Wir sind eine öffentliche Schule an der Grapevine-Colleyville ISD. Sitz in Texas. Vieles von dem, was wir tun, ist digital. Wir haben etwa 1.600 Studierende. Wir verwenden Portant für viele verschiedene Dinge. Es kommt wirklich auf die Massenkommunikation mit den Eltern an.
Zu Beginn des Jahres erstellen wir Stundenpläne und versenden Stundenpläne. Alle ihre Zugangsdaten und alles, was sie für den Einstieg in die Schule brauchen. Wir nutzen es für Fortschrittsberichte. Wir ziehen Daten aus Canvas. Es gibt keine gute Möglichkeit, etwas direkt aus Canvas zu senden, also ziehen wir diese Daten in eine Tabelle und verwenden Portant, um einen gut aussehenden Fortschrittsbericht für Eltern und Familien zu erstellen. Wir verwenden es für Massen-E-Mails und Anmeldeinformationen für von uns verwendete Tools. Immer wenn wir Informationen versenden, die individuell auf den Schüler zugeschnitten sind, verwenden wir normalerweise Portant. Einige unserer Lehrer nutzen es auch für Einladungen zu Tutorien.
Ohne das Tool würden wir nicht überleben.
Kopieren und Einfügen für 1.200 Schüler war nicht machbar
Vor langer Zeit hatten wir Outlook, das einige Daten zusammenführte. Es war viel manuelles Kopieren und Einfügen erforderlich. Nicht machbar, wenn man einmal die Größe erreicht hat, die wir haben. Wir würden auch ins E-Mail-Gefängnis gesteckt. Sie könnten nicht so viele E-Mails an einem Tag verschicken.
Die Arbeit, die früher zweieinhalb Wochen dauerte, das Kopieren und Einfügen von Daten in E-Mails für über 1.200 Kinder, dauert jetzt ein paar Tage. Früher konnten wir für erforderliche Tests nur eine Massenbenachrichtigung pro Jahr durchführen. Jetzt machen wir es zweimal, weil wir dazu in der Lage sind. Jetzt kann so viel mehr Kommunikation durchgeführt werden, weil wir sie nicht mehr manuell erledigen. Ich kann dem System sagen, was es tun soll, und dann zu etwas anderem übergehen. Anstatt zweieinhalb Wochen körperlich zu trainieren, klicke ich stattdessen einfach auf Knöpfe.
Die Funktion, ohne die wir nicht leben können
Auf dem Datenzusammenführungs-Add-on die Datengruppierungsfunktion. Es ist noch in der Betaphase. Ohne das könnte ich nicht überleben. Das ist meine Lieblingsfunktion. So machen wir das alles möglich.
Mit dieser Funktion können wir Fortschrittsberichte versenden. Wie wir Zeitpläne versenden können. So ziemlich alles, was wir tun. Wenn Sie diese Funktion abschaffen würden, würde ich fragen: Warum verwenden wir Portant? Das ist im Wesentlichen das Schöne daran. Das Wichtigste, worauf wir uns bei Ihrem Produkt verlassen, ist diese Funktion.
Wenn wir Daten in eine Tabelle herunterladen, hat ein Schüler meistens mehrere Zeilen. Wir müssen diese Daten gruppieren. Ohne viel Tabellenkalkulation und Anpassungen war das einfach nicht machbar. Das hat so viel Zeit gespart. Es gibt nicht viele Tools, die Daten auf diese Weise gruppieren.
Uns gefallen auch die Dokumentverknüpfungen zur Tabellenkalkulation. Es macht die Sache wirklich einfach. Aber die Gruppierung ist das Richtige.
Wie wir es jetzt betreiben
Für unsere Fortschrittskontrollen ziehen wir die Quelldaten aus einer Tabelle. Wir aktivieren die Datengruppierung, sodass alles in einem Dokument pro Schüler zusammengefasst wird. Wir erstellen ein PDF und versenden es. Wir schicken manchmal Gruppen ein, damit es nicht zu Auszeiten kommt. So geht es schneller.
Jedes Mal, wenn ich bereit bin, einen neuen Schnappschuss zu machen, erstelle ich eine Kopie des Dokuments. Ich ändere, was ich ändern muss. Ich aktualisiere die Quelldaten und klicke auf „Los“. Es geht ziemlich schnell.
Eine klare Kommunikation mit unseren Familien ist wirklich der Nutzen, den wir daraus ziehen.
Wenn Sie als Schule oder Team viele individuelle Mitteilungen verschicken und die Beschränkungen beim Kopieren, Einfügen und E-Mail-Versand satt haben, Starten Sie kostenlos bei portant.co.
