Gouvernance interne
Flux d'approbation
Approuvez une demande Google Forms directement depuis votre Google Sheet et laissez Portant envoyer au demandeur un Google Doc à votre charte graphique. Les flux d'approbation déclenchent la fusion de données et la gestion des sorties pour produire et classer la confirmation.
~5 min de configuration · Utilisé par plus de 100 équipes
Approuvé par plus de 40 000 équipes
Aperçu
Automatisez les approbations internes depuis Google Forms avec un Google Doc de confirmation
La plupart des demandes internes restent enfouies dans un onglet de réponses Google Forms que personne ne consulte. Le demandeur contacte un responsable, le responsable met à jour une colonne cachée dans la feuille, et quelqu'un oublie d'envoyer la réponse par e-mail. En fin de semaine, personne ne peut prouver qui a approuvé quoi.
Ce modèle utilise lesflux d'approbationde Portant pour surveiller la colonne Statut de votre feuille. Lorsqu'un responsable marque une ligne comme Approuvée ou Rejetée, la fusion de données intègre les détails de la demande dans un Google Doc de confirmation, et la gestion des sorties le classe dans le bon dossier de département.
Ce modèle convient aux responsables opérationnels, aux responsables informatiques, aux équipes financières et aux équipes RevOps des PME et entreprises de taille intermédiaire qui gèrent aujourd'hui leurs demandes viaGoogle Formset un onglet de feuille caché. Vous obtenez une vraie piste d'audit sans avoir à acheter Jira ou ServiceNow pour une tâche qui devrait prendre quelques secondes.
Pour qui
Ce modèle est-il fait pour vous ?
Des équipes qui génèrent des documents à partir de données structurées.
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Les décisions parviennent au demandeur en quelques minutes.Dès qu'un responsable met à jour la feuille, les flux d'approbation se déclenchent et Portant envoie par e-mail un Google Doc de confirmation au demandeur, sans relance nécessaire.
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Une seule piste d'audit par demande, pas cinq.La fusion de données appose sur chaque confirmation le nom de l'approbateur, l'horodatage et l'identifiant de la demande, et la gestion des sorties classe le document dans le même dossier à chaque fois.
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Aucune nouvelle plateforme à apprendre pour l'équipe.Le travail s'effectue dans Google Forms, Google Sheets et Google Docs, de sorte que les demandeurs et les approbateurs continuent d'utiliser les outils qu'ils connaissent déjà au quotidien.
Configuration
Comment configurer le flux d'approbation
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Étape 1 : Connectez votre Google Forms et votre Google Sheet
Ouvrez Portant, liez le Google Sheet qui recueille les réponses du formulaire, et ajoutez une colonne Statut avec des valeurs telles que En attente, Approuvé et Rejeté.
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Étape 2 : Créez le Google Doc de confirmation
Créez un Google Doc utilisant des balises de fusion pour le nom du demandeur, les détails de la demande, l'approbateur et la date de décision, afin que chaque confirmation soit rédigée en langage clair.
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03
Étape 3 : Configurez les flux d'approbation
Définissez le déclencheur pour qu'il s'active lorsque le Statut est égal à Approuvé ou Rejeté, choisissez le modèle correspondant à chaque résultat, et ajoutez l'adresse e-mail du responsable comme approbateur.
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04
Étape 4 : Définissez les règles de sortie et d'e-mail
Utilisez la gestion des sorties pour nommer le fichier et choisir le dossier de destination, puis activez le suivi des e-mails afin de savoir si le demandeur a ouvert la notification de résultat.
Foire aux questions
Créez un Google Forms pour recueillir la demande, liez-le à un Google Sheet, puis ajoutez une colonne Statut que le responsable pourra mettre à jour. Connectez les flux d'approbation de Portant à cette colonne et il envoie un Google Doc de confirmation dès que le responsable choisit Approuvé ou Rejeté.
Oui. Google Sheets est une excellente base pour les approbations, car chaque ligne correspond à une demande et chaque colonne peut contenir une décision. Portant transforme ces changements de statut en création automatique de documents et en réponses par e-mail, de sorte que la feuille cesse d'être un onglet caché pour devenir la source de vérité.
Oui. Ajoutez une colonne pour chaque approbateur et indiquez à Portant de ne se déclencher que lorsque les deux cellules affichent Approuvé. La même configuration fonctionne pour les approbations séquentielles, de sorte que la finance peut valider après le responsable hiérarchique sans que personne n'ait à renvoyer le formulaire, et Portant consigne chaque approbation dans la feuille.
Les approbations de dépenses, les congés, les demandes d'accès informatique, les exceptions de politique, l'intégration de fournisseurs et les pré-approbations de notes de frais s'y prêtent parfaitement. Tout ce qui commence par un Google Forms et se conclut par une décision oui ou non d'un responsable trouve sa place ici, et vous pouvez dupliquer le flux par processus.
Changez le format de sortie dans Portant de Google Doc à PDF et le demandeur reçoit le fichier en pièce jointe finalisée. La gestion des sorties vous permet également de nommer chaque fichier avec l'identifiant de la demande, afin que la finance puisse effectuer une recherche par référence ultérieurement.
Oui. Portant se connecte également à HubSpot, de sorte que la même fonctionnalité de flux d'approbation peut acheminer un deal, un contrat ou un devis pour validation interne avant de l'envoyer à un client. La configuration est identique à la version Sheets, en utilisant simplement les propriétés de deal HubSpot comme source.
Modèles associés
Modèle de rapport d'incident
Le personnel consigne l'événement dans un Google Forms, et Portant génère un Google Doc de rapport d'incident formel à partir de la réponse. La fusion de données gère chaque champ, et les flux d'approbation l'acheminent vers votre responsable HSE avant que le rapport ne soit transmis à la sécurité, au service juridique ou à l'assurance.
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Bon de commande
Transformez les lignes approuvées de votre Google Sheet en un bon de commande Google Doc finalisé, avec le fournisseur, les lignes d'articles et le numéro de bon renseignés. La fusion de données et les flux d'approbation de Portant acheminent le bon de commande pour que vous n'ayez plus à relancer les validations par e-mail.
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Flux de facturation
Transformez chaque ligne de votre Google Sheet en une facture à votre charte graphique dans Google Docs, avec les lignes d'articles, les totaux et les coordonnées du client renseignés. La fusion de données et les fonctionnalités de lignes d'articles de Portant assemblent le document, puis la gestion des sorties enregistre le PDF dans Drive.
Voir le modèleRejoignez plus de 40 000 équipes qui utilisent Portant
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