Governança interna
Approval Workflow
Aprove uma solicitação do Google Forms diretamente na sua Google Sheets e deixe o Portant enviar ao solicitante um Google Docs com a identidade visual da empresa. Os fluxos de aprovação acionam a mesclagem de dados e o gerenciamento de saída para produzir e arquivar a confirmação.
~5 min de configuração · Usado por mais de 100 equipes
Confiado por mais de 40.000 equipes
Visão geral
Automatize aprovações internas do Google Forms com um Google Docs de confirmação
A maioria das solicitações internas ainda vive em uma aba de respostas do formulário que ninguém verifica. O solicitante manda mensagem para o gestor, o gestor atualiza uma coluna oculta na planilha, e alguém esquece de responder por e-mail. No fim da semana, ninguém consegue provar quem aprovou o quê.
Este template usa osApproval workflowsdo Portant para monitorar a coluna de Status na sua planilha. Quando um gestor marca uma linha como Aprovado ou Rejeitado, a mesclagem de dados insere os detalhes da solicitação em um Google Docs de confirmação, e o gerenciamento de saída arquiva o documento na pasta do departamento correto.
É ideal para gestores de operações, líderes de TI, equipes financeiras e RevOps em empresas de pequeno e médio porte que processam solicitações viaGoogle Formse uma aba oculta na planilha. Você obtém um histórico de auditoria real sem precisar contratar o Jira ou o ServiceNow para uma tarefa que deveria levar segundos.
Para quem é este template
Este template é certo para você?
Equipes que geram documentos a partir de dados estruturados.
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As decisões chegam ao solicitante em minutos.No momento em que o gestor atualiza a planilha, os Approval workflows são disparados e o Portant envia por e-mail um Google Docs de confirmação ao solicitante, sem necessidade de nenhum lembrete adicional.
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Um único histórico de auditoria por solicitação, não cinco.A mesclagem de dados registra em cada confirmação o aprovador, o carimbo de data/hora e o ID da solicitação, e o gerenciamento de saída arquiva o documento sempre na mesma pasta.
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Nenhuma nova plataforma para a equipe aprender.O trabalho acontece dentro do Google Forms, Google Sheets e Google Docs, para que solicitantes e aprovadores continuem usando as ferramentas que já utilizam no dia a dia.
Configuração
Como configurar o fluxo de aprovação
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01
Etapa 1: Conecte seu Google Forms e Google Sheets
Abra o Portant, vincule a Google Sheets que captura as respostas do formulário e adicione uma coluna de Status com valores como Pendente, Aprovado e Rejeitado.
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02
Etapa 2: Crie o Google Docs de confirmação
Crie um Google Docs que utilize tags de mesclagem para o nome do solicitante, detalhes da solicitação, aprovador e data da decisão, para que cada confirmação seja lida em linguagem simples.
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03
Etapa 3: Configure os Approval workflows
Defina o gatilho para ser disparado quando o Status for igual a Aprovado ou Rejeitado, escolha o template correspondente para cada resultado e adicione o e-mail do gestor como aprovador.
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04
Etapa 4: Defina as regras de saída e e-mail
Use o gerenciamento de saída para nomear o arquivo e escolher a pasta de destino, depois ative o rastreamento de e-mail para saber se o solicitante abriu o resultado.
Perguntas frequentes
Crie um Google Forms para capturar a solicitação, vincule-o a uma Google Sheets e adicione uma coluna de Status para o gestor atualizar. Conecte os Approval workflows do Portant a essa coluna e ele envia um Google Docs de confirmação no momento em que o gestor seleciona Aprovado ou Rejeitado.
Sim. O Google Sheets é uma excelente base para aprovações porque cada linha é uma solicitação e cada coluna pode registrar uma decisão. O Portant transforma essas mudanças de status em criação automatizada de documentos e respostas por e-mail, fazendo com que a planilha deixe de ser uma aba oculta e se torne a fonte da verdade.
Sim. Adicione uma coluna para cada aprovador e instrua o Portant a disparar somente quando ambas as células estiverem marcadas como Aprovado. A mesma configuração funciona para aprovações sequenciais, para que o financeiro possa assinar após o gestor de linha sem que ninguém precise reenviar o formulário, e o Portant registra cada aprovação na planilha.
Aprovações de gastos, folga, solicitações de acesso de TI, exceções de política, integração de fornecedores e pré-aprovações de despesas se encaixam bem. Qualquer situação em que um Google Forms inicia a solicitação e um gestor toma uma decisão de sim ou não se enquadra aqui, e você pode clonar o fluxo de trabalho por processo.
Altere o formato de saída dentro do Portant de Google Docs para PDF e o solicitante receberá o arquivo como um anexo finalizado. O gerenciamento de saída também permite nomear cada arquivo com o ID da solicitação para que o financeiro possa pesquisar por referência posteriormente.
Sim. O Portant também se conecta ao HubSpot, para que o mesmo recurso de Approval workflows possa encaminhar um negócio, contrato ou proposta para aprovação interna antes de chegar ao cliente. A configuração espelha a versão com Sheets, apenas usando as propriedades de negócio do HubSpot como fonte.
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