gaan met een paar klikken de deur uit. De ondertekende komen terug, en de rest is eenvoudig te herkennen.
Bij RepCard gaf Portant ons een volledig geautomatiseerde workflow binnen HubSpot, waarmee we het handmatig aanmaken van overeenkomsten op schaal hebben vervangen.
We zien een hogere gemiddelde omzet per deal met Portant en snellere doorlooptijden, het laat ons een merkbare impact op de salessnelheid zien.
Geweldig product. Ik gebruik het al meer dan een jaar en de integratie met Google Workspace is fantastisch. Veel lof voor het luisteren naar je gebruikers!
Wanneer het managementteam om een verlengingsdocument vraagt, levert Portant dat binnen ongeveer een uur, het heeft mijn hele team meer slagkracht gegeven.
Echt een gamechanger! Portant stroomlijnt deze taken en stelt me in staat me te richten op de dingen die mijn aandacht en probleemoplossend vermogen vereisen!
Deze software neemt op briljante wijze het tijdrovende proces van het aanmaken en verzenden van facturen over. Dit bespaart niet alleen tijd, maar vermindert ook enorm de fouten bij gegevensinvoer.
Dit product is een gamechanger voor al die pijnlijke handmatige documentsamenvoeging. Geweldig wat jij en het team hebben gebouwd!
Onze vertegenwoordigers waren vroeger 30 minuten per offerte kwijt. Nu is dat minder dan twee minuten en de documenten zien er beter uit dan ooit.